Wie man den Rechnungsabgleich durch Automatisierung beschleunigt
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Co-founder & CCO, Yokoy
Kritiker könnten einwenden, dass ein zu starkes Vertrauen in die Automatisierung des Rechnungsabgleichs zu einem Mangel an Aufsicht und Kontrolle führen könnte.
Zwar kann die Automatisierung nicht alle potenziellen Unstimmigkeiten oder Fehler berücksichtigen, aber sie kann das Auftreten von häufigen Fehlern durch Fehlerprüfungsmechanismen und Validierungsregeln erheblich reduzieren.
Ausgabenmanagementlösungen wie Yokoy können so konfiguriert werden, dass sie Ausnahmen auf effektive Weise behandeln.
KI-basierte Prüfungen und Kontrollen sowie benutzerdefinierte Workflows ermöglichen eine menschliche Aufsicht und Intervention in kritischen Phasen des Abstimmungsprozesses und stellen sicher, dass komplexe Probleme oder Ausnahmen angemessen behandelt werden.
Darüber hinaus können die KI-Algorithmen im Laufe der Zeit kontinuierlich lernen und sich verbessern, indem sie Muster und Anomalien erkennen, die auf potenzielle Diskrepanzen oder Fehler hinweisen, und so die Genauigkeit erhöhen.
Daher sind wir der festen Überzeugung, dass die Automatisierung des Rechnungsabgleichs als Mittel zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit betrachtet werden sollte und nicht als vollständiger Ersatz für die menschliche Beteiligung. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, komplexe Szenarien effektiv und präzise anzugehen.
Lassen Sie uns nun das Thema näher beleuchten, um zu sehen, wie Sie den Rechnungsabgleich durch Automatisierung beschleunigen können, ohne Abstriche bei der Sicherheit oder der Einhaltung von Vorschriften zu machen.
Was ist ein Rechnungsabgleich?
In der Welt der Buchhaltung bedeutet Abstimmung den Vergleich zweier oder mehrerer Zahlenreihen, um deren Kohärenz und Genauigkeit zu gewährleisten.
Beim Rechnungsabgleich werden Bankauszüge mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen abgeglichen, um die Integrität aller Konten zu gewährleisten und jeden Eintrag in den Finanzunterlagen genau abzugleichen.
Darüber hinaus beinhaltet der Rechnungsabgleich die sorgfältige Gegenprüfung der Angaben in jeder einzelnen Rechnung, um sicherzustellen, dass keine Unstimmigkeiten oder Fehler vorliegen. Dadurch wird sichergestellt, dass ein Unternehmen die richtigen Beträge an die richtigen Lieferanten zahlt und fehlerhafte oder doppelte Zahlungen sowie Zahlungsverzögerungen vermieden werden.
Die Finanzabteilung kann beispielsweise die Einzelposten überprüfen, um sicherzustellen, dass alle auf einer Rechnung aufgeführten Posten mit den tatsächlich bestellten oder erhaltenen Waren übereinstimmen.
Die Finanzabteilung kann auch die für jeden Artikel angegebenen Preise überprüfen und feststellen, ob die Beträge mit den mit den Lieferanten vereinbarten übereinstimmen. Andere Details, die während dieses Prozesses geprüft werden, sind Rechnungsdaten, Zahlungsbedingungen, Steuern und Gebühren sowie Bestellungsdetails.
HINWEIS:
Bitte beachten Sie, dass Rechnungsabgleich und Rechnungsabstimmung nicht dasselbe sind. Der Prozess der Überprüfung, ob eine Lieferantenrechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmt, wird gewöhnlich als Rechnungsabgleich bezeichnet und wird von der Kreditorenbuchhaltung durchgeführt, bevor eine Rechnungszahlung genehmigt wird.
Die Abstimmung hingegen ist der Prozess des Abgleichs der im Kreditorenbuch erfassten Rechnungen mit den an die Lieferanten geleisteten Zahlungen und den Salden in den Bankauszügen. Ziel ist es, Unstimmigkeiten – fehlende Rechnungen, verspätete Zahlungen, Teilzahlungen oder Erstattungen – zu beseitigen.
Blogartikel
So nutzen Sie die Rechnungsabgleichstechnologie, um Ihre Prozesseffizienz zu verbessern
Erfahren Sie, wie die Rechnungsabgleichstechnologie den 2- und 3-Wege-Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen automatisiert und so einen effizienten Kreditorenbuchhaltungsprozess ermöglicht.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Wie stimmt man eine Rechnung ab?
