Compliance in den Niederlanden
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Product Marketing Manager, Yokoy
Die Informationen und Inhalte dieser Website (https://yokoy.io/) werden lediglich zu Informationszwecken bereitgestellt. Die Inhalte wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, wir übernehmen allerdings keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Inhalte oder die Eignung für Ihren speziellen Business Case. Um Ihren speziellen Business Case zu besprechen, buchen Sie bitte eine Demo und wir vereinbaren einen Termin.
Optimieren Sie das Ausgabenmanagement während Ihrer Tätigkeit in den Niederlanden, indem Sie sich mit den Feinheiten der Compliance vertraut machen und diese effektiv in Ihre Finanzabläufe integrieren.
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Empfangsnachweis
Vorschriften vorhanden
Nach Angaben der niederländischen Regierung können Unternehmen Spesenbelege legal scannen und digital speichern. Die physischen Originalbelege sind nicht mehr erforderlich, wenn die Integrität, Authentizität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Belege sichergestellt werden kann.
Digitale Spesenbelege müssen 7 Jahre lang elektronisch in digitaler Form aufbewahrt werden (gesetzliche Aufbewahrungsfrist). Für Ausgaben im Zusammenhang mit elektronischen Dienstleistungen, Telekommunikationsdienstleistungen sowie Rundfunk- und Rundfunkdienstleistungen müssen die Belege jedoch 10 Jahre lang aufbewahrt werden (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
Yokoys Lösung
Yokoy ermöglicht es Mitarbeitern, ein Foto zu machen oder digitale Spesenbelege hochzuladen und diese über die Yokoy-Mobil- oder Webanwendung einzureichen.
Nach dem Hochladen verarbeitet und extrahiert Yokoy alle erforderlichen Informationen aus der Quittung und erstellt in Sekundenschnelle automatisch die Spesenabrechnung. Bei potenziellem Betrug oder Richtlinienverstößen löst Yokoy sofort eine Warnung aus, um auf das konkrete Ereignis aufmerksam zu machen.
Abhängig vom spezifischen Arbeitsablauf und den Unternehmensrichtlinien kann die Spesenabrechnung von mehreren Parteien geprüft werden, bevor sie genehmigt und im ERP- oder Finanztool verbucht wird, um die Richtigkeit, Qualität und Vollständigkeit der Quittung sicherzustellen.
Yokoy hält sich an die DSGVO-Vorschriften und -Anforderungen der niederländischen Regierung. Yokoy archiviert und speichert Belege sicher für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist auf seinen in der EU gehosteten Servern.
Per Diem
Vorschriften vorhanden
In den Niederlanden ist die Erstattung der Aufenthaltskosten an Ihre Mitarbeiter je nach Branche unterschiedlich. Die niederländische Regierung zahlt ihren Mitarbeitern Tagessätze oder „Tagesgelder“. Der private Sektor hingegen erstattet den Mitarbeitern tatsächlich nachgewiesene Ausgaben, sogenannte „Ist-Kosten“. Dies hat den Vorteil, dass die Mehrwertsteuer, die das Unternehmen zurückfordern kann, maximiert wird.
TAGESPREISE FÜR INLANDSREISEN
Der niederländische Staat zahlt seinen Mitarbeitern Tagegelder oder „Tagesgelder“, wenn sie geschäftlich reisen, oder erstattet ihnen direkt die tatsächlichen Kosten.
Arbeitnehmer können diese zusätzliche Vergütung erhalten, wenn die folgenden zwei Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Geschäftsreise dauert mehr als 4 Stunden und
- Das Ziel liegt in einer anderen Gemeinde oder mindestens 1 Kilometer von Ihrem Arbeitsort entfernt.
Sie können Ihren Mitarbeitern diese Zulagen zwar teilweise steuerfrei und ohne Kostenabrechnung anbieten, sind dazu aber nicht verpflichtet.
Bedienstete des öffentlichen Dienstes können folgende Kostenerstattungen für Unterkunft und Verpflegung erhalten:
- Kleine Ausgaben tagsüber – 6,64 €
- Kleine Ausgaben am Abend – 19,82 €
- Unterkunft – 142,10 €
- Frühstück – 13,88 €
- Mittagessen – 20,32 €
- Abendessen – 30,74 €
Reduzierter Tagessatz
Dauert die Inlandsdienstreise länger als 8 Tage, erhält der Arbeitnehmer nur für die ersten 8 aufeinanderfolgenden Abende Zulagen. Ab dem 9. Tag Abend soll der Arbeitnehmer nur noch die Hälfte des Abendgeldes erhalten.
