Compliance in der Schweiz
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Product Marketing Manager, Yokoy
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Die Schweizer Sicht auf Compliance hat großen Einfluss auf die Landschaft des Ausgabenmanagements.
Schweizer Unternehmen, die sich mit Ausgabenmanagement befassen, stoßen auf ein komplexes Geflecht aus Regeln und Richtlinien. Die Einhaltung dieser Compliance-Vorgaben ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern unterstreicht auch den Wert der Schweiz auf prinzipientreue und verantwortungsvolle Finanzpraktiken.
Für Unternehmen, die ihre Ausgabenprozesse optimieren und gleichzeitig einen makellosen Ruf für ethisches und transparentes Finanzverhalten wahren möchten, ist es unerlässlich, diese Maßnahmen zu verstehen und geschickt umzusetzen.
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Empfangsnachweis
Vorschriften vorhanden
Gemäss Schweizer Regelung können Unternehmen Spesenbelege digital speichern.
Die Aufzeichnungen müssen elektronisch in digitaler Form für 10 Jahre (bis zum Ende jedes Kalenderjahres) aufbewahrt werden. Das heißt, Spesenbelege vom 01.04.2012 dürfen nicht vor dem 01.01.2023 (und nicht bereits am 01.04.2022) gelöscht werden.
Das Schweizerische Obligationenrecht sieht folgende Buchführungsgrundsätze vor:
- Vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung von Geschäftsvorfällen und Sachverhalten;
- Belegnachweise für die einzelnen Buchungsvorgänge
- Klarheit
- Angemessenheit im Hinblick auf Art und Größe des Unternehmens
- Überprüfbarkeit
Darüber hinaus besagt die Buchführungsverordnung, dass die Aufzeichnungen nicht spurlos veränderbar sein dürfen. Die Verordnung legt außerdem fest, dass die Aufzeichnungen nicht veränderbar sein dürfen und zum Zeitpunkt der Prüfung bereitgestellt werden sollten.
Darüber hinaus erlaubt die Verordnung unter bestimmten Voraussetzungen auch veränderbare Datenträger wie:
- Es werden technische Verfahren eingesetzt, die die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z. B. digitale Signaturverfahren).
- Der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen ist fälschungssicher nachweisbar (z. B. durch „Zeitstempel“).
- die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über die Nutzung der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden,
- Die Prozesse und Verfahren zu deren Nutzung werden definiert und dokumentiert, außerdem werden die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Protokolldateien) aufbewahrt
Die Lösung von Yokoy
Mit Yokoy können Mitarbeiter Quittungen hochladen oder fotografieren und diese in der Yokoy-App (Mobiltelefon oder Computer) einreichen.
Yokoy extrahiert alle notwendigen Daten aus dem Bild, erstellt die Spesenabrechnung automatisch in wenigen Sekunden und validiert die Spesenabrechnung sogar, indem es Warnungen generiert, um bestimmte Ereignisse hervorzuheben (z. B. Duplikat des Bildes).
Abhängig vom Arbeitsablauf des Unternehmens können die Daten und Bilder von mehreren Parteien (einschließlich des Finanzteams) überprüft werden, bevor die Ausgabe genehmigt, im Finanztool gebucht und dem Mitarbeiter erstattet wird.
Solche Prüfungen können die Richtigkeit der Daten oder die Qualität und Vollständigkeit des Bildes umfassen. Yokoy archiviert die Bilder entsprechend den Vorgaben zur Speicherung elektronischer Fotos mindestens für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Pro Tag
Vorschriften vorhanden
Gemäss den Schweizer Vorschriften können Unternehmen ihren eigenen Tagessatz festlegen; Die Schweizer Regierung legt keine spezifischen Sätze oder Beschränkungen für die Arbeitnehmer fest, die Tagesgeld erhalten.
Mit der leistungsstarken Per-Diem-Engine von Yokoy können Sie Tagespauschalen basierend auf der Geschäftsreise des Mitarbeiters ganz einfach konfigurieren, verwalten und zuweisen.
Die Lösung von Yokoy
Ein Unternehmen kann unterschiedliche Tagessätze und die entsprechenden Berechnungsregeln eingeben. Dabei werden die Tagespauschalen automatisch auf Basis der Tarife und der Berechnungsregeln berechnet, ohne dass manuelle Eingriffe der Mitarbeiter erforderlich sind.
Kilometerpauschale
Vorschriften vorhanden
Gemäss schweizerischem Obligationenrecht haben Arbeitnehmer Anspruch auf Kilometergeld für die dienstliche Nutzung ihres Privatfahrzeugs.
Die offiziellen Kilometersätze der Schweizer Regierung sind:
- Für das Auto
- CHF 0.72 pro Kilometer (bis 10.000 Kilometer pro Jahr)
- CHF 0.60 pro Kilometer (mehr als 10.000 Kilometer pro Jahr)
- Für Motorräder haben die Mitarbeiter Anspruch auf eine Vergütung von CHF 0.40 pro Kilometer
- Für das Fahrrad haben die Mitarbeitenden Anspruch auf eine Vergütung von CHF 0.30 pro Kilometer
Die Lösung von Yokoy
Yokoy erkennt alle von der Regierung festgelegten offiziellen Tarife und kann daher automatisch die Kilometerkosten basierend auf der zurückgelegten Strecke berechnen. Wenn ein Unternehmen beschließt, mehr als die von der Regierung festgelegten Sätze zu zahlen, kann Yokoy den überschüssigen Betrag separat im Finanztool exportieren/buchen.
Mehrwertsteuersatz
Vorschriften vorhanden
Die Schweizer Regierung erhebt Mehrwertsteuersätze für den Austausch von Waren und Dienstleistungen. Für das Spesenmanagement sind vier verschiedene Mehrwertsteuersätze relevant:
- Standard-Mehrwertsteuer – 7,7 %
- Reduzierte Mehrwertsteuer – 3,5 %
- Reduzierte Mehrwertsteuer – 2,5 %
- Keine/keine Mehrwertsteuer – 0 %
Demnächst kommende Änderungen:
Die Eidgenössische Steuerverwaltung hat neue Mehrwertsteuersätze bekannt gegeben, die ab dem 1. Januar 2024 in Kraft treten. Für die Schweiz und die Gemeinden Lichtenstein gelten folgende neue Mehrwertsteuersätze:
- Standardsatz: 8,1 % (von 7,7 %)
- Reduzierter Satz: 2,6 % (von 2,5 %)
- Übernachtungspreis: 3,8 % (von 3,7 %)
Die Lösung von Yokoy
Yokoy extrahiert automatisch alle für das Spesenmanagement relevanten Mehrwertsteuersätze (siehe Tabelle oben) auf den Belegbildern. Unternehmen können bei Bedarf auch zusätzliche Mehrwertsteuersätze zur Extraktion hinzufügen. Yokoy kann auch Mehrwertsteuersätze aus anderen Ländern (z. B. Deutschland) extrahieren und separat im Finanztool buchen/exportieren.
Darüber hinaus bietet Yokoy Standardintegrationen mit externen Anbietern zur Mehrwertsteuerrückerstattung an, wobei die Quittungsbilder und die extrahierten Mehrwertsteuersätze für bestimmte Länder automatisch von Yokoy an den Drittanbieter gesendet werden.
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