So automatisieren Sie Ihre Rechnungsfreigabe-Workflows mit Yokoy
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Product Manager, Yokoy
Selbst in der heutigen technikaffinen Welt setzen einige Unternehmen bei der Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen immer noch auf papierbasierte Prozesse. Wir sprechen hier von Stapeln von Papierrechnungen, die an Remote-Teams geschickt werden, die die Rechnungsdaten manuell scannen und in altmodische Software eingeben.
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten Lieferantenrechnungen in Papierform oder in elektronischer Form, müssen die Daten dann digitalisieren, um sie besser zu strukturieren, und manuell auf Duplikate prüfen, bevor Sie schließlich alle Informationen in das Rechnungsverwaltungssystem eingeben.
Diese zeitaufwändigen Schritte sind nicht nur anfällig für menschliches Versagen, sondern können auch leicht zu unnötigen Engpässen in den von den Finanzteams abgewickelten Geschäftsprozessen führen, was zu verspäteten Zahlungen, zusätzlichen Kosten aufgrund von Verzögerungen und schlechten Lieferantenbeziehungen führt.
In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die Auswirkungen der manuellen Rechnungsverwaltung und erkunden die Vorteile von Automatisierungssoftware.
Was ist ein Rechnungsfreigabe-Workflow?
Ein Rechnungsgenehmigungsworkflow ist ein strukturierter Ansatz zur Prüfung, Autorisierung und Verwaltung eingehender Rechnungen von Lieferanten oder Anbietern.
Arbeitsabläufe stellen sicher, dass Rechnungen genau überprüft werden, den Unternehmensrichtlinien und -vorschriften entsprechen und auf kontrollierte und transparente Weise zur Zahlung freigegeben werden. Durch die Optimierung ihrer Rechnungsgenehmigungsabläufe können Unternehmen Fehler und doppelte Zahlungen verhindern, Betrugsrisiken reduzieren, die finanzielle Genauigkeit wahren und gute Lieferantenbeziehungen fördern.
Die Schritte und Komponenten eines Rechnungsgenehmigungsworkflows können je nach Größe, Branche und spezifischen Anforderungen des Unternehmens variieren. Es gibt jedoch einige allgemeine Schritte, die eine Rechnung vor der Zahlung durchläuft.
Im nächsten Abschnitt befassen wir uns mit den typischen Schritten, die einen robusten Rechnungsgenehmigungsworkflow ausmachen.
Typische Schritte in einem Rechnungsfreigabe-Workflow
Ein gut strukturierter Rechnungsgenehmigungsworkflow sorgt für Genauigkeit, Compliance und Transparenz im Zahlungsprozess. Von der ersten Verifizierung bis zur Zahlungsabwicklung spielt jeder Schritt eine entscheidende Rolle bei der Wahrung der finanziellen Integrität des Unternehmens und bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung positiver Lieferantenbeziehungen.
Erhalt der Rechnung
Der Prozess beginnt, wenn das Unternehmen von einem Lieferanten oder Lieferanten eine Rechnung für die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen erhält. Das Format der Rechnung kann je nach Ansatz für den Kreditorenbuchhaltungsprozess und dem Umfang der angewandten Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung unterschiedlich sein.
Rechnungsprüfung
Die Rechnung wird sorgfältig geprüft, um Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen. Dazu gehört die Überprüfung der korrekten Rechnungsnummer, des Preises, der Menge und der Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen sowie die Bestätigung, dass die Rechnung den Bedingungen der ursprünglichen Bestellung oder des ursprünglichen Vertrags entspricht.
Matching und Drei-Wege-Matching
Gegebenenfalls wird ein zwei-, drei- oder vierfacher Rechnungsabgleich durchgeführt. Dabei wird die Rechnung mit der entsprechenden Bestellung und dem Empfangsbericht verglichen. Die drei Dokumente sollten in Bezug auf Mengen, Rechnungsbetrag und erhaltene Artikel übereinstimmen. Dieser Schritt stellt sicher, dass keine Informationen fehlen und trägt dazu bei, die Verarbeitung betrügerischer oder fehlerhafter Rechnungszahlungen zu verhindern.
Ausnahmebehandlung
Sollten während des Verifizierungsprozesses Unstimmigkeiten oder Ausnahmen festgestellt werden, werden diese Probleme behoben. Ausnahmen können Abweichungen bei Mengen, Preisen oder falsch erhaltene Artikel sein. Um diese Ausnahmen zu beheben, wird ein interner Prozess eingerichtet, der die Kommunikation mit dem Anbieter oder relevanten Abteilungen umfassen kann.