TAGESPREISE FÜR AUSLANDSREISEN
Die niederländische Regierung gibt jedes Jahr am 1. Januar und Juli Tagessätze für verschiedene Länder und Städte bekannt. Anders als bei Inlandsreisen werden die Tagegelder bei Auslandsreisen stark vom Ort (Land und Stadt) beeinflusst, in dem der Mitarbeiter reist.
Kann der Arbeitnehmer nachweisen, dass das Tagegeld nicht ausreicht, kann das Unternehmen für den Mehraufwand aufkommen.
Laden Sie hier die Liste der von der niederländischen Regierung festgelegten Tagessätze herunter.
IN- UND AUSLANDSREISE AM SELBEN TAG
Wenn ein Teil der Reise des Arbeitnehmers innerhalb der Niederlande stattfindet und:
- Erfüllt der Arbeitnehmer die Kriterien einer Inlandsreise, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Inlandszulage für diesen Teil der Reise.
- Erfüllt die Reise nicht die Kriterien einer Inlandsreise, wird die Reise dem vorherigen Teil der Reise hinzugefügt und gemäß dem Tarif für diesen Teil der Reise erstattet.
ERMÄSSIGUNGEN
Any meals provided to the employee should be reduced and accounted for by the employee. Therefore, the employee will not receive any amount for the reduced meal of the day. According to the Dutch regulations, allowances provided as:
- Small expenses should be reduced by 1.5%
- Breakfast should be reduced by 12%
- Lunch should be reduced by 20%
- Dinner should be reduced by 32%
If the foreign business trip lasts more than 60 days, the employee only receives the full amount for the first consecutive 60 days. From the 61st day onwards, the employee only receives half of the allowance for small expenses, breakfast, lunch, and dinner.
Note:
Die niederländische Regierung legt außerdem die folgenden Bedingungen für Tagegelder fest:
- Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf eine Zulage, wenn das Unternehmen Unterkunft und Verpflegung bereitstellt, es sei denn, der Arbeitnehmer weist nach, dass er diese nicht in Anspruch nehmen konnte.
- Arbeitnehmer erhält Erstattung:
- Zum Mittagessen, wenn die Zeit zwischen 12:00 und 14:00 Uhr vollständig in die Dauer der Geschäftsreise fällt.
- Für ein Abendessen, wenn die Zeit zwischen 18:00 und 21:00 Uhr vollständig in die Dauer der Geschäftsreise fällt.
Die Kosten für eine Verpflegung in der dafür vorgesehenen Einrichtung oder einer allgemein zugänglichen Einrichtung, die Speisen oder Getränke anbietet, sind vom Arbeitnehmer zu tragen.
- Der Arbeitnehmer muss einen Nachweis über die Unterbringungskosten des Arbeitnehmers vorlegen; Daher hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Erstattung des angegebenen Betrags bis maximal zur Höhe des angegebenen Betrags für das Land und die Stadt, in die der Arbeitnehmer reist.
- Legt der Arbeitnehmer keinen Nachweis über diese Kosten vor, so hat der Arbeitnehmer lediglich Anspruch auf eine Vergütung von 11,34 € pro Übernachtung für maximal vier Nächte pro Dienstreise.
Yokoys Lösung
Yokoy ermöglicht es Mitarbeitern, ein Foto zu machen oder digitale Spesenbelege hochzuladen und diese über die Yokoy-Mobil- oder Webanwendung einzureichen.
Nach dem Hochladen verarbeitet und extrahiert Yokoy alle erforderlichen Informationen aus der Quittung und erstellt in Sekundenschnelle automatisch die Spesenabrechnung. So können Sie Ihren Mitarbeitern die tatsächlichen Kosten ihrer Geschäftsreisen ganz einfach erstatten.
Yokoy extrahiert alle relevanten Mehrwertsteuersätze aus dem Spesenbeleg und bucht sie im ERP- oder Finanzsystem.
