Hoe u het factuur reconciliatieproces kunt versnellen met automatisering
- Laatst bijgewerkt: augustus 16, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
Critici zouden kunnen beweren dat te veel vertrouwen op automatisering in het factuur reconciliatieproces zou kunnen leiden tot een gebrek aan overzicht en controle.
Hoewel het waar is dat automatisering niet alle mogelijke discrepanties of fouten kan verklaren, kan het het optreden van veelvoorkomende fouten aanzienlijk verminderen door middel van foutcontrolemechanismen en validatieregels.
Uitgavenbeheeroplossingen zoals Yokoy kunnen worden geconfigureerd om uitzonderingen op een effectieve manier af te handelen.
Op AI gebaseerde controles en controles, evenals aangepaste workflows zorgen voor menselijk toezicht en interventie in kritieke stadia van het afstemmingsproces, zodat complexe problemen of uitzonderingen op de juiste manier worden aangepakt.
Bovendien kunnen de AI-algoritmen in de loop van de tijd continu leren en verbeteren, waarbij ze patronen en afwijkingen identificeren die mogelijke discrepanties of fouten kunnen aangeven, waardoor de nauwkeurigheid wordt verbeterd.
Daarom zijn we er vast van overtuigd dat automatisering bij het afstemmen van facturen moet worden beschouwd als een middel om de efficiëntie en nauwkeurigheid te vergroten, in plaats van een algehele vervanging van menselijke betrokkenheid. Deze aanpak stelt bedrijven in staat om complexe scenario’s effectief en nauwkeurig aan te pakken.
Laten we het onderwerp nu verder ontleden om te zien hoe u de afstemming van facturen kunt versnellen met automatisering, zonder in te leveren op veiligheid of naleving.
Wat is factuurreconciliatie
In de boekhoudwereld betekent reconciliatie het vergelijken van twee of meer cijferreeksen om hun samenhang en nauwkeurigheid te waarborgen.
Factuurreconciliatie is het proces waarbij bankafschriften worden uitgelijnd met zowel uitgaande als inkomende facturen om de integriteit van alle rekeningen te waarborgen en tegelijkertijd elke invoer in de financiële administratie nauwkeurig te matchen.
Bovendien omvat het afstemmen van facturen de nauwgezette kruiscontrole van de details die aanwezig zijn in elke afzonderlijke factuur om er zeker van te zijn dat er geen discrepanties of fouten zijn. Dit zorgt ervoor dat een bedrijf de juiste bedragen aan de juiste leveranciers betaalt en voorkomt foutieve of dubbele betalingen, evenals betalingsachterstanden.
De financiële afdeling kan bijvoorbeeld regelitemdetails controleren om er zeker van te zijn dat alle items op een factuur overeenkomen met de werkelijk bestelde of ontvangen goederen.
Ze kunnen de vermelde prijzen voor elk artikel controleren en kijken of de bedragen overeenkomen met de bedragen die met de leveranciers zijn overeengekomen. Andere details die tijdens dit proces worden gecontroleerd, zijn onder meer factuurdatums, betalingsvoorwaarden, belastingen en toeslagen, evenals details van inkooporders.
OPMERKING:
Houd er rekening mee dat factuurafstemming en factuurreconciliatie niet hetzelfde zijn. Het proces om te controleren of een leveranciersfactuur overeenkomt met de PO en goederenontvangsten wordt gewoonlijk factuurvergelijking genoemd en wordt uitgevoerd door de crediteurenadministratie voordat een factuurbetaling wordt goedgekeurd.
Reconciliatie daarentegen is het proces waarbij facturen die in het AP-grootboek zijn geregistreerd, worden vergeleken met betalingen aan leveranciers en saldi op bankafschriften. Het einddoel hier is het oplossen van verschillen – ontbrekende facturen, late en gedeeltelijke betalingen of terugbetalingen.
Blog article
Hoe u factuur matching-technologie gebruikt om uw procesefficiëntie te verbeteren
Zie hoe technologie voor het matchen van facturen de 2- en 3-weg matching van leveranciersfacturen met PO’s en goederenontvangsten automatiseert, voor een efficiënt AP-proces.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Hoe reconcilieer je een factuur?
