Compliance in Deutschland
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Belegpflicht
Rechtliche Grundlagen
Die Aufbewahrung der Originalbelege in Papierform ist nicht mehr erforderlich, sofern die digitalen Belegkopien auf Servern innerhalb Deutschlands oder der EU gespeichert werden und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen.
Die GoBD schreiben vor, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein müssen.
Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass folgende Anforderungen erfüllt sind:
- Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Die Verarbeitung einzelner Transaktionen sowie die verwendeten Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein. Es muss möglich sein, die Herkunft und den Verlauf einer Transaktion lückenlos zu verfolgen – sowohl vorwärtsgerichtet (progressiv) als auch rückwärts (retrograd).
- Einzelaufzeichnungspflicht: Das Gesetz verlangt, dass Einnahmen und Ausgaben – insbesondere aus Kassenaufzeichnungen – einzeln erfasst werden müssen.
- Vollständigkeit: Alle Transaktionen sind vollständig und ohne Lücken zu dokumentieren.
- Richtigkeit: Transaktionen müssen korrekt, gesetzeskonform und entsprechend der tatsächlichen Sachlage dokumentiert werden.
- Lesbarkeit: Digitale Reproduktionen müssen dem Original optisch und inhaltlich entsprechen – visuelle Nachvollziehbarkeit ist essenziell.
- Mechanische Auswertbarkeit: Eine technische Auswertung muss möglich sein. Sei es über Volltextsuche, Prüfalgorithmen oder automatisierte Analysen.
- Unveränderlichkeit: Daten dürfen nach ihrer Erfassung nicht ohne dokumentierte Nachverfolgung geändert oder gelöscht werden. Das Original muss stets rekonstruierbar bleiben.
- Verfügbarkeit: Daten sind während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit abrufbar und lesbar bereitzuhalten.
- Integrität: Die inhaltliche Unversehrtheit der Daten muss sichergestellt sein.
- Authentizität: Die Herkunft einer Transaktion muss eindeutig einer Person oder Quelle zugeordnet werden können.
- Vertraulichkeit: Der Zugriff durch Unbefugte – sowohl auf Datenebene als auch systemseitig – ist strikt zu unterbinden.
Die Lösung von Yokoy
Mit Yokoy können Mitarbeitende ihre Belege ganz einfach fotografieren und per App oder über den Desktop hochladen.
Die Lösung extrahiert relevante Daten in Echtzeit, erstellt automatisch Spesenberichte und prüft alle Angaben auf Unternehmensrichtlinien. Abweichungen (z. B. doppelte Belege) werden durch automatische Warnhinweise angezeigt.
Abhängig vom firmenspezifischen Workflow können mehrere Prüfinstanzen eingebunden werden – einschließlich der Finanzabteilung –, bevor Spesen freigegeben, verbucht und erstattet werden. Dabei kann etwa die Richtigkeit der Angaben oder die Qualität und Vollständigkeit des Belegbildes bewertet werden.
Yokoy archiviert Belege revisionssicher nach den GoBD-Vorgaben für mindestens die gesetzliche Aufbewahrungsdauer.
Yokoy erfüllt sämtliche Anforderungen der GoBD und unterstützt die Verarbeitung und Speicherung von Spesenbelegen innerhalb Deutschlands.
Verpflegungspauschalen
Rechtliche Grundlagen
Verpflegungspauschalen sind steuerlich anerkannte Pauschbeträge zur Abgeltung von Reisekosten (z. B. für Mahlzeiten und Unterkunft), die keine Belegnachweise erfordern.
Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich geltende Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen. Diese gelten als steuerfrei, sofern die festgelegten Höchstgrenzen nicht überschritten werden.
Hinweis: Die offiziellen Auslandspauschalen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jährlich. Zur Übersicht der Auslandspauschalen.
Kürzungen der Verpflegungspauschale
Erhält ein Mitarbeitender eine Mahlzeit vom Arbeitgeber (z. B. im Rahmen eines Hotelangebots oder durch direkte Bereitstellung), muss die entsprechende Mahlzeit von der Verpflegungspauschale abgezogen werden.
Die Höhe der Kürzung ist abhängig von der Mahlzeit. Beispielhaft gelten folgende Prozentsätze:
- Frühstück – 20% Abzug
- Mittagessen – 40% Abzug
- Abendessen – 40% Abzug
Eintägige Dienstreisen im Inland
Nach deutschem Steuerrecht dürfen Verpflegungspauschalen auch bei eintägigen Reisen gezahlt werden – vorausgesetzt, die Abwesenheit vom Arbeitsplatz beträgt mehr als 8 Stunden.
Es gelten folgende Regelungen:
- Bei einer Abwesenheit von 8 bis unter 12 Stunden: Anspruch auf eine verringerte Pauschale von 14 €
- Bei einer Abwesenheit von 8 Stunden oder weniger: Kein Anspruch auf Verpflegungspauschale
Mehrtägige Dienstreisen
Bei mehrtägigen Geschäftsreisen mit Übernachtungen haben Mitarbeitende derzeit Anspruch auf folgende Verpflegungspauschalen:
- 14 € pro Tag für den An- und Abreisetag
- 28 € pro Tag für alle vollen Reisetage zwischen An- und Abreise
Grundsatz zur Verpflegungspauschale
Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich im Wesentlichen nach dem Reiseziel und der Dauer der Dienstreise. Die deutschen Steuerbehörden haben hierzu verbindliche Regelungen festgelegt – abhängig vom konkreten Reiseverlauf können die Sätze variieren.
