Wie die Kreditorenbuchhaltung-KI von Yokoy für AP-Teams funktioniert

Yokoy

Finanzverantwortliche weltweit setzen seit langem auf Technologie, um die Effizienz im eigenen Unternehmen zu steigern und den Kreditorenbuchhaltungsprozess zu optimieren. Von der Standardisierung von Daten mit ERP-Systemen bis hin zur Automatisierung von Aufgaben mittels Robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA): Derzeit investieren 66 Prozent der CFOs in Technologie, um das Wachstum voranzutreiben – eine Zahl, die sich im letzten Jahr fast verdoppelt hat.

Doch das ist noch längst nicht alles: Mit Hilfe intelligenter Systeme wie der Ausgabenmanagement-Plattform von Yokoy können Finanzteams ihre Arbeitsabläufe und Kennzahlen in der Kreditbuchhaltung durch KI noch weiter optimieren.

Yokoys künstliche Intelligenz ist selbstlernend und unterstützt unsere Plattform dabei, die Strukturierung von Daten kontinuierlich zu verbessern. Diese Fähigkeiten ermöglichen es, mehrere Workflows gleichzeitig auszuführen und stetig anzupassen. Indem ERP-Systeme nahtlos integriert und gesetzliche Vorschriften eingehalten werden, lassen sich Finanzprozesse optimieren und Compliance-Verstöße vermeiden. All das geschieht selbstverständlich automatisiert und in Echtzeit.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, was Yokoy von anderen Mitbewerbern abhebt – und wie Sie Tools erkennen, die nur vorgeben, intelligent für Sie zu arbeiten. Gespannt? Los geht’s.

Bevor wir ins Thema eintauchen, lassen Sie uns ein paar Fachbegriffe erklären, die im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz von Bedeutung sind:

Generative KI (GenAI): Eine KI, mit der sich neue Inhalte wie Text, Audio, Video oder Bilder erstellen lassen.
Prädiktive KI: Eine KI, die Muster in vergangenen Ereignissen identifiziert, um auf Basis dieser Daten Vorhersagen über zukünftige Ereignisse und Trends zu treffen.
Präskriptive KI: Eine KI, die die ihr zur Verfügung stehenden Daten nicht nur nutzt, um Vorhersagen zu treffen, sondern auch um Handlungsempfehlungen zu geben – mit dem Ziel, ein bestimmtes Ergebnis herbeizuführen.
Trainingsdaten: Große Datensätze, die zum Trainieren von künstlicher Intelligenz verwendet werden.

Reinforcement Learning from Human Feedback (RLHF, bestärkendes Lernen durch menschliches Feedback): Eine KI-Trainingsmethode, bei der das Lernen der KI vorrangig auf menschlichen Eingaben beruht.

Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung, die dank Yokoys KI keine mehr sind

In der Kreditorenbuchhaltung sind Finanzteams häufig mit Herausforderungen konfrontiert, die sich mit herkömmlichen Buchhaltungsprozessen nicht lösen lassen – mit Yokoys KI hingegen schon:

Manuelles Bargeldmanagement: Die von Yokoy entwickelte künstliche Intelligenz automatisiert das Bargeldmanagement, reduziert die erforderliche manuelle Kontrolle durch die Mitarbeitenden und damit die Anfälligkeit für menschliche Fehler.

Ungenaue Rechnungsdaten: Fehlerhafte Rechnungsdaten gehören mit Yokoy der Vergangenheit an. In der Kreditorenbuchhaltung erfasst unsere KI, prüft und autorisiert sämtliche Rechnungen und ermöglicht eine umgehende Korrektur bei Unstimmigkeiten.

Manuelle Dateneingabe und Risiko für menschliche Fehler: Unsere KI reduziert die Notwendigkeit manueller Eingaben und minimiert Fehler dank automatischer Datenerfassung.

Rechnungsbetrug: Yokoys KI erkennt betrügerische Aktivitäten, indem sie Anomalien und Muster identifiziert, die auf einen potenziellen Rechnungsbetrug hinweisen.

Doppelte Rechnungen: Unsere KI verhindert in der Kreditorenbuchhaltung doppelte Zahlungen durch Zahlungsabgleich und die Kennzeichnung doppelter Rechnungen.

Langsame Genehmigungsabläufe: Langsame Genehmigungsprozesse sind mit Yokoy passé – dank Automatisierung und Echtzeitverfolgung werden Prozesse und Workflows optimiert und beschleunigt.

