Compliance im Vereinigten Königreich
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Product Marketing Manager, Yokoy
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Optimieren Sie das Ausgabenmanagement während Ihrer Tätigkeit im Vereinigten Königreich, indem Sie sich mit den Feinheiten der Compliance vertraut machen und diese effektiv in Ihre Finanzabläufe integrieren.
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Empfangsnachweis
Vorschriften vorhanden
Um die Einhaltung der HMRC-Regeln sicherzustellen, ist es wichtig, eine klare Aufzeichnung aller an Ihre Mitarbeiter gezahlten Ausgaben und Leistungen zu führen. Dieser Datensatz sollte Folgendes enthalten:
- Das Datum und die Einzelheiten jeder Ausgabe oder Leistung.
- Informationen, die zur Berechnung der Jahresendbeträge erforderlich sind.
- Alle Beiträge Ihrer Mitarbeiter zu diesen Ausgaben oder Vorteilen.
Sie sind verpflichtet, diese Aufzeichnungen drei Jahre lang nach Ablauf des Steuerjahres aufzubewahren. Sie können sie auf Papier, digital oder in einer Software wie Yokoy speichern. Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen korrekt, vollständig und leicht lesbar sind, um Strafen durch die HMRC zu vermeiden.
Yokoys Lösung
Yokoy ermöglicht es Mitarbeitern, ein Foto zu machen oder digitale Spesenbelege hochzuladen und diese über die Yokoy-Mobil- oder Webanwendung einzureichen.
Nach dem Hochladen verarbeitet und extrahiert Yokoy alle erforderlichen Informationen aus der Quittung und erstellt in Sekundenschnelle automatisch die Spesenabrechnung. Bei potenziellem Betrug oder Richtlinienverstößen löst Yokoy sofort eine Warnung aus, um auf das konkrete Ereignis aufmerksam zu machen.
Abhängig vom spezifischen Arbeitsablauf und den Unternehmensrichtlinien kann die Spesenabrechnung von mehreren Parteien geprüft werden, bevor sie genehmigt und im ERP- oder Finanztool verbucht wird, um die Richtigkeit, Qualität und Vollständigkeit der Quittung sicherzustellen.
Tagessatz
Vorschriften vorhanden
Im Vereinigten Königreich gibt es drei allgemein anerkannte Ansätze zur Erstattung der Aufenthaltskosten Ihrer Mitarbeiter.
- Sie können Ihren Mitarbeitern tatsächliche, nachgewiesene Ausgaben, sogenannte „Ist-Ausgaben“, erstatten.
- Sie können Ihren Mitarbeitern einen Tagessatz zahlen, der oft als Staffelsatzzahlung bezeichnet wird und auf den vom HMRC festgelegten Standardsätzen basiert.
- Sie können Ihren Mitarbeitern einen individuellen Tagessatz zahlen.
Die meisten Unternehmen entscheiden sich für die Zahlung tatsächlicher Beträge, da dies die Umsatzsteuererklärung maximiert. Tagessätze oder „Tafelzahlungen“ gelten jedoch als einfache Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter individuell zu entschädigen.
Per diems
Wenn Sie sich für die Zahlung von Tagessätzen entscheiden, haben Sie zwei Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern steuerfreie Staffelzahlungen anzubieten.
Das HMRC veröffentlicht einen Standardbetrag für Inlands- und Auslandsreisen für Unternehmen, die nicht unter die Working Rule Agreements fallen.
Falls Ihr Unternehmen viele Reisen durchführt, haben Sie die Möglichkeit, direkt mit der HMRC einen maßgeschneiderten Tarif auszuhandeln. Im Erfolgsfall können Sie Ihren Mitarbeitern höhere Steuersätze steuerfrei anbieten. Wenn Sie keinen Erfolg haben oder sich dafür entscheiden, Tagegelder zu zahlen, die über dem von der HMRC festgelegten Satz liegen, unterliegt die Differenz Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen (NICs).
Wann gelten Tagessätze?
Um Tagespauschalen anbieten zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Die Reise muss in Ausübung der Pflichten des Arbeitnehmers oder zu einem vorübergehenden Arbeitsort erfolgen
- Der Arbeitnehmer sollte für einen ununterbrochenen Zeitraum von mehr als 5 Stunden oder 10 Stunden von seinem normalen Arbeitsplatz oder Zuhause abwesend sein
- Dem Arbeitnehmer sollten nach Antritt der Reise Kosten für eine Mahlzeit (Speisen und Getränke) entstanden sein
INLÄNDISCHE PREISE der HMRC
Die aktuellen Richtpreise für Inlandsreisen im Vereinigten Königreich sind:
- Mindestfahrzeit: 5 Stunden – Höchstpreis: 5 £
- Mindestfahrzeit: 10 Stunden – Höchstpreis: 10 £
- Mindestfahrzeit: 15 Stunden (und weiter um 20:00 Uhr) – Höchstpreis: 25 £
Hinweise zu inländischen Tagessätzen:
- Ein zusätzlicher Verpflegungszuschuss von bis zu 10 £ pro Tag kann gezahlt werden, wenn ein Zuschuss gemäß a) oder b) gezahlt wird und die Reise um 20:00 Uhr andauert.
