Wie Automatisierung Fehler im Ausgabenmanagement reduziert
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Ist es nicht praktisch, mit einer einfachen, aber leistungsstarken Softwarelösung Zeit und Geld zu sparen und Fehler vermeiden? Stellen Sie sich nun vor, Sie könnten dies für die Spesenabrechnungen Ihres Unternehmens tun: Die Bearbeitung jeder einzelnen kostet nämlich im Schnitt etwa 52 €. Doch fast jede fünfte Abrechnung ist falsch und weitere 52 € müssen für Korrekturen ausgegeben werden. Das ist nicht nur äußerst ineffizient, sondern kann auch schnell eskalieren und zu Produktivitätsverlusten, Betrug und möglichen Compliance-Problemen führen.
Eine automatisierte Spesenverwaltungslösung könnte diesen unorganisierten und fehleranfälligen Prozess jedoch in ein schlankes, effizientes und gesetzeskonformes System umwandeln, das die Kosten senkt, die Genauigkeit steigert und Ihre Mitarbeiter unterstützt.
Häufige Fehler bei der manuellen Spesenverwaltung
Bei der manuellen Spesenverwaltung kommt es oft zu wiederkehrenden Fehlern, die erhebliche finanzielle und betriebliche Auswirkungen haben können. Schauen wir uns einmal die häufigsten Probleme an:
Menschliche Fehler
Durch die manuelle Ausgabenverwaltung kommt es häufig zu Fehlern. Diese können von einfachen Problemen, wie z. B. falschen Beträgen bei den Reisekosten der Mitarbeiter, bis hin zu komplexeren Problemen wie falsch kategorisierten Ausgaben reichen. Selbst kleine Unstimmigkeiten können zu erheblichen Diskrepanzen in den Büchern führen, die zeitaufwändige Korrekturen erfordern und möglicherweise die Budgets und Finanzdaten des Unternehmens verfälschen.
Spesenbetrug durch Mitarbeiter
Durch manuelle Prozesse kann auch Spesenbetrug lange unentdeckt bleiben. Dabei werden zum Beispiel Spesenabrechnungen aufgebläht oder dieselbe Ausgabe mehrfach eingereicht. Ohne automatisierte Kontrollen und Abgleiche können Ihnen solche betrügerischen Aktivitäten durch die Lappen gehen, was zu finanziellen Verlusten führt und das Vertrauen innerhalb des Unternehmens untergräbt.
Ineffiziente Prozesse bei der Spesenabrechnung
Man muss es so sagen: Die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen ist häufig ineffizient. Mitarbeiter müssen alle Papierbelege sammeln, Formulare ausfüllen und zur Prüfung einreichen, während Finanzteams jeden Bericht manuell überprüfen, die Konten anpassen und die Richtigkeit aller Daten sicherstellen müssen. Diese ineffizienten Arbeitsschritte vergeuden Zeit und verzögern die Rückerstattung von Spesen, was zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern und einem ausgebremsten Cashflow führt.
Nichteinhaltung von Spesenrichtlinien
Manuelle Arbeit macht es schwierig, die Compliance-Richtlinien eines Unternehmens konsequent durchzusetzen, denn Mitarbeiter können versehentlich oder absichtlich festgelegte Grenzen oder Vorschriften umgehen, ohne dass dies direkt auffällt. Dies kann zu nicht genehmigten Ausgaben, höheren Kosten und potenziellen rechtlichen Risiken führen, wenn bei einer Prüfung festgestellt wird, dass es Diskrepanzen in den Unterlagen der Finanzabteilung gibt.
Komplexe Genehmigungsabläufe
Das herkömmliche Ausgabenmanagement umfasst oft mehrere Genehmigungsstufen, wobei Rechnungen durch mehrere Hände gehen, bevor sie endgültig genehmigt werden. Diese Komplexität kann zu Engpässen und Verzögerungen bei Genehmigungen und Kostenerstattungen führen. Da es kein zentrales System gibt, ist es außerdem schwierig zu verfolgen, wo man sich gerade im Genehmigungsprozess befindet. Das birgt die Gefahr, dass Reports dazu verloren gehen oder schlichtweg vergessen werden.
