KI im Vergleich zu OCR für die Rechnungsbearbeitung
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Mehr Effizienz und mehr Präzision: Die digitale Verarbeitung von Rechnungen stellt eine deutliche Verbesserung gegenüber der herkömmlichen Nutzung von Papierdokumenten dar. Wenn Sie sich jedoch ausschließlich auf die optische Zeichenerkennung (OCR) verlassen, ist dies nicht die optimale Lösung für Ihr Unternehmen. OCR kann zwar nützlich sein, erweist sich jedoch häufig als zu fehleranfällig, langsam und ineffektiv für heutige Anforderungen.
Die Erkennungsgenauigkeit ist nicht immer gegeben, insbesondere bei komplexen Layouts und Scans von schlechter Qualität. Dies führt zu zahlreichen Fehlern, die eine manuelle Korrektur erfordern. Darüber hinaus ist OCR nicht in der Lage, den verarbeiteten Inhalt wirklich zu verstehen, sondern wandelt lediglich Zeichen in Text um, ohne deren Bedeutung oder Kontext zu erfassen.
Künstliche Intelligenz (KI) überwindet die Schwachstellen von OCR, da sie Zeichen nicht nur lesen, sondern auch interpretieren und verstehen kann. KI ergänzt die Zeichen, die sie liest, um den Kontext – und erkennt und versteht ihre Bedeutung. In den folgenden Kapiteln erfahren Sie, wie dies Ihr Rechnungsmanagement unterstützen kann, indem Sie den Arbeitsaufwand reduzieren, die Erkennung von Betrugsfällen verbessern sowie Risiken bei der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und externen Vorschriften minimieren.
Der herkömmliche Weg: Rechnungsbearbeitung mit OCR
Bei der OCR handelt es sich um eine Technologie, die verschiedene Dokumentenarten, beispielsweise gescannte Dokumente auf Papier oder PDF-Dateien, in bearbeitbare und recherchierbare Daten umwandelt. Dies funktioniert, indem die Technik Muster von hellen und dunklen Bereichen auf einer Seite analysiert, Zeichen und Wörter erkennt und diese Muster dann in digitalen Text umwandelt.
So funktioniert die OCR-Technologie
Zunächst wird das Originaldokument gescannt, um ein digitales Bild zu erstellen. Anschließend wird dieses Bild vorverarbeitet, um die Qualität zu verbessern. Dazu dienen verschiedene Verfahren, wie die Begradigung von schiefen Zeilen, Rauschunterdrückung und Binarisierung (Umwandlung des Bildes in Schwarz-Weiß). Die OCR-Software analysiert das verarbeitete Bild, identifiziert Muster und vergleicht sie mit den Zeichen in Ihrer Datenbank, um Text zu generieren. Schließlich kann der generierte Text korrigiert und formatiert werden, um die Textgenauigkeit zu verbessern.
Vorteile der OCR-Technologie:
- OCR konvertiert Papierdokumente in digitale Formate, sodass sie leicht durchsucht und verarbeitet werden können.
- OCR verringert den manuellen Aufwand für die Dateneingabe, indem Text automatisch aus gescannten Dokumenten extrahiert wird.
- Digitale Dokumente können einfacher gespeichert, weitergegeben und abgerufen werden als Papierdokumente.
Nachteile von OCR:
- Häufig werden Zeichen falsch gelesen oder falsch geschrieben, was manuelle Korrekturen erforderlich macht.
- Das Scannen von Rechnungen in minderwertiger Qualität (Dokumente mit Flecken, Markierungen oder schiefem Text) beeinträchtigt die OCR-Leistung erheblich.
- OCR erzeugt lediglich eine Textdatei aus dem gescannten Rechnungsbild; die Informationen werden nicht inhaltlich erfasst.
Diese Einschränkungen können die Verarbeitung von Rechnungen mit OCR ineffizient und fehleranfällig machen. Wenn Ihr Unternehmen stets auf dem neuesten Stand bleiben und den Prozess der Rechnungsbearbeitung optimieren möchte, sollten Sie sich für leistungsfähigere Lösungen entscheiden, die nicht nur Dokumente digitalisieren, sondern auch die darin enthaltenen Rechnungsinformationen verstehen und analysieren können.
Der smarte Weg: Rechnungsbearbeitung mit künstlicher Intelligenz
An dieser Stelle kommt die Rechnungsbearbeitung mit künstlicher Intelligenz ins Spiel. Im Gegensatz zur OCR, womit lediglich Text in ein digitales Format umgewandelt wird, versteht und verarbeitet die KI den Inhalt von Rechnungen, was zu einem effizienteren und präziseren System führt.
So funktioniert die Rechnungsverarbeitung mit KI
Um die Verarbeitung von Rechnungen zu automatisieren, werden wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag aus den Dokumenten extrahiert. Dieser Prozess umfasst fortschrittliche Technologien, die mithilfe spezieller Algorithmen die Textdatei nach Ankerwörtern (zum Beispiel „Rechnungsnummer“) durchsuchen und die entsprechenden Zielwerte lokalisieren.
