Compliance in Österreich
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Belegpflicht
Rechtliche Grundlagen
Die österreichische Finanzverwaltung erlaubt Unternehmen, Mitarbeitenden geschäftlich bedingte Auslagen zu erstatten.
Gemäß § 132 und § 162 der Bundesabgabenordnung (BAO) müssen Unternehmen sämtliche Belege über diese Ausgaben aufbewahren, um sie steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen zu können. Die Belege sind im Fall einer Betriebsprüfung oder behördlichen Anfrage vorzulegen und müssen für mindestens sieben Jahre archiviert werden (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
Nach § 132 Abs. 2 der BAO ist die elektronische Archivierung von Belegen zulässig, sofern bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sichergestellt ist, dass alle Daten:
- vollständig,
- geordnet,
- inhaltlich unverändert und
- originalgetreu wiedergegeben werden.
Die Lösung von Yokoy
Mit Yokoy können Mitarbeitende ihre Belege ganz einfach fotografieren und per App oder über den Desktop hochladen.
Die Lösung extrahiert relevante Daten in Echtzeit, erstellt automatisch Spesenberichte und prüft alle Angaben auf Unternehmensrichtlinien. Abweichungen (z. B. doppelte Belege) werden durch automatische Warnhinweise angezeigt.
Abhängig vom firmenspezifischen Workflow können mehrere Prüfinstanzen eingebunden werden – einschließlich der Finanzabteilung –, bevor Spesen freigegeben, verbucht und erstattet werden. Dabei kann etwa die Richtigkeit der Angaben oder die Qualität und Vollständigkeit des Belegbildes bewertet werden.
Yokoy archiviert die Belegbilder entsprechend gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Aufbewahrung – mindestens über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinweg.
Tagesgelder
Rechtliche Grundlagen
Tagesgelder sind steuerlich anerkannte Pauschbeträge zur Abgeltung von Reisekosten (z. B. für Mahlzeiten und Unterkunft), die keine Belegnachweise erfordern.
In Österreich sind Tagesgelder gesetzlich geregelt. Die festgelegten Sätze definieren die steuerfreien Höchstbeträge für Verpflegung und Übernachtung. Überzahlungen gelten als steuerpflichtiger Sachbezug und erfordern eine präzise Erfassung und steuerkonforme Abwicklung.
Hinweis: Die geltenden Tagesgelder werden jährlich von der österreichischen Bundesregierung veröffentlicht.
Darüber hinaus hat die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) gemeinsam mit verschiedenen Gewerkschaften Kollektivverträge abgeschlossen, in denen spezifische Tagesgelder für bestimmte Berufsgruppen geregelt sind. Auch betriebsinterne Vereinbarungen mit Mitarbeitenden können die Anwendung und Höhe der Tagesgelder beeinflussen.
Die tatsächlich gültigen Tagesgelder setzen sich aus den gesetzlichen Vorgaben und den Regelungen im jeweiligen Kollektivvertrag zusammen.
Da sich die Tagesgelder nach Reisedauer, Destination und weiteren betrieblichen Rahmenbedingungen richtet, ist die Berechnung in der Praxis vielschichtig und fehleranfällig, wenn sie nicht systemgestützt erfolgt.
Komplexe Berechnung von Tagesgeldern
Die österreichische Regelung umfasst eine Vielzahl an Kollektivverträgen, die je nach Gewerkschaft und Berufsgruppe unterschiedliche Vorgaben für Tagesgelder enthalten. Aufgrund dieser Komplexität ist eine manuelle Berechnung nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Nachfolgend finden Sie eine Auswahl relevanter Spezifikationen für Tagesgelder in Österreich:
Definition eines „Tages“
Für die Berechnung von Tagesgeldern gilt der Kalendertag als maßgebliche Einheit.
Kalendertag: Das Tagesgeld wird pro Kalendertag berechnet.
Bedeutet: Beginnt eine Dienstreise um 08:00 Uhr und endet am nächsten Tag um 08:00 Uhr, wird dies als zwei Reisetage gewertet, da zwei Kalendertage betroffen sind.
24-Stunden-Regelung: Ein Reisetag entspricht genau 24 Stunden.
In diesem Fall würde dieselbe Reise (08:00 Uhr bis 08:00 Uhr am Folgetag) als ein einziger Reisetag gelten und es wird ein Tagesgeld ausgezahlt.
3/3-Regel: Zahlreiche österreichische Kollektivverträge regeln die Auszahlung von Tagesgeldern über die sogenannte 3/3-Regel. Dabei erfolgt die Berechnung abhängig von der Abwesenheitsdauer wie folgt:
- > 5 Stunden: 1/3 des Tagesgeldes
- > 8 bis < 12 Stunden: 2/3 des Tagesgeldes
- ≥ 12 Stunden: Volles Tagesgeld (3/3)
Inlands- und Auslandsreisen
Die Berechnung der Tagesgelder erfolgt in Österreich auf Basis des individuellen Reiseverlaufs und folgt dabei staatlich festgelegten Berechnungsmechanismen.
Diese umfassen:
- den Zeitpunkt des Grenzübertritts,
- die Verweildauer im In- und Ausland,
- die Definition einer Auslandsreise gemäß den steuerlichen Rahmenbedingungen sowie
- die Anzahl der durchquerten Länder pro Tag.
Inlandsreisen
Mitarbeitende haben Anspruch auf eine Verpflegungspauschale gemäß der offiziellen Sätze, die von der österreichischen Regierung veröffentlicht werden. Laut Gesetz gilt: Ein Anspruch auf Tagesgeld besteht nur, wenn die Dienstreise mehr als 3 Stunden dauert (mindestens 03:01 Stunden).
Sobald diese Voraussetzung erfüllt ist, erfolgt die Berechnung auf Basis von 12 Zeiteinheiten pro Kalendertag; d. h. 1/12 der Pauschale pro Stunde, bis maximal 12/12 pro Tag.
In der Regel erfolgt die Berechnung für Inlandsreisen nach dem Kalendertagsprinzip.
Die maximal steuerfreie Tagespauschale beträgt 30,00 € für einen vollen Reisetag (24 Stunden).
Auslandsreisen
Damit eine Dienstreise als Auslandsreise gilt, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:
- Der Mitarbeitende muss die Staatsgrenze überschreiten, und
- mindestens 5 Stunden im Ausland verbringen
Die österreichische Bundesregierung definiert jährlich länderspezifische Pauschalbeträge für Geschäftsreisen ins Ausland. Wird an einem Tag sowohl Inland als auch Ausland bereist, gilt für das Tagesgeld grundsätzlich der Auslandswert. Die im Inland verbrachte Zeit wird jedoch mit dem entsprechenden inländischen Pauschalwert anteilig berücksichtigt.
Erhält eine Person ein Tagesgeld, die den gesetzlichen Höchstsatz oder die kollektivvertraglich vereinbarte Grenze übersteigt, so ist die Differenz als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln und entsprechend zu versteuern.
Bitte beachten Sie die von der österreichischen Bundesregierung veröffentlichten Tagesgeldsätze für jedes Land.
Mehrere Dienstreisen an einem Tag
Finden mehrere Dienstreisen an einem einzigen Tag statt, muss jede Reise einzeln bewertet werden, basierend auf der jeweiligen Abwesenheitsdauer. Die Gesamtpauschale pro Tag darf höchstens 12/12 betragen, also maximal einen vollen Tagessatz.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber während einer Dienstreise Mahlzeiten zur Verfügung, ist laut österreichischem Steuerrecht eine Kürzung des Tagesgeldes vorzunehmen, um Doppelvergütungen zu vermeiden.
Die aktuellen gesetzlichen Kürzungssätze lauten:
- Frühstück: 0 € (keine Reduktion)
- Mittagessen: 50 % Reduktion des Tagesgeldes
- Abendessen: 50 % Reduktion des Tagesgeldes
Die Lösung von Yokoy
Unternehmen können individuelle Pauschalen und Berechnungslogiken definieren. Yokoy berechnet die Pauschalen dann vollautomatisch, basierend auf den hinterlegten Werten und Unternehmensrichtlinien.
Erhält ein Mitarbeitender ein Tagesgeld, das den gesetzlichen oder kollektivvertraglich zulässigen Höchstwert übersteigt, kann Yokoy die Differenz automatisch kennzeichnen, separat buchen und revisionssicher an das Finanzsystem übergeben.
Yokoy bietet eine bewährte Lösung für österreichische Unternehmen, um selbst komplexe Spesenregelungen zuverlässig abzubilden. Die Plattform berechnet automatisch das korrekte Tagesgeld pro Mitarbeitendem, basierend auf Reisedaten, hinterlegten Kollektivverträgen, gesetzlichen Vorgaben und firmenspezifischen Richtlinien.
Yokoy unterstützt alle relevanten Berechnungsmodelle, darunter:
- 12/12-Berechnungsmodell für stundenbasierte Pauschalen
- Tagesdefinition nach Kalendertag oder 24-Stunden-Regelung
- 3/3-Regelung
- Berücksichtigung von Grenzübertritten und Auslandsanteilen
- Spezialregelungen für Grenzregionen
- Automatischer Ausweis steuerpflichtiger Anteile in Lohnsteueraufstellungen
- Dynamische Anbindung an Kollektivvertragsregelungen
- Konfiguration von Steuerpflicht und steuerfreien Beträgen
Kilometerpauschalen
Rechtliche Grundlagen
Zur Abgeltung dienstlich veranlasster Fahrten mit dem privaten Pkw wird eine pauschale Fahrtkostenvergütung (Kilometergeld) gewährt, die zusätzlich zum Tagesgeld gezahlt werden kann.
Die österreichische Regierung erkennt dafür pauschale Kilometersätze an, welche sämtliche Kosten (z. B. Treibstoff, Abnutzung, Versicherung) abdecken. Dieser Pauschalbetrag kann aktuell für maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr steuerfrei anerkannt werden.
- Entscheidet sich ein Unternehmen, Kilometergeld oberhalb der durch die Finanzverwaltung anerkannten Pauschalsätze zu vergüten, ist der Differenzbetrag steuerlich als geldwerter Vorteil zu behandeln. Diese steuerpflichtige Komponente muss separat gebucht und in der Lohn- und Finanzbuchhaltung klar abgegrenzt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Die Lösung von Yokoy
Yokoy erkennt die von der österreichischen Regierung festgelegten amtlichen Kilometergelder und berechnet die Fahrtkosten automatisch auf Basis der zurückgelegten Distanz.
Umsatzsteuersätze
Rechtliche Grundlagen
Die österreichische Regierung erhebt Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) auf den Austausch von Waren und Dienstleistungen. Für das Spesenmanagement sind derzeit vier Umsatzsteuersätze relevant:
- 20% Standardsatz – für die meisten Waren und Dienstleistungen
- 13% ermäßigter Satz – für Kunstgegenstände, Sportveranstaltungen, lebende Tiere und Pflanzen
- 10% ermäßigter Satz – für Beherbergung und Transportleistungen
- 0 % – für von der Umsatzsteuer ausgenommene Güter und Leistungen
Die Lösung von Yokoy
Sobald die Lösung korrekt konfiguriert ist, extrahiert Yokoy automatisch alle für das Spesenmanagement relevanten Mehrwertsteuerbeträge aus den eingereichten Belegbildern (siehe oben). Unternehmen können bei Bedarf weitere nationale oder internationale Steuersätze zur automatischen Erkennung hinzufügen. Yokoy unterstützt außerdem die Extraktion und separate Verbuchung bzw. den Export ausländischer Umsatzsteuersätze (z. B. aus Deutschland) zur rechtskonformen Weiterverarbeitung im Finanzsystem.
Darüber hinaus bietet Yokoy Standardintegrationen zu USt-Rückerstattungsanbietern, an die Belege und Steuerdaten automatisch übermittelt werden.