Het typische reconciliatieproces voor facturen omvat verschillende stappen om nauwkeurigheid en volledigheid te garanderen. Deze stappen komen veel voor in zowel traditionele, handmatige processen als in geautomatiseerde processen. Een handmatig afstemmingsproces dat afhankelijk is van papieren facturen en spreadsheets is echter veel tijdrovender en foutgevoeliger dan een geautomatiseerd proces.
VERZAMEL DE FACTUREN VOOR DE OPGEGEVEN PERIODE
Om het afstemmingsproces te starten, begint u met het verzamelen van alle facturen die betrekking hebben op het specifieke tijdsbestek dat u onderzoekt. Idealiter zou je deze netjes geordend hebben in je boekhoudsoftware, zodat je de documenten eenvoudig kunt sorteren op factuurnummers, datums, betaaldatums, leveranciers en bedragen.
MAAK EEN GEDETAILLEERDE TRANSACTIEREGISTRATIE AAN
Maak vervolgens een uitgebreid grootboek van transacties die in deze periode hebben plaatsgevonden. Dit record zal uw gids zijn voor het afstemmen van facturen op betalingen aan leveranciers.
Het gaat niet alleen om het uitgaan van betalingen – zorg ervoor dat u ook al die stortingen en uitbetalingen vastlegt. Soms kunnen transacties worden gelabeld op een manier die tot verwarring leidt, dus wees grondig bij het verzamelen van alle stukjes.
ORGANISEER DE DOCUMENTEN EN TEL DE NUMMERS OP
Zodra u al uw facturen en transacties bij de hand heeft, organiseert u ze zodat u ze gemakkelijk kunt matchen. Terwijl u de cijfers optelt, ziet u misschien dat de zaken perfect kloppen, maar wees niet verbaasd als leveranciersrekeningen niet perfect in evenwicht zijn. Als u afwijkingen vindt, moet u dieper graven om de oorzaak te vinden. Bij een handmatig proces kan deze stap uren of zelfs dagen duren, afhankelijk van het aantal verwerkte facturen.
LIJN FACTUURBETALINGEN AF MET GEGEVEN TRANSACTIES
Neem uw grootboek en vink elke betaling voor de facturen gedurende deze periode af. Als een factuur volledig is betaald, beschouw deze dan als afgehandeld en markeer deze als verwerkt. Maar als een factuur slechts gedeeltelijk is betaald, is het tijd om een nieuwe betalingsronde in te plannen. Wat betreft onbetaalde facturen, deze worden overgedragen als crediteuren voor de volgende rapportageperiode.
VERWIJDER VERSCHILLEN EN DUPLICATEN
Breng tot slot eventuele verborgen financiële problemen aan het licht en pak mogelijke discrepanties en duplicaten aan.
Heeft uw bedrijf per ongeluk dubbele betalingen gedaan of te vroeg betaald? Waren er gevallen van te hoge betalingen of onnodige uitbetalingen aan leveranciers? Betaalt u nog steeds aan leveranciers waarmee u geen zaken meer doet?
Door deze stappen zorgvuldig te volgen, zorgt u er niet alleen voor dat uw financiële administratie op één lijn ligt, maar bereidt u ook de weg voor financiële transparantie en brengt u eventuele onregelmatigheden aan het licht die uw aandacht nodig hebben.
Nadelen van handmatige factuurafstemming
Handmatige afstemming van facturen is weliswaar een geldige methode, maar heeft bepaalde nadelen die van invloed kunnen zijn op de efficiëntie en nauwkeurigheid. Enkele nadelen van handmatige factuurafstemming zijn:
- Menselijke fouten: handmatige processen zijn vatbaar voor menselijke fouten, zoals het verkeerd typen van cijfers of verkeerde berekeningen, wat kan leiden tot onnauwkeurigheden in afgestemde gegevens.
- Tijdrovend: het handmatig afstemmen van facturen kan tijdrovend zijn, vooral als het om een groot aantal transacties gaat. Deze inefficiëntie kan financiële rapportage en besluitvorming vertragen. Bovendien vereisen traditionele verzoeningsprocessen aanzienlijke mankracht, wat de middelen kan belasten en de toewijzing van personeel aan meer strategische taken kan beperken.
- Afhankelijkheid van personeel: handmatige afstemming is sterk afhankelijk van specifieke individuen of teams, waardoor het proces kwetsbaar is voor verstoringen in geval van personeelsverloop of onbeschikbaarheid.