- Es wurde kein Richtpreis für Übernachtungen festgelegt.
- Der Tarif für mehr als 15 Stunden gilt fast immer, wenn ein Mitarbeiter über Nacht bleiben muss und sofern die Kosten für eine Mahlzeit nicht in der Unterkunft enthalten sind.
HMRC'S ÜBERSEE-TARIFE
HMRC gibt eine Liste mit Tarifen für zahlreiche Länder heraus. Bei einer Reisedauer von mehr als 24 Stunden kann ein 24-Stunden-Tarif zuzüglich des Zimmerpreises ausgezahlt werden. Im 24-Stunden-Tarif sind die Kosten für Mittag- und Abendessen, ein Getränk und die öffentlichen Verkehrsmittel zum Büro enthalten. Während der Zimmerpreis die Gesamtkosten eines Hotelzimmers beinhaltet.
Das HMRC veröffentlicht einen 5-Stunden-, 10-Stunden- oder 24-Stunden-Tarif sowie einen Zimmerpreis in der Landeswährung für eine oder mehrere Städte innerhalb eines Landes.
In einigen Ländern werden unterschiedliche Tarife für Städte veröffentlicht, beispielsweise im Fall von München und Berlin, Deutschland. Falls Sie in eine nicht aufgeführte Stadt reisen, empfiehlt es sich, den Tarif zu verwenden, der für die nächstgelegene Stadt innerhalb desselben Landes auf der Liste gilt. Wenn Sie beispielsweise nach Hamburg reisen, würden Sie den Berlin-Tarif wählen, da dieser geografisch am nächsten liegt.
Die vollständige Liste der HMRC finden Sie auf der Website der Regierung.
Yokoys Lösung
Mit Yokoy können Sie Ihren Mitarbeitern ganz einfach Ist- oder Tagessätze zahlen. Als Unternehmen können Sie unterschiedliche Tagessätze und entsprechende Berechnungsregeln konfigurieren. Die Tagessätze werden dann automatisch in Yokoy berechnet, ohne dass Ihre Mitarbeiter manuelle Arbeit leisten müssen.
Erhält ein Nutzer einen Zuschuss, der über dem staatlichen Satz liegt, kann die Differenz in unserem Finanztool anders verbucht und exportiert werden.
Kilometerpauschale
Vorschriften vorhanden
Sie können Ihren Mitarbeitern Kilometerpauschalen (MAPs) zahlen, wenn sie ihr Privatfahrzeug für Geschäftsreisen nutzen. Sie können diese Zahlungen leisten, ohne sie dem HMRCS melden oder Steuern darauf zahlen zu müssen.
Die genehmigten MAPs oder AMAPs können berechnet werden, indem der genehmigte Tarif mit den gefahrenen Geschäftsmeilen multipliziert wird. Der genehmigte Satz variiert je nach Transportart und der Gesamtzahl der pro Steuerjahr gefahrenen Geschäftsmeilen.
- Die ersten 10.000 Meilen innerhalb eines Steuerjahres:
- Autos und Transporter – 45 Pence
- Motorräder – 24p
- Fahrräder – 20p
- Über 10.000 Meilen innerhalb eines Steuerjahres:
- Autos und Transporter – 25 Pence
- Motorräder – 24p
- Fahrräder – 20p
Wenn Sie mehr als den genehmigten Betrag zahlen, muss der Überschuss zu allen anderen Einkünften hinzugerechnet werden, die der Arbeitnehmer in der Verdienstperiode erhält.
Alles, was unter dem genehmigten Betrag liegt, muss der HMRC weder gemeldet noch versteuert werden, aber Ihr Mitarbeiter kann eine Steuererleichterung (sogenannte Mileage Allowance Relief, oder ) für den ungenutzten Restbetrag des genehmigten Betrags MAR erhalten.
Dies gilt nur für Mitarbeiter, die ihr eigenes Fahrzeug nutzen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Treibstoffmeilen eines Firmenwagens erstatten möchten, beachten Sie bitte die beratende Kraftstoffpreisberechnung des HMRC.
„Normales Pendeln“ oder jede Fahrt von Ihrem Wohnort zu einem festen Arbeitsplatz ist für MAPs nicht zulässig.
Fordern Sie die Mehrwertsteuer auf Kilometer zurück
Das Vereinigte Königreich ist das einzige Land, in dem Unternehmen die Mehrwertsteuer auf den Kraftstoffanteil der Kilometerpauschale zurückfordern können. HMRC veröffentlicht Advisory Fuel Rates (AFR) über die Kraftstoffmenge, die Sie einem Meilenanspruch einer Geschäftsreise zuordnen können. Diese Sätze unterscheiden sich je nach Motortyp (Benzin, Diesel, Flüssiggas oder Elektro) und der Motorgröße des Fahrzeugs. Ihre Mitarbeiter müssen Aufzeichnungen über die Tankbelege führen, damit Sie die Mehrwertsteuer auf die Kilometerkosten geltend machen können.
Das HMRC überprüft die AFRs vierteljährlich.
Yokoys Lösung
Yokoy erkennt alle von der Regierung festgelegten offiziellen Tarife und kann daher automatisch die Kilometerkosten basierend auf der zurückgelegten Strecke berechnen. Wenn ein Unternehmen beschließt, mehr als die von der Regierung festgelegten Sätze zu zahlen, kann Yokoy den überschüssigen Betrag separat im Finanztool exportieren/buchen.
Mehrwertsteuersatz
Vorschriften vorhanden
Im Vereinigten Königreich gibt es drei Mehrwertsteuersätze. Die Mehrwertsteuer kann auf für Ihr Unternehmen erworbene Waren und Dienstleistungen zurückgefordert werden. Wenn ein Kauf auch privat genutzt werden kann – zum Beispiel bei einer Kilometerpauschale, können Sie nur den geschäftsmäßigen Umsatzsteueranteil zurückfordern.
- Standardsatz – Die meisten Waren und Dienstleistungen – 20 % Mehrwertsteuer
- Reduzierter Satz – Einige Waren und Dienstleistungen, z. Kinderautositze und Heimenergie – 5 % Mehrwertsteuer
- Nullsatz – Waren und Dienstleistungen mit Nullsatz, z. die meisten Lebensmittel und Kinderkleidung – 0 % Mehrwertsteuer
Weitere Hinweise zur Mehrwertsteuerrückforderung im Vereinigten Königreich finden Sie hier in den HMRC-Richtlinien.
Das HMRC veröffentlicht monatliche Wechselkurse, die bei der Umrechnung einer Fremdwährung in Pfund Sterling für Mehrwertsteuerzwecke verwendet werden sollten.
Yokoys Lösung
Yokoy extrahiert automatisch alle für das Spesenmanagement relevanten Mehrwertsteuersätze und Unternehmen können auch zusätzliche Mehrwertsteuersätze zur Extraktion hinzufügen. Yokoy extrahiert alle relevanten Mehrwertsteuersätze aus dem Spesenbeleg und bucht sie im ERP- oder Finanzsystem.
Darüber hinaus unterstützt Yokoy Kunden bei der Rückerstattung der Mehrwertsteuer, indem es eine Standardintegration mit Anbietern zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer anbietet. Diese Integration ermöglicht es Yokoy, extrahierte Mehrwertsteuersätze für bestimmte Länder sowie das entsprechende Bild des Spesenbelegs automatisch in das Tool zur Mehrwertsteuerrückforderung zu exportieren.
P11D-Meldepflicht
Vorschriften vorhanden
Im Vereinigten Königreich müssen Mitarbeiter zum Jahresende ein Formular ausfüllen, in dem alle Ausgaben aufgeführt sind, die als Sachbezug gelten könnten. Dieses Formular wird P11D-Spesenformular genannt und wird für diesen Zweck verwendet.
Normalerweise sind es die Finanzteams und nicht die Mitarbeiter selbst, die den Überblick über diesen Prozess behalten. Die Mitarbeiter erstellen ihre Ausgaben einfach wie gewohnt, und dann prüfen die Finanzteams die Berichte und kennzeichnen die Ausgaben als P11D-Ausgaben.
Die Berichtsdetails aller ihrer P11D-Transaktionen, einschließlich Informationen wie:
- Art/Kategorie der Ausgabe
- Menge
- Datum
Yokoys Lösung
Mit Yokoy kann Ihr Finanzteam ganz einfach die notwendigen Informationen aus Yokoy Analytics exportieren und diese Daten Ihrem Gehaltsabrechnungsteam zur Verfügung stellen. Wenn Sie mehr als 500 Mitarbeiter haben, sollten Sie die P11D-Formulare über Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ausfüllen und einreichen.
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