MitarbeiterInnen-Zufriedenheit: Ein Argument für bessere UX in Finanztools
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Co-founder & CCO, Yokoy
Die Welt der Finanzen verändert sich rasant, wobei bahnbrechende Technologien und sich verändernde Anspruchshaltungen der Nutzer die Systemlandschaft neu gestalten. Doch trotz der vielen neuen Möglichkeiten verharren die meisten Finanztools auf dem Niveau der 2000er – mit einer schlechten Benutzeroberfläche und fehlenden Schnittstellen.
Auf den ersten Blick scheint auf der Verbesserung der User-Experience keine Priorität zu liegen, aber nimmt die Zufriedenheit der MitarbeiterInnen in der Finanzabteilung in den Blick, verändert sich Perspektive drastisch.
Mitarbeiter-(Un)zufriedenheit in der Finanzabteilung
Laut einem Bericht von reclaim.ai aus dem Jahr 2022 sind Finanzfachleute mit ihrer Arbeitssituation am unzufriedensten.
Sie gehören nicht nur zu den drei am stärksten überlasteten Abteilungen mit einer durchschnittlichen Wochenarbeitszeit von 48,4 Stunden, sondern weisen auch die höchsten Burnout-Raten auf: 73,1 % im Jahr 2022 im Vergleich zu 81,7 % im Jahr 2021.
Natürlich sind seit der Datenerhebung im Oktober 2022 schon einige Monate vergangen, so dass es seitdem leichte Veränderungen gab. Grundsätzlich darf jedoch davon ausgegangen werden, dass das Belastungsniveau unter Finanzverantwortlichen weiter hoch ist.
Was also ist die Ursache für die zunehmende Unzufriedenheit der MitarbeiterInnen in der Finanzabteilung?
Laut der Umfrage sind die drei größten Stressoren für Finanzfachleute die Folgenden:
- Der Mangel an Zeit für konzentriertes Arbeiten (83,3 %),
- mangelnde Work-Life-Balance und zu wenig Freizeit (58,3 %) und
- Ermüdung durch übermäßige Benachrichtigungen und Ablenkung (50%)
Überraschenderweise sind es nicht die langen Arbeitszeiten, die am meisten zur Frustration beitragen. Es ist der Mangel an Zeit für konzentriertes Arbeiten. Veraltete Tools und ineffiziente Prozesse tragen in hohem Maße dazu bei.
Ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Tools, das mühsame Sammeln von Abgleichen von Belegen, die Mischung aus manuellen und digitalen Arbeitsschritten in den Finanzprozessen. All diese kleinen, aber lästigen Störfaktoren unterbrechen die Konzentrationsphasen der FinanzmitarbeiterInnen und steigern langfristig die Unzufriedenheit.
Die meisten dieser Stressoren sind relativ leicht zu beseitigen. Durch die Einführung moderner Tools und die Neugestaltung traditioneller Prozesse können FinanzleiterInnen ihre Teams dazu befähigen, effizienter und effektiver zu arbeiten.
Wir wissen jedoch, dass Veränderungen in der Systemlandschaft für viele Unternehmen keine leichte Entscheidung sind und FinanzleiterInnen oftmals zögern, neue Technologien zu implementieren. Aber warum ist das so?
In diesem Artikel werden wir uns daher genauer ansehen, wie Unternehmen die Herausforderung auf effektive Weise angehen können.
Meinungsbeitrag
Von einem jährlichen Verlust von 456.000 $ hin zu voller Ausgabenkontrolle: Drei Prozessänderungen, die Sie schon heute umsetzen können
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen vollständigen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens erhalten und von einem reaktiven Prozess zu datengestützten Entscheidungen in Echtzeit gelangen.
Thomas Inhelder,
CFO bei Yokoy
Permanenter Kontextwechsel oder Langeweile: Die Ursachen für die Unzufriedenheit von FinanzmitarbeiterInnen
Ein Faktor, der zur Unzufriedenheit der FinanzmitarbeiterInnen beiträgt, ist der ständige Kontextwechsel, den sie vollziehen müssen.
