Wie NDC Geschäftsreisen verändert
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Wenn Sie schon einmal versucht haben, eine einfache Geschäftsreise zu buchen – und dabei in einem Wirrwarr aus Tarifklassen, fehlenden Belegen und fragwürdigen Spesenabrechnungen gelandet sind – dann sind Sie nicht allein. Willkommen in der sich ständig weiterentwickelnden Welt des Business Travel – die derzeit dank NDC (New Distribution Capability) einen grundlegenden Wandel erlebt.
Diese von Fluggesellschaften initiierte Technologie-Initiative krempelt das bisherige System um: Anstelle des klassischen Global Distribution Systems (GDS) tritt ein direkter, dynamischer Buchungsansatz. Was auf den ersten Blick wie ein Traum klingt, verspricht transparente Preise, maßgeschneiderte Tarifpakete mit den tatsächlich benötigten Extras und eine verbesserte Einhaltung der Reiserichtlinien durch Direktbuchungen bei den Airlines.
In der Realität zeigt sich: Nicht alle Fluggesellschaften haben den Wechsel vollzogen. Das macht die Integration mit bestehenden Travel-Management-Systemen oft holprig – insbesondere, wenn strukturierte Daten durch visuelle Inhalte ersetzt werden und dadurch die Spesenerfassung erschwert wird.
Genau hier kommen KI-gestützte Tools ins Spiel. Sie helfen Finanzteams und Travel Managern dabei, Buchungen, Ausgaben und Compliance in Echtzeit zu überwachen.
Werfen wir nun einen Blick auf die Chancen und Herausforderungen – und wie intelligente Technologien Sie dabei unterstützen können, mit NDC Schritt zu halten.
Was ist NDC?
NDC ist ein moderner Distributionsstandard für Fluggesellschaften, der von der International Air Transport Association (IATA) entwickelt wurde – mit dem Ziel, das veraltete GDS-System abzulösen. Über API-Schnittstellen ermöglicht NDC eine direkte Verbindung zwischen Fluggesellschaften und Travel-Management-Unternehmen (TMCs), Reisebüros oder firmeneigenen Buchungstools. Airlines können dadurch deutlich reichhaltigere Inhalte bereitstellen – etwa dynamische Preise, individuelle Tarifoptionen oder personalisierte Zusatzleistungen wie WLAN an Bord oder zusätzliches Gepäck.
Im Gegensatz zu den festgelegten und limitierten Tarifanzeigen klassischer Buchungssysteme erlaubt NDC maßgeschneiderte Angebote in Echtzeit – basierend auf den konkreten Anforderungen eines Geschäftsreisenden.
Immer mehr Fluggesellschaften verabschieden sich vom GDS-Modell, um mehr Kontrolle über Darstellung und Preisgestaltung ihrer Angebote zu gewinnen. Gleichzeitig setzen einige Anbieter jedoch weiterhin auf hybride Modelle – eine Kombination aus GDS- und NDC-Inhalten. Für Unternehmen kann das zu Inkonsistenzen und einer fragmentierten Buchungs- und Abrechnungslandschaft führen.
Für Unternehmen, die Geschäftsreisen verwalten, bietet NDC einige Vorteile: größere Preistransparenz, Zugang zu exklusiven Tarifen und mehr Personalisierung im Reiseerlebnis. Gleichzeitig wird die Ausgabenerfassung komplexer – insbesondere, weil viele bestehende Plattformen im Bereich Geschäftsreisemanagement Schwierigkeiten haben, sich nahtlos in NDC-basierte Systeme zu integrieren. KI-gestützte Reiselösungen können hier Abhilfe schaffen: Sie ermöglichen einen einfacheren Buchungsprozess, sorgen für Echtzeit-Transparenz und unterstützen die Einhaltung von Richtlinien in einer sich wandelnden Reiseinfrastruktur.
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Wie NDC die Geschäftsreisebuchung verändert
Mit der Einführung von NDC verändert sich grundlegend, wie Unternehmen Geschäftsreisen buchen. Bisher griffen Unternehmen meist auf Global Distribution Systeme wie Sabre oder Amadeus zurück, um Flugverfügbarkeiten und -preise abzurufen. Diese Systeme waren zwar effizient, boten aber wenig Flexibilität, standardisierte Inhalte und oft veraltete Tarifstrukturen.
Durch die zunehmende Verbreitung von NDC erhalten Unternehmen nun in Echtzeit Zugriff auf flexiblere und detailliertere Preisangebote. Statt fester Tarife ermöglicht NDC dynamische Preisgestaltung – basierend auf aktueller Nachfrage, Reiseverhalten oder sogar unternehmensspezifisch ausgehandelten Raten. Das sorgt für mehr Preistransparenz und gibt Finanzteams eine deutlich bessere Übersicht über die tatsächlichen Ausgaben.
