Müheloses Spesenmanagement

Optimieren Sie Ihren Spesenprozess, vereinfachen Sie die Spesenabrechnung und beugen Sie Betrug vor, indem Sie auf die KI-gestützte Spesenmanagementlösung von Yokoy setzen.

DSGVO-konform. ISO 27001-, ISO 9001-, und ISO 14001-zertifiziert​

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Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Setzen Sie die Spesenverwaltung auf Autopilot – inklusive Mehrwertsteuerrückforderungen und Reisekostenabrechnungen.

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Eliminieren Sie repetitive Aufgaben

Eliminieren Sie lästige repetitive Aufgaben und automatisieren Sie die gesamte Spesenverwaltung – einschließlich Mehrwertsteuerrückforderungen und Reisekostenabrechnungen.

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Optimieren Sie den gesamten Finanzprozess

Beseitigen Sie Papierkram, eliminieren Sie manuelle Dateneingaben und automatisieren Sie repetitive Aufgaben mit Hilfe von künstlicher Intelligenz.

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Beschleunigen Sie Rückerstattungen

Fördern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit, indem Sie Rückerstattungen durch automatisierte Freigabeprozesse und Transkationsabgleiche beschleunigen.

Modernes und intuitives UX

Yokoy ist auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt, sodass Sie Ausgaben unterwegs einreichen, bearbeiten, genehmigen und erstatten können. Die KI erledigt die Arbeit im Hintergrund, sodass Sie Ihre Ausgaben im Auge behalten, die Kontrolle behalten und auf allen Geräten das gleiche nahtlose Erlebnis genießen können.

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Papierloser Spesenprozess, von der Einreichung bis zur Rückerstattung

Optimieren Sie den Spesenprozess, reduzieren Sie menschliche Fehler und entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden und Finanzteams durch die Digitalisierung und Automatisierung des Prozesses.

Zentralisierte Spesenabrechnung​

Ersparen Sie sich die mühsame Verwaltung mehrerer Firmenkarten und manuelle Transaktionsabgleiche, indem Sie die gesamte Reisekostenverwaltung auf einer Plattform zentralisieren und automatisieren.

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On verarbeitet fast 90 % seiner Ausgaben automatisch

„Yokoy hat eine entscheidende Rolle bei der Revolutionierung unseres Spesenmanagements gespielt, da wir ein schnelles globales Wachstum verzeichnen. Der Automatisierungsgrad von fast 90 % ist beeindruckend und ermöglicht es uns, eine große Anzahl von Spesen problemlos zu verwalten.“

Christoph Kühne, Group Finance, On

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Umfassende Ausgabenkontrolle ​

Setzen Sie mühelos Reiserichtlinien durch und gewährleisten Sie mithilfe von Echtzeit-Ausgabenkontrollen, dass Kartenlimits nicht überschritten werden.

Automatisierter Abgleich

Die KI von Yokoy gleicht eingehende Kartenzahlungen automatisch mit Ausgaben ab und erkennt Duplikate in Echtzeit, sodass Sie betrügerische Zahlungen vermeiden und Mitarbeitern doppelte Rückerstattungen gewähren.

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Automatisierter Genehmigungsprozess

Senden Sie Spesenbelege automatisch an die richtigen Kostenträger oder Vorgesetzten, mit hierarchischer und schwellenwertbasierter mehrstufiger Eskalation. Yokoy ermöglicht dynamische Genehmigungsworkflows für komplexe T&E-Prozesse.

Vollautomatische Erstattungen

Vereinfachen Sie Ihren Erstattungsprozess, indem Sie die Genehmigung von Ausgaben, die innerhalb bestimmter Ausgabenschwellen liegen, vollständig automatisieren. Wenn Sie Ihre Ausgabenkontrolle verschärfen möchten, können Sie den Workflows jederzeit zusätzliche Genehmigungsschritte hinzufügen.

