Regelungen im Wandel: Ist Ihre T&E-Richtlinie bereit dafür?
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Wenn Ihre Reise- und Spesenrichtlinie zuletzt in Zeiten von Papierbelegen und Excel-Tabellen überarbeitet wurde, ist dies Ihr Weckruf. Neue Vorschriften in der EU und nationales Recht stellen derzeit alles auf den Kopf – von Kilometerpauschalen bis hin zur CO₂-Bilanzierung.
Dabei geht es nicht nur um ein paar aktualisierte Sätze oder eine Fußnote in der Erstattungsrichtlinie. Mit Regulierungsrahmen wie der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) oder dem Digital Operational Resilience Act (DORA) vollzieht sich ein grundlegender Wandel in der Art und Weise, wie Unternehmen Reisekosten-Compliance organisieren. Digitale Belege, prüfbare Echtzeitdaten, angepasste Verpflegungspauschalen und ESG-konforme Berichterstattung gehören inzwischen zwingend in jede Travel Policy.
Für Finanzteams und CFOs ist jetzt der richtige Moment für strategisches Handeln. Wer zu spät reagiert, riskiert Audit-Stress, regulatorische Sanktionen und jede Menge Compliance-Probleme. Wer jedoch frühzeitig agiert, kann seine T&E-Richtlinie modernisieren, manuelle Fehler reduzieren und regulatorische Anforderungen in operative Vorteile verwandeln.
Doch wie bringt man seine T&E-Policy zukunftssicher auf Kurs – ohne in Bürokratie zu versinken? Und kann moderne Technologie dabei helfen, einen Vorsprung zu gewinnen? Finden wir es heraus!
Was sich bei den T&E-Vorgaben ändert
Für Finanzteams in der EU sind Aktualisierungen der Reise- und Spesenrichtlinie längst kein optionales Thema mehr – sie sind zur Pflicht geworden. Eine neue Regulierungswelle verändert grundlegend, wie Unternehmen Geschäftsreisen, Spesenmanagement und Erstattungsprozesse organisieren – von strengeren Audit-Trails bis hin zu neuen Anforderungen in der ESG-Berichterstattung. Um konform zu bleiben, reicht ein ordentliches Spesenformular nicht mehr aus.
Egal, ob Ihr Unternehmen Mitarbeiterreisen über Landesgrenzen hinweg koordiniert oder ein komplexes Netzwerk aus Firmenkarten betreut: Die Entwicklung hin zu digitalen, transparenten und standardisierten Abrechnungsprozessen beschleunigt sich.
CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive)
Die CSRD verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Reisekosten erfassen und berichten. Sie verpflichtet dazu, die Treibhausgasemissionen von Geschäftsreisen offenzulegen – von Flügen über Bahnfahrten und Mietwagen bis hin zu lokalen Fahrten.
Um compliant zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Spesenkategorien mit CO₂-Tracking verknüpfen – idealerweise auf Basis von Echtzeitdaten statt manueller Schätzungen. Die Reiserichtlinie sollte klare Vorgaben zu emissionsarmen Optionen enthalten und Kontrollen bei Nichteinhaltung vorsehen.
Wer die Anforderungen der CSRD nicht erfüllt, riskiert nicht nur Sanktionen, sondern auch Vertrauensverluste bei Investoren und Stakeholdern.
DORA (Digital Operational Resilience Act)
DORA definiert neue Maßstäbe für digitale Resilienz in der Finanzbranche – einschließlich T&E-Prozessen. Alle Ausgaben müssen nachvollziehbar, sicher und digital belastbar sein.
Papierbelege und unstrukturierte Spesenformulare reichen nicht mehr aus. DORA schreibt digitale Belegerfassung in Echtzeit, rückverfolgbare Genehmigungsprozesse und automatisierte Regelprüfungen vor, um Fehler zu vermeiden und die Prüfbereitschaft der Finanzabteilung jederzeit sicherzustellen.