Ein weiterer zentraler Wandel: die Abkehr von der Abhängigkeit gegenüber GDS. Für Airlines ist die Verbreitung ihrer Angebote über GDS-Systeme mit hohen Kosten verbunden – die letztlich oft an die Firmenkunden weitergegeben werden. Über direkte NDC-Anbindungen lassen sich diese Gebühren deutlich senken oder ganz vermeiden. Dadurch können Airlines wettbewerbsfähigere Preise, gebündelte Pakete oder exklusive Rabatte für Unternehmen anbieten, die direkt buchen. Für Travel Manager bedeutet das: mehr Kontrolle über Ausgaben und eine größere Auswahl an Anbietern innerhalb ihrer Reiserichtlinien.
NDC eröffnet Geschäftsreisenden außerdem ein moderneres, „retail-ähnliches“ Buchungserlebnis. Statt eines Einheitsangebots umfassen NDC-Inhalte auch Zusatzleistungen wie Lounge-Zugang, bevorzugtes Boarding, Sitzplatzwahl oder CO₂-Kompensation. Diese personalisierten Services lassen sich auf unterschiedliche Reisetypen innerhalb eines Unternehmens abstimmen – und ermöglichen so ein reibungsloseres Reiseerlebnis, das sowohl den Erwartungen der Mitarbeitenden als auch den Unternehmensrichtlinien gerecht wird.
Die Vor- und Nachteile von NDC im Travel Management
Mit der zunehmenden Einführung von NDC müssen Travel Manager und Finanzverantwortliche die Vorteile gegen potenzielle Herausforderungen abwägen.
Vorteile von NDC im Corporate Travel Management
Mehr Preistransparenz und Zugang zu exklusiven Tarifen: Unternehmen erhalten direkten Zugriff auf die Tarifdaten der Airlines – und umgehen so die standardisierten, teils veralteten Preisstrukturen der GDS. Das ermöglicht die Anzeige von dynamisch generierten, tagesaktuellen Tarifen. Finanzteams und Travel Manager können dadurch fundiertere Entscheidungen treffen und die Transparenz über Reisekosten im Unternehmen deutlich verbessern.
Personalisierte Reiseerlebnisse mit individuell zugeschnittenen Zusatzleistungen: NDC folgt einem modernen Retail-Ansatz, bei dem Geschäftsreisende Zusatzservices wie Sitzplatz-Upgrades, zusätzliches Gepäck, WLAN an Bord oder Lounge-Zugänge direkt mitbuchen können. Diese Services lassen sich auf die Rolle oder das Profil der Reisenden im Unternehmen abstimmen. Das verbessert nicht nur das Reiseerlebnis, sondern auch die Einhaltung interner Richtlinien.
Bessere Richtlinieneinhaltung durch Direktbuchungen bei Airlines: Über NDC-fähige Plattformen lassen sich Mitarbeitende gezielt auf Tarifarten, Strecken oder Serviceniveaus führen, die mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen. Der Aufwand für manuelle Prüfungen oder nachträgliche Reise-Audits sinkt deutlich – bei gleichzeitiger Minimierung von Verstößen gegen die Reiserichtlinie.
Nachteile von NDC im Corporate Travel Management
Integrationsprobleme mit bestehenden Travel-Management-Systemen: Trotz aller Vorteile erschwert NDC die Integration in klassische Reiselösungen. Viele Travel-Management-Systeme basieren noch auf GDS-Strukturen und sind technisch nicht darauf ausgelegt, die dynamischen NDC-Inhalte oder personalisierten Angebote sauber abzubilden. Die Folge: fragmentierte Workflows, doppelte Systeme oder eingeschränkte Sichtbarkeit der Inhalte.
Herausforderungen bei der Spesenerfassung: Die Flexibilität von NDC bringt eine höhere Komplexität bei der Spesenverwaltung mit sich. Klassische Spesenlösungen sind auf standardisierte Tarifstrukturen ausgelegt – dynamische NDC-Angebote erschweren eine einheitliche Datenverarbeitung. Für Finanzteams bedeutet das: aufwendigere Prüfprozesse und potenzielle Lücken bei der Ausgabenübersicht.
Uneinheitliche Umstellung der Airlines: Obwohl viele Airlines NDC bereits einsetzen, befindet sich die Branche noch im Übergang. Einige Fluggesellschaften nutzen weiterhin GDS-Systeme oder bieten nur eingeschränkten NDC-Zugang. Diese Fragmentierung kann zu Lücken im Buchungssystem führen – insbesondere bei international tätigen Unternehmen, die auf durchgängige Inhalte und Anbieterzugriffe angewiesen sind.
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Wie Unternehmen sich an NDC anpassen können
Um die Vorteile von NDC-Buchungen vollständig auszuschöpfen, sollten Unternehmen gezielt Partnerschaften mit passenden Travel Management Companies eingehen. Doch nicht alle Agenturen oder Reiselösungen verfügen über eine vollständige NDC-Funktionalität. Hinzu kommt, dass herkömmliche Richtlinienkontrollen meist auf GDS-Workflows basieren – und sich somit nicht ohne Weiteres auf moderne NDC-Standards übertragen lassen, insbesondere wenn sich Tarifarten und Zusatzoptionen je nach Airline deutlich unterscheiden.
