Compliance in Österreich
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Product Marketing Manager, Yokoy
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Österreichische Unternehmen, die Ausgabenmanagementaktivitäten betreiben, müssen sich in einer komplexen Landschaft von Regeln und Richtlinien zurechtfinden.
Die Sicherstellung der Einhaltung dieser Compliance-Maßnahmen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern spiegelt auch die starke Betonung ethischer und verantwortungsvoller Finanzpraktiken des Landes wider.
In diesem Zusammenhang ist das Verständnis und die effektive Integration von Compliance-Maßnahmen für Unternehmen, die ihre Ausgabenprozesse rationalisieren und gleichzeitig die höchsten Standards an Integrität und Rechenschaftspflicht wahren möchten, von entscheidender Bedeutung.
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Empfangsnachweis
Vorschriften vorhanden
Die österreichische Regierung erlaubt Unternehmen, ihren Mitarbeitern Betriebsausgaben zu erstatten.
Gemäß § 132 und § 162 der Bundesabgabenordnung müssen Unternehmen alle Belege für diese Ausgaben einsammeln, um sie als Geschäftsausgaben anerkennen zu können. Unternehmen müssen den Steuerbehörden bei einer Prüfung oder auf Verlangen Belege vorlegen können. Die gesammelten Belege müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
Gemäß §132 Abs 2 der Bundesabgabenordnung können die Belege elektronisch aufbewahrt werden, wenn bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist Folgendes gewährleistet ist:
- vollständig,
- ordentlich,
- identischer Inhalt und
- originalgetreue Reproduktion
Die Lösung von Yokoy
Mit Yokoy können Mitarbeiter Quittungen hochladen oder fotografieren und diese in der Yokoy-App (Mobiltelefon oder Computer) einreichen.
Yokoy extrahiert alle notwendigen Daten aus dem Bild, erstellt die Spesenabrechnung automatisch in wenigen Sekunden und validiert die Spesenabrechnung sogar, indem es Warnungen generiert, um bestimmte Ereignisse hervorzuheben (z. B. Duplikat des Bildes).
Abhängig vom Arbeitsablauf des Unternehmens können die Daten und Bilder von mehreren Parteien (einschließlich des Finanzteams) überprüft werden, bevor die Ausgabe genehmigt, im Finanztool gebucht und dem Mitarbeiter erstattet wird. Solche Prüfungen können die Richtigkeit der Daten oder die Qualität und Vollständigkeit des Bildes umfassen.
Yokoy archiviert die Bilder entsprechend den Vorgaben zur Speicherung elektronischer Fotos mindestens für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Pro Tag
Vorschriften vorhanden
Bei Tagessätzen handelt es sich um Zulagen in fester Höhe, die den Mitarbeitern für Reisekosten (Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten) gezahlt werden, ohne dass eine Quittung erforderlich ist.
Es gibt von der österreichischen Regierung festgelegte Tagessätze, die zulässige Grenzen für die Erstattung von Verpflegung und Unterkunft festlegen, die keine steuerlichen Auswirkungen haben. Beträge, die diese Grenzen überschreiten, gelten jedoch als steuerpflichtiges Einkommen des Nutzers und erfordern eine sorgfältige Nachverfolgung.
Hinweis: Die Tarife werden jährlich von der österreichischen Regierung veröffentlicht.
Darüber hinaus hat die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) zahlreiche Verträge (sogenannte Kollektivverträge) mit verschiedenen Gewerkschaften im ganzen Land unterzeichnet, in denen Tagessätze festgelegt sind, die für diese Mitarbeiter gelten. Darüber hinaus können auch unternehmensspezifische Vereinbarungen mit Arbeitnehmern Einfluss auf diese Regelungen haben.
Die geltenden Tarifverträge in Verbindung mit den von der Regierung festgelegten (gesetzlichen) Tarifen sind die tatsächlich zulässigen Tarife für die Erstattung eines Benutzers.
Die Berechnung des richtigen Betrags für Tagespauschalen kann komplex sein, da die Sätze stark von der Reisedauer, dem Standort und anderen Faktoren abhängen können.