- Complex proces: naarmate het aantal facturen en transacties toeneemt, neemt de complexiteit van handmatige afstemming toe, waardoor de kans op fouten groter wordt en het proces ingewikkelder wordt.
- Beperkte schaalbaarheid: Handmatige afstemming wordt steeds moeilijker te beheren naarmate een bedrijf groeit en meer transacties afhandelt. Opschalen met handmatige processen kan lastig zijn en kan leiden tot knelpunten.
- Gebrek aan realtime gegevens: Handmatige processen bieden geen realtime updates over de financiële status, wat de besluitvorming kan belemmeren en een tijdige identificatie van discrepanties kan voorkomen. Bovendien missen traditionele processen de geavanceerde analytische mogelijkheden die geautomatiseerde systemen bieden, waardoor diepgaande inzichten in financiële trends en patronen worden verhinderd.
- Moeilijkheden bij auditing: Het controleren van handmatige afstemmingsprocessen kan een uitdaging zijn vanwege het ontbreken van een duidelijk digitaal spoor en de toegenomen afhankelijkheid van fysieke documenten.
- Gegevensbeveiliging: Bij handmatige processen kan het zijn dat gevoelige financiële informatie fysiek wordt verwerkt, wat aanleiding geeft tot bezorgdheid over gegevensbeveiliging en privacy.
- Moeilijkheden om naleving te handhaven: in sectoren met strikte regelgeving kan het een uitdaging zijn om handmatige processen op een conforme manier te handhaven, waardoor het risico op regelgevingsproblemen toeneemt.
Gezien deze nadelen stappen veel bedrijven over op geautomatiseerde oplossingen voor factuurafstemming, gebruikmakend van AP-automatiseringssoftware om factuur- en accountafstemmingsprocessen te stroomlijnen, de nauwkeurigheid te verbeteren en efficiënt financieel beheer te vergemakkelijken.
Voordelen van het automatiseren van de afstemming van facturen
Automatisering kan helpen bij het aanpakken van de uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het afstemmen van facturen. Maar voordat we de voordelen ervan gaan verkennen, eerst een opmerking over de bezwaren tegen automatisering in AP-processen.
Ik heb dagelijks contact met financiële professionals, vaak van internationale ondernemingen. Ze maken zich zorgen dat het automatiseren van factuurafstemming duur en tijdrovend is. De initiële software- en trainingskosten wegen mogelijk zwaarder dan de snelheidsvoordelen.
Compatibiliteitszorgen doen zich voor over automatisering die past bij bestaande systemen. Integratiehindernissen kunnen afstemmingsworkflows verstoren. De acceptatie van nieuwe software is een andere zorg. Veel financiële leiders denken dat het leren van software de tijd die wordt bespaard bij afstemming compenseert.
Hoewel valide, kunnen de voordelen van automatisering opwegen tegen de hindernissen. Het is van cruciaal belang om AP-beheersoftware te kiezen die zorgt voor grote bruikbaarheid op alle apparaten, flexibiliteit door API-integraties en schaalbaarheid tussen entiteiten en regio’s.
Hieronder meer hierover.
Blog article
Geautomatiseerde factuurverwerking: processtappen en hoe u aan de slag kunt
Waar gaat automatisering van factuurverwerking over? Ontdek hoe AI-aangedreven factuurautomatisering werkt en hoe het u kan helpen tijd te besparen, risico’s te verminderen en uw zicht op de cashflow te verbeteren.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Verbeterde efficiëntie
Automatisering vermindert de handmatige inspanning aanzienlijk door repetitieve taken te automatiseren, zoals het invoeren van gegevens en het regel voor regel matchen van facturen met inkooporders en ontvangstbewijzen. Dit versnelt het algehele afstemmingsproces, waardoor bedrijven in minder tijd een groter aantal facturen kunnen afhandelen.
Op AI gebaseerde automatiseringstechnologie kan leren van historische gegevens en automatisch regels toepassen in het geval van uitzonderingen en discrepanties, waardoor het proces wordt versneld en de behoefte aan tijdrovende, handmatige interventies wordt geminimaliseerd.
Consistentie door standaardisatie
Automatisering zorgt voor gestandaardiseerde processen tussen crediteuren- en financiële afdelingen. Door taaktoewijzingen, meldingen en goedkeuringen te automatiseren, worden workflows gestroomlijnd en worden knelpunten verminderd.