Dies gilt insbesondere für größere Unternehmen, in denen Finanzfachleute mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen, z. B. die Verwaltung von Budgets, die Überprüfung von Ausgaben und die Bearbeitung von Rechnungen.
Das viele Multitasking und die unzusammenhängenden Prozesse, die durch isolierte Systeme und schlecht ausgeführte Integrationen verursacht werden, verringern die Produktivität, erhöhen das Stresslevel und können im schlimmsten Fall zu Burnout führen.
Darüber hinaus müssen sich Finanzfachleute in globalen Unternehmen mit den vielen verschiedenen Regeln und Rechtsvorschriften der verschiedenen Länder auseinandersetzen. Das erschwert und verlangsamt den Bearbeitungsprozess maßgeblich und erhöht die Arbeitsbelastung zusätzlich.
Es kann zeitaufwendig und frustrierend sein, sich auf Details bei der Überprüfung von Ausgaben oder der Bearbeitung von Rechnungen zu konzentrieren. Gleichzeitig ist der Arbeits- und Zeitdruck enorm hoch, wodurch sich Fehler einschleichen.
Im starken Kontrast dazu steht ein weiterer Faktor, der zur Unzufriedenheit der FinanzmitarbeiterInnen beitragen kann: Die repetitive und oft banale Natur der Aufgaben, die sie ausführen. Kein Wunder, denn die Abläufe in der Finanzadministration folgen einem sehr standardisierten Prozess mit gleichbleibender Logik (z.B die Datensammlung und -Eingabe oder die regelmäßige Durchführung von Buchungen).
Wenn MitarbeiterInnen regelmäßig mit monotonen Aufgaben arbeiten müssen, kann das ihre Motivation und ihre Fähigkeit beeinträchtigen, komplexe und anspruchsvolle Aufgaben zu bewältigen, die möglicherweise mehr Wertschätzung und Erfüllung bieten.
Trotz des technologischen Fortschritts und der Digitalisierung bestehen viele Finanzprozesse immer noch aus einer Mischung aus manuellen und digitalen Aufgaben, was zu einer erheblichen Zeit- und Arbeitsverschwendung führen kann. Dies kann zu Langeweile, Frustration und letztlich zu einer geringeren MitarbeiterInnenzufriedenheit führen.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, können Unternehmen damit beginnen, die Grundlagen zu verbessern: Sie ersetzen ihre veralteten Finanztools durch moderne, benutzerfreundliche und intuitive Software, die Systemsilos aufbricht, Prozesse verschlankt und sich wiederholende, manuelle Arbeit automatisiert.
Warum werden UX und die Zufriedenheit von MitarbeiterInnen bei Finanz-Tools oft vernachlässigt?
"Finanzteams müssen oft mit mehreren Systemen arbeiten, die nicht integriert sind, was zu einer fragmentierten und verwirrenden Erfahrung führt. Dies kann es schwierig machen, die benötigten Informationen zu finden und Aufgaben schnell zu erledigen."
Ältere Finanztools haben in der Vergangenheit der Funktionalität Vorrang vor der Benutzerfreundlichkeit eingeräumt, was sowohl für Antragstellende als auch für Genehmigende zu einer schlechten Erfahrung führte.
Während MitarbeiterInnen mit diesen Tools vielleicht nur bei der Einreichung von Ausgaben interagieren, müssen Finanzfachleute täglich mit ineffizienten Prozessen und Systemsilos hantieren.
Bis vor kurzem wurde die schlechte Benutzerfreundlichkeit von Finanztools als gegeben hingenommen, und es wurden kaum Anstrengungen unternommen, sie zu verbessern. Da sich die MitarbeiterInnen jedoch an die intuitiven und benutzerfreundlichen Oberflächen von B2C-Tools und -Software gewöhnt haben, sind ihre Erwartungen an ein besseres Benutzererlebnis am Arbeitsplatz maßgeblich gestiegen.