Landesspezifische Regelungen zu Verpflegungspauschalen und Tagesgeldern
Neben EU-weiten Vorgaben ändert sich auch das nationale steuerliche Rahmenwerk. In vielen Ländern gelten strengere Pauschalen, neue Definitionen für Verpflegungsmehraufwand und überarbeitete Erstattungsrichtlinien. Was gestern noch als geschäftlich absetzbar galt, könnte heute durchfallen.
Um rechtssicher zu handeln, müssen Unternehmen ihre Richtlinien regelmäßig mit lokalen Schwellenwerten abgleichen, klare Ausgabenlimits definieren und einheitliche Genehmigungsprozesse etablieren – insbesondere bei grenzüberschreitender Reisetätigkeit. Schulungen, automatisierte Prüfmechanismen und aktuelle Richtlinien sind entscheidend, um Fehler, Sanktionen oder verzögerte Rückerstattungen zu vermeiden.
Meinungsbeitrag
Compliance-Maximierung durch automatisierte Spesenabrechnung: wichtige Überlegungen
Die automatisierte Spesenabrechnung hat sich als eine Lösung durchgesetzt, die es Finanzteams ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben zu gewinnen. Außerdem können Automatisierung und moderne Lösung für die Abrechnung von Reisekosten enorm dabei helfen, Fehler und Betrug zu vermeiden und lokale Vorschriften einzuhalten.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO, Yokoy
Was bedeutet das für Ihre T&E-Richtlinie?
Angesichts steigender Compliance-Anforderungen und schärferer Prüfstandards reicht es nicht mehr aus, die T&E-Richtlinie als reine Formalität im Backoffice zu behandeln. Spesenrichtlinien müssen heute regulatorisch auf dem neuesten Stand sein – um Sanktionen zu vermeiden, manuelle Fehler zu reduzieren und vollständige Regelkonformität sicherzustellen.
Ihre T&E-Richtlinie muss künftig Folgendes berücksichtigen:
Pflicht zur digitalen Belegerfassung: Papierbelege und manuelle Uploads genügen den aktuellen Vorschriften nicht mehr. Regulierungen fordern digitale Formate mit vollständiger Nachvollziehbarkeit – automatisierte Belegerfassung ist damit ein Muss für prüfungssichere Prozesse.
Aktualisierte Pauschalen und Kilometervergütung: Veraltete Tages- und Kilometergelder führen leicht zu Überzahlungen oder fehlerhafter Berichterstattung. Automatisierte Tools helfen, regionale Sätze aktuell zu halten und so faire Erstattungen sicherzustellen.
CO₂-Tracking und ESG-Vorgaben: Im Rahmen der CSRD muss die Reiserichtlinie Emissionen aus Geschäftsreisen erfassen. KI-basierte Systeme verknüpfen Spesenkategorien mit CO₂-Daten – und unterstützen so Ihre ESG-Ziele und Berichtspflichten.
Echtzeit-Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Regulierungsbehörden erwarten Echtzeit-Zugriff auf Spesendaten und lückenlose Audit-Trails. Automatisierung beschleunigt Freigaben, reduziert manuelle Eingriffe und sorgt für dauerhafte Audit-Bereitschaft.
Risiken bei Nichteinhaltung: Wer regulatorische Änderungen ignoriert, riskiert Bußgelder, Reputationsschäden und operative Störungen. Automatisierte, durchsetzbare T&E-Richtlinien reduzieren diese Risiken und halten Ihr Unternehmen prüfungssicher.
Häufige Schwachstellen veralteter T&E-Richtlinien
Wenn eine T&E-Richtlinie nicht mehr dem aktuellen Standard entspricht, führt das häufig zu fehlender Compliance, überhöhten Ausgaben und ineffizientem Ausgabenmanagement.