Genehmigungsrouting
Sobald die Rechnung überprüft und Ausnahmen behoben wurden, wird sie zur Genehmigung weitergeleitet. Der Genehmigungsprozess kann basierend auf der Hierarchie und den Richtlinien des Unternehmens mehrere Autorisierungsebenen umfassen. Zu den Genehmigern können Abteilungsleiter, Projektmanager oder das AP-Team gehören.
Genehmigungsworkflow
Die Rechnung wird über einen Genehmigungsworkflow versendet. Dies kann ein manueller Prozess mit physischen Unterschriften oder ein automatisiertes Workflow-System sein, das die Rechnung auf der Grundlage vordefinierter Regeln elektronisch an die entsprechenden Genehmiger weiterleitet. Dazu können funktionsübergreifende Genehmigungen gehören, an denen nicht nur die Finanzabteilung, sondern auch andere Teams beteiligt sind.
Überprüfung durch Genehmiger
Genehmiger prüfen die Rechnung, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien und Budgetzuweisungen entspricht. Sie können auch alle relevanten Unterlagen wie Verträge oder Vereinbarungen überprüfen, um die Richtigkeit der Rechnung zu überprüfen.
Genehmigungsentscheidung
In manchen Fällen können Genehmiger zusätzliche Unterlagen oder Klarstellungen anfordern, bevor sie die Genehmigung erteilen. Sobald alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, wird die Rechnung als vollständig genehmigt und zur Zahlung bereit markiert.
Zahlungsabwicklung
Nach der Genehmigung gelangt die Rechnung in die Zahlungsabwicklungsphase. Abhängig von den Zahlungsbedingungen und -prozessen des Unternehmens kann die Zahlung durch Scheckausstellung, elektronische Überweisung (EFT) oder andere Zahlungsmethoden eingeleitet werden.
Zahlungsabgleich
Nachdem die Zahlung erfolgt ist, gleicht das Finanz- oder Kreditorenbuchhaltungsteam die Zahlung mit der Rechnung ab. Dieser Schritt stellt sicher, dass der korrekte Betrag gezahlt wurde, und trägt dazu bei, genaue Finanzunterlagen zu führen.
Archivierung und Aufzeichnungen
Die genehmigte Rechnung und alle relevanten Unterlagen werden zu Dokumentations- und Prüfzwecken archiviert. Dies trägt dazu bei, eine transparente und nachvollziehbare Historie der Finanztransaktionen aufrechtzuerhalten.
Es ist wichtig zu beachten, dass die spezifischen Schritte und Prozesse je nach Unternehmensgröße, Branche und internen Richtlinien variieren können. Einige Organisationen verfügen möglicherweise über komplexere Genehmigungsabläufe, während andere möglicherweise über optimierte Prozesse verfügen.
Rechnungsverwaltungssoftware wie Yokoy kann diese Schritte erheblich beschleunigen und rationalisieren. Yokoy nutzt KI-gestützte Automatisierung, um alle Schritte von der Rechnungserfassung und dem Abgleich mit Lieferant und Bestellung bis hin zur Kodierung jedes Einzelpostens (Kategorie, Kostenträger, Mehrwertsteuer usw.) und der Rechnungsgenehmigung durch automatisierte Workflows abzuwickeln.
Durch die Integration mit ERP-Systemen automatisiert Yokoy auch den Buchungsschritt und sorgt so für eine echte End-to-End-Automatisierung der Rechnungsverwaltung.
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Gordan Grcman,
Senior Implementation Manager, Yokoy
Arten von Rechnungsfreigabe-Workflows in Yokoy
Die häufigsten Arten von Rechnungsgenehmigungsabläufen in Yokoy sind kostenobjektbasierte, linienmanagerbasierte und lieferantenbasierte Workflows.
LIEFERANTENBASIERTE WORKFLOWS
Bei dieser Art von Workflow kann ein Kunde bei der Übermittlung einer Rechnung einen Standardlieferantengenehmiger zuweisen. Ist kein Genehmiger zugeordnet, wird die Rechnung automatisch an den Prüfer weitergeleitet.