Die MitarbeiterInnen erwarten von Bürosoftware heute das gleiche Maß an Intuitiver Handhabe und Benutzerfreundlichkeit wie in ihrem Privatleben:
- Niemand möchte von der Bestellung eines Uber-Fahrzeugs und der Lieferung von Lebensmitteln nach Hause mit einem Mausklick bis hin zum Navigieren in verworrenen Systemen und dem Wechsel zwischen manuellen und digitalen Aufgaben gehen, um einfach nur eine Rechnung in ein Tool für die Kostenabrechnung einzureichen.
Dies setzt die Unternehmen unter Druck, Tools bereitzustellen, die nicht nur funktional, sondern auch benutzerfreundlich und ansprechend sind.
MitarbeiterInnen, die mit den Tools, die sie verwenden müssen, nicht zurechtkommen, sind wahrscheinlich weniger produktiv, weniger engagiert und weniger zufrieden mit ihrer Arbeit.
Das Problem wird bei Monats- und Quartalsabschlüssen noch verschärft, wenn der Druck hoch ist und sich kleine Frustrationen schnell zu größeren Fehlern summieren können. MitarbeiterInnen überstürzen möglicherweise administrative Aufgaben, was schlussendlich doppelten Aufwand bedeutet, wenn Fehler im Nachhinein identifiziert und korrigiert werden müssen.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen Unternehmen die Benutzerfreundlichkeit und die MitarbeiterInnenzufriedenheit bei ihren Finanztools in den Vordergrund stellen. Das bedeutet, dass sie in benutzerfreundliche Oberflächen investieren, unterschiedliche Systeme integrieren und Prozesse rationalisieren müssen, um Frustrationen zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.
Was FinanzleiterInnen tun können, um die MitarbeiterInnenzufriedenheit zu verbessern
Im Folgenden finden Sie einige Maßnahmen, die Führungskräfte im Finanzwesen ergreifen können, um die Zufriedenheit ihrer MitarbeiterInnen mit Finanztools zu verbessern.
Für Einreichende: KI und intelligente Unternehmenskarten
Um die Benutzerfreundlichkeit für Einreichende zu steigern, sollten Sie von OCR-basierten Tools abrücken und moderne KI-gesteuerte Technologien einsetzen, die manuelle Eingriffe überflüssig machen.
Ein Beispiel sind intelligente Firmenkarten, die mit einem zentralen Ausgabenmanagement-Tool verbunden sind, das mobil einsetzbar ist. Auf diese Weise können MitarbeiterInnen ihre Ausgaben problemlos von unterwegs aus einreichen, ohne dass eine manuelle Dateneingabe oder Papierbelege erforderlich sind.
Die manuelle Dateneingabe kann für die MitarbeiterInnen ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess sein, der zu Frustration und Ungenauigkeiten führt. Durch den Einsatz von KI-gesteuerten Tools, die die Datenerfassung automatisieren, können MitarbeiterInnen Zeit sparen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Für Genehmigende: Ein zentrales Tool und Echtzeitdaten
Reduzieren Sie die Anzahl verschiedener Tools für die Genehmigenden, um Kontextwechsel zu vermeiden. Wählen Sie Tools, die den Genehmigenden / Administratoren ein möglichst intuitives und einfaches Nutzererlebnis bieten.
Dies bedeutet, dass Tools ausgewählt werden, die in die bestehende Systemlandschaft integriert werden können und eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Prüfung und Genehmigung von Ausgaben bieten.
Ein gutes Genehmigungsverfahren ist der Schlüssel dazu, dass Ausgaben rechtzeitig genehmigt werden. Wenn der Genehmigungsprozess zu komplex oder zeitaufwändig ist, kann dies zu Verzögerungen und Frustration sowohl bei den MitarbeiterInnen als auch bei den Finanzteams führen.
Wählen Sie für AntragstellerInnen und Genehmigende Tools, die KI zur Automatisierung von Prozesslogik und -schritten einsetzen, um die mentale Belastung von Finanzfachleuten und MitarbeiterInnen zu verringern.