Zu den typischen Schwachstellen zählen unklare Definitionen erstattungsfähiger Geschäftsausgaben, veraltete Verpflegungspauschalen und Kilometerpauschalen sowie uneinheitliche Ausgabenkategorien. Diese Probleme führen zu verzögerten Erstattungen, abgelehnten Anträgen und einem erhöhten Prüfungsrisiko.
Nicht definierte Genehmigungsprozesse und die Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen schränken zudem die Transparenz der Reisekosten ein, was die Einhaltung von Vorgaben wie DORA zunehmend erschwert. Manuelle Arbeitsabläufe erhöhen das Risiko doppelter Einträge und einer inkonsistenten Durchsetzung von Ausgabenlimits.
Durch den Einsatz KI-gestützter Tools für das Ausgabenmanagement können Unternehmen Prüfungen automatisieren, nicht regelkonforme Anträge in Echtzeit kennzeichnen und den gesamten Erstattungsprozess vereinfachen – bei gleichzeitig besserer Kontrolle und vollständiger Richtlinieneinhaltung.
So machen Sie Ihre T&E-Richtlinie zukunftssicher
Eine veraltete Spesenrichtlinie kann jedes Unternehmen Risiken, Ineffizienzen und verpassten Chancen aussetzen – sei es bei der Umsetzung aktueller Mehrwertsteuervorgaben, der Einhaltung von CSRD oder DORA oder der Sicherstellung reibungsloser interner Abläufe.
Richtlinienrahmen an die jeweilige Gerichtsbarkeit anpassen
Es gibt keine Einheitslösung für das Ausgabenmanagement. In ganz Europa und dem Vereinigten Königreich ändern sich Vorgaben zu Verpflegungspauschalen, Tagessätzen und steuerlich absetzbaren Reisekosten laufend. Um compliant zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Spesenrichtlinien an die jeweilige Gerichtsbarkeit anpassen.
Regelmäßige Aktualisierungen lokaler Ausgabenlimits, Kilometerpauschalen und Erstattungsregeln sorgen dafür, dass Mitarbeitende sich an klare Vorgaben halten – unabhängig davon, wohin sie reisen. Tools mit integrierter Lokalisierung können diesen Prozess vereinfachen und das Risiko von Verstößen, abgelehnten Anträgen oder Prüfungsproblemen reduzieren – und gleichzeitig den Erstattungsprozess sowie das Mitarbeitererlebnis verbessern.
ESG- und Berichtspflichten integrieren
Da Nachhaltigkeit zur regulatorischen Anforderung wird, müssen Finanzverantwortliche Umweltverantwortung in die T&E-Richtlinie integrieren. Im Rahmen der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) müssen Unternehmen die Emissionen durch Geschäftsreisen erfassen – damit wird das Carbon Tracking zum festen Bestandteil des Ausgabenmanagements.
Die Erfassung von Emissionen zum Zeitpunkt der Ausgabe – vom Flug bis zum Bodentransport – sorgt für präzise ESG-Berichte und fördert verantwortungsvolle Reiseentscheidungen. Eine ESG-konforme Reiserichtlinie unterstützt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern steht auch für eine zukunftsorientierte, verantwortungsvolle Unternehmensführung.
Compliance-Durchsetzung automatisieren
Um das T&E-Management zukunftssicher zu gestalten, muss die Automatisierung direkt in die Ausgabenmanagement-Tools integriert sein. Manuelle Prüfungen und Genehmigungen verlangsamen den Erstattungsprozess, erhöhen das Risiko und lenken Finanzteams von strategischen Aufgaben ab.
Automatisierte Genehmigungsworkflows, digitale Belegerfassung in Echtzeit und automatische Durchsetzung von Richtlinien gewährleisten eine konsistente Compliance ohne zusätzliche Reibung. Regelwidrige Anträge werden sofort gekennzeichnet, was Entscheidungen vereinfacht und Fehler reduziert.
Dieser Ansatz beschleunigt außerdem die Verarbeitung, verringert Betrugsrisiken und schafft eine lückenlose digitale Prüfungshistorie.