Der typische Prozess des Rechnungsabgleichs umfasst mehrere Schritte, um Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten. Diese Schritte sind sowohl bei traditionellen, manuellen Verfahren als auch bei automatisierten Verfahren üblich. Ein manueller Abstimmungsprozess, der sich auf Papierrechnungen und Tabellenkalkulationen stützt, ist jedoch wesentlich zeitaufwändiger und fehleranfälliger als ein automatisierter Prozess.
DIE RECHNUNGEN FÜR DEN ANGEGEBENEN ZEITRAUM SAMMELN
Um den Abstimmungsprozess einzuleiten, sammeln Sie zunächst alle Rechnungen, die sich auf den von Ihnen untersuchten Zeitraum beziehen. Im Idealfall haben Sie diese in Ihrer Buchhaltungssoftware ordentlich geordnet, sodass Sie die Dokumente leicht nach Rechnungsnummern, Datum, Zahlungsdatum, Lieferanten und Beträgen sortieren können.
EINEN DETAILLIERTEN TRANSAKTIONSDATENSATZ ERSTELLEN
Als Nächstes erstellen Sie ein umfassendes Buch über die Transaktionen, die in diesem Zeitraum stattgefunden haben. Diese Aufzeichnungen dienen Ihnen als Leitfaden für den Abgleich von Rechnungen und Zahlungen an Lieferanten.
Dabei geht es nicht nur um ausgehende Zahlungen, sondern auch um alle Einzahlungen und Auszahlungen. Manchmal werden Transaktionen auf unterschiedliche Weise gekennzeichnet, was zu Verwirrung führen kann, daher sollten Sie bei der Zusammenstellung aller Teile sorgfältig vorgehen.
DIE DOKUMENTE ZU ORDNEN UND DIE ZAHLEN ZU ADDIEREN
Sobald Sie alle Rechnungen und Transaktionen zur Hand haben, ordnen Sie sie, um einen einfachen Abgleich zu ermöglichen. Wenn Sie die Zahlen zusammenzählen, stellen Sie vielleicht fest, dass die Dinge perfekt übereinstimmen – aber wundern Sie sich nicht, wenn die Konten der Lieferanten nicht perfekt ausgeglichen sind. Wenn Sie Unstimmigkeiten feststellen, müssen Sie der Ursache auf den Grund gehen. Bei einem manuellen Prozess kann dieser Schritt Stunden oder sogar Tage dauern, je nach der Menge der bearbeiteten Rechnungen.
RECHNUNGSZAHLUNGEN MIT ERFASSTEN TRANSAKTIONEN ABGLEICHEN
Nehmen Sie Ihr Hauptbuch und kreuzen Sie jede Zahlung an, die in diesem Zeitraum für die Rechnungen erfolgt ist. Wenn eine Rechnung vollständig bezahlt ist, betrachten Sie sie als erledigt und markieren Sie sie als bearbeitet. Wenn eine Rechnung jedoch nur teilweise bezahlt wurde, ist es an der Zeit, eine weitere Zahlungsrunde zu planen. Nicht bezahlte Rechnungen werden als Verbindlichkeiten für den nächsten Berichtszeitraum übernommen.
Adressdiskrepanzen und Duplikate
Schließlich sollten Sie versteckte finanzielle Probleme aufdecken und mögliche Diskrepanzen und Doppelzahlungen beseitigen.
Hat Ihr Unternehmen versehentlich doppelte Zahlungen geleistet oder Zahlungen zu früh getätigt? Gab es Fälle von überhöhten Zahlungen oder unnötigen Auszahlungen an Lieferanten? Tätigen Sie immer noch Zahlungen an Lieferanten, mit denen Sie nicht mehr zusammenarbeiten?
Wenn Sie diese Schritte gewissenhaft befolgen, stellen Sie nicht nur sicher, dass Ihre Finanzunterlagen korrekt sind, sondern schaffen auch die Voraussetzungen für finanzielle Transparenz und decken Unregelmäßigkeiten auf, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Nachteile des manuellen Rechnungsabgleichs
Der manuelle Rechnungsabgleich ist zwar eine gültige Methode, weist jedoch bestimmte Nachteile auf, die sich auf Effizienz und Genauigkeit auswirken können. Zu den Nachteilen des manuellen Rechnungsabgleichs gehören:
- Menschliches Versagen: Manuelle Prozesse sind anfällig für menschliche Fehler, wie z. B. falsche Eingaben von Zahlen oder Fehlberechnungen, die zu Ungenauigkeiten in den abgeglichenen Daten führen können.
- Zeitaufwändig: Der manuelle Abgleich von Rechnungen kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn es um ein hohes Transaktionsvolumen geht. Diese Ineffizienz kann die Finanzberichterstattung und Entscheidungsfindung verzögern. Darüber hinaus erfordern herkömmliche Abstimmungsprozesse erhebliche Arbeitskräfte, was die Ressourcen belasten und die Zuteilung des Personals für strategischere Aufgaben einschränken kann.
