Workations im Trend: So verwalten Sie Remote-Spesen
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Heutzutage können wir unser Arbeitspensum fast überall remote erledigen: Homeoffice und flexible Arbeitszeiten, oder New Work genannt, sind eher Standard als Ausnahme geworden. Immer mehr Arbeitnehmer legen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance und überdenken, wie und wo sie arbeiten. Heutzutage zählt dazu auch Workation: Ein wachsender Trend, der berufliche Verpflichtungen mit Reisen verbindet und Mitarbeitern remote Arbeiten ermöglicht, mit gleichzeitigem Tapetenwechsel und Inspiration.
Die COVID-19-Pandemie hat diesen Wandel beschleunigt, indem sie das Arbeiten von zu Hause normalisiert und bewiesen hat, dass Produktivität nicht mehr an ein festes Büro gebunden ist. Es kann ein Co-Working-Space am Strand, ein Rückzugsort in den Bergen oder eine Städtereise zu einem beliebten Urlaubsort sein. Die Möglichkeit, Workations zu nutzen, verändert unsere moderne Arbeitswelt.
Die Forderung nach größerer Autonomie über den Arbeitsort ist besonders beliebt geworden bei der Gen Z, Digital-First-Profis und digitalen Nomaden, die nach erfüllenderen Arbeitserfahrungen suchen.
Auch wenn dieser Trend für Unternehmen Vorteile wie z. B. eine höhere Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung mit sich bringt, kommen dennoch neue finanzielle und rechtliche Herausforderungen hinzu — insbesondere in Bezug auf Reisekosten, Arbeits- und Steuerkonformität in verschiedenen Rechtsbereichen.
Lassen Sie uns gemeinsam aufdecken, wie Unternehmen Workations nutzen können, ohne die Kontrolle über ihre Budgets zu verlieren.
Die wichtigsten Herausforderungen bei den Ausgaben für Workations
Workations ermöglichen Mitarbeitern zwar, an einem inspirierenden neuen Ort zu arbeiten, bringen aber auch finanzielle Komplexität für Finanzteams mit sich: Mitarbeiter, die remote arbeiten möchten und Reisen mit beruflichen Aufgaben in Einklang bringen müssen, sind eine Herausforderung für das Spesenmanagement. Es ist von entscheidender Bedeutung, zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben zu unterscheiden, Währungsabweichungen zu managen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Um diese Probleme anzugehen, sind klare Arbeitsrichtlinien, Tracking von Ausgaben in Echtzeit und automatisierte Spesenmanagement-Lösungen erforderlich, um übermäßige Ausgaben und Verstöße gegen die Spesenrichtlinien zu vermeiden.
Geschäftliche vs. persönliche Kosten
Eine der größten finanziellen Herausforderungen für erfolgreiche Workations ist die Definition dessen, was als Geschäftsausgabe und was als persönliche Ausgabe gilt. Für herkömmliche Geschäftsreisen gibt es bewährte Erstattungsregeln, aber bei Workations verschwimmen die Grenzen. Sollte ein Unternehmen die Kosten für einen verlängerten Hotelaufenthalt eines Mitarbeiters übernehmen, wenn dieser anschließend einige Urlaubstage dort verbringt? Zählt es als geschäftlich notwendige Ausgabe, seine Unterkunft für besseren WLAN-Empfang zu upgraden?
Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten Unternehmen klare Erstattungsrichtlinien festlegen, in denen dargelegt wird, welche Ausgaben übernommen werden. Dabei sollten private Reisekosten und Luxus-Upgrades ausgeschlossen werden. Tagespauschalen können auch dazu beitragen, die Ausgaben für Mahlzeiten und tägliche Ausgaben zu standardisieren, um so für Fairness unter den Mitarbeitern zu sorgen.
Länderspezifische Unterschiede
Internationale Workations bringen zusätzliche Herausforderungen mit sich, insbesondere in Bezug auf Währungsschwankungen und steuerliche Auswirkungen. Mitarbeiter, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, können Ausgaben in mehreren Währungen einreichen. Daher sind Echtzeit-Wechselkursanpassungen entscheidend, um genaue Erstattungen zu gewährleisten und finanzielle Risiken zu minimieren.