Dies kann die Automatisierung von Prozessen wie die Kategorisierung von Ausgaben und die Berechnung von Rückerstattungen umfassen sowie die Bereitstellung intelligenter Benachrichtigungen und Erinnerungen, um sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
Und schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihr Finanzteam mit einer Software ausstatten, die ihm volle Kontrolle und Transparenz in Echtzeit ermöglicht.
Durch die Automatisierung manueller Prozesse können Sie das Risiko von Fehlern verringern und den Finanzfachleuten mehr Zeit für strategische Aufgaben geben. Dies kann letztlich zu besseren Geschäftsergebnissen und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen.
Alles unter einen Hut bringen: Das Yokoy-Erlebnis
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem die Finanztools so gestaltet sind, dass der Komfort des Benutzers im Vordergrund steht. Jeder Schritt des Prozesses ist für höchste Effizienz optimiert und gestrafft, und die MitarbeiterInnen können Ausgaben problemlos und ohne manuelle Eingriffe einreichen.
Bei Yokoy hat die Benutzerfreundlichkeit oberste Priorität, was sich sowohl im Design als auch in den technischen Entscheidungen widerspiegelt. Hier sind einige Beispiele dafür, wie wir die Probleme angehen, die durch veraltete Finanztools verursacht werden.
Benutzererfahrung
Die Benutzeroberfläche von Yokoy ist intuitiv und übersichtlich, so dass die MitarbeiterInnen ihre Ausgaben schnell und unkompliziert einreichen können.
Mobile-Optimiert
Yokoy ist so konzipiert, dass es auf jedem Gerät funktioniert, sei es ein Desktop-Computer oder ein Mobiltelefon, und bietet so maximale Flexibilität für MitarbeiterInnen, die unterwegs sind.
Automatisierung durch KI
Yokoy automatisiert bis zu 90 % des Spesenverwaltungsprozesses, wodurch der Bedarf an manuellen Eingriffen sinkt und wertvolle Zeit für die Finanzteams frei wird, die sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
Darüber hinaus erkennt unsere künstliche Intelligenz Fehler, Duplikate und Ausreißer, so dass Finanzfachleute Quittungen und Rechnungen nicht mehr Zeile für Zeile oder Posten für Posten manuell prüfen müssen.
Integrationen
Yokoy lässt sich nahtlos in andere gängige Finanztools wie Buchhaltungssoftware, Reisemanagementtools und HR-Systeme integrieren und ist damit eine flexible und skalierbare Lösung.
Echtzeit-Analysen und Berichte
Yokoy bietet detaillierte Analysen zu allen eingereichten Ausgaben und verschafft den Finanzteams mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben ihres Unternehmens. Dies hilft den Finanzteams, Bereiche mit Optimierungsbedarf schnell zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass bei Yokoy die Erfahrung im Mittelpunkt jeder Entscheidung steht, und dies spiegelt sich im Design, in der Funktionalität und in den Integrationsmöglichkeiten wider.
Das Ergebnis ist eine Lösung, die maximale Effizienz, Flexibilität und Skalierbarkeit bietet und es den Finanzteams ermöglicht, intelligenter und effektiver zu arbeiten.
Nächste Schritte
Die Investition in benutzerfreundliche und effiziente Finanztools ist zwar mit Vorlaufkosten verbunden, aber die Vorteile, die sich aus der gesteigerten Produktivität, dem Engagement der Mitarbeiter und dem allgemeinen Unternehmenserfolg ergeben, machen sie zu einer lohnenden Investition.
Wenn Sie sehen möchten, was Yokoy für Ihr Finanzteam tun kann, können Sie hier Ihre persönliche Demo vereinbaren.
Sehen Sie Yokoy in Aktion
Führen Sie alle Spesen, Lieferantenrechnungen und Zahlungen mit Firmenkarten in einer integrierten und KI-gestützten Plattform zusammen.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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