Zeitraubende und repetitive Aufgaben: Zeitraubende manuelle und repetitive Aufgaben werden mit Hilfe unserer KI vereinfacht und automatisiert, um die Effizienz zu steigern und Zeit für strategische Aktivitäten freizusetzen.

Im Gegensatz zu anderen Anbietern, die behaupten, für die Kreditorenbuchhaltung generative KI zu verwenden, ist unsere KI mehr als nur ein Chatbot, der auf eine andere Rechnungsautomatisierungs-Software aufgesetzt wird, ohne die Funktionalität des Produkts zu verbessern. Wir setzen auf eine intern entwickelte künstliche Intelligenz, die kontinuierlich verbessert wird, um die gesamte Kreditorenbuchhaltung mittels KI zu automatisieren und die Schwächen manueller Ausgabenmanagement-Prozesse in Unternehmen zu beseitigen.

Mit automatisierter Zeichenerkennung und maschinellem Lernen werden Daten präzise extrahiert und validiert, wodurch aufwendige Aufgaben wie manuelles Cash-Management, Dateneingabe und Rechnungsabgleich entfallen. Das spart Ihrem Finanzteam Zeit und Arbeit, reduziert das Risiko menschlicher Fehler und gewährleistet eine konsistente Verarbeitung relevanter Daten durch die Automatisierung des Ausgabenmanagements.

Sehen wir uns ein Beispiel an:

In einem alten ERP-System müssen Finanzteams Rechnungsdaten manuell eingeben, was zu Verzögerungen und Ungenauigkeiten führt. Selbst wenn Informationen aus Finanzdokumenten mittels Texterkennung extrahiert werden, fehlt oft der zusätzliche Kontext – was menschliches Eingreifen erforderlich macht.

Die prädiktive KI von Yokoy automatisiert Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsmanagement hingegen vollständig. Sie extrahiert Rechnungsdaten, kategorisiert Ausgaben und markiert Anomalien. Basierend auf zurückliegenden Daten sagt sie anstehende Ausgaben oder Bestellungen voraus. Zusätzlich liefert sie Ihrem Team Handlungsempfehlungen, die eine bessere Finanzplanung aufgrund fundierter Entscheidungen ermöglichen.

Verbesserte Genauigkeit und Betrugserkennung

Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung, die auf ineffizienter KI oder veralteten Systemen basieren, kämpfen oft mit ungenauen Rechnungsdaten, dem Risiko doppelter Rechnungen und Betrug. Mit Yokoys KI können Sie diese Probleme effektiv angehen – denn sie erkennt Anomalien und Muster, die auf doppelte Zahlungen oder betrügerisches Verhalten hinweisen. Durch die automatische Validierung von Rechnungsdetails werden Datengenauigkeit und -zuverlässigkeit erhöht – und Sie schützen Ihr Unternehmen vor kostspieligen Fehlern.

Optimierung von Workflow und Skalierbarkeit

Langsame Genehmigungsprozesse und repetitive Aufgaben sind bedeutende Herausforderungen in herkömmlichen Rechnungsabteilungen. Mit Yokoy automatisieren und optimieren Sie diese Workflows. Unsere KI leitet Ihre Rechnungen an die richtigen Genehmigenden weiter, berücksichtigt Freigabehierarchien und passt dringliche Anforderungen an. Das Ergebnis: schnellere Genehmigungen und pünktliche Zahlungen.

Und das ist noch nicht alles: Dank der skalierbaren Automatisierung lassen sich mit Yokoy auch wachsende Transaktionsvolumina effizient bewältigen. Als Unternehmen können Sie so Ihre Kapazitäten erweitern, ohne ein Mehr an manuellen Aufgaben erledigen zu müssen. Das reduziert wiederum die Anfälligkeit für menschliche Fehler und verbessert die Effizienz Ihres Unternehmens – und fördert letztendlich das strategische Wachstum.

Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung mit KI und Yokoy

Um Ihnen für jede Phase im Ausgabenmanagementprozess Unterstützung zu bieten, nutzt Yokoy sowohl prädiktive als auch präskriptive KI. Dadurch können Sie sich effektiver auf anfallende Kosten vorbereiten und mögliche Probleme erkennen, bevor sie eskalieren.

Darüber hinaus liefert unsere präskriptive KI für Ihre Kreditorenbuchhaltung Handlungsempfehlungen, mit denen Sie die Ergebnisse optimieren können. Dazu gehört auch, dass Ausgaben-Richtlinien eingehalten und Workflows verbessert werden.