Allerdings stellt die Interpretation nicht standardisierter Rechnungen von Lieferanten eine große Herausforderung dar, da die Ankerwörter von Dokument zu Dokument an unterschiedlichen Stellen und mit verschiedenen Bezeichnungen auftreten. Regelbasierte Algorithmen zur Erfassung sind oft unzureichend und erreichen eine Ausleserate von weniger als 50 Prozent.
Künstliche Intelligenz verbessert diesen Prozess durch die Implementierung von maschinellem Lernen und Technologien zur Verarbeitung natürlicher Sprache, um die Interpretation und Extraktion von Daten aus Rechnungen zu verbessern. So funktioniert es:
- KI-Algorithmen analysieren das gesamte Dokument und identifizieren wichtige Informationen unabhängig von Format oder Position.
- KI liest nicht nur Zeichen, sondern versteht den Kontext. So erkennt sie beispielsweise, dass die Summe der Rechnungspositionen der „Gesamtbetrag” ist – selbst wenn in der Rechnung die Kopfzeile für den Gesamtbetrag fehlt.
- KI-Systeme lernen aus früheren Daten und verbessern so im Laufe der Zeit ihre Präzision und Effizienz.
- KI kann sich an neue Formate und Änderungen im Rechnungslayout anpassen, ohne dass eine umfangreiche Neuprogrammierung erforderlich ist.
Die Rechnungsbearbeitung mit KI ist …
- präziser: KI reduziert Fehler erheblich, indem sie Daten aus verschiedenen Formaten und Layouts präzise interpretiert und extrahiert.
- schneller: KI verarbeitet große Mengen an Rechnungen schnell, beschleunigt die Abläufe im Finanzwesen und vermeidet Verzögerungen.
- effektiver: Die Fähigkeit der KI, Informationen zu verstehen und in einen Kontext zu setzen, führt zu einer effektiveren Datenextraktion und -verarbeitung.
- zuverlässiger: KI stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen korrekt erfasst und verarbeitet werden, wodurch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert wird.
- weniger arbeitsintensiv: KI übernimmt den Großteil der Datenextraktion und -interpretation, sodass sich manuelle Korrekturen und Eingriffe erheblich reduzieren.
Durch den Einsatz von KI können die Ergebnisse der Datenerfassung erheblich verbessert werden, sodass eine Erfolgsquote von über 95 Prozent erreicht wird. Dies hilft Unternehmen, ein effizientes, genaueres und zuverlässigeres System zu implementieren, das Finanzabläufe verbessert und die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter verringert.
Rechnungsbearbeitung mit der KI von Yokoy
Die KI von Yokoy und die gesamte Yokoy-Suite verbessern die Rechnungsverarbeitung und -verwaltung und bieten Ihrem Unternehmen eine umfassende, automatisierte Lösung. Durch den Einsatz fortschrittlicher künstlicher Intelligenz automatisiert Yokoy die Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung digitaler und auf Papier vorliegender Rechnungen, vereinfacht die gesamte Kreditorenbuchhaltung und arbeitet Hand in Hand mit Ihrer Buchhaltungssoftware. So kann die KI-gesteuerte Lösung von Yokoy die bisher zeitaufwendige Rechnungsverarbeitung grundlegend verändern und verbessern.
Rechnungen automatisch verarbeiten
Die KI von Yokoy erfasst und verarbeitet Rechnungen automatisch und extrahiert dabei wichtige Informationen wie Rechnungsnummern, -daten und -beträge. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, sodass die Rechnungsbearbeitung beschleunigt wird.
Intelligente Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Mit der KI-gestützten Lösung von Yokoy können Sie Rechnungen in großem Umfang verwalten und die rechtzeitige Zahlung an Lieferanten sicherstellen. Das System lässt sich nahtlos in Ihr ERP-System integrieren und bietet Echtzeit-Transparenz über den Rechnungsstatus, sodass Verzögerungen bei der Zahlung vermieden werden.
Sparen Sie Zeit, indem Sie das manuelle Hochladen, die Dokumentenverarbeitung und die Rechnungsfreigabe reduzieren. Die KI von Yokoy automatisiert diese Prozessschritte, sodass sich Ihr Team auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren kann. Extrahieren Sie Rechnungsdaten automatisch und richten sie benutzerdefinierte Freigabe-Workflows ein, um Fehler zu minimieren und Ausreißer in Echtzeit zu erkennen. Dies verbessert die Einhaltung von Vorschriften und verringert das Betrugsrisiko.
Zentralisieren sie ihre Rechnungen
Führen Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit Yokoy in einem zentralen System zusammen. Dadurch benötigen Sie weniger verschiedene Tools und vereinfachen die Rechnungsabwicklung in Ihrem Unternehmen.
Verwalten Sie mehrere Rechnungsformate
Erfassen und verarbeiten Sie Rechnungen in verschiedenen Formaten, einschließlich Papier, PDF und E-Invoices, auf einfache Weise. Yokoy stellt eine Verbindung zu E-Invoicing-Plattformen her, um E-Invoices direkt in das System zu übernehmen.