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DO & CO verfolgt Ausgaben in Echtzeit mit Yokoy

„Yokoys integrierte Firmenkreditkartenlösung spielte eine entscheidende Rolle in unserem Entscheidungsprozess. Die nahtlose Datenübertragung optimiert die Kostenverfolgung, minimiert den manuellen Aufwand und steigert die Effizienz erheblich.“

Johannes Echeverria, CFO at DO & CO

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Integrierte Compliance

Mit den integrierten Compliance-Funktionen von Yokoy können Sie Ihre Reise- und Spesenrichtlinien mühelos durchsetzen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows und Genehmigungsabläufe, um Spesenabrechnungen automatisch zu genehmigen und Richtlinienverstöße in Echtzeit zu erkennen, um betrügerische Spesenerstattungen zu verhindern.

Automatisierte Audit-Trails

Automatisieren Sie die Erfassung und Speicherung von Belegen und behalten Sie den Überblick über Ihre Spesenabrechnungen und Genehmigungen in einem zentralen Dashboard. Yokoy speichert alle Ihre Belege im digitalen Format für weitere Prüfungen, für einfache Prüfprotokolle und eine schnelle Finanzberichterstattung.

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Automatische Verbuchungen in ERP-Systeme

Yokoy synchronisiert automatisch mit den Stammdaten und verbucht alle Transaktionen in das ERP-System. Belege werden für weitere Kontrollen, für einfache Prüfprotokolle, gespeichert.

Schnellerer Monatsabschluss

Vergessen Sie die Suche nach Belegen und den manuellen Abgleich von Ausgaben mit Kartentransaktionen. Yokoy automatisiert Ihr Ausgabenmanagement von Anfang bis Ende für einen schnellen und mühelosen Monatsabschluss.

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Machen Sie eine Tour auf Yokoy Expense