Unsere KI entwickelt sich durch adaptives Lernen kontinuierlich weiter und priorisiert menschliche Eingaben und Interaktionen. Durch das Lernen von Tausenden von Rechnungen, Ausgaben und Zahlungsbelegen gewinnt sie ein tiefes Verständnis für die Besonderheiten dieser Dokumente. Yokoys KI lernt von Ihrem Unternehmen: Sie passt sich an Ihre Präferenzen an und wird mit der Zeit immer effektiver – ganz gleich, ob Sie Rechnungen, Spesen oder Zahlungen verwalten.

Die KI-gestützten Funktionen von Yokoy zur Rechnungsverwaltung umfassen:

Automatische Rechnungsverarbeitung: Unsere KI erfasst Rechnungen automatisch. Manuelles Hochladen, Validieren und Freigeben gehört der Vergangenheit an, wodurch sich Freigabeprozesse immens beschleunigen lassen.

Rechnungsübersicht in Echtzeit: Verschaffen Sie sich einen sofortigen Überblick über den Status Ihrer Rechnungen, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Sollten Probleme auftreten, können Sie in Echtzeit eingreifen und diese beheben.

Beseitigung von Fehlern und Betrug: Unsere KI extrahiert Rechnungsdaten automatisch und legt benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe fest, um Fehler und Irrtümer zu vermeiden. Sie markiert Ausreißer in Echtzeit und hilft so, die Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen und betrügerische Handlungen zu verhindern.

Zentralisierte Rechnungsverwaltung: Mit Yokoy können Sie die benötigte Anzahl an Tools für Ihre Kreditorenbuchhaltung dank KI deutlich reduzieren – denn alle Aktivitäten der Rechnungserfassung und -verwaltung befinden sich auf einer Plattform.

Bearbeitung von Rechnungen in verschiedenen Formaten: Ob auf Papier, als PDF oder als E-Voice – Yokoy kann alle Rechnungsformate automatisch verarbeiten.

Optimierter Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen: Yokoy steigert die Effizienz durch intelligente Positionscodierung und automatisiertem 2- und 3-Wege-Abgleich. So können Sie Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen, Vorschriften einhalten und Betrug verhindern.

Intelligente Codierung für Genauigkeit: Unsere KI codiert Rechnungen auf der Grundlage aktueller Stammdaten aus Ihrem ERP-System. Sie wird mit jeder Rechnung genauer und kann neue Lieferantenrechnungen bereits nach der ersten Rechnungscodierung effizient verarbeiten. Sie und Ihr Team behalten dabei selbstverständlich die Kontrolle, wie die KI lernt und welche Informationen sie verwendet.

Verhinderung unberechtigter Zahlungen: Mit Yokoy erhöhen Sie die organisatorische Transparenz bei der Freigabe von Rechnungen, um sicherzustellen, dass nur genehmigte Lieferantenrechnungen bezahlt werden. So lassen sich doppelte und fehlerhafte Zahlungen vermeiden.

Vereinfachte Genehmigungsprozesse: Unser System erkennt notwendige Genehmigungen und leitet sie automatisiert weiter, um Ihre Zahlungen an Lieferanten zu beschleunigen.

Maßgeschneiderte Workflows: Richten Sie angepasste Workflows, z. B. für Vorabgenehmigungen, ein, um Rechnungen an die richtigen Genehmigenden oder Teams zur Prüfung weiterzuleiten.

Weniger Zahlungsverzögerungen: Dank benutzerdefinierter Workflows genehmigen Sie wiederkehrende Rechnungen automatisch und vermeiden Gebühren für verspätete Zahlungen. Nicht nur Ihre Lieferanten sind zufrieden, sondern auch die Buchhaltung – denn sämtliche Zahlungen werden automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem oder Ihrer ERP-Software synchronisiert.

Pünktlicher Abschluss der Bücher: Mit Yokoy vereinfachen Sie Ihren monatlichen Abschlussprozess. Durch integrierte Regeln gewährleisten Sie die Einhaltung von Vorschriften und synchronisieren über API-Integrationen Ihre Ausgabendaten in Echtzeit.

Revisionssichere und vereinfachte Berichterstattung: Yokoy ermöglicht eine vereinfachte Verfolgung von Rechnungen und stellt einen revisionssicheren Verwaltungsprozess durch automatisierte Prüfwege sicher. Ihr Finanzteam kann auf sämtliche Rechnungen, Genehmigungen und Zahlungen zentral zugreifen – und profitiert so von einer sauberen Finanzberichterstattung.

