Compliance in Belgien
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Product Marketing Manager, Yokoy
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In Belgien ist die Einhaltung von Vorschriften ein zentrales Fundament innerhalb des komplexen Rahmens der Einhaltung von Vorschriften.
Die Einhaltung dieser Standards ist nicht nur ein gesetzlicher Auftrag, sondern spiegelt das Engagement Belgiens für transparente und prinzipienfeste Finanzpraktiken wider.
Dieser Blog befasst sich mit den Nuancen der belgischen Compliance-Landschaft und beleuchtet die Herausforderungen und Chancen, denen Unternehmen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften begegnen.
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Empfangsnachweis
Vorschriften vorhanden
Nach Angaben der belgischen Regierung können Unternehmen digitale Quittungen mit einem Spesenverwaltungstool verarbeiten und speichern. Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, muss das Spesenmanagement-Tool von der belgischen Regierung zugelassen und zertifiziert sein.
Wenn das Tool nicht zertifiziert ist, müssen die Unternehmen die Originalbelege für Prüfungszwecke aufbewahren.
Die Lösung von Yokoy
Yokoy ermöglicht es den Mitarbeitern, ein Foto der Quittung zu machen oder digitale Spesenbelege hochzuladen und sie über die Yokoy Mobil- oder Webanwendung einzureichen. Nach dem Hochladen verarbeitet und extrahiert Yokoy alle Belege und erstellt die Spesenabrechnung automatisch in Sekundenschnelle. Bei potenziellen Betrugsfällen oder Richtlinienverstößen löst Yokoy sofort eine Warnung aus, um auf bestimmte Ereignisse hinzuweisen.
Abhängig von den spezifischen Arbeitsabläufen und Unternehmensrichtlinien können Spesenabrechnungen von mehreren Parteien geprüft werden, bevor sie genehmigt und in das ERP- oder Finanztool gebucht werden, um die Korrektheit und Vollständigkeit der Belege sicherzustellen.
Yokoy hält sich an die GDPR-Bestimmungen und speichert Belege sicher für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist auf seinen in der EU gehosteten Servern. Um die belgischen Vorschriften einzuhalten, empfiehlt Yokoy Unternehmen jedoch, physische Belege zu speichern.
Pro Tag
Vorschriften vorhanden
Pauschalbeträge sind Festbeträge, die Arbeitnehmern für Ausgaben während einer Geschäftsreise wie Mahlzeiten, Unterkunft und Nebenkosten gezahlt werden, ohne dass ein Spesenbeleg als Nachweis für die Ausgaben erforderlich ist.
Arbeitnehmer in Belgien haben Anspruch auf Tagegelder für ihre Geschäftsreise. Die Tagessätze werden von der belgischen Regierung festgelegt, die den zulässigen Höchstbetrag für die Erstattung von Mahlzeiten und Unterkünften festlegt, der keine steuerlichen Auswirkungen hat. Alle Beträge, die über diese Grenzen hinausgehen, werden jedoch als steuerpflichtiges Einkommen für den Arbeitnehmer betrachtet.
Inländische Tagespauschale
Nach Angaben der belgischen Regierung beträgt der Grundbetrag für Inlands-Per Diem 10,00 €/Tag und der Höchstbetrag 19,99 €/Tag ab 1. Januar 2023. Um eine Tagespauschale zu erhalten, muss die Geschäftsreise bestimmte Voraussetzungen erfüllen,
- Die Dauer der Geschäftsreise sollte mindestens sechs Stunden betragen.
- Die Entfernung der Reise sollte mehr als 25 Kilometer außerhalb des Wohnorts oder der Geschäftsadresse des Unternehmens betragen.
Für die Unterkunft haben die Mitarbeiter Anspruch auf 149,99 €/Nacht.
Ermäßigungen
- Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Unterkunft oder Mahlzeiten sollten gekürzt und dem Arbeitnehmer angerechnet werden.
- Erhält der Arbeitnehmer einen Essensgutschein für den Tag, ist das Tagegeld um den Betrag zu kürzen, den der Arbeitgeber für den Essensgutschein gezahlt hat (max. 6,91 € pro Essensgutschein).
Foreign Business trip
Jedes Jahr kündigt die belgische Regierung Tagegelder für das Ausland an. Das Tagegeld deckt die Kosten für die Mahlzeiten und andere kleine Ausgaben wie lokale Transportkosten, Getränke, Snacks und Telekommunikation während der Geschäftsreise.
Nur Angestellte, die innerhalb eines Unternehmens arbeiten (Nicht-Außendienstmitarbeiter) und die nicht täglich reisen, haben Anspruch auf Tagegeld.
Die Regierung unterteilt Per Diem in zwei Kategorien,
- Kategorie 1: Kurze Geschäftsreisen – Geschäftsreisen mit einer Dauer von <30 aufeinanderfolgenden Kalendertagen.
- Kategorie 2: Lange Geschäftsreisen – Geschäftsreisen mit einer Dauer von mehr als 30 aufeinanderfolgenden Kalendertagen bis zu 24 Monaten
Die Höchstsätze der Tagegelder für diese beiden Kategorien sind je nach Standort in dem unten beigefügten Dokument aufgeführt. Außerdem haben Arbeitnehmer nur bis zu 24 Monaten Anspruch auf Tagegeld. Über 24 Monate hinaus gelten die Tagegelder als steuerpflichtiges Einkommen des Mitarbeiters.