Abgesehen von den Währungsunterschieden variieren auch die steuerlichen Vorschriften je nach Land erheblich.
Während einige Länder, darunter Deutschland und die Schweiz, eine Mehrwertsteuerrückerstattung für Geschäftsausgaben erlauben, gibt es in anderen, wie den USA, strenge arbeitsrechtliche Anforderungen.
Ohne automatisierte Systeme zur Überwachung standortbasierter Steuerregeln riskieren Unternehmen unerwartete Steuerverbindlichkeiten, rechtliche Konsequenzen und Verstöße gegen Compliance-Vorgaben. Besonders New Work Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle fördern, benötigen intelligente Lösungen, die sich flexibel an verschiedene Länderanforderungen anpassen. Hierbei können künstliche Intelligenz (KI) und Robotik eine Schlüsselrolle spielen, indem sie Compliance-Prozesse automatisieren und steuerliche Risiken in Echtzeit minimieren.
Compliance gewährleisten
Konventionelle Spesenrichtlinien wurden für Büroangestellte oder kurzfristige Geschäftsreisen konzipiert. Sie berücksichtigen jedoch selten hybride Arbeitsmodelle oder Mitarbeiter, die in einer anderen Zeitzone arbeiten. Wenn ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung für einen Co-Working-Space oder eine mobile Internetverbindung einreicht, wann und wie sollte dies genehmigt werden?
Unternehmen benötigen eine automatisierte Compliance-Überwachung, die auch flexibel genug ist für unterschiedliche Arbeitsregelungen. So kann sichergestellt werden, dass alle Spesenabrechnungen mit den internen Richtlinien übereinstimmen. KI-gestützte Tools können Finanzteams dabei unterstützen, fehlerhafte Anträge zu erkennen, Genehmigungen zu vereinfachen und Compliance-Prüfungen in Echtzeit durchzusetzen. Manuelle Eingriffe werden dadurch reduziert und gleichzeitig die Ausgaben kontrolliert.
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Festlegung klarer Spesenrichtlinien für Workations
Workations scheinen nicht nur ein Trend zu sein. Das bedeutet, dass Unternehmen klare Spesenrichtlinien festlegen müssen, um Kosten zu kontrollieren, Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und Fairness zu gewährleisten. Finanzteams riskieren ohne klare Regeln immer neue Streitigkeiten, unstimmige Ansprüche und steigende Ausgaben. Ein solider Leitfaden sollte erstattungsfähige Reise- und Unterbringungskosten festlegen, Tagespauschalen festsetzen und Genehmigungen durch Automatisierung vereinfachen.
Während für klassische Geschäftsreisen strenge Erstattungsregeln gelten, entstehen bei der Möglichkeit Workation oft Grauzonen, da sich berufliche und private Ausgaben vermischen können. Unternehmen sollten klar definieren, welche Kosten übernommen werden und mit den Reiserichtlinien des Unternehmens übereinstimmen, etwa Flüge in der Economy-Klasse oder Standardhotels. Durch gute Planung und Festlegung von Limits im Voraus vermeiden Unternehmen Streitigkeiten und sorgen für eine einheitliche Genehmigung von Ausgaben.
Ausgaben für Workations gehen jedoch über Flüge und Hotels hinaus. Unternehmen können tägliche Pauschalen festlegen, um die Mahlzeiten und Nebenkosten zu verwalten und faire, vorhersehbare Erstattungen zu gewährleisten. In den Richtlinien muss auch die Abdeckung von WLAN und mobilen Hotspots geklärt werden, da eine stabile Internetverbindung für die Produktivität unerlässlich ist. Co-Working-Spaces bieten strukturierte Arbeitsumgebungen, sollten jedoch durch feste Mitgliedschaften oder Pauschalen pro Arbeitstag abgedeckt werden und nicht durch unbegrenzte Erstattungen. Transportregeln sollten öffentliche Verkehrsmittel für den Pendelverkehr festlegen, während Mietwagen ausgeschlossen werden sollten.