KOSTENOBJEKTBASIERTE WORKFLOWS
Bei dieser Art von Workflow liest die KI von Yokoy die eingereichte Rechnung, extrahiert alle Kostenobjektdaten und weist alle Kostenobjekteigentümer und deren Beauftragten automatisch zu. Kostenobjekteigentümer müssen die Rechnungen genehmigen, damit der Prozess fortgesetzt werden kann. Bei Überschreitung des Limits des Kostenträgers kann die Rechnung an die übergeordnete Kostenstelle eskaliert werden.
LINIENMANAGER-BASIERTER WORKFLOW
In diesem Fall wird die eingereichte Rechnung automatisch dem Vorgesetzten des Einreichers zugeordnet. Wenn es Schwellenwerte für die automatische Genehmigung gibt, wird alles bis zu diesen Grenzwerten automatisch genehmigt.
KEINE GENEHMIGUNGSFLÜSSE
Yokoy ermöglicht die direkte Genehmigung von Rechnungen ohne zusätzliche Prüfungen, wenn lediglich eine Finanzprüfung erforderlich ist.
Obwohl sich Yokoy-Kunden auch für gemischte Genehmigungsabläufe entscheiden können, die beispielsweise Kostenobjektgenehmigungen mit lieferantenbasierten Workflows kombinieren, sind solche Automatisierungsworkflows weniger verbreitet. Die Arbeitsabläufe werden in der technischen Phase des Implementierungsprojekts eingerichtet und basieren auf der Abbildung des AP-Prozesses, die dem Implementierungs-Kick-off vorausgeht.
Beispiel: Kostenträger- und lieferantenbasierte Arbeitsabläufe
Betrachten wir das Szenario der Einrichtung eines Workflows, der sowohl auf dem Kostenobjekt als auch auf dem Lieferanten basiert. Ziel ist es, eine Rechnung von den jeweiligen Kostenträgern genehmigen zu lassen und je nach Lieferant einen weiteren Genehmiger auszuwählen.
In Yokoy können Sie einen personalisierten Workflow erstellen, der diese beiden Kriterien berücksichtigt. So läuft der Prozess ab:
- Der anfängliche Kostenobjekt-Genehmigungsworkflow wird ausgeführt.
- Nach Abschluss des ersten Workflows beurteilt Yokoy den Bedarf an zusätzlichen Genehmigern und bezieht diese in den Rechnungsgenehmigungsprozess ein.
Als Benutzer des Rechnungsmoduls ist es wichtig, den Fortschritt Ihrer eingereichten Rechnungen verfolgen und den nächsten Genehmiger identifizieren zu können. Auf diese Informationen können Sie über die entsprechende Registerkarte „Genehmiger“ in der jeweiligen Rechnung zugreifen, an der Sie interessiert sind.
Durch Klicken auf eine Rechnung können Sie die bevorstehenden Genehmiger im eingerichteten Genehmigungsablauf sehen. Mit dieser Funktion erhalten Sie Einblicke darüber, wer Ihre Rechnung als Nächstes prüft, sobald Sie alle erforderlichen Details eingegeben haben.
Darüber hinaus gibt es bei der Konfiguration des Genehmigungsworkflows in Yokoy die Möglichkeit, das System aufzufordern, eine zusammenfassende E-Mail mit den genehmigten Details an den Manager des Genehmigers (oder einen bestimmten Benutzer) zu senden. Diese Funktionalität verbessert die Kommunikation und das Führen von Aufzeichnungen.
Wenn Sie an einem bestimmten Szenario interessiert sind, können Sie unten eine Demo bei unserem Team buchen.
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Wie kann die Automatisierung den Rechnungsgenehmigungsworkflow optimieren?
Automatisierung kann den Rechnungsgenehmigungsworkflow auf verschiedene Weise optimieren:
- Effizienz und Geschwindigkeit: Automatisierte Rechnungsverwaltungssysteme können Rechnungen schnell verarbeiten, sodass keine manuelle Dateneingabe und -weiterleitung erforderlich ist. Dadurch werden die Bearbeitungszeiten verkürzt, sodass Rechnungen die Genehmigungspipeline schneller durchlaufen können, was zu pünktlichen Zahlungen und einem verbesserten Cashflow führt.
- Reduzierte Fehler: Die manuelle Dateneingabe ist anfällig für Fehler wie Tippfehler oder falsche Zahlen. Die Automatisierung gewährleistet eine genaue Datenerfassung und verringert das Risiko von Unstimmigkeiten, Zahlungsfehlern und die Notwendigkeit zeitaufwändiger Korrekturen.
- Workflow-Standardisierung: Automatisierte Workflows erzwingen konsistente Genehmigungsprozesse und stellen sicher, dass jede Rechnung den gleichen Weg nimmt und den Unternehmensrichtlinien entspricht. Dies minimiert Verwirrung und stellt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicher.
- Transparenz und Sichtbarkeit: Automatisierte Systeme bieten Echtzeit-Einblick in den Rechnungsgenehmigungsprozess. Stakeholder können den Fortschritt von Rechnungen verfolgen, Engpässe erkennen und fundierte Entscheidungen treffen, wodurch Transparenz und Verantwortlichkeit verbessert werden.
- Prüfpfad: Die Automatisierung erstellt einen elektronischen Prüfpfad aller rechnungsbezogenen Aktivitäten, einschließlich Genehmigungen, Ablehnungen und Änderungen. Diese Rückverfolgbarkeit ist für Compliance, interne Audits und Streitbeilegung von unschätzbarem Wert.
- Benachrichtigungen und Warnungen: Automatisierte Systeme können Benachrichtigungen und Warnungen an relevante Parteien senden, wenn eine Rechnung Aufmerksamkeit oder Genehmigung erfordert. Dies reduziert Verzögerungen und sorgt für rechtzeitiges Handeln, sodass Rechnungen nicht verloren gehen oder in E-Mail-Ketten übersehen werden.
- Datenanalyse: Die Automatisierung generiert Dateneinblicke und bietet wertvolle Analysen zu Rechnungsverarbeitungstrends, Genehmigungszeiten und Leistungsmetriken. Mithilfe dieser Daten können Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert und Prozesse weiter optimiert werden.
- Betrugsprävention: Durch die manuelle Rechnungsverarbeitung sind Unternehmen dem Risiko betrügerischer Aktivitäten und doppelter Zahlungen ausgesetzt. In papierbasierten oder E-Mail-gesteuerten Arbeitsabläufen ohne robuste Validierungsmechanismen ist es für Unbefugte einfacher, Rechnungen zu manipulieren oder falsche Rechnungen zu erstellen, was zu doppelten Zahlungen und finanziellen Verlusten führt. Die Automatisierung kann integrierte Algorithmen zur Betrugserkennung und Validierungsprüfungen umfassen, wodurch das Risiko verringert wird, dass betrügerische oder doppelte Rechnungen den Genehmigungsprozess durchlaufen.
- Zeit bis zur Zahlung verkürzen: Manuelle Genehmigungsprozesse führen häufig zu Verzögerungen, da Rechnungen durch verschiedene Abteilungen geleitet und physische Unterschriften eingeholt werden müssen. Die Automatisierung verkürzt die Bearbeitungszeiten und ermöglicht es Unternehmen, Frühzahlungsrabatte zu nutzen und gesunde Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung den Rechnungsgenehmigungsworkflow optimiert, indem sie die Effizienz, Genauigkeit, Transparenz und Compliance verbessert. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse effektiver zu verwalten, was zu einem verbesserten Finanzmanagement und operativer Exzellenz führt.
Nächste Schritte
Bei einem manuellen Rechnungsgenehmigungsprozess wird viel Zeit durch Aufgaben wie die Überprüfung von Papierdokumenten, die Weiterleitung von Rechnungen über E-Mail-Ketten, das Einholen physischer Unterschriften und die manuelle Verfolgung des Genehmigungsfortschritts in Anspruch genommen.
Dadurch wird die Effizienz des gesamten Prozesses beeinträchtigt, was zu Zahlungsverzögerungen, angespannten Lieferantenbeziehungen und erhöhten Betriebskosten führt. Der Übergang zu einem automatisierten Rechnungsgenehmigungsworkflow kann den Prozess drastisch rationalisieren, die Genehmigungszeiten verkürzen und die Genauigkeit durch automatisierte Validierung verbessern.
Durch die Implementierung einer Automatisierungslösung wie Yokoy erhalten Unternehmen Echtzeiteinblick in ihre Rechnungsgenehmigungspipelines. Diese Transparenz ermöglicht eine bessere Koordination zwischen den Teams, zeitnahe Aktualisierungen für Stakeholder und die Fähigkeit, Engpässe umgehend zu beheben, was letztendlich zu einem effizienteren und fundierteren Kreditorenbuchhaltungsprozess führt.
Um zu sehen, wie Yokoy Ihre Rechnungsverwaltungsabläufe automatisieren kann, buchen Sie unten eine Demo.
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