White paper
Die Zukunft des Reisekostenmanagements
Nach massiven Einbrüchen durch die Pandemie erholen sich Geschäftsreisen endlich wieder. Makroökonomische Herausforderungen verlangsamen jedoch den Aufholeffekt und zwingen Finanz- und Travel Manager, Kosten zu senken, indem sie Geschäftsreisen einschränken.
Wie also ziehen einige Unternehmen mehr Wert aus Geschäftsreisen als andere?
Wie KI die Einhaltung von Richtlinien und Skalierbarkeit unterstützt
KI-gestützte Ausgabenmanagement-Software verändert den Arbeitsalltag grundlegend: Interne und externe Richtlinien sowie regulatorische Vorgaben werden automatisch geprüft und markiert – und entwickeln sich mit jeder Nutzung weiter. Ob es um die Prüfung von Verpflegungspauschalen, Kilometerpauschalen oder die Einhaltung von Vorabgenehmigungen geht – KI unterstützt die regelkonforme Umsetzung inklusive Sicherheitsprüfungen. Das reduziert mühsame manuelle Aufgaben und verbessert die Genauigkeit.
Doppelte oder nicht regelkonforme Einreichungen – etwa wiederholte Belastungen oder Ausgaben außerhalb der Richtlinie – werden sofort erkannt. Das schützt Unternehmensmittel, beschleunigt Rückerstattungen und gibt Mitarbeitenden sofortiges, klares Feedback.
Für Unternehmen mit globalen Teams verarbeitet KI regionale Steuervorgaben, Anforderungen im Reisemanagement und Ausgabemuster ohne manuelle Eingaben. Sie sorgt für Konsistenz in der Richtlinienanwendung und regulatorische Compliance – von der Nutzung von Firmenkreditkarten auf Geschäftsreisen bis zu grenzüberschreitenden Reisekosten, selbst in komplexen Unternehmensstrukturen.
Durch die automatisierte Dokumentation und Nachverfolgung von Richtlinienänderungen erhalten Unternehmen die nötige Transparenz und Kontrolle, um sich an neue Standards anzupassen. Eine skalierbare Lösung, die moderne Geschäftsanforderungen mit Compliance, Kostenkontrolle und den Bedürfnissen von Mitarbeitenden – im Büro wie unterwegs per App – in Einklang bringt.
Wie Yokoy Sie bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützt
Yokoy bietet eine zukunftssichere Lösung, die das Management von Reise- und Spesenrichtlinien transformiert. Die KI-gestützte Plattform wurde speziell für Automatisierung und Skalierbarkeit entwickelt und vereinfacht die Komplexität des modernen T&E-Managements – von Geschäftsreisen und Rückerstattungen bis hin zu Ausgabenkategorien und Prüfungsbereitschaft.
KI-gestützte Richtlinienkontrolle
Yokoy integriert KI-basierte Richtlinienkontrollen in jeden Schritt des Ausgabenmanagements. Mit modernen Tools wie Firmenkarten lassen sich Ausgabenlimits durchsetzen, Tagegeldansprüche validieren oder unzulässige Geschäftsausgaben blockieren: Yokoy wendet Ihre T&E-Richtlinie in Echtzeit an.
Jede Transaktion wird automatisch mit internen Vorgaben und externen Steuervorschriften abgeglichen – das reduziert menschliche Fehler deutlich und verbessert die Einhaltung von Richtlinien. Gleichzeitig unterstützt die Plattform individuelle Regeln oder Workflows für verschiedene Teams, Länder und Einheiten – ideal für international tätige Unternehmen oder komplexe Genehmigungsstrukturen.
Echtzeit-Benachrichtigungen
Yokoy liefert Echtzeit-Benachrichtigungen bei regelwidrigen Ausgaben, fehlenden Belegen oder Anträgen, die definierte Schwellenwerte überschreiten. Vergisst ein Mitarbeiter beispielsweise einen Beleg hochzuladen oder wählt eine falsche Ausgabenkategorie, wird das Problem sofort markiert.