De door AI aangestuurde factuurmodule van Yokoy helpt bedrijven bijvoorbeeld facturen in bulk te verwerken, ze automatisch naar de juiste goedkeurder te sturen op basis van aangepaste workflows en fouten en discrepanties in realtime te signaleren.
Bovendien vergemakkelijkt Yokoy het matchen van facturen met PO’s, waardoor de controle van factuuritems wordt versneld en financiële teams in staat worden gesteld middelen effectiever toe te wijzen om de werklast te beheren.
Minimale fouten en afwijkingen
Handmatige gegevensinvoer, validatie en matching van facturen, evenals handmatige afstemmingsprocessen zijn gevoelig voor menselijke fouten.
Automatiseringssoftware kan mogelijke verschillen tussen facturen, inkooporders en bonnen signaleren, waardoor problemen tijdig kunnen worden geïdentificeerd en opgelost.
Yokoy automatiseert bijvoorbeeld het hele AP-proces, van gegevensextractie tot factuurgoedkeuring, waardoor consistentie wordt gegarandeerd en het risico op discrepanties wordt verkleind.
Tegelijkertijd kan geautomatiseerde reconciliatie gedetailleerde audittrails en documentversies opleveren, wat de oplossing van geschillen met leveranciers/verkopers vergemakkelijkt en een grotere nauwkeurigheid garandeert.
Verbeterde nauwkeurigheid en naleving
Automatisering elimineert fouten bij het invoeren van gegevens en dwingt naleving van beleid en voorschriften af, valideert factuurbedragen en stemt ze af op budgetten of contracten.
Automatiseringssystemen kunnen worden geprogrammeerd om complexe of uitzonderlijke gevallen te markeren die menselijke tussenkomst vereisen. In dergelijke gevallen kan het systeem het specifieke item doorsturen naar aangewezen personeel voor handmatige beoordeling en oplossing.
Bovendien kan software voor factuurautomatisering worden geïntegreerd met hulpmiddelen voor documentbeheer, zodat alle relevante documentatie van leveranciers/leveranciers wordt vastgelegd en aan de bijbehorende facturen wordt gekoppeld.
Realtime zichtbaarheid
Automatisering biedt real-time inzicht in het factuurafstemmingsproces, waardoor het eenvoudig is om de voortgang te volgen, knelpunten te identificeren en eventuele problemen snel aan te pakken. Deze zichtbaarheid maakt betere besluitvorming mogelijk, verbetert de samenwerking tussen afdelingen en zorgt voor tijdige oplossing van discrepanties.
Geautomatiseerde rapportage- en dashboardfunctionaliteiten bieden inzicht in belangrijke statistieken, zoals afstemmingscyclustijd of openstaande facturen, waardoor de zichtbaarheid voor belanghebbenden wordt vergroot.
Over het algemeen vermindert automatisering bij het afstemmen van facturen de uitdagingen door handmatige inspanningen te verminderen, de nauwkeurigheid te verbeteren, workflows te stroomlijnen, real-time zichtbaarheid te bieden en tijdige geschillenbeslechting te vergemakkelijken. Het stelt bedrijven in staat hun processen te optimaliseren, de productiviteit te verbeteren en meer efficiëntie te bereiken in hun factuurbeheerproces.
Volgende stappen
Hoewel er gegronde bezwaren bestaan, overtreffen de voordelen van het automatiseren van het factuurafstemmingsproces de beperkingen van handmatige inspanningen ruimschoots.
Met het potentieel om fouten aanzienlijk te verminderen, workflows te versnellen en naleving te garanderen, komt geautomatiseerde factuurafstemming naar voren als de definitieve keuze voor moderne bedrijven die streven naar financiële uitmuntendheid.
Toch is het essentieel om te erkennen dat de reis naar automatisering niet alleen stopt bij verzoening; het automatiseren van factuurverwerking en -matching dient als een strategische voorloper die de effectiviteit van het totale proces maximaliseert.
Door deze stappen naadloos te integreren, kunnen bedrijven niet alleen hun activiteiten stroomlijnen, maar zichzelf ook uitrusten met de flexibiliteit die nodig is om te gedijen in het snel evoluerende financiële landschap van vandaag.
Als u wilt zien wat Yokoy voor uw factuurbeheer en reconciliatieproces kan betekenen, kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.