Von einem jährlichen Verlust von 456.000 $ hin zu voller Ausgabenkontrolle: Drei Prozessänderungen, die Sie schon heute umsetzen können

Thomas Inhelder
Thomas Inhelder

Co-founder & CFO, Yokoy

Die aktuelle Wirtschaftslage, in der die Inflation ihren Höhepunkt erreicht und eine Rezession droht, zwingt alle Unternehmen – vor allem deren Finanzabteilungen – Kosten zu kontrollieren und unnötige Ausgaben zu reduzieren. Der schnellste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, versteckte Kosten zu ermitteln – das ist nichts Neues, aber oft erweist sich diese Aufgabe als schwieriger, als sie sein sollte. 

Angesichts der technologischen Fortschritte im Ausgabenmanagement sollte man meinen, dass Unternehmen ihre Ausgaben bestens im Griff haben.

Die Wahrheit ist jedoch, dass selbst Unternehmen, die ihre Finanzabteilungen schon vor Jahren vollständig digitalisiert haben, immer der vollständigen Überblick über alle Ausgaben fehlt. Und das macht es Ihnen praktisch unmöglich, genau berechnen, wie viel Geld sie wo und warum verlieren. 

Wir bei Yokoy sind der Meinung, dass Unternehmen nicht bis zum Ende des Monats oder eines Quartals warten sollten, um ungeplante Geldabflüsse zu entdecken. Hier sind also drei Hebel, die Sie noch heute betätigen können, um das Leck zu stopfen und die Kontrolle über Ihre Ausgaben zurückzugewinnen.

Table of Contents

Die Blackbox der Unternehmensausgaben

Nachdem wir in den letzten Jahren mit Hunderten von mittelständischen und multinationalen Unternehmen aus aller Welt zusammengearbeitet haben, wissen wir, dass die folgenden Punkte die negativsten Einflussfaktoren im Zusammenhang mit Kostenkontrolle sind:

 

  • Fehlende Kontrolle über die Ausgaben von Firmenkarten und die Verwaltung aktiver Karten,
  • Keine Einblicke in Ausgabenmuster wie z. B. Übersichten über Lieferantenausgaben oder Kosten für Geschäftsreisen,
  • Doppelte Zahlungen aufgrund menschlicher Fehler und/oder Betrug,
  • Nicht eingereichte Steuererklärungen, die häufig auf mangelnde Kenntnisse internationaler Vorschriften und Regelungen zurückzuführen sind,
  • Ineffiziente Arbeitsweisen, die Mitarbeitern Zeit rauben und dem Unternehmen viel Geld kosten.

 

In kleineren Organisationen könnten solche Ausgaben und Effizienzverluste unbemerkt bleiben, oder die potenziellen Ersparnisse könnten zu unbedeutend sein, um den Aufwand von Prozessumstellungen zu rechtfertigen.

 

In Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern und Ausgaben in Millionenhöhe summieren sich solche Kosten jedoch schnell, und was heute wie eine unbedeutende Ausgabe aussieht, kann sich leicht – und unbemerkt – zu einem Verlust von 456 000 