- Abhängigkeit vom Personal: Die manuelle Abstimmung hängt stark von bestimmten Personen oder Teams ab, was den Prozess anfällig für Störungen im Falle von Mitarbeiterfluktuation oder Nichtverfügbarkeit macht.
- Komplexer Prozess: Mit zunehmender Anzahl von Rechnungen und Transaktionen nimmt die Komplexität des manuellen Abgleichs zu, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht und den Prozess komplexer macht.
- Begrenzte Skalierbarkeit: Die manuelle Abstimmung wird immer schwieriger zu verwalten, wenn ein Unternehmen wächst und mehr Transaktionen abwickelt. Die Skalierung mit manuellen Prozessen kann schwierig sein und zu Engpässen führen.
- Mangel an Echtzeitdaten: Manuelle Prozesse bieten keine Echtzeitaktualisierungen des Finanzstatus, was die Entscheidungsfindung behindern und die rechtzeitige Erkennung von Unstimmigkeiten verhindern kann. Darüber hinaus mangelt es herkömmlichen Prozessen an den erweiterten Analysefunktionen, die automatisierte Systeme bieten, was detaillierte Einblicke in Finanztrends und -muster verhindert.
- Schwierigkeiten bei der Prüfung: Die Prüfung manueller Abstimmungsprozesse kann aufgrund des Fehlens einer klaren digitalen Spur und der zunehmenden Abhängigkeit von physischen Dokumenten eine Herausforderung sein.
- Datensicherheit: Bei manuellen Prozessen können vertrauliche Finanzinformationen physisch verarbeitet werden, was Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes aufwirft.
- Schwierigkeiten bei der Einhaltung der Vorschriften: In Branchen mit strengen Vorschriften kann es schwierig sein, manuelle Prozesse konform einzuhalten, was das Risiko regulatorischer Probleme erhöht.
Angesichts dieser Nachteile stellen viele Unternehmen auf automatisierte Lösungen für den Rechnungsabgleich um und nutzen AP-Automatisierungssoftware, um Rechnungs- und Kontenabgleichsprozesse zu rationalisieren, die Genauigkeit zu erhöhen und ein effizientes Finanzmanagement zu ermöglichen.
Vorteile der Automatisierung des Rechnungsabgleichs
Automatisierung kann dabei helfen, die Herausforderungen zu bewältigen, mit denen Unternehmen beim Rechnungsabgleich konfrontiert sind. Aber bevor wir uns mit den Vorteilen befassen, ein Hinweis auf die Einwände gegen die Automatisierung in Kreditorenbuchhaltungsprozessen.
Ich arbeite täglich mit Finanzexperten zusammen, oft aus globalen Unternehmen. Sie äußern Bedenken, dass die Automatisierung des Rechnungsabgleichs kostspielig und zeitintensiv ist. Die anfänglichen Software- und Schulungskosten könnten die Geschwindigkeitsvorteile überwiegen.
Es bestehen Kompatibilitätsbedenken hinsichtlich der Automatisierung mit bestehenden Systemen. Integrationshürden könnten die Abstimmungsabläufe stören. Die Einführung neuer Software ist ein weiteres Problem. Viele Führungskräfte im Finanzbereich glauben, dass der Aufwand für Software-Lernen die bei der Abstimmung eingesparte Zeit zunichte macht.
Auch wenn sie berechtigt sind, können die Vorteile der Automatisierung die Hürden überwiegen. Entscheidend ist die Wahl einer AP-Verwaltungssoftware, die eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit auf allen Geräten, Flexibilität durch API-Integrationen und Skalierbarkeit über Einheiten und Regionen hinweg gewährleistet.
Mehr dazu weiter unten.
Blogartikel
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: So beschleunigen Sie den Kreditorenprozess mit Künstlicher Intelligenz
Lieferantenrechnungen machen 90 % der Ausgaben in Unternehmen aus. Die KI-Software von Yokoy automatisiert den Kreditorenprozess und bringt Kosten- und Zeiteinsparungen für die Kreditorenbuchhaltung.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Erhöhte Effizienz
Die Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand erheblich, indem sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe und der zeilenweise Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen automatisiert werden. Dies beschleunigt den gesamten Abstimmungsprozess und ermöglicht es Unternehmen, ein größeres Rechnungsvolumen in kürzerer Zeit zu bearbeiten.
KI-basierte Automatisierungstechnologie kann aus historischen Daten lernen und bei Ausnahmen und Unstimmigkeiten automatisch Regeln anwenden, wodurch der Prozess beschleunigt und die Notwendigkeit zeitaufwändiger, manueller Eingriffe minimiert wird.