Was unsere Kunden sagen​​

4.5 basierend auf 124 Bewertungen
4.5/5
Raphael WidmerCFO, Stadler Rail
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"Bei Stadler Rail haben wir den globalen Spesenmanagementprozess mit Yokoy automatisiert. Das bedeutet, dass die künstliche Intelligenz von Yokoy die repetitiven Aufgaben für uns übernimmt und wir nur noch die Ausreißer manuell überprüfen müssen - das spart uns viel Zeit und Geld."
Christoph KühneGroup Finance, On
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"Der Automatisierungsgrad von 90% , den wir durch die Einführung Softwarelösung erreichen konnten, ist beeindruckend und macht es möglich, große Mengen von Spesenbelegen innerhalb eines Tages zu exportieren."
Enver SirucicCFO BAWAG Group
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„Yokoy zeichnet sich als visionäres Unternehmen aus, das eine wirklich einzigartige Lösung bietet. Ihr Kundenerfolgsteam hat eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung unserer Ausgabenverwaltungsprozesse gespielt.“
Marianne SchluepLeiterin Finanz- und Rechnungswesen, Fenaco
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„Mit Yokoy haben wir uns für eine einheitliche und konzernweite Spesenmanagementlösung entschieden, die unsere unterschiedlichen Spesenprozesse auf einer Plattform vereinheitlicht und organisationsübergreifend automatisiert. Dies garantiert eine unternehmensweite Compliance und erhöhte Effizienz."
Yvonne GrossVP of Finance & Operations, Daedalean
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"Yokoy und Travelperk haben uns die End-to-End- Automatisierung des Reisekostenmanagements ermöglicht. Heute buchen unsere Mitarbeiter ganz einfach Reisen in TravelPerk, und alle Daten werden in Echtzeit an Yokoy gesendet, wo alle Compliance-Prüfungen und die Mehrwertsteuer-Validierung automatisch durchgeführt werden."
Christoph JennyCo-founder, Planted
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"Eine Geschäftskreditkarte sollte günstig, sicher und unkompliziert sein. Diese Vorteile besitzt die Yokoy Prepaid Mastercard. Dazu kommt, dass sie 100% in das Yokoy Spesentool integriert ist. Das reduziert den Aufwand unseres Finanzteam enorm."
Michael Kultscher-BurgerTeamlead Accounts Payable & Receivable, DO & CO
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„Ein einheitlicher Prozess für die gesamte DO & CO Gruppe. Yokoy ermöglicht uns die bestmögliche Zusammenarbeit über alle Standorte hinweg.“
Peter GrausgruberEhem. CFO, Bitpanda
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"Langfristig geht es uns darum, eine All-in-One-Lösung zu haben, die alle Ausgabenprozesse im Unternehmen abdeckt. Mit Yokoy haben wir die richtige Plattform dafür."
Mirko BrudermannCFO, FC Basel
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"Der gesamte Prozess der Spesenabrechnung vor Yokoy war extrem mühsam. Es ist toll, eine Lösung zu haben, mit der wir jederzeit und überall Ausgaben erfassen und einreichen können."
Tania ThiebachEhem. CFO, Sherpany
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"In der Vergangenheit war unser Spesenprozess manuell und nahm viel Zeit in Anspruch. Dank Yokoy konnten wir die Prozesse nun standardisieren und automatisieren. Yokoys KI erledigt wirklich den grössten Teil der Arbeit."
Vivian MohrEhem. CFO, Comparis
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"Yokoy ist sehr einfach zu bedienen, das spart Zeit und macht den Prozess viel effizienter. Auch die Integration ins das ERP-System funktioniert reibungslos und liefert Echtzeitdaten für Kreditkartentransaktionen."
Benjamin KasumiSAP Consultant, Bawag
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"Heute schließen wir Monats-und Jahresabschlüsse um 70% schneller ab als vor der Einführung. Yokoy hat unser Ausgabenmanagement wirklich verändert, und wir könnten mit den Ergebnissen nicht zufriedener sein."
Ebru AricanEhem. Head of Group Controlling & Accounting, Ameropa
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"Wir waren beeindruckt von der Benutzerfreundlichkeit und der nahtlosen Integration mit unserem Kreditkartenanbieter."
Herbert SablotnyCFO, Beekeeper
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"Wir hatten einen AHA-Moment, als uns klar wurde, dass es mit Yokoy nur ein paar Sekunden dauert einen Spesenbericht zu erstellen verglichen mit den vielen Stunden, die es in der Vergangenheit dauerte."
Rafael SayaSenior Finance Manager, ITA
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"Wenn früher ein Beleg fehlte, musste das Finanzteam nachfassen. Jetzt macht das System das automatisch. Bei der Übertragung der vorhandenen Informationen ist es sehr genau."
Nilgün KilitEhem. Team Lead Accounting and Patient Billing, Bellikon Rehabilitation Clinic
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"Wir liessen uns die Software vorführen, und bereits nach der ersten Präsentation war klar: Das müssen wir haben. Das ist, wie Software heute sein muss, zeitgemäss wie eine Smartphone-App."
Marcel P. de BoniManaging Director, ECOVIS[
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"Wir haben bereits andere Expense-Tools getestet, aber Yokoy stellt dank der  künstlichen Intelligenz und der gut durchdachten Einrichtung des Tools einen neuen Grad der Automatisierung dar."
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Yokoy Expense im Überblick

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So funktioniert Yokoy Expense

Machen Sie ein Foto Ihres Belegs direkt in Ihrer Yokoy-App oder laden Sie ihn in Ihre mobile oder Web-App hoch. Alternativ können Sie den Beleg auch als E-Mail-Anhang an Yokoy weiterleiten.

Yokoys OCR liest automatisch alle relevanten Informationen aus dem Beleg und extrahiert sie. Anschließend befüllt die KI den Spesenbericht mit allen relevanten Informationen wie Händler, Land und Währung, Gesamtbetrag, Spesenkategorie und Mehrwertsteuer.