Mitternachtsregel
Entgegen dem Begriff muss die Reise nicht zwingend über Nacht stattfinden. Entscheidend ist, ob die Dienstreise über Mitternacht hinausgeht oder den folgenden Kriterien entspricht. Erfüllt die Reise die untenstehenden Voraussetzungen, wird die Verpflegungspauschale nach der Mitternachtsregel berechnet:
Die Mitternachtsregel findet nur dann Anwendung, wenn sich die Dienstreise über zwei Kalendertage erstreckt.
Reisezeitbedingungen:
- Tag 1 = < 8 Stunden
- Tag 2 = < 8 Stunden
- Gesamtreisezeit = > 8 Stunden
Wird diese Konstellation erfüllt, besteht Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, die dem Kalendertag mit der längeren Abwesenheit zugeordnet wird.
3-Monatsregel
Laut deutschem Steuerrecht entfällt die Steuerfreiheit der Verpflegungspauschalen, wenn Mitarbeitende über einen Zeitraum von drei zusammenhängenden Monaten regelmäßig an denselben vorübergehenden Einsatzort reisen.
Die 3-Monatsregel tritt in Kraft, wenn:
- Der Mitarbeitende mindestens drei Tage pro Woche an denselben Ort reist oder dort eingesetzt ist.
- Reisen unterhalb dieser Schwelle (weniger als drei Tage pro Woche) lösen die Regel nicht aus.
Nach drei Monaten unter den oben genannten Bedingungen gelten die Verpflegungspauschalen als steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Wenn der Mitarbeitende mindestens vier Wochen nicht an den betreffenden Einsatzort reist, beginnt die Berechnung von Neuem.
M-Bericht
Zur Einhaltung der steuerlichen Nachweispflichten sollten Mitarbeitende einen M-Bericht erhalten – eine vollständige Übersicht der gezahlten Verpflegungspauschalen inklusive sämtlicher Kürzungen gemäß gesetzlichen Vorgaben.
Sachbezug
In bestimmten Fällen erhalten Mitarbeitende Mahlzeiten vom Arbeitgeber. Dies kann unter Umständen einen steuerpflichtigen Sachbezug darstellen.
Laut deutschem Steuerrecht gilt:
Übersteigt der Wert der gestellten Mahlzeit den amtlichen Sachbezugswert, ist der übersteigende Betrag als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil zu behandeln.
Die Lösung von Yokoy
Die Regeln rund um Verpflegungspauschalen sind komplex. Als Arbeitgeber müssen Sie stets die Reisedaten Ihrer Mitarbeitenden korrekt prüfen, um die richtige Verpflegungspauschale zu berechnen und etwaige steuerpflichtige Beträge zu identifizieren.
Mit Yokoy können unternehmensspezifische Pauschalsätze und Berechnungsregeln im System definiert werden. Auf Basis dieser Vorgaben erfolgt die vollautomatisierte Berechnung – GoBD-konform, transparent und revisionssicher.
Kilometerpauschalen
Rechtliche Grundlagen
Die Kilometerpauschale ist eine steuerlich anerkannte Pauschalerstattung für beruflich bedingte Fahrten mit dem privaten Kfz. Sie wird zusätzlich zur Verpflegungspauschale gezahlt und gilt als pauschale Abgeltung aller anfallenden Fahrzeugkosten (Treibstoff, Abnutzung, Versicherung etc.), sofern die Fahrt den gesetzlichen Anforderungen an eine Dienstreise entspricht.
Die aktuell geltenden Kilometerpauschalen in Deutschland finden Sie hier.
Wird dem Mitarbeitenden ein höherer Betrag erstattet als gesetzlich vorgesehen, unterliegt die Differenz der Einkommensteuer.
Beispiel:
Die gesetzlich anerkannte Pauschale beträgt 0,30 € pro Kilometer.
Erhält der Mitarbeitende jedoch 0,50 € pro Kilometer, muss die Differenz von 0,20 € pro Kilometer als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt und entsprechend verbucht werden.
Die Lösung von Yokoy
Yokoy arbeitet mit den vom Bundesfinanzministerium anerkannten Pauschalsätzen und berechnet Fahrtkosten automatisch basierend auf der Reisestrecke.
Wenn ein Unternehmen einen höheren Satz als den gesetzlich festgelegten Erstattungsbetrag zahlt, erkennt Yokoy diese Differenz und kann sie entsprechend als steuerpflichtigen Anteil kennzeichnen und separat ausweisen.
Umsatzsteuersätze
Rechtliche Grundlagen
Die deutsche Umsatzsteuer unterteilt sich in drei zentrale Kategorien, die für die korrekte Verarbeitung von Spesenbelegen maßgeblich sind:
- Standardumsatzsteuer: 19 %
Anwendung auf den Großteil aller Dienstleistungen und Produkte
- Ermäßigter Steuersatz: 7 %
Gilt für definierte Ausnahmen, z. B. Bücher, Grundnahrungsmittel, Wasserversorgung, bestimmte medizinische Leistungen
- Steuerbefreiung: 0 %
Für explizit umsatzsteuerfreie Leistungen laut UStG, z. B. bestimmte Bildungs- oder Finanzdienstleistungen
Die Lösung von Yokoy
Yokoy extrahiert automatisch alle umsatzsteuerrelevanten Beträge aus Belegen – vollständig GoBD-konform und revisionssicher. Bei Bedarf können Unternehmen auch zusätzliche Steuersätze im System hinterlegen, um weitere USt-Fälle korrekt abzubilden. Yokoy unterstützt zudem die automatische Verarbeitung internationaler Belege, etwa aus Deutschland oder anderen EU-Staaten. Für eine effiziente Rückforderung bietet Yokoy Standardintegrationen zu USt-Rückerstattungsanbietern, an die Belege und Steuerdaten automatisch übermittelt werden.