Yokoy Implementierungsprozess

Die Implementierung von Yokoy und unserer leistungsstarken KI in Ihre Kreditorenbuchhaltung verläuft zielgerichtet. In der ersten Phase beginnen wir damit, Ihre Bedürfnisse zu erfassen, Ihr derzeitiges Setup zu verstehen und den gewünschten Endzustand festzulegen. Gemeinsam stimmen wir einen Projektzeitplan ab. Ihr Team lernt unser Produkt kennen, während wir offiziell das Transformationsprojekt starten.

In der zweiten Phase beginnen wir mit der technischen Einrichtung, einschließlich der Konfiguration eines Yokoy-Sandbox-Kontos mit allen erforderlichen Integrationen. Diese Phase schließen wir mit Akzeptanztests ab, um sicherzustellen, dass alles den Anforderungen Ihres Teams entspricht.

In der dritten und letzten Phase nimmt Ihr Team das System in Betrieb und erhält umfassendes Live-Training von unserer Yokoy Academy. Zusätzlich stellen wir Schulungsunterlagen und Videos zum Selbststudium bereit. In der Zwischenzeit bereitet unser Implementierungsteam die Produktionsumgebung für den Live-Betrieb vor, sodass der Übergang reibungslos erfolgen kann.

Wie Yokoys KI die Kreditorenbuchhaltung von Unternehmen aller Größen revolutioniert

Schauen wir uns ein paar Beispiele an, wie Yokoy Unternehmen geholfen hat, ihre Kreditorenbuchhaltung mittels KI zu transformieren. In jedem Fall führte der Einsatz zu kürzeren Bearbeitungszeiten und geringeren Kosten, verbesserte die Genauigkeit der Daten und beschleunigte die Freigabe von Zahlungen – für eine effizientere Arbeitsweise und eine robuste Finanzkontrolle.

Planted Foods

Herausforderungen und Wandel: Planted Foods, ein schnell wachsendes Unternehmen der Lebensmitteltechnologie, hatte ohne KI mit ineffizienter Kreditorenbuchhaltung zu kämpfen. Durch die Implementierung unserer Automatisierungslösung konnte das Unternehmen seine Rechnungsverarbeitung automatisieren, Genehmigungsprozesse beschleunigen und erhielt finanzielle Einblicke in Echtzeit. Durch diese Umstellung ließen sich sowohl Bearbeitungszeiten als auch Fehlerquoten erheblich reduzieren. Das Ergebnis: effiziente Rechnungsbearbeitung und ein Cashflow auf dem neuesten Stand.

Ergebnisse in Zahlen:

60 Prozent weniger Zeit für die Rechnungsbearbeitung
90-prozentige Verbesserung der Datengenauigkeit
Steigerung der betrieblichen Effizienz um 30 Prozent

Crisp

Der App-Supermarkt Crisp hatte mit Engpässen und Fehlern bei seinen manuellen Finanzprozessen zu kämpfen. Durch die Einführung unseres KI-basierten Ausgabenmanagement-Systems konnte das Team Rechnungsmanagement und Genehmigungsprozesse optimieren und einen besseren Einblick in die eigenen Finanzdaten erhalten. Das Ergebnis: Eine effiziente Skalierung und eine effektive Verwaltung des Cashflows.

Ergebnisse in Zahlen:

70 Prozent geringere Bearbeitungskosten
80 Prozent schnellere Durchlaufzeit für Zahlungen
Verbesserte Skalierbarkeit und finanzielle Einblicke in Echtzeit

Mit der intelligenten Ausgabenmanagement-Plattform von Yokoy automatisieren Sie Rechnungen, Zahlungen und Ausgabenprozesse. Unsere KI vereint Intelligenz, Automatisierung und datenbasierte Insights – und hilft Ihrem Finanzteam, bessere Entscheidungen zu treffen.

Nächste Schritte

Entdecken Sie jetzt, wie die hochmoderne KI von Yokoy Ihr Finanzteam unterstützen und die finanzielle Transformation Ihres Unternehmens mitgestalten kann. Unsere fortgeschrittene Technologie skaliert mit Ihrem Unternehmen, passt sich Ihren individuellen Bedürfnissen an und bewältigt mühelos wachsende Transaktionsvolumina.

Vereinbaren Sie eine Demo – und erleben Sie, wie Sie mit Yokoy Zeit sparen, Kosten reduzieren und die finanziellen Abläufe in Ihrem Unternehmen optimieren können.

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