Yokoy überprüft den Spesenbericht auf die Einhaltung relevanter Unternehmensrichtlinien und lokaler Vorschriften. Dabei erkennt es potenziell betrügerische Positionen, Verstöße gegen Richtlinien und fehlende Mehrwertsteuersätze. Unser KI-Modell lernt kontinuierlich dazu und verbessert sich mit jedem verarbeiteten Spesenbericht.

Basierend auf dem Kostenobjekt oder dem jeweiligen Vorgesetzten identifiziert Yokoy automatisch die Genehmigungsschritte. Das Tool bietet anpassbare Freigabeprozesse, die es Ihnen ermöglichen, mehrstufige bedingte Workflows einzurichten.

Die genehmigten Ausgaben werden automatisch in das ERP-System gebucht. Yokoy lässt sich nahtlos mit führenden ERP-Systemen wie SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365 und vielen weiteren integrieren.

Yokoy gewährleistet, dass alle verarbeiteten Ausgaben gemäß den gesetzlichen Vorschriften archiviert werden. So sind Sie für bevorstehende Finanzprüfungen gewappnet.

Zentralisierte Reisekostenverwaltung

Integrieren Sie Yokoy nahtlos mit Ihrem TMC und lassen Sie Yokoy Expense automatisch Tagessätze und Kilometergelder erstatten. Mit der Yokoy Smart Lodge Card können Sie alle Zahlungen für Geschäftsreisen sicher und bequem von einer Karte aus abwickeln.

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Wichtigste Funktionen

Lernen Sie unsere automatisierte Spesenlösung kennen.

Länderspezifische Tagesdiäten

Geben Sie automatisch länderspezifische Tagessätze aus, um unterschiedliche Anforderungen verschiedener Standorte zu erfüllen. Yokoy unterstützt dabei spezifische Regelungen wie die 3-Monats-Regel oder die Mitternachtsregel.

Automatisierte Kilometergeld-Erstattungen

Lassen Sie Kilometergelder von der KI berechnen. Mitarbeitende geben den Startpunkt und das Ziel ein – Yokoy erledigt den Rest.

Individualisierbare Freigabeprozesse

Optimieren Sie Ihren Prozess, indem Sie Auto-Freigaben einrichten und benutzerdefinierte Regeln festlegen, die verschiedene Prozessschritte einleiten.

End-to-End Automatisierung

Mit Yokoy automatisieren Sie den gesamten Prozess des Reisekostenmanagements von Anfang bis Ende, sparen wertvolle Zeit und stellen sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden.

Automatische Erfassung von Mehrwertsteuersätzen

Yokoy erfasst und extrahiert präzise Mehrwertsteuersätze weltweit und vereinfacht Ihnen dadurch die Mwst.-Rückforderungen.

Echtzeit-Reporting

Verfolgen Sie die Mitarbeiterausgaben in Echtzeit und erhalten Sie mit jederzeit eine umfassende Übersicht über Ihre Geschäftsausgaben.

KI-basierte Compliance-Prüfung

Vermeiden Sie übermäßige Ausgaben und Betrug, erkennen Sie Regelverstöße in Echtzeit und setzen Sie die Einhaltung mithilfe automatisierter Überprüfungen durch.

Gewappnet für Finanzprüfungen

Yokoy gewährleistet eine revisionssichere Ablage sämtlicher Spesenabrechnungen und fungiert als zuverlässige Informationsquelle für bevorstehende Finanzprüfungen.

Unterstützung mehrerer Entitäten

Optimieren Sie komplexe AP- und T&E-Prozesse in allen Einheiten und Tochtergesellschaften und standardisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe für mehr Effizienz und Kontrolle mit einer zentralen Plattform für das Ausgabenmanagement.

Erstklassiger Service und Support

Erhalten Sie umgehend Antworten auf Ihre Fragen, lösen Sie Probleme mithilfe unserer Experten und erweitern Sie Ihr Wissen durch ausführliche Live- und selbstgeführte Schulungen in der Academy.