Yokoy unterstützt Sie bei der Rückerstattung der Mehrwertsteuer, indem es eine Standardintegration mit Anbietern zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer anbietet. Diese Integration ermöglicht es Yokoy, extrahierte Mehrwertsteuersätze für bestimmte Länder sowie das entsprechende Bild des Spesenbelegs automatisch in das Tool zur Mehrwertsteuerrückforderung zu exportieren.
Reisekostenzuschuss
Vorschriften vorhanden
Sie können die Fahrtkosten Ihres Mitarbeiters für den Arbeitsweg übernehmen. Dies ist nicht zwingend erforderlich, es sei denn, dies ist in den Gesamtarbeitsverträgen (CAO) Ihrer Branche oder in Ihren eigenen Arbeitsverträgen oder Unternehmensrichtlinien festgelegt.
Bei der Zahlung einer Fahrtkostenpauschale wird ein Mitarbeiter unabhängig davon erstattet, ob er zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem privaten Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs ist. Im Jahr 2023 können Sie Ihren Mitarbeitern 0,23 € pro Kilometer steuerfrei erstatten. Sie können einen höheren Betrag pro Kilometer erstatten, der Betrag über 0,23 € wird jedoch von der Steuer- und Zollverwaltung als Gehalt angesehen und ist daher steuerpflichtig.
Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr
Nutzt der Arbeitnehmer während der Reise öffentliche Verkehrsmittel, können Sie ihm 0,21 € pro gefahrenem Kilometer oder die tatsächlichen Fahrtkosten steuerfrei erstatten. Ihr Mitarbeiter muss dann das Bahnticket oder den Ausdruck der ÖPNV-Chipkarte mit Angabe der Kosten abgeben.
Sonstiger Transport
Was passiert, wenn Ihr Mitarbeiter anders reist als mit öffentlichen oder privaten Verkehrsmitteln? Bei einer Anreise per Taxi, Flugzeug oder Schiff können Sie die tatsächlichen Reisekosten erstatten. Ihr Mitarbeiter muss eine Quittung, beispielsweise ein Flugticket oder eine Taxifahrtquittung, vorlegen.
Weitere Einzelheiten zu Ausnahmen finden Sie hier.
Yokoys Lösung
Yokoy erkennt alle offiziellen, von der niederländischen Regierung festgelegten Tarife und kann daher automatisch Kilometertarife basierend auf der zurückgelegten Strecke berechnen. Wenn das Unternehmen beschließt, seinen Mitarbeitern mehr als den von der Regierung festgelegten Standard zu zahlen, kann Yokoy den überschüssigen Betrag separat in das ERP- oder Finanztool exportieren.
Mehrwertsteuersatz
Vorschriften vorhanden
Die niederländische Regierung wendet Mehrwertsteuersätze für den Austausch von Waren und Dienstleistungen an. Es gibt drei verschiedene Mehrwertsteuersätze, die für das Spesenmanagement relevant sind:
- Standard-Mehrwertsteuersatz: 21 % auf alle allgemeinen Waren und Dienstleistungen, einschließlich der ab dem 1. Januar 2023 gelieferten Energie.
- Ermäßigter Mehrwertsteuersatz: 9 % auf Waren und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Nahrungsmitteln, Wasser, Agrargütern, Medikamenten und Hilfsmitteln, Kunst, Sammlerstücken, Antiquitäten, Büchern und Zeitschriften sowie Energie, die vom 1. Juli 2022 bis zum 31. Dezember 2022 geliefert werden.
- Null-Mehrwertsteuersatz: 0 % auf Warenlieferungen ins Ausland, Lieferung von Schiffen und Flugzeugen, Fischerei, verbrauchsteuerpflichtige Waren und Solarpaneele.
Yokoys Lösung
Yokoy extrahiert automatisch alle für das Spesenmanagement relevanten Mehrwertsteuersätze und Unternehmen können auch zusätzliche Mehrwertsteuersätze zur Extraktion hinzufügen. Yokoy extrahiert alle relevanten Mehrwertsteuersätze aus dem Spesenbeleg und bucht sie im ERP- oder Finanzsystem.
Darüber hinaus unterstützt Yokoy Kunden bei der Rückerstattung der Mehrwertsteuer, indem es eine Standardintegration mit Anbietern zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer anbietet. Diese Integration ermöglicht es Yokoy, extrahierte Mehrwertsteuersätze für bestimmte Länder sowie das entsprechende Bild des Spesenbelegs automatisch in das Tool zur Mehrwertsteuerrückforderung zu exportieren.
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