Durchführen komplexer Tagessatzberechnungen
Die österreichische Regelung sieht eine Vielzahl von Tarifverträgen für jede Arbeitnehmergewerkschaft vor. Aufgrund der Komplexität ist die manuelle Durchführung solch komplexer Berechnungen auf Basis der Reise nicht nur zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig. Hier finden Sie eine Auswahl an Spezifikationen für Tagespauschalen in Österreich:
Definition eines „Tages“
Nach österreichischer Regelung könnte ein Tag wie folgt definiert werden:
- Kalendertag – Tagessatz, berechnet an einem „bestimmten“ Tag. Das heißt, wenn der Benutzer die Reise um 08:00 Uhr beginnt und die Reise am nächsten Tag um 08:00 Uhr beendet; dann wird davon ausgegangen, dass der Benutzer zwei Tage gereist ist.
- 24 Stunden – Erfolgt die Berechnung nach der 24-Stunden-Berechnung, wird ein Tag als 24 Stunden berechnet. Das heißt, wenn der Benutzer die Reise um 08:00 Uhr beginnt und die Reise um 08:00 Uhr des nächsten Tages beendet, hat der Benutzer Anspruch auf Tagesgeld für einen Tag.
- 3/3-Regel: Oftmals enthalten Tarifverträge auch bestimmte Bedingungen für die Berechnung der Tagegelder. Eine davon ist als 3/3-Regel oder Dreidrittelregel definiert. Gemäß dieser Bedingung wird das Tagesgeld auf die folgenden drei Intervalle aufgeteilt:
- Bei einer Reisedauer des Arbeitnehmers von mehr als 5 Stunden hat der Nutzer Anspruch auf 1/3 des Tagessatzes
- Wenn der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden, aber weniger als 12 Stunden reist, hat der Benutzer Anspruch auf 2/3 des Tagessatzes
- Wenn der Mitarbeiter mehr als 12 Stunden reist, hat der Benutzer Anspruch auf 3/3 des Tagessatzes oder auf den vollständigen Tagessatz.
In- und Auslandsreise
Die Tagespauschalen werden auf der Grundlage des Geschäftsreiseplans des Benutzers ausgestellt. Die österreichische Regierung verwendet spezielle Berechnungsmethoden und berechnet bestimmte Teile der Reise, wie z. B. die Zeit des Grenzübertritts, die Anzahl der Stunden im Inland und im Ausland und was als Auslandsreise gilt, die Anzahl der an einem Tag besuchten Länder und vieles mehr.
Inlandsreise
Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine tägliche Verpflegungszulage gemäß den von der Regierung veröffentlichten Sätzen. Die österreichische Regelung besagt außerdem, dass der Benutzer nur dann Anspruch auf Tagesgeld hat, wenn die Geschäftsreise mehr als 3 Stunden dauert (also 03:01 Uhr).
Sobald diese Anforderung erfüllt ist, wird der Tagessatz für den Tag auf 12 Intervalle verteilt; Daher können Benutzer 1/12 Zulage pro Stunde bis maximal 12/12 pro Tag beantragen.
Die Standard-Inlandsreise wird nach dem Kalendertag berechnet.
Gemäß österreichischen Vorschriften haben Mitarbeiter bei Inlandsreisen Anspruch auf maximal 26,40 € als tägliche Verpflegungspauschale für einen Zeitraum von 24 Stunden.
Auslandsreise
Damit eine Reise als Auslandsreise gilt:
- Der Benutzer muss die Grenze überschritten haben
- Der Nutzer muss mindestens 5 Stunden im Ausland verbracht haben
Die österreichische Regierung veröffentlicht jedes Jahr auch die Dienstreisevergütungen für jeden einzelnen Auslandsstandort. Wenn der Benutzer am selben Tag eine Inlands- und eine Auslandsreise unternimmt, haben die Regeln für die Auslandsreise für diesen Tag Vorrang. Allerdings erhält der Nutzer für die im Heimatland verbrachte Zeit ein Inlandsgeld.
Erhält der Nutzer einen Zuschuss, der höher ist als der staatliche (oder tarifvertragliche) Satz, muss die Differenz bei der Einkommensteuer verbucht werden.
Bitte beachten Sie die von der österreichischen Regierung veröffentlichten Verpflegungspauschalen für jedes Land.
Mehrere Fahrten am selben Tag
Wenn der Benutzer mehrere Fahrten am selben Tag unternimmt, sollte jede Fahrt einzeln auf der Grundlage der Anzahl der für jede Fahrt zurückgelegten Stunden berechnet werden. Bei mehreren Fahrten am selben Tag erfolgt die Berechnung auf Basis der 12/12-Grenze.
Essensreduktionen
Alle Mahlzeiten, die dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, sollten reduziert und für den Mitarbeiter abgerechnet werden, daher erhält der Mitarbeiter keinen Betrag für die reduzierte Mahlzeit des Tages.
Gemäß der österreichischen Regelung erfolgt die Mahlzeit wie folgt:
- Das Frühstück soll um 0€ reduziert werden
- Das Mittagessen sollte um 50 % reduziert werden
- Das Abendessen sollte um 50 % reduziert werden
Die Lösung von Yokoy
Ein Unternehmen kann unterschiedliche Tagessätze und die entsprechenden Berechnungsregeln eingeben. Dabei werden die Tagespauschalen automatisch auf Basis der Tarife und der Berechnungsregeln berechnet, ohne dass manuelle Eingriffe der Mitarbeiter erforderlich sind.
Wenn der Benutzer einen Zuschuss erhält, der höher ist als der staatliche Satz (oder der Tarifvertrag), kann die Differenz auf andere Weise im Finanztool gebucht/exportiert werden.
Als eine der wenigen Lösungen auf dem Markt ist Yokoy in österreichischen Unternehmen einsetzbar und kann auf Basis einer Reise, konfiguriertem Kollektivvertrag, gesetzlicher Tarife und Firmenrichtlinien den korrekten Tagessatz für den Nutzer berechnen.
Yokoy unterstützt alle Berechnungsmethoden wie:
- 12/12-Regel
- Definition eines Tages – Kalendertag / 24 Stunden
- 3/3-Regel
- Grenzüberschreitung
- Grenzregionen
- Steuererklärung
- Tarifverträge
- Konfigurieren Sie den Einkommenssteuer- und Steuergebührenbetrag
Kilometerpauschale
Vorschriften vorhanden
Die Fahrtkosten sollen neben dem Tagegeld/Tagesgeld auch die Fahrtkosten des Arbeitnehmers für Dienstreisen bei Nutzung eines Privatfahrzeugs decken.
Die österreichische Regierung erkennt die unten aufgeführten Kilometerpauschalen als Pauschale für alle Kosten an, die bei der Nutzung privater Fahrzeuge im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen. Dieser Betrag kann für maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr anerkannt werden.
- Auto – 0,42 €/Kilometer
- Motorräder – 0,24 €/Kilometer
- Passagiere – 0,05 €/Kilometer
- Fahrrad – 0,38 €/Kilometer
Wenn das Unternehmen beschließt, mehr als die staatlichen Tarife zu zahlen (siehe Tabelle oben), gilt die Differenz in der Höhe als steuerpflichtiges Einkommen und muss als solches verbucht werden (für die Tarife für Mehrkilometer ist eine andere Buchung erforderlich).
Die Lösung von Yokoy
Yokoy erkennt alle von der Regierung festgelegten offiziellen Tarife und kann daher automatisch die Kilometerkosten basierend auf der zurückgelegten Strecke berechnen. Wenn ein Unternehmen beschließt, mehr als die von der Regierung festgelegten Sätze zu zahlen, kann Yokoy den überschüssigen Betrag separat im Finanztool exportieren/buchen.
Mehrwertsteuersatz
Vorschriften vorhanden
Die österreichische Regierung erhebt Mehrwertsteuersätze für den Austausch von Waren und Dienstleistungen. Für das Spesenmanagement sind vier verschiedene Mehrwertsteuersätze relevant:
- Standard-Mehrwertsteuer – 20 % für die meisten Waren und Dienstleistungen
- Reduzierte Mehrwertsteuer – 13 % für Kunstwerke, Sportveranstaltungen, Lieferung lebender Tiere, Pflanzen
Reduzierte Mehrwertsteuer – 10 % für Unterkunft und Transport - Keine Mehrwertsteuer – 0 % für Waren und Dienstleistungen ohne Mehrwertsteuer
Die Lösung von Yokoy
Yokoy extrahiert automatisch alle für das Spesenmanagement relevanten Mehrwertsteuersätze (siehe Tabelle oben) auf den Belegbildern. Unternehmen können bei Bedarf auch zusätzliche Mehrwertsteuersätze zur Extraktion hinzufügen. Yokoy kann auch Mehrwertsteuersätze aus anderen Ländern (z. B. Deutschland) extrahieren und separat im Finanztool buchen/exportieren.
Darüber hinaus bietet Yokoy Standardintegrationen mit externen Anbietern zur Mehrwertsteuerrückerstattung an, wobei die Quittungsbilder und die extrahierten Mehrwertsteuersätze für bestimmte Länder automatisch von Yokoy an den Drittanbieter gesendet werden.
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