Optimieren Sie Ihre Systemlandschaft

Unsere API ermöglicht die nahtlose Integration mit Enterprise-Systemen und damit die End-to-End-Automatisierung über verschiedene Geschäftsbereiche und Standorte hinweg.

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Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement​

Der Yokoy Effekt

So tragen wir zum Erfolg unserer Kunden und Kundinnen bei.

Häufig gestellte Fragen

Yokoy Expense und Yokoy Invoice können separat erworben werden, Yokoy Pay ist jedoch nur in Kombination mit Yokoy Expense verfügbar. Die Nutzung der kompletten Suite bietet jedoch größere Vorteile, da Sie Ihre Spesen, Rechnungen und Kartenzahlungen auf einer zentralen Plattform verwalten können und durch die Vereinfachung der ERP-Integrationen System- und Datensilos reduzieren können.

Ja, Yokoy lässt sich mit über 50 Lösungen integrieren und automatisiert somit den gesamten Prozess des Ausgabenmanagements. Gleichzeitig ermöglicht es unsere API schnell und einfach maßgeschneiderte Integrationen zu erstellen. Besuchen Sie unsere Integrationsseite für weitere Details.

Ja, unsere Ausgabenmanagementlösung ist für komplexe, globale Multi-Entity-Konfigurationen ausgelegt und lässt sich mit den meisten ERP- und HRM-Tools von Unternehmen wie SAP R3/S4 und Successfactors und anderen integrieren.

Dies hängt von der Anzahl der Gesellschaften, den erforderlichen Konfigurationen und Integrationen sowie der Bereitschaft und Reaktionszeit des Kundenprojektteams ab.
So kann beispielsweise eine globale Implementierung mit 4 Gesellschaften, einer ERP-Systemintegration, Kreditkartenintegrationen und SSO-Einrichtung zwischen 2 und 6 Monaten dauern, je nach Standardisierungsgrad, IT-Landschaft und der Geschwindigkeit, mit der die erforderlichen Informationen bereitgestellt werden können. Der Projektumfang und die Projektdauer definieren Sie gemeinsam mit unserem zertifizierten Implementierungspartner oder unserem Yokoy Services Team .

Wir arbeiten mit zertifizierten Partnern zusammen, die das Projekt von der Planung über die Implementierung bis hin zum Testen verantworten und Schulungsworkshops für Ihr Team koordinieren. Globale Unternehmenskunden profitieren von einem dedizierten Key Customer Success Manager und haben die Möglichkeit, unsere internen Experten und Expertinnen für Best-Practice-Beratung zu anzufragen.

Der Datenschutz hat bei Yokoy höchste Priorität. Ihre Daten werden sowohl von Ihrem Gerät zu Yokoy als auch in der Cloud mit einer 256-Bit-AES Verschlüsselung verschlüsselt. Unsere Cloud-Daten werden ausschließlich in der EU (Frankfurt, und St. Ghislaine, Belgien) gespeichert. Informationen zur Sicherheit des Google Cloud Data Centers finden Sie hier (https://www.google.com/about/datacenters/data-security/) und zu den von uns befolgten Compliance-Standards finden Sie hier (https://cloud.google.com/security/compliance/offerings). Informationen bezüglich was wir als Yokoy für die Datensicherheit und den Datenschutz tun, finden Sie hier.

Aufgrund der einzigartigen Anforderungen jeder Konfiguration nehmen wir uns während des Verkaufsprozesses die Zeit, Ihre spezifischen Anforderungen sorgfältig zu evaluieren. Basierend darauf erstellen wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot, das sicherstellt, dass Sie unsere umfassende Ausgabenmanagement-Suite bestmöglich für sich nutzen.

Überlassen Sie die Arbeit unserer KI

Erhalten Sie mit KI-gestützter Automatisierung umfassende Transparenz und Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben.