Software für Rechnungsverarbeitung: So treibt Yokoy die Transformation des Finanzwesens voran
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Jeder Finanzleiter weiß: Die Rechnungsverarbeitung muss dringend optimiert werden. Schließlich handelt es sich allzu oft noch um einen manuellen Prozess, der viel Zeit in Anspruch nimmt, zu Fehlern führen kann und für bereits überlastete Betriebe zusätzliche Kosten verursacht. Moderne Tools für die Rechnungsverarbeitung bieten eine Lösung – nicht zuletzt dank der Fortschritte in Sachen künstlicher Intelligenz (KI).
Eine Rechnungsverarbeitungs-Software wie Yokoy kann nicht nur den manuellen Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung reduzieren, sondern gleichzeitig die Präzision erhöhen und das Betrugsrisiko durch Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien oder externe Vorschriften verringern. Die grundlegenden Veränderungen im Rechnungsmanagement ebnen den Weg zu mehr Effizienz und besseren strategischen Entscheidungen.
Tools mit KI-Technologie zur Rechnungsverarbeitung nutzen
Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist häufig mit Herausforderungen wie fehlerhaften Dateneingaben oder Verzögerungen bei der Weiterleitung und Genehmigung von Rechnungen verbunden. In einigen Unternehmen gehört auch das Drucken, Bearbeiten und Archivieren von Rechnungen zu den lästigen Arbeitsschritten. Dies kann zu einem erhöhten Betrugsrisiko, Schwierigkeiten beim Abgleich von Rechnungen, komplexen Anforderungen an das Lieferantenmanagement, Compliance-Problemen oder einer eingeschränkten Datenanalyse führen.
Mit dem Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung können KI-Tools zur Rechnungsverarbeitung nun eingesetzt werden, um bei folgenden Aufgaben zu helfen:
- genaue Datenerfassung
- Automatisierung von Abläufen für eine schnellere Bearbeitung
- Erkennung von Anomalien zur Betrugsprävention
- Automatisierung des Rechnungsabgleichs
- Verbesserung des Lieferantenmanagements durch die Integration von Datenbanken
- Einhaltung von Vorschriften durch automatisierte Prüfungen
- Bereitstellung fortschrittlicher Analysen für aussagekräftige Erkenntnisse
Einfach ausgedrückt: Das KI-basierte Rechnungsmanagement erhöht die Effizienz, reduziert Fehler, verbessert die Compliance und erleichtert die Entscheidungsfindung im Rechnungswesen sowie bei der Verarbeitung von Rechnungen.
So funktioniert die künstliche Intelligenz von Yokoy
Die Plattform von Yokoy integriert prädiktive und präskriptive KI in den gesamten Prozess des Ausgabenmanagements und umfasst Rechnungen, Ausgaben sowie Zahlungen. Die prädiktive KI analysiert historische Daten, um Rechnungsformate zu erkennen, neue Rechnungen zu verstehen, Anomalien und Lücken zu identifizieren und die Daten zu strukturieren.
Die präskriptive KI schlägt Maßnahmen vor, ob es sich nun um den korrekten Workflow für die jeweilige Rechnung handelt oder um Erkenntnisse, die Ihre Workflows zur Rechnungsverarbeitung optimieren.
Die Plattform wurde intern von unserem KI-Labor entwickelt und ist für das Rechnungs-, Ausgaben- und Zahlungsmanagement ausgelegt. Dieser spezialisierte Ansatz ermöglicht es, ein besonders hohes Maß an Effizienz zu schaffen und den Herausforderungen Ihres Finanzteams gerecht zu werden.
Yokoys KI entwickelt sich durch adaptives Lernen kontinuierlich weiter und priorisiert dabei Erkenntnisse aus menschlichen Interaktionen gegenüber veralteten Datensätzen, um ihre Fähigkeiten zu verbessern. Sie entwickelt ein tiefes Verständnis für die Feinheiten von Dokumenten, indem sie Erkenntnisse aus Tausenden von Rechnungen, Ausgaben und Belegen erfasst. Durch dieses dynamische Lernen passt sich die KI genau an die Arbeitsabläufe und Vorgaben Ihres Unternehmens an – und wird mit der Zeit immer effektiver und personalisierter.
Mit Software Rechnungsverarbeitung automatisieren
Yokoy nutzt eine KI-gestützte Verifizierung, um die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung zu vereinfachen. Dazu wird der Abgleich von Rechnungen automatisiert, um Betrug durch die Erkennung von Anomalien zu verhindern, Richtlinien und Vorschriften einzuhalten, manuelle Fehler zu minimieren und verwertbare Erkenntnisse für ein besseres Finanzmanagement zu liefern.
Yokoy extrahiert zunächst Daten aus Rechnungen, um den manuellen Erfassungsaufwand zu minimieren. Anschließend werden die Rechnungsdaten mit Hilfe von KI validiert und mit den Bestelldaten abgeglichen, um eine deutlich höhere Datengenauigkeit zu erzielen. Automatisierte Workflows leiten Rechnungen an die zuständigen Genehmigungsstellen weiter, während maschinelles Lernen die korrekten Kostenkategorien und Kontocodes zuweist.
Yokoy erfasst automatisch die Details in jeder Rechnung und stellt dynamische Echtzeit-Berichte und Analysen bereit, damit Ihr Finanzteam auf einen Prüfpfad für jede eingehende Rechnung zugreifen kann.
Da dies automatisch geschieht, werden Ihre AP-Prozesse optimiert. Wiederholte manuelle Arbeiten entfallen und Aufgaben wie die Erfassung, Überprüfung und Genehmigung der Rechnung werden mit KI-Hilfe ausgeführt. Ihre Mitarbeiter können sich also mehr Zeit für wichtige strategische Projekte nehmen, statt stundenlang Rechnungen zu prüfen und manuell zu verarbeiten.
Vorteile einer Software zur Rechnungsverarbeitung
Die Einführung von KI für die Rechnungsverarbeitung kann Ihre Betriebsabläufe grundlegend verändern, indem sie komplexe Aufgaben vereinfacht und aussagekräftige Erkenntnisse liefert. Die KI-gestützte Automatisierung reduziert die manuelle Dateneingabe und die Fehlerquote; sie verbessert die Einhaltung von Vorschriften und liefert Echtzeitdaten für mehr finanzielle Transparenz. Finanzteams können sich von Routineaufgaben befreien und stattdessen auf strategische Projekte konzentrieren, sodass die Effizienz und das Kostenmanagement in Ihrem gesamten Unternehmen verbessert werden.
- Vereinfachung und Beschleunigung manueller Prozesse: Durch die KI-Automatisierung werden Routineaufgaben wie Dateneingabe und Rechnungsweiterleitung reduziert. Dies optimiert die Arbeitsabläufe und ermöglicht es Ihrem Finanzteam, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren und den Zeitaufwand für Freigabeprozesse zu verringern.
- Integration von Zahlungsdaten: POS-Systeme erfassen Transaktionsdaten am Point of Sale. Diese Daten enthalten Details wie Kaufbeträge, -daten und teilweise auch Informationen zu den Lieferanten.
- Reduzierung menschlicher Fehler: Durch den Einsatz von Technologien wie OCR und maschinellem Lernen minimiert KI die Fehlerquote und gewährleistet eine genaue Datenerfassung und -validierung von Rechnungen, sodass kostspielige Fehler minimiert werden.
- Kosteneinsparungen: Dank Automatisierung sinken die Betriebskosten, da die Effizienz gesteigert und der manuelle Arbeitsaufwand reduziert wird. Darüber hinaus können KI-Systeme Zahlungspläne optimieren, um Mahngebühren zu vermeiden und Skonti für vorzeitige Zahlungen zu nutzen. Dies verbessert die Ausgabenverwaltung und die Kosteneffizienz.
- Einhalten von Steuervorschriften: KI wendet automatisch die korrekten Steuerkennzeichen und -formate an, sodass Rechnungen den Vorschriften entsprechen. Dies garantiert exakte Umsatzsteuererklärungen und reduziert das Risiko von Bußgeldern aufgrund fehlerhafter Erklärungen.
- Beschleunigung von Genehmigungsabläufen: KI automatisiert die Rechnungsgenehmigung sowie die Weiterleitung an das jeweilige Team und beschleunigt so den Freigabeprozess. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen helfen dabei, den Ablauf zu optimieren und eine termingerechte Zahlung zu gewährleisten.
- Echtzeit-Einblicke in die Finanzen: KI bietet Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben, indem aktuelle Informationen zu Rechnungsstatus und Zahlungszyklen bereitgestellt werden. Dies ermöglicht eine verbesserte Budgetverwaltung und eine schnelle Reaktion bei finanziellen Unregelmäßigkeiten.
- Optimierung globaler Prozesse: Bei multinationalen Unternehmen verwaltet KI Rechnungen effizient über verschiedene Regionen, Währungen und Sprachen hinweg. Sogar benutzerdefinierte Workflows lassen sich über eine API realisieren. Dies vereinheitlicht die weltweite Rechnungsverarbeitung und unterstützt effektive Geschäftsprozesse auf globaler Ebene.
- Einhaltung von Vorschriften: Mit einem automatisierten System, das kontinuierlich Transaktionen überwacht und Compliance-Regeln anwendet, werden verdächtige und nicht konforme Aktivitäten gemeldet. Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass alle Rechnungen den gesetzlichen und internen Standards genügen – dies reduziert rechtliche Risiken und unterstützt die Prüffähigkeit.
Yokoy – Ihr KI-gestütztes Tool zur Rechnungsverarbeitung
Die Nutzung eines Tools zur Rechnungsverarbeitung wie Yokoy bietet grundlegende Vorteile in vielen Bereichen des Unternehmens. So funktioniert Yokoy Invoice:
Rechnung erfassen
Erfassen Sie Lieferantenrechnungen in Yokoy ganz einfach aus verschiedenen Quellen: durch manuelles Hochladen, Dateneingabe, E-Mail-Upload oder API für elektronische Rechnungen. Zudem können Sie Yokoy in Ihre vorhandene Buchhaltungssoftware integrieren, um eine vollständige, durchgängige Automatisierung zu erreichen.
Daten mit KI extrahieren
Nutzen Sie unsere KI-Technologie, um die vollständige Rechnung zu scannen und sowohl die Kopfzeilen- als auch die Positionsfelder zu erfassen. Das System schlägt außerdem automatisch die Hauptbuch-Codierung vor, um die Verarbeitung zu optimieren.
Rechnung überprüfen
Mit Yokoy können Sie die Korrektheit und Vollständigkeit aller Rechnungsdaten sicherstellen, um Fehler, Duplikate und fälschlicherweise eingereichte Posten zu vermeiden. Das Tool führt einen automatischen 2- oder 3-Wege-Abgleich durch, um einen fehlerfreien Prozess zu gewährleisten.
Rechnung genehmigen
Leiten Sie Belege zur Genehmigung auf der Grundlage unternehmensspezifischer Workflows weiter, unter Berücksichtigung von Faktoren wie Kostenträger, Lieferant oder Linienmanager. Bei Abweichungen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen sendet Yokoy automatische Benachrichtigungen, um nicht genehmigte Zahlungen zu verhindern.
Revisionssicherheit
Verhindern Sie verspätete Zahlungen, verfolgen Sie Zahlungen nach und stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess revisionssicher ist. Dank direkter ERP-Anbindung bucht Yokoy den Rechnungsbeleg im ERP-System, einschließlich aller erforderlichen Buchhaltungsdaten und eines Prüfprotokolls für den Genehmigungsprozess.
Mit den leistungsstarken KI-gesteuerten Funktionen von Yokoy können Unternehmen ihre Finanzprozesse optimieren, Kosten senken und in einem wettbewerbsintensiven Markt agil bleiben.
Nächste Schritte
Möchten Sie Ihre Finanzprozesse revolutionieren? Dann entdecken Sie das KI-gesteuerte Rechnungsmanagement von Yokoy und erfahren Sie, wie Sie damit Zeit sparen, Fehler reduzieren und Ihren Ertrag steigern können. Yokoy bietet eine bahnbrechende Lösung für Finanzteams, die sich für eine Strategie der digitalen Transformation entschieden haben.
Von der Rechnungsstellung bis hin zur Zahlung sorgt die Plattform von Yokoy für eine durchgängige Automatisierung und liefert schnelle und präzise Finanzdaten. Mit einer Cloud-basierten Infrastruktur und einer reibungslosen Integration in über 50 Systeme unterstützt Yokoy eine schnelle Einführung und die Einhaltung globaler Vorschriften.
Yokoy wird von über 600 Unternehmen weltweit, darunter Breitling und ISS, als zuverlässige Lösung für die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Steigerung der Effizienz geschätzt. Damit ist Yokoy die perfekte Wahl für Finanzteams, die innovative und zuverlässige Lösungen suchen.
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