Wie viel kosten herkömmliche Spesenabrechnungen Ihr Unternehmen?
Herkömmliche Spesenabrechnungen können im Stillen die Ressourcen Ihres Unternehmens aufzehren – sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in Bezug auf die Produktivität. Wie bereits erwähnt, belaufen sich nach Angaben der Global Business Travel Association (GBTA) die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzigen Reisekostenabrechnung auf etwa 52 €. Diese Zahl mag überschaubar erscheinen, kann aber schnell eskalieren, wenn man bedenkt, wie viele Reportings ein Unternehmen in der Regel bearbeitet. Darüber hinaus enthalten etwa 19 % der Fälle Ungenauigkeiten. In einigen Unternehmen können diese Fehler jährlich zu hohen Summen an unnötigen Ausgaben führen.
Die manuelle Kostenerfassung ist zudem sehr zeitaufwändig. Die Bearbeitung einer Spesenabrechnung dauert im Durchschnitt 20 Minuten, was sich noch erhöhen kann, wenn Fehler vorhanden sind oder der Prozess besonders komplex ist. Der Produktivitätsverlust wird beträchtlich, wenn man diese Minuten auf Hunderte oder Tausende von Reportings umlegt. Mitarbeiter und Finanzteams werden durch sich wiederholende Aufgaben aufgehalten, wodurch sich andere wichtige Arbeiten verzögern und die gesamte Finanzberichterstattung im Sinne der Einhaltung von Vorschriften verlangsamt.
Diese ineffizienten Prozesse erhöhen auch das Risiko von Betrug und der Nichteinhaltung von Compliance-Richtlinien. Ohne die automatisierten Kontrollen einer guten Ausgabenmanagement-Software können betrügerische Anträge unbemerkt durchgehen, und eine uneinheitliche Rechnungsverarbeitung kann zu nicht genehmigten Ausgaben führen. Beide Probleme tragen zu höheren Betriebskosten und potenziellen rechtlichen Risiken bei, insbesondere bei Prüfungen.
Mit einer intelligenten Ausgabenverwaltung können Unternehmen die Bearbeitungskosten pro Bericht drastisch senken, manuelle Aufgaben eliminieren und Fehler reduzieren. Eine weitere Folge von schnelleren Bearbeitungszeiten mit einer automatisierten Ausgabenverwaltung: Die Datenerfassung erfolgt genauer und liefert wertvolle Insights in Echtzeit.
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Weniger Fehler durch das Automatisieren der Ausgabenverwaltung
Was bedeutet es, die Ausgabenverwaltung zu automatisieren?
Bei der Automatisierung der Ausgabenverwaltung werden Softwarelösungen eingesetzt, um den Prozess der Nachverfolgung, des Einreichens, Genehmigens und Meldens von Geschäftsausgaben zu optimieren. Dadurch werden manuelle Tätigkeiten und Fehler reduziert und die Einhaltung von Vorschriften erreicht, die für Unternehmen in Deutschland wichtig sind.
Wie Automatisierung das Spesenmanagement unterstützen kann
Weniger Fehler
Durch den Einsatz von Technologien wie optischer Zeichenerkennung (OCR) und automatischer Dateneingabe minimiert das System Fehler im Zusammenhang mit falschen Beträgen, doppelten Einträgen oder falsch kategorisierten Ausgaben. Dadurch lässt sich die Genauigkeit steigern und der Zeit- und Kostenaufwand für die Korrektur von Ungenauigkeiten wird deutlich verringert.
Verbesserte Compliance
Automatisierte Spesenverwaltungssoftware verringert das Risiko der Nichteinhaltung von Richtlinien, indem sie die Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens konsequent und automatisch einhält. Sie können nicht-konforme Ausgaben markieren oder ablehnen und so sicherstellen, dass alle Eingaben die vorgegebenen Vorgaben und Grenzen einhalten. Dies blockiert unzulässige Ausgaben und hilft Ihrem Business, die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften zu gewährleisten und so mögliche rechtliche Probleme und finanzielle Strafen abzuwenden.