Konsistenz durch Standardisierung
Die Automatisierung sorgt für standardisierte Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und der Finanzabteilung. Durch die Automatisierung von Aufgabenzuweisungen, Benachrichtigungen und Genehmigungen werden Arbeitsabläufe optimiert und Engpässe reduziert.
Das KI-gestützte Rechnungsmodul von Yokoy hilft Unternehmen beispielsweise dabei, Rechnungen in großen Mengen zu verarbeiten, indem es sie auf der Grundlage benutzerdefinierter Workflows automatisch an den richtigen Genehmiger weiterleitet und Fehler und Unstimmigkeiten in Echtzeit kennzeichnet.
Darüber hinaus erleichtert Yokoy den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen, beschleunigt die Prüfung von Rechnungspositionen und ermöglicht es Finanzteams, Ressourcen effektiver zur Bewältigung der Arbeitsbelastung zuzuweisen.
Fehler und Unstimmigkeiten minimiert
Manuelle Dateneingabe, Rechnungsvalidierung und -abgleich sowie manuelle Abstimmungsprozesse sind anfällig für menschliche Fehler. Automatisierungssoftware kann potenzielle Diskrepanzen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Quittungen erkennen und so eine rechtzeitige Identifizierung und Lösung von Problemen ermöglichen.
Yokoy automatisiert beispielsweise den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess von der Datenextraktion bis zur Rechnungsfreigabe, sorgt so für Konsistenz und reduziert das Risiko von Unstimmigkeiten.
Gleichzeitig kann der automatisierte Abgleich detaillierte Prüfprotokolle und Dokumentversionen bereitstellen, was die Beilegung von Streitigkeiten mit Lieferanten/Verkäufern erleichtert und eine höhere Genauigkeit gewährleistet.
Verbesserte Genauigkeit und Compliance
Die Automatisierung eliminiert Dateneingabefehler und sorgt für die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften, indem Rechnungsbeträge validiert und mit Budgets oder Verträgen abgeglichen werden.
Automatisierungssysteme können so programmiert werden, dass sie komplexe oder außergewöhnliche Fälle kennzeichnen, die ein menschliches Eingreifen erfordern. In solchen Fällen kann das System das spezifische Problem zur manuellen Überprüfung und Lösung an das zuständige Personal weiterleiten.
Darüber hinaus kann Rechnungsautomatisierungssoftware in Dokumentenmanagement-Tools integriert werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Unterlagen von Lieferanten/Kreditoren erfasst und mit den entsprechenden Rechnungen verknüpft werden.
Sichtbarkeit in Echtzeit
Durch die Automatisierung erhalten Sie in Echtzeit Einblick in den Rechnungsabstimmungsprozess, sodass Sie den Fortschritt leicht verfolgen, Engpässe erkennen und eventuell auftretende Probleme umgehend beheben können. Diese Transparenz ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung, verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und sorgt für eine zeitnahe Lösung von Unstimmigkeiten.
Automatisierte Berichts- und Dashboard-Funktionen bieten Einblicke in wichtige Kennzahlen, wie z. B. die Abgleichszykluszeit oder ausstehende Rechnungen, und verbessern so die Sichtbarkeit für Stakeholder.
Insgesamt mildert die Automatisierung beim Rechnungsabgleich Herausforderungen, indem sie den manuellen Aufwand reduziert, die Genauigkeit verbessert, Arbeitsabläufe rationalisiert, Echtzeittransparenz bietet und eine zeitnahe Streitbeilegung erleichtert. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und eine höhere Effizienz in ihrem Rechnungsverwaltungsprozess zu erreichen.
Nächste Schritte
Obwohl berechtigte Einwände bestehen, übertreffen die Vorteile der Automatisierung des Rechnungsabstimmungsprozesses die Einschränkungen manueller Anstrengungen bei weitem.
Mit dem Potenzial, Fehler erheblich zu reduzieren, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und Compliance sicherzustellen, erweist sich der automatisierte Rechnungsabgleich als die definitive Wahl für moderne Unternehmen, die nach finanzieller Exzellenz streben.
Dennoch ist es wichtig zu erkennen, dass der Weg zur Automatisierung nicht nur bei der Versöhnung endet; Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und des Rechnungsabgleichs dient als strategischer Vorläufer, der die Effektivität des Gesamtprozesses maximiert.
Durch die nahtlose Integration dieser Schritte können Unternehmen nicht nur ihre Abläufe rationalisieren, sondern sich auch mit der nötigen Agilität ausstatten, um in der sich schnell entwickelnden Finanzlandschaft von heute erfolgreich zu sein.
Wenn Sie sehen möchten, was Yokoy für Ihren Rechnungsverwaltungs- und Abstimmungsprozess tun kann, können Sie unten eine Demo buchen.
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