Die KI von Yokoy extrahiert Kopf- und Positionsdaten aus eingehenden Rechnungen, selbst aus nicht strukturierten Daten, und bereitet sie für die weitere Verwendung auf. Durch diese Automatisierung wird der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bearbeitung von Rechnungen erheblich reduziert.
Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen
Steigern Sie die Effizienz mit KI-basierter Rechnungsbearbeitung, intelligenter Codierung von Einzelposten und einem automatisierten 2- und 3-Wege-Abgleich. Yokoy gleicht Rechnungen automatisch mit Bestellungen ab, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und betrügerische Aktivitäten zu verhindern.
Die KI-Codes von Yokoy basieren auf aktuellen Stammdaten aus Ihrem ERP-System und werden mit jeder verarbeiteten Rechnung verbessert. Dies erhöht die Genauigkeit, insbesondere bei neuen Lieferanten, und reduziert den Bedarf an manuellen Korrekturen.
Vermeiden Sie nicht autorisierte Zahlungen
Erhöhen Sie die Transparenz bei der Freigabe von Rechnungen, damit nur autorisierte Zahlungen getätigt werden. So vermeiden Sie doppelte oder fehlerhafte Zahlungen und behalten die Kontrolle über den AP-Prozess.
Automatisieren Sie die Feststellung der erforderlichen Genehmigungen und optimieren Sie den Weiterleitungsprozess, um Zahlungen an Lieferanten zu beschleunigen. Yokoy leitet Rechnungen dynamisch an die zuständigen Genehmigenden weiter.
Durchsetzung der Richtlinien mit benutzerdefinierten Workflows
Passen Sie Workflows und Freigabeprozesse an, um Rechnungen automatisch an die richtigen Genehmigenden weiterzuleiten, die Einhaltung von Richtlinien in allen globalen Einheiten durchzusetzen und die Konformität zu gewährleisten. Sie können auch wiederkehrende Rechnungen automatisch genehmigen, Mahngebühren vermeiden und Skonti nutzen.
Revisionssicherheit und vereinfachte Berichterstellung
Yokoy vereinfacht die Nachverfolgung von Rechnungen und gewährleistet einen revisionssicheren Verwaltungsprozess mit automatisierten Prüfprotokollen. Sie können auf alle Rechnungen, Genehmigungen und Rechnungszahlungen an einem Ort zugreifen, um die Finanzberichterstattung zu vereinfachen. Durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung und -validierung können Sie den monatlichen Abschlussprozess optimieren. Yokoy gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften durch integrierte Regeln und synchronisiert Ausgabendaten in Echtzeit über API-Integrationen.
Automatisierung der Rechnungsbearbeitung mit der GVB
Die seit über 200 Jahren bestehende Gebäudeversicherung Bern (GVB) zählt zu den vielen Unternehmen, die Yokoy vertrauen, um ihre internen Abläufe zu optimieren. Das Finanzteam des Unternehmens, das für die Bearbeitung von Rechnungen und Mitarbeiterausgaben in der gesamten Gruppe verantwortlich ist, sah sich aufgrund der manuellen Bearbeitung ineffizienten Prozessen ausgesetzt.
Rechnungen, die in verschiedenen Formaten eingingen, mussten manuell konvertiert, eingegeben und validiert werden, was zu Fehlern und Verzögerungen führte. Das umständliche, veraltete Spesenverwaltungstool erschwerte die Verarbeitung zusätzlich – mit der Folge von Verzögerungen bei der Erstattung und einer schlechten Übersicht über die Ausgaben des Unternehmens.
GVB ging eine Partnerschaft mit Yokoy ein, um die Rechnungs- und Ausgabenverarbeitung über unsere KI-gestützte Plattform zu automatisieren. Diese Lösung verarbeitet verschiedene digitale Formate selbstständig, reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und bietet eine benutzerfreundliche, mobile Lösung. Sie ermöglicht es dem Finanzteam, das System selbstständig zu verwalten und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
Dank Yokoy konnte GVB erhebliche Verbesserungen erzielen:
Steigerung der betrieblichen Effizienz durch die Automatisierung der Rechnungslesung, -validierung und -genehmigung
schnellere Rechnungsbearbeitung
Arbeitsstunden jährlich eingespart
Kapitalrendite im ersten Jahr
"Es ist für uns von entscheidender Bedeutung, das gesamte System ohne umfangreiche Unterstützung zu betreiben. Ebenso wichtig war es, dass Stellvertreter einfach definiert werden können, damit die Arbeitsabläufe nahtlos organisiert werden können."
Nächste Schritte
Transformieren Sie die Rechnungsbearbeitung und sorgen Sie mit den KI-basierten Lösungen von Yokoy für eine schnellere, genauere und effektivere Verarbeitung. Durch die Automatisierung der Datenextraktion, die Reduzierung manueller Aufgaben und die verbesserte Einhaltung von Vorschriften sorgt Yokoy für ein effizientes und zuverlässiges Management von Rechnungen.
Erfahren Sie, wie Yokoy ihre Geschäftsabläufe verbessern kann. Buchen Sie noch heute eine Demo und lernen Sie unsere fortschrittliche KI kennen, um die Vorteile aus erster Hand zu erleben.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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