Diese Sofortmeldungen beschleunigen den Rückerstattungsprozess und unterstützen Mitarbeitende dabei, schon beim Ausgeben regelkonform zu handeln. Das reduziert Reibungsverluste, erhöht die Verantwortlichkeit und sorgt dafür, dass klare Richtlinien durchgehend eingehalten werden – ganz ohne böse Überraschungen am Monatsende.
Unterstützung bei Reisekosten und internationaler Steuerkonformität
Yokoy ist für die Komplexität internationaler Geschäftsreisen ausgelegt – inklusive länderspezifischer Tagegeldregeln, Ausgaben in mehreren Währungen und Kilometerpauschalen. Ob es um Rückerstattungen für Mietwagen in Deutschland oder Reisekosten im Vereinigten Königreich geht: Die Plattform passt sich lokalen Vorgaben an und sorgt für eine korrekte, regelkonforme Abrechnung.
Zudem unterstützt Yokoy die Nachverfolgung steuerlich absetzbarer grenzüberschreitender Ausgaben und die Einhaltung internationaler Steueranforderungen – und hilft so Finanzteams, Berichtsanforderungen zu erfüllen und Strafen zu vermeiden. Durch integrierte Lokalisierung wird Ihre Spesenrichtlinie weltweit präzise umgesetzt – unabhängig davon, wohin Ihre Mitarbeitenden reisen.
Nahtlose Integrationen
Yokoy lässt sich nahtlos in führende Buchungsplattformen, ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware integrieren. Dadurch fließen Ausgabendaten reibungslos und korrekt durch Ihr gesamtes System.
Das macht manuelle Datentransfers überflüssig, senkt Fehlerquoten bei Spesenanträgen und verbessert die Transparenz über die gesamten Reiseausgaben Ihres Unternehmens. Gleichzeitig ermöglicht es eine vollständige Automatisierung der Spesenprozesse – von der Buchung und Genehmigung bis hin zu Zahlung und Abgleich – inklusive prüfungssicherer Dokumentation.
Checkliste: Ist Ihre T&E-Richtlinie bereit für 2025?
1. Aktualisiert für länderspezifische Steuer- und Tagegeldregeln: Ihre Spesenrichtlinie sollte die neuesten Tagegeldsätze, Kilometerpauschalen und steuerlichen Vorgaben für alle Länder enthalten, in die Ihre Mitarbeitenden reisen – für eine korrekte und regelkonforme Rückerstattung.
2. Enthält ESG- und Nachhaltigkeitsrichtlinien: Stimmen Sie Ihre Reiserichtlinie mit der CSRD ab – inklusive CO₂-Tracking, bevorzugter emissionsarmer Verkehrsmittel und ESG-konformer Ausgabenkategorien zur Unterstützung der Nachhaltigkeitsberichterstattung.
3. Unterstützt digitale Aufzeichnung und Prüfungsfähigkeit: Alle Spesenberichte, Belege und Genehmigungsprozesse sollten digital erfasst und gespeichert werden – mit voller Echtzeit-Transparenz und prüfungssicheren Protokollen gemäß den aktuellen Compliance-Anforderungen.
4. Nahtlos integriert in Reise- und Zahlungstools: Eine durchgängige Verbindung zwischen Buchungssystemen, Firmenkartenprogrammen und Buchhaltungssoftware sorgt für Konsistenz, reduziert Fehler und vereinfacht das T&E-Management.
5. Automatisiert durchgesetzt mit minimalem manuellen Aufwand: Setzen Sie auf Automatisierung und KI, um Ihre T&E-Richtlinie auf alle Geschäftsausgaben anzuwenden – inklusive automatischer Kennzeichnung regelwidriger Anträge und klarer Handlungshinweise für Mitarbeitende bei jedem Schritt.
Nächste Schritte
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