Travel Manager sollten deshalb eng mit den Bereichen Finanzen und HR zusammenarbeiten, um Richtlinien neu zu definieren: etwa zu zugelassenen Tarifklassen, Paketleistungen, Stornierungsbedingungen oder zur Reisetauglichkeit bestimmter Mitarbeitergruppen. Diese Richtlinien sollten direkt in die Buchungstools eingebettet und mit NDC-Plattformen verknüpft werden. So lässt sich Compliance bereits beim Buchungsvorgang sicherstellen – manuelle Prüfungen entfallen, und Reisende bewegen sich innerhalb klar definierter Rahmenbedingungen autonom.
Eine der größten Herausforderungen bei der NDC-Einführung ist die Komplexität im Spesenmanagement. Durch personalisierte Zusatzleistungen, dynamische Tarifstrukturen und maßgeschneiderte Reiseverläufe entstehen deutlich mehr Variablen. Klassische Spesenlösungen tun sich oft schwer damit, diese korrekt zu erfassen oder zuzuordnen.
Hier kommt die Integration von KI ins Spiel: Moderne Ausgabenmanagement-Tools mit KI-Unterstützung werden zum Game-Changer. Sie erfassen, klassifizieren und analysieren Reisekosten in Echtzeit – auch dann, wenn die Daten aus nicht standardisierten Formaten oder Direktbuchungen bei Airlines stammen. Mithilfe intelligenter Automatisierung lassen sich Budgetgrenzen durchsetzen und Unregelmäßigkeiten in Sekundenschnelle erkennen.
Die Rolle von KI im Management von NDC-gesteuertem Geschäftsreisen
Da Künstliche Intelligenz zunehmend zum Schlüssel für Kostenkontrolle, Compliance und die Reduktion von Komplexität wird, profitieren Unternehmen erheblich von modernen Lösungen wie Yokoy. Die Integration von NDC verschafft Finanzverantwortlichen vollständige Transparenz über Reisekosten, reduziert den administrativen Aufwand und unterstützt agilere Entscheidungen im Finanz- und Beschaffungswesen.
Automatisierte Erfassung von Reisekosten
KI vereinfacht das oft unübersichtliche Tracking von Reisekosten, indem sie Ausgaben aus Belegen, Rechnungen und Kartentransaktionen automatisch extrahiert und kategorisiert. Yokoy erfasst und gleicht Reiseausgaben in Echtzeit ab – inklusive NDC-bezogener Leistungen wie Flüge, Sitzplatz-Upgrades oder WLAN an Bord. Diese werden direkt den entsprechenden Richtlinien und Kostenstellen zugeordnet – was Zeit spart und Fehler minimiert.
KI-gestützte Betrugserkennung
Je mehr Reisen gebucht werden, desto größer das Risiko für nicht regelkonformes Verhalten oder doppelte Abrechnungen. KI erkennt verdächtige Muster und warnt frühzeitig vor potenziellem Missbrauch. Unregelmäßigkeiten wie nicht genehmigte Tarifarten oder doppelte NDC-Buchungen werden im Yokoy-Dashboard sofort markiert – genehmigende Personen werden unmittelbar benachrichtigt und das Reisebudget bleibt geschützt.
Compliance durch automatische Richtlinienkontrolle
KI sorgt dafür, dass Reiserichtlinien automatisch und konsistent eingehalten werden – sei es bei der Buchung oder der Spesenabrechnung. Yokoy wendet unternehmensspezifische Regeln in Echtzeit an, blockiert nicht regelkonforme Buchungen und stellt sicher, dass nur genehmigte Tarife und Zusatzleistungen erstattet werden.
Echtzeit-Analysen für Reisekosten
KI ermöglicht es, Ausgaben über alle Anbieter und Buchungskanäle hinweg zu analysieren. Mit dem zentralen Dashboard von Yokoy und den integrierten Live-Einblicken in Ausgabentrends, Richtlinieneinhaltung und Reiseverhalten können Sie fundierte Entscheidungen für Ihr Travel Management treffen – schneller, präziser und datengestützt.
Nächste Schritte
Bereit, Ihre NDC-gesteuerten Geschäftsreisen unter Kontrolle zu bringen? Entdecken Sie, wie Künstliche Intelligenz Ihre Reisebuchung optimieren, die Einhaltung von Richtlinien automatisieren und Ihnen volle Transparenz über Ihre Ausgaben in Echtzeit verschaffen kann.
Vereinbaren Sie noch heute eine Demo – und erleben Sie, wie ein intelligenter, automatisierter Ansatz Ihre Geschäftsreiseprozesse von der Buchung bis zur Spesenabrechnung effizienter und transparenter macht.
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