Spesenbetrug mit KI-gestütztem Risikomanagement verhindern
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Spesenbetrug ist eine oft unsichtbare Belastung für Unternehmen: Jüngsten Statistiken zufolge erleiden Firmen einen durchschnittlichen finanziellen Verlust von sage und schreibe 7.865 € pro Monat. Der Bedarf an fortschrittlichen Lösungen war noch nie so groß wie heute. Aus diesem Grund gilt der Einsatz von künstlicher Intelligenz als bahnbrechende Neuerung für das Spesenmanagement: Sie hilft dabei, die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens zu schützen und die Spesenabrechnung nachhaltig zu vereinfachen.
Was ist Spesenbetrug – und warum sollten Sie gewappnet sein?
Manchmal sind Menschen chaotisch und tippen die falschen Zahlen ein. In den meisten Fällen begehen Mitarbeiter jedoch Spesenbetrug, indem sie falsche oder überhöhte Ansprüche in ihren Spesenabrechnungen geltend machen – in der Regel mit dem Ziel, sich nicht geschäftsbezogene oder überzogene Kosten erstatten zu lassen.
Die häufigsten Arten von Spesenbetrug sind:
Falsch deklarierte Ausgaben: persönliche Einkäufe, die als geschäftsbezogen geltend gemacht werden
Überhöhte Ausgaben: übertriebene, aber legitime Ausgaben
Doppelte Ausgaben: dieselbe Ausgabe wird mehrmals eingereicht
Fiktive Ausgaben: Ausgaben werden geltend gemacht, die nie getätigt wurden, z. B. wird ein Familienessen als Geschäftsessen ausgegeben
Die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) berichtet, dass ein durchschnittliches Unternehmen jedes Jahr fünf Prozent ihres Jahresumsatzes durch Betrug verliert (durchschnittlich 7.865 € Verlust pro Monat). Dies ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen schmerzhaft. Darüber hinaus hat die ACFE herausgefunden: 51 Prozent der Unternehmen verzeichnen seit der Pandemie einen Anstieg der Betrugsfälle und 71 Prozent erwarten, dass diese Betrugsfälle sogar noch weiter zunehmen werden. 65 von 100 Mitarbeitern versuchen, Geschäftsreisen als teurer darzustellen, als sie eigentlich sind, um sich persönliche Ausgaben erstatten zu lassen.
Daher kann Spesenbetrug – ob vorsätzlich oder versehentlich – die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen.
Herausforderungen beim traditionellen Aufspüren von Betrugsfällen
Die herkömmliche Methode, um Spesenbetrug aufzudecken, stellt Unternehmen vor mehrere Hindernisse. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Herausforderungen, mit denen Firmen konfrontiert sind, wenn sie versuchen, Spesenbetrug zu verhindern:
Die Erkennung in großem Umfang ist arbeitsintensiv: Die manuelle Überprüfung hunderter Spesenabrechnungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig, sodass es für Finanzteams schwierig ist, alle Betrugsfälle aufzudecken. Das Durchsuchen von Belegen Zeile für Zeile ist ineffizient, insbesondere bei großen Datenmengen. Die Erkennung von Betrug in großem Umfang wird ohne Automatisierung daher nahezu unmöglich.
Zunehmende Raffinesse von Betrugsfällen: Betrüger finden ständig neue Wege, um traditionelle Erkennungsmethoden zu umgehen, wodurch einfache Kontrollen und manuelle Überprüfungen weniger effektiv sind. Taktiken wie die Verteilung gefälschter Ausgaben auf mehrere Berichte oder die Verwendung realistischer, gefälschter Belege können unbemerkt bleiben. Da sich der Betrug weiterentwickelt, sollten Unternehmen die Nutzung von KI-Tools in Erwägung ziehen, um diese subtilen Betrugsversuche zu erkennen und Betrügern einen Schritt voraus zu sein.
Schwer zu erkennen über verschiedene Kanäle hinweg: Unternehmen nutzen mehrere Kanäle für die Einreichung von Spesenabrechnungen, von mobilen Apps über E-Mail bis hin zu Software-Plattformen. Dies führt zu zusätzlicher Komplexität und erschwert die Verfolgung und Überprüfung von Datensätzen in Echtzeit. Ohne eine effektive Datenkonsolidierung kann Betrug deshalb unbemerkt bleiben.
Schwierigkeiten bei der Anpassung an Unternehmensrichtlinien: Jedes Unternehmen hat seine eigenen Spesenrichtlinien, die von den Mitarbeitern befolgt werden müssen. Veraltete Betrugserkennungssysteme lassen sich jedoch oft nur schwer anpassen. Ohne flexible Systeme, die mit den spezifischen Regeln eines Unternehmens zurechtkommen, kann es passieren, dass Finanzteams falsch-positive Ergebnisse erhalten oder echten Betrug übersehen. Adaption ist deshalb der Schlüssel zum Erfolg, kann jedoch mit herkömmlichen Methoden schwierig umzusetzen sein.
Jonglieren mit mehreren Softwarelösungen: Für die Verwaltung von Ausgaben, die Berichterstattung und die Aufdeckung von Betrug werden verschiedene Softwarelösungen eingesetzt. Diese Fragmentierung und mangelnde Integration führen zu Komplikationen. Finanzteams müssen zwischen verschiedenen Tools navigieren, um Datensätze zusammenzufügen, was zu ineffizienten Arbeitsabläufen führt und das Fehlerrisiko erhöht.
Blogartikel
So verhindern Sie Spesenbetrug bei Dienstreisen: KI-gesteuerte Compliance in der Reisekostenabrechnung
Spesenbetrug ist ein allgegenwärtiges Problem, das Unternehmen aller Größen und Branchen weiterhin plagt. Tatsächlich ergab eine kürzlich von der Association of Certified Fraud Examiners durchgeführte Umfrage, dass Organisationen jedes Jahr schätzungsweise 5 % ihrer Einnahmen durch Abrechnungsbetrug verlieren, wobei gefälschte Reisekostenabrechnungen besonders häufig vorkommen.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO
KI-gesteuerte Lösungen zur Betrugsprävention
Die gute Nachricht ist, dass KI-gesteuerte Lösungen diese Herausforderungen direkt angehen. Durch die Automatisierung des Erkennungsprozesses, die Zentralisierung von Daten aus verschiedenen Quellen, die Integration in bestehende Systeme und die Anpassung der Betrugserkennung an regulatorische Vorgaben bietet KI-gestützte Spesenmanagement-Software einen sicheren Rahmen, um Spesenbetrug in großem Maßstab effizient zu bekämpfen. Aber sehen wir uns die Vorteile im Detail an!
Automatisierte Datenextraktion
Automatisierte Datenextraktion beschreibt den Prozess der Erfassung und Digitalisierung von Informationen aus Belegen und Rechnungen ohne manuelle Eingabe. Mit Hilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) kann die KI-gestützte Automatisierung die relevanten Details wie Datum, Betrag und Lieferanteninformationen direkt aus den Dokumenten scannen und abrufen. Dies spart Zeit und gewährleistet Genauigkeit, indem das Risiko für menschliche Fehler reduziert wird. Mit der automatisierten Datenextraktion können große Mengen an Belegen schnell verarbeitet werden, was es einfacher macht, den Überblick über die Spesenabrechnungen zu behalten.
Datenerfassung
KI-basierte Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln: Ob über mobile Apps, E-Mail-Übermittlungen, Dateisysteme oder Softwareplattformen – diese Systeme zentralisieren die Daten an einem Ort. So können Finanzteams auf alle Spesenabrechnungen in einer einheitlichen Übersicht oder einem Dashboard zugreifen und diese analysieren. Durch diese effiziente Datenerfassung entfällt die Notwendigkeit, Daten von verschiedenen Plattformen zusammenzuführen.
Datenanalyse in Echtzeit
Einer der größten Vorteile KI-gestützter Spesenmanagementsysteme ist die Datenanalyse in Echtzeit. Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden, bei denen Ausgaben erst nach ihrer Einreichung überprüft werden, analysieren smarte Lösungen die eingehenden Spesenabrechnungen und melden verdächtige Aktivitäten sofort. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es Finanzteams, Probleme umgehend zu beheben und Betrug zu stoppen, bevor er eskaliert. Andererseits wird der Genehmigungsprozess für berechtigte Ansprüche beschleunigt, wodurch Mitarbeiter schneller eine Erstattung erhalten.
Maschinelles Lernen zur Erkennung von Betrugsmustern
Maschinelles Lernen ist ein entscheidender Faktor und eine große Hilfe bei der Erkennung von Betrugsmustern: Algorithmen lernen aus historischen Daten und verbessern kontinuierlich ihre Fähigkeit, ungewöhnliches oder verdächtiges Verhalten zu erkennen. Machine-Learning-Modelle können Muster in den Spesenabrechnungen von Mitarbeitern identifizieren. Durch kontinuierliches Lernen werden die Algorithmen des maschinellen Lernens mit der Zeit immer besser darin, potenzielle Risiken zu erkennen, wodurch die Fähigkeiten zur Betrugserkennung und Risikobewertung immer intelligenter und effizienter werden.
Erkennung von Anomalien
Abweichungen von der Norm zu erkennen, kann ein weiteres leistungsstarkes Instrument sein: Die Anwendung von KI kann ungewöhnliche Aktivitäten aufzeigen, z. B. wenn ein Mitarbeiter plötzlich viel mehr als üblich ausgibt oder Ausgaben von unerwarteten Orten geltend macht. Das Schöne an der KI-gesteuerten Erkennung von Anomalien ist, dass sie nicht nur auf festen Regeln beruht. Stattdessen helfen historische Daten dabei, Ausreißer zu identifizieren und sowohl offensichtliche als auch subtile Formen von Betrug zu erkennen.