Zeitersparnis
Die Automatisierung vereinfacht den gesamten Prozess der Ausgabenverwaltung, von der Erfassung der Belege bis zur endgültigen Genehmigung. Mitarbeiter müssen keine Formulare mehr ausfüllen oder Genehmigungen manuell einholen, und Finanzteams können Fälle schneller bearbeiten. Durch diese Zeitersparnis können sich Teams auf strategischere Aufgaben konzentrieren, was die Gesamtproduktivität verbessert und den Erstattungsprozess beschleunigt.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Mit der Automatisierung geht das Einreichen und Genehmigen von Ausgaben deutlich schneller: Mitarbeiter profitieren von zügigen Erstattungen und einer benutzerfreundlicheren Bedienung, was zu weniger Frustration und einer insgesamt höheren Arbeitszufriedenheit führt. Warum? Wenn Mitarbeiter wissen, dass der Prozess effizient und fair ist, halten sie sich eher an die Unternehmensrichtlinien und fühlen sich von ihrem Unternehmen wertgeschätzt.
Bessere Einblicke in die Ausgaben
Automatisierte Spesenverwaltungssysteme verfügen häufig über integrierte Analysetools, die in Echtzeit Einblicke in das Ausgabenverhalten geben. Diese Einblicke ermöglichen es CFOs oder Finanzteams, Trends zu erkennen, Möglichkeiten zur Kostensenkung zu entdecken und die Entscheidungsfindung zu erleichtern.
Die Implementierung von Automatisierung spart Kosten und erhöht den ROI
Auch das sollten Sie niemals unterschätzen: Die Implementierung von Automatisierung in der Ausgabenverwaltung ist eine strategische Investition, die für Unternehmen jeder Größe erhebliche Kosteneinsparungen bringt und den Return on Investment (ROI) steigert. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist – Abläufe werden durch Automatisierung stets vereinfacht und tragen so zu Ihrem langfristigen Erfolg bei.
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Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Diese Funktionen sind für die automatisierte Ausgabenverwaltung wichtig
Das Automatisieren der Spesenverwaltung umfasst diese wichtigen Funktionen:
automatisiertes Einreichen und Ablage
Festlegung individueller Spesenrichtlinien
Automatisierung von Genehmigungs-Workflows
Echtzeitberichte und Analysen
Integration von Buchhaltungssystemen und ERP-Systemen
Zusammen sorgen sie für ein schlankes, effizientes und exaktes Spesenmanagement, das Ihrem Business hilft, seine finanziellen Abläufe zu optimieren und eine bessere Kontrolle über seine Ausgaben zu erhalten.
Automatisierte Einreichung und Ablage
Spesenverwaltungssysteme optimieren die Einreichung und Ablage von Spesenabrechnungen, indem sie es den Benutzern ermöglichen, Belege über eine mobile App zu erfassen und hochzuladen. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) extrahiert automatisch die relevanten Daten aus den Quittungen und gibt sie ein, wodurch Fehler bei der manuellen Dateneingabe reduziert werden und der Einreichungsprozess beschleunigt wird. Diese Integration stellt sicher, dass Teammitglieder ihre Ausgaben unkompliziert einreichen können und diese automatisch organisiert und kategorisiert werden, so dass keine Quittungen verloren gehen oder übersehen werden.
Individuelle Spesenrichtlinien integriert
Automatisierungsplattformen verfügen über Funktionen zur Integration und Durchsetzung individueller Spesenrichtlinien. Unternehmen können Spesenregeln auf Grundlage spezifischer Richtlinien, wie Ausgabenlimits, zulässige Kategorien und Genehmigungsanforderungen anpassen. Das System prüft automatisch jede Ausgabe anhand dieser Richtlinien und markiert oder lehnt nicht-konforme Einreichungen ab.
Genehmigungsprozess automatisieren
Der Genehmigungs-Workflow wird meist automatisiert, um den Überprüfungsprozess zu verschlanken. Sobald eine Spesenabrechnung eingereicht wird, wird sie durch vordefinierte Genehmigungsketten geleitet, die auf den Unternehmensvorgaben und der Art der Ausgaben basieren. Die Genehmigenden werden automatisch benachrichtigt und können Fälle standortunabhängig über das System überprüfen und absegnen. Dies reduziert Engpässe, beschleunigt den Genehmigungsprozess und stellt sicher, dass die angefallenen Ausgaben zeitnah und korrekt abgewickelt werden.
Reportings und Analysen in Echtzeit
Automatisierungstools bieten Echtzeit-Reporting und spezielle Analysefunktionen, die wertvolle Einblicke in die Unternehmensausgaben erlauben. Sie erstellen detaillierte Berichte und visuelle Dashboards, die Ausgaben verfolgen, Trends aufzeigen und Einsparpotenziale identifizieren – auch mithilfe von künstlicher Intelligenz. Mit Echtzeitdaten können Finanzteams fundierte Entscheidungen treffen, die Budgetierung optimieren und Probleme umgehend angehen. Die Analysefunktionen ermöglichen es Unternehmen außerdem, zukünftige Ausgaben zu prognostizieren und ihre finanziellen Ressourcen besser zu verwalten.
Integration mit Buchhaltungssystemen
Die nahtlose Integration mit Buchhaltungssystemen ist ein wichtiges Merkmal: Das System kann Ausgabendaten automatisch mit der vorhandenen Buchhaltungssoftware eines Unternehmens synchronisieren und so sicherstellen, dass die Finanzdaten korrekt und aktuell sind. Diese Integration trägt dazu bei, den Abstimmungsprozess zu vereinfachen, das Risiko von Datendiskrepanzen zu verringern und die finanzielle Genauigkeit im Gesamten zu verbessern. Durch die direkte Verbindung von Ausgabendaten mit Buchhaltungssystemen stellen diese Plattformen sicher, dass alle Finanztransaktionen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden und für Prüfungen und Berichte leicht zugänglich sind.
Straffe, effiziente Prozesse für das Spesenmanagement mit Yokoy
In einem manuellen Prozess sammeln Mitarbeiter Belege und reichen sie ein. Wie wir gelernt haben, führt die manuelle Dateneingabe aber häufig zu Fehlern bei der Erfassung, aber auch zu verlegten Dokumenten und zu langsamen Genehmigungsabläufen.
Mit Yokoy können Ihre Mitarbeiter dagegen von einem automatisierten Spesenmanagement profitieren, das den Genehmigungsprozess optimiert.
Werfen wir zum Beispiel einen Blick auf Beekeeper. Die Plattform für Mitarbeiterkommunikation nutzte Yokoy, um die Bearbeitungszeit für Ausgaben um 50 % zu verkürzen und den Genehmigungsprozess zu straffen.
Für die globale Sportbekleidungsmarke On konnte Yokoy die Kosten für das Spesenmanagement um 30 % senken, die mögliche Compliance verbessern und eine bessere Kontrolle über die Ausgaben erreichen.
Eine weitere Fallstudie mit dem multinationalen Technologieunternehmen Bühler zeigt, dass die Bearbeitungszeit um 40 % reduziert werden konnte, was auch dazu beitrug, die Compliance mit Echtzeit-Analysen zu verbessern.
Weniger Fehler, schnellere Genehmigungen und ein besserer Finanzüberblick sind nur einige der Vorteile, die Ihnen diese Fallstudien über die transformative Kraft von Yokoy vermitteln.
Nächste Schritte
Erfahren Sie mehr über unsere Fallstudien und darüber, wie die innovativen KI-gesteuerten Lösungen von Yokoy auch Ihr Unternehmen voranbringen können. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für eine Demo, um zu sehen, wie Yokoy Sie bei all Ihren Unternehmungen unterstützen kann.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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