Reist der Mitarbeiter in mehrere Länder, werden die Tagegelder auf der Grundlage des Ortes der Übernachtung gewährt.
Eintägige Geschäftsreise
Gilt für Geschäftsreisen, die einen einzigen Tag dauern, d. h. Abreise und Ankunft der Geschäftsreise fallen auf denselben Tag. Dauert die Dienstreise in solchen Fällen,
- mehr als 10 Stunden, kann eine Tagespauschale beantragt werden
- bei einer Dauer von weniger als 10 Stunden wird die Inlandskostenpauschale gewährt
Ermäßigungen
Kürzungen/Abzüge müssen vorgenommen werden, wenn der Arbeitgeber bereits eine der Zulagen für die Geschäftsreise gezahlt hat. Wurde die Unterkunft bereits vom Arbeitgeber gestellt oder bezahlt, entfällt das Übernachtungsgeld. Falls der Arbeitgeber die Mahlzeiten während der Dienstreise stellt, sind folgende Abzüge vorzunehmen,
- Frühstück: 15 % des Tagegelds
- Mittagessen: 35 % des Tagegeldes
- Abendessen: 45 % des Tagesgeldes
Für eine Geschäftsreise darf der Arbeitnehmer nur entweder die tatsächlichen Ausgaben oder das von der belgischen Regierung festgelegte Tagegeld erhalten.
Hier finden Sie die Liste der von der belgischen Regierung festgelegten Tagegeldsätze für jedes Land, gültig ab 15. Februar 2023.
Die Lösung von Yokoy
Wie Sie sich vorstellen können, können diese Regeln ziemlich komplex sein, und Sie müssen immer die Reisehistorie des Benutzers überprüfen, um die Pauschale zu berechnen und den Betrag zu überprüfen, der unter die Einkommenssteuer fällt.
Yokoy kann die Pauschalbeträge auf der Grundlage der Geschäftsreise und der Berechnungsregeln automatisch berechnen, ohne dass die Mitarbeiter manuell tätig werden müssen.
Erhält der Nutzer eine höhere Pauschale als den staatlichen Satz, kann die Differenz im Finanztool anders verbucht und exportiert werden.
Kilometerpauschale
Vorschriften vorhanden
Die Kilometergelder sollen die Reisekosten des Arbeitnehmers für Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug decken. Die Kilometergelder sind unabhängig von den vom Arbeitgeber gezahlten Tagesgeldern. Die belgische Regierung erkennt die unten genannten Kilometerpauschalen für bestimmte Zeiträume als Pauschalbetrag für alle Kosten an, die bei der Nutzung von Privatfahrzeugen für eine Geschäftsreise anfallen.
Nach Angaben der belgischen Regierung hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf folgende Beträge:
- 0,4259 € pro Kilometer vom 1. Oktober 2023 bis zum 31. Dezember 2023
- 0,4237 € pro Kilometer vom 1. Juli 2023 bis zum 30. September 2023
- 0,4246 € pro Kilometer vom 1. April 2023 bis zum 30. Juni 2023
- 0,4259 € pro Kilometer vom 1. Januar 2023 bis zum 31. März 2023
- 0,4201 € pro Kilometer vom 1. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2022
Die Lösung von Yokoy
Yokoy erkennt alle offiziellen, von der Regierung festgelegten Sätze an und kann daher automatisch die Kosten für die zurückgelegten Kilometer berechnen.
Darüber hinaus können Unternehmen die Kilometertarife im Voraus mit einem Verfallsdatum konfigurieren; daher erkennt Yokoy automatisch die Kilometertarife für einen bestimmten Zeitraum gemäß der belgischen Verordnung an.
Wenn ein Unternehmen beschließt, mehr als die von der Regierung festgelegten Sätze zu zahlen, kann Yokoy den überschüssigen Betrag separat in das Finanztool exportieren/verbuchen.
Mehrwertsteuersatz
Vorschriften vorhanden
Die belgische Regierung erhebt Mehrwertsteuersätze für den Austausch von Waren und Dienstleistungen. Es gibt vier verschiedene Mehrwertsteuersätze, die für das Ausgabenmanagement relevant sind:
- Normaler Mehrwertsteuersatz – 21% gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen
Ermäßigter - Mehrwertsteuersatz – 6 % bzw. 12 % gelten für Waren des Grundbedarfs und Speisen in Restaurants.
- Null-Mehrwertsteuersatz – 0% gilt für Postdienstleistungen
Die Lösung von Yokoy
Yokoy extrahiert automatisch alle Mehrwertsteuersätze; Unternehmen können auch zusätzliche Mehrwertsteuersätze zur Extraktion hinzufügen. Yokoy extrahiert alle relevanten Mehrwertsteuersätze für Spesenbelege und bucht sie in das ERP-System.
Zusätzlich unterstützt Yokoy Kunden bei der Rückforderung der Mehrwertsteuer durch eine Integration mit Anbietern von Mehrwertsteuerrückforderungen. Diese Integration ermöglicht es Yokoy, die extrahierten Mehrwertsteuersätze für bestimmte Länder zusammen mit dem Bild des eingereichten Spesenbelegs automatisch an das Tool zur Rückforderung der Mehrwertsteuer zu exportieren.
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