Integrierte Unternehmensrichtlinien
Auch die spezifischen Richtlinien eines Unternehmens können in das moderne Ausgabenmanagement integriert werden. Das bedeutet, dass die Software Risikoszenarien berücksichtigt und automatisch prüfen kann, ob eine Ausgabe den Unternehmensrichtlinien entspricht. Dazu können beispielsweise der maximal zulässige Betrag für Mahlzeiten, eine Reisekostenabrechnung oder Erstattungsbeschränkungen gehören. Diese Funktion entlastet die Finanzteams, da sie die Einhaltung von Vorschriften nicht mehr manuell überprüfen müssen, und stellt sicher, dass alle Ausgaben von Anfang an mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
Anpassbare Arbeitsabläufe
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse für die Überprüfung und Genehmigung von Ausgaben, und moderne KI-Systeme sind darauf ausgelegt, dies zu berücksichtigen: Anpassbare Workflows ermöglichen es Unternehmen, den Genehmigungsprozess auf ihre individuelle Struktur zuzuschneiden. So können beispielsweise für Ausgaben mit hohem Wert automatisch zusätzliche Genehmigungen erforderlich sein, während Routineausgaben für eine schnellere Bearbeitung beschleunigt werden können. Diese Workflows lassen sich leicht an die jeweiligen Geschäftsanforderungen anpassen.
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So wählen Sie die ideale Spesenmanagement-Software aus: Anforderungen und Funktionen
So wählen Sie die beste Spesenverwaltungssoftware für Ihre Unternehmensgröße aus. Verbessern Sie die Effizienz und sparen Sie Kosten mit der richtigen Lösung zur Kostenverfolgung.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Vorteile des KI-gesteuerten Spesenmanagements über die Betrugserkennung hinaus
Sie haben nun gesehen, dass KI-gesteuertes Spesenmanagement nicht nur bei der Aufdeckung und Verhinderung von Betrug hilft, sondern auch eine Vielzahl leistungsstarker Tools und Vorteile bietet, mit denen sich die Finanzabläufe Ihres Unternehmens verbessern lassen.
Kosteneinsparungen: Einer der unmittelbarsten Vorteile des Wechsels zu KI-gesteuerten Lösungen für das Spesenmanagement sind Kosteneinsparungen. Die Automatisierung mühsamer manueller Prozesse wie Dateneingabe oder Genehmigungsabläufe kann mithilfe von KI einfach durchgeführt werden. Dies senkt Ihre Verwaltungskosten, reduziert Fehler und führt zu direkten Kosteneinsparungen durch weniger manuelle Eingriffe und geringere finanzielle Verluste.
Erhöhte Genauigkeit: KI-Systeme zeichnen sich durch eine hohe Präzision bei der Extraktion und Verarbeitung von Daten aus und sind extrem schnell. Durch die Automatisierung der Dateneingabe und die Verwendung von Algorithmen zur Analyse von Spesenabrechnungen reduziert KI das Risiko menschlicher Fehler, sodass kostspielige Korrekturen der Vergangenheit angehören.
Verbesserte betriebliche Effizienz: Lösungen mit KI-Integration können Ihren gesamten Spesenmanagementprozess vereinfachen, von der Einreichung bis zur Genehmigung. Wiederkehrende Routineaufgaben wie die Datenextraktion und die Spesen-Kategorisierung können automatisiert werden. Dies beschleunigt die Arbeitsabläufe und verkürzt die Bearbeitungszeiten. Durch diese Effizienz können sich Ihre Finanzteams auf andere Aktivitäten konzentrieren, um die Gesamtrentabilität zu verbessern.
Verbesserte Benutzererfahrung: Da die Spesenabrechnung durch KI einfacher und intuitiver wird, können Mitarbeiter ihre Spesen ganz einfach über benutzerfreundliche Schnittstellen einreichen. So verbessern beispielsweise mobile Apps, die das sofortige Scannen von Belegen und die Einreichung von Spesen ermöglichen, die Erfahrung mit einer ansonsten relativ langweiligen Aufgabe. Im Backend sorgt KI dafür, dass Anträge schnell und präzise bearbeitet werden, was den Aufwand für Ihre Mitarbeiter reduziert und den Erstattungsprozess wesentlich reibungsloser gestaltet.
Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum von Unternehmen steigen auch ihre Anforderungen an das Kostenmanagement. Leistungsstarke Tools mit KI sind so konzipiert, dass sie sich mühelos an Ihr Unternehmen anpassen lassen. Ganz gleich, ob Sie die Kosten für ein kleines Team oder eine globale Belegschaft verwalten, KI-Modelle können sich anpassen und lernen, mit zunehmenden Datenmengen umzugehen, ohne dass die Leistung beeinträchtigt wird. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihre Kostenmanagementprozesse effizient bleiben, während Ihr Unternehmen wächst.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn Mitarbeiter einen reibungslosen und effizienten Prozess zur Spesenabrechnung erleben, steigt ihre Zufriedenheit. Eine benutzerfreundliche Oberfläche trägt nicht nur zu einer positiven Erfahrung Ihrer Mitarbeiter bei, sondern KI-gesteuerte Lösungen ermöglichen auch schnellere Erstattungen und reduzieren den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben. Weniger Fehler und Streitigkeiten verbessern die allgemeine Moral der Mitarbeiter und das Vertrauen in das System. Dies führt insgesamt zu einer positiveren Erfahrung.
Echtzeitdaten für bessere Entscheidungen: Mit Datenanalysen in Echtzeit können KI-Spesenmanagementsysteme Ihnen aktuelle Einblicke in Ausgabenmuster und -trends geben. Diese verbesserte Sichtbarkeit ermöglicht es Ihnen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Firmen können schnell Bereiche identifizieren, in denen Kosten gesenkt oder Budgets angepasst werden können. Ihr Finanzmanagement und Ihre betriebliche Effizienz insgesamt können mit solchen intelligenten Echtzeitsystemen verbessert werden.
Best Practices für die Implementierung von KI im Spesenmanagement zur Betrugsprävention
Jetzt wissen Sie, wie KI-gesteuertes Spesenmanagement Betrug verhindern und die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens verbessern kann. Lassen Sie uns das in die Praxis umsetzen:
Aufbau und Schulung eines Teams für Betrugserkennung
Stellen Sie ein spezielles Team zur Betrugserkennung zusammen, dem Datenexperten, Finanz-Profis und KI-Spezialisten angehören, um das KI-System an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Kontinuierliche Weiterbildung zu KI-Technologien und Betrugstrends ist ein wichtiger Bestandteil, um Ihr Betrugserkennungsteam und Ihre KI auf dem neuesten Stand zu halten. Auch die Zusammenarbeit mit den Finanz- und Compliance-Abteilungen ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.
Kontinuierliche Datenüberwachung
KI lebt von Echtzeitdaten, die dabei helfen, betrügerische Aktivitäten ad hoc zu erkennen. Kontinuierliches Lernen mit fortlaufender Datenanalyse hilft der KI, aus vergangenen Fällen zu lernen, und ermöglicht es ihr, ihre Fähigkeiten zur Betrugserkennung zu verbessern. Durchgängige Feedbackschleifen stellen sicher, dass alle von der KI erkannten Anomalien überprüft und zur Verbesserung ihrer Genauigkeit genutzt werden.
Implementieren Sie eine ganzheitliche Software für das Spesenmanagement
KI funktioniert am besten und effektivsten, wenn sie in ein zentralisiertes System integriert ist, das alle ausgabenbezogenen Daten zusammenführt. Software wie die von Yokoy bietet eine vollständig integrierte Ausgabenverwaltungsplattform, die Daten aus Belegen, Rechnungen und Berichten an einem Ort konsolidiert. So können die KI-Tools von Yokoy Unstimmigkeiten und potenziellen Betrug schnell erkennen.
Automatisierte und maßgeschneiderte Arbeitsabläufe und der Einsatz von KI erleichtern Ihrem Finanzteam die Verwaltung von Genehmigungsprozessen, während integrierte Tools die Einhaltung Ihrer internen Regeln sicherstellen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst Yokoy mit Ihnen und erleichtert die Verwaltung eines größeren Ausgabenvolumens, ohne dass dabei die Genauigkeit oder Effizienz beeinträchtigt werden.
Nächste Schritte
Intelligente Tools für das Spesenmanagement können Muster betrügerischer Ansprüche erkennen, indem sie riesige Datenmengen analysieren und Anomalien melden, die bei herkömmlichen Methoden möglicherweise übersehen werden. Mit Yokoy erhalten Sie eine intelligente Lösung, die KI-Algorithmen zum smarten Automatisieren nutzt, um Ihre Spesenmanagementprozesse zu verbessern.
Kunden von Yokoy berichten von einer erheblichen Reduzierung von Betrugsfällen, wie z. B. dem Aufdecken gefälschter Belege und überhöhter Ausgaben, noch bevor diese zu finanziellen Verlusten führen konnten. Wir laden Sie daher ein: Erleben Sie, wie Yokoy Ihrem Unternehmen helfen kann, Ihre Ressourcen zu schützen und die Einhaltung von Vorschriften effektiver zu gewährleisten, indem Sie noch heute Ihre Demo buchen!
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