Eine manuelle Überprüfung jeder Workation-Ausgabe ist ineffizient und fehleranfällig. Durch KI kann dieser Prozess vereinfacht und automatisiert werden, indem Ausgaben kategorisiert, Richtlinien in Echtzeit überprüft und nicht richtlinienkonforme Ansprüche gekennzeichnet werden, bevor sie die Finanzteams erreichen. Neben der Verwendung moderner Firmenkreditkarten sorgen KI-gesteuerte Währungsumrechnungen und standortbasierte Steueranpassungen für die Einhaltung globaler Richtlinien und vermeiden gleichzeitig Fehler.
Steuerliche und rechtliche Aspekte von Workations
Im Gegensatz zu herkömmlichen Geschäftsreisen bringen Workations sehr viel komplexere steuerliche und rechtliche Herausforderungen in Bezug auf die Reiseziele von Mitarbeitern mit sich. Ohne angemessene Überwachung riskieren Unternehmen Steuerrisiken, Compliance-Probleme und rechtliche Konsequenzen. Unternehmen müssen die Standorte ihrer Mitarbeiter nachverfolgen, die lokalen Steuervorschriften verstehen und strukturierte Richtlinien implementieren.
Eine der größten Herausforderungen ist, die Steuerverbindlichkeiten von Mitarbeitern zu ermitteln, die in mehreren Gerichtsbarkeiten tätig sind. Das Risiko steigt, wenn Mitarbeiter im Ausland Verträge aushandeln, Einnahmen generieren oder wichtige Geschäftsfunktionen ausüben.
Um diese Risiken zu managen, sollten Unternehmen klare Regeln aufsetzen, um die Standortverfolgung von Mitarbeitern zu ermöglichen, um damit lokalen Steuergesetzen gerecht werden zu können. Ein bewährter Ansatz ist, automatisierte Tracking-Lösungen zu nutzen, welche die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern einschließlich Standort überwachen können und so manuelle Berichterstattung überflüssig machen. KI-gestützte Tools, die in Personal- und Spesenmanagement-Systeme integriert sind, können potenzielle Steuerrisiken frühzeitig erkennen – z. B. wenn Mitarbeiter längere Zeit in einem anderen Land verbringen. Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass Finanz- und Rechtsteams Risiken in Echtzeit bewerten und proaktiv die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können.
Letztlich hat die Einhaltung von Steuer- und Rechtsvorschriften bei der Gestaltung von Richtlinien Priorität. Unternehmen, die einen proaktiven Ansatz verfolgen – Automatisierung nutzen, klare Regeln aufstellen und die Standorte der Mitarbeiter im Auge behalten – flexible Arbeitsmodelle unterstützen, ohne finanzielle oder rechtliche Risiken einzugehen.
Meinungsbeitrag
Compliance-Maximierung durch automatisierte Spesenabrechnung: wichtige Überlegungen
Die automatisierte Spesenabrechnung hat sich als eine Lösung durchgesetzt, die es Finanzteams ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben zu gewinnen. Außerdem können Automatisierung und moderne Lösung für die Abrechnung von Reisekosten enorm dabei helfen, Fehler und Betrug zu vermeiden und lokale Vorschriften einzuhalten.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO, Yokoy
Wie Yokoy das Spesenmanagement für Workation vereinfachen kann
Die KI-gestützte Spesenmanagement-Plattform von Yokoy vereinfacht den Prozess und sorgt mit Echtzeit-Kategorisierung, automatisierten Compliance-Checks und nahtloser Integration dafür, dass die Ausgaben für Workations unter Kontrolle bleiben.
Schauen wir uns das alles etwas genauer an:
Schnellere Kategorisierung und Genehmigungen
Ausgaben für Workations fallen oft in eine Grauzone, was Finanzteams vor Herausforderungen stellt. Mit der KI-gestützten Kategorisierung ordnet Yokoy die Ausgaben automatisch – ob Unterkunft, Verpflegung, Transport oder Arbeitsmittel für das remote Arbeiten. So reduziert Yokoy den manuellen Arbeitsaufwand und verhindert falsch eingeordnete Ansprüche.
Die Plattform nutzt außerdem automatisierte Genehmigungs-Workflows, um sicherzustellen, dass die Ausgaben mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen, bevor sie freigegeben werden. Finanzteams können vordefinierte Regeln für Workation-Ausgaben festlegen, sodass das Yokoy Ansprüche entsprechend kennzeichnen, genehmigen oder zurückweisen kann. Dadurch werden die Erstattungszeiten erheblich verkürzt und unnötige Verzögerungen vermieden.
Lösungen für virtuelle und Firmenkarten
Erstattungsverzögerungen können Mitarbeiter frustrieren. Yokoys virtuelle und Firmenkarten bieten eine intelligente Lösung, indem sie es Mitarbeitern ermöglichen, direkt mit Unternehmens-Visa-Karten zu bezahlen. Diese Karten können mit individuellen Ausgabenlimits und Einschränkungen für verschiedene Kategorien konfiguriert werden. Alle Transaktionen werden automatisch und in Echtzeit in Yokoy protokolliert, um Ihrem Finanzteam aktuellen Einblick in die Ausgaben zu ermöglichen. Der Verwaltungsaufwand wird dadurch reduziert und Richtlinienverstöße werden verhindert.
Automatisierte Compliance-Prüfungen
Die Spesenrichtlinien des Unternehmens sind für Compliance von entscheidender Bedeutung — insbesondere bei Dienstreisen, bei denen sich private und geschäftliche Ausgaben überschneiden. Die automatisierte Compliance-Überwachung von Yokoy gleicht jede Transaktion kontinuierlich mit den Unternehmensrichtlinien ab und kennzeichnet Ansprüche, die festgelegte Grenzwerte überschreiten oder nicht in die genehmigten Ausgabenkategorien fallen. Wenn eine Ausgabe nicht den Unternehmensregeln entspricht – z. B. ein nicht geschäftsbezogenes Upgrade oder eine Ausgabe außerhalb der vereinbarten Arbeitszeiten, kann das System eine Begründung anfordern, die Ausgabe blockieren oder zur weiteren Prüfung weiterleiten. Durch diese Automatisierung werden manuelle Prüfungen reduziert und sichergestellt, dass alle Ausgaben vor der Verarbeitung mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
Länderspezifische Kontrollen
Mit den länderspezifischen Kontrollen von Yokoy können Sie standortbasierte Spesenrichtlinien durchsetzen und automatisch Tagespauschalbeträge, Steuersätze und lokale Vorschriften anpassen. Transaktionen in verschiedenen Währungen werden nahtlos abgewickelt, sodass Mitarbeiter korrekte Erstattungen erhalten und Finanzteams die Kontrolle über internationale Ausgaben behalten. Diese Funktion hilft Ihrem Unternehmen, die Steuergesetze in verschiedenen Regionen einzuhalten und Probleme zu vermeiden.
Nahtlose Integration
Die Verwaltung von Reisekosten kann mühsam sein, vor allem, wenn Mitarbeiter unterschiedliche Buchungsmethoden verwenden. Yokoy bietet eine nahtlose Integration mit Reisebuchungsplattformen wie TravelPerk. Hiermit können Mitarbeiter Flüge, Unterkünfte und Transportmittel innerhalb eines vorab genehmigten Spektrums buchen. Das stellt sicher, dass alle Ausgaben für Arbeitsreisen von Anfang an mit den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen. Dank Echtzeit-Synchronisation behalten Finanzteams die volle Kontrolle über die Reisekosten, ohne dass der administrative Aufwand steigt.
Nächste Schritte
Die Verwaltung von Ausgaben für Homeoffice und Workations muss nicht kompliziert sein. Mit KI-gestützter Automatisierung, Genehmigungen in Echtzeit und nahtlosen Compliance-Prüfungen hilft Yokoy Finanzteams, die Kontrolle zu behalten, und bietet Mitarbeitern gleichzeitig die nötige Flexibilität.
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