Compliance in der Schweiz
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Schweizer Unternehmen unterliegen komplexen und sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften, die das Spesenmanagement maßgeblich beeinflussen. Nichteinhaltung stellt ein erhebliches Geschäftsrisiko dar.
Belegpflicht
Rechtliche Grundlagen
Gemäß Schweizer Gesetzgebung dürfen Unternehmen Spesenbelege digital archivieren. Die Unterlagen müssen elektronisch im digitalen Format für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Das Obligationenrecht verlangt die Einhaltung folgender Buchführungsgrundsätze:
- Vollständigkeit, Richtigkeit und Systematik der Geschäftserfassung
- Belegpflicht für jede Buchung
- Klarheit in der Darstellung
- Verhältnismäßigkeit zur Größe und Art des Unternehmens
- Nachprüfbarkeit aller Aufzeichnungen
Darüber hinaus regelt die Verordnung über die Geschäftsbücherführung (GeBüV), dass die Aufzeichnungen nicht ohne nachvollziehbare Spur veränderbar sein dürfen und im Falle einer Revision jederzeit vorgelegt werden müssen.
Die GeBüV erlaubt den Einsatz veränderbarer Datenträger, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Der Einsatz technischer Verfahren zur Sicherung der Datenintegrität (z. B. digitale Signaturverfahren) ist zwingend erforderlich.
- Der Zeitpunkt der Speicherung ist fälschungssicher nachvollziehbar, etwa durch den Einsatz von Zeitstempeln.
- Die zum Zeitpunkt der Speicherung geltenden gesetzlichen Anforderungen an die eingesetzten technischen Verfahren werden eingehalten.
- Verfahren und Prozesse sind definiert und dokumentiert, inklusive der dazugehörigen Hilfsinformationen wie Protokolle und Logdateien, die ebenfalls aufbewahrt werden müssen.
Die Lösung von Yokoy
Mit Yokoy können Mitarbeitende ihre Belege ganz einfach fotografieren und per App oder über den Desktop hochladen.
Die Lösung extrahiert relevante Daten in Echtzeit, erstellt automatisch Spesenberichte und prüft alle Angaben auf Unternehmensrichtlinien. Abweichungen (z. B. doppelte Belege) werden durch automatische Warnhinweise angezeigt.
Abhängig vom firmenspezifischen Workflow können mehrere Prüfinstanzen eingebunden werden – einschließlich der Finanzabteilung –, bevor Spesen freigegeben, verbucht und erstattet werden. Dabei kann etwa die Richtigkeit der Angaben oder die Qualität und Vollständigkeit des Belegbildes bewertet werden.
Yokoy archiviert die Belegbilder entsprechend gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Aufbewahrung – mindestens über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinweg.
Verpflegungspauschalen
Rechtliche Grundlagen
Gemäß Schweizer Gesetzgebung können Unternehmen ihre Verpflegungspauschalen individuell festlegen. Der Staat gibt keine verbindlichen Sätze oder Obergrenzen für die Auszahlung von Pauschalen an Mitarbeitende vor.
Mit der skalierbaren Lösung von Yokoy lassen sich firmenspezifische Pauschalen einfach einrichten, anpassen und Mitarbeitenden zuordnen lassen – komplett automatisiert.
Die Lösung von Yokoy
Unternehmen können individuelle Verpflegungspauschalen und Berechnungslogiken definieren. Yokoy berechnet die Verpflegungspauschalen dann vollautomatisch, basierend auf den hinterlegten Werten und Unternehmensrichtlinien.
Kilometerpauschalen
Rechtliche Grundlagen
Gemäß dem Schweizer Obligationenrecht haben Mitarbeitende Anspruch auf Kilometerentschädigung, wenn sie ihr privates Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen. Es existieren jedoch keine landesweit einheitlichen Pauschalsätze. Viele Unternehmen orientieren sich an den jährlich veröffentlichten Richtwerten des Touring Club Schweiz (TCS), der Betriebskosten je nach Fahrzeugtyp und Nutzung kalkuliert und empfiehlt.
Die Lösung von Yokoy
Yokoy erkennt alle offiziellen Sätze an und kann daher Fahrtkosten automatisch basierend auf Fahrzeugtyp und gefahrenen Kilometern berechnen.
Umsatzsteuersätze
Rechtliche Grundlagen
Die Schweizerische Eidgenossenschaft erhebt Mehrwertsteuer auf den Austausch von Waren und Dienstleistungen. Für das Spesenmanagement gelten folgende Steuersätze:
- Normalsatz: 8,1 % – Standard-Mehrwertsteuer für die meisten Produkte und Dienstleistungen
- Reduzierter Satz: 2,6 % – für Grundbedürfnisse wie Lebensmittel, Bücher und Medikamente
- Sondersatz: 3,8 % – für Beherbergungsleistungen
- Steuersatz 0 % – für steuerbefreite Umsätze
Die Lösung von Yokoy
Yokoy ermöglicht die automatisierte Erkennung und Extraktion aller umsatzsteuerlich relevanten Beträge aus digitalen Belegen – vollständig konform mit den gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen haben die Möglichkeit, zusätzliche länder- oder geschäftsspezifische Steuersätze zu hinterlegen, die im Rahmen der automatischen Verarbeitung berücksichtigt werden.
Yokoy unterstützt die Erfassung von Mehrwertsteuerbeträgen aus internationalen Belegen und bietet Standardintegrationen zu USt-Rückerstattungsanbietern, an die Belege und Steuerdaten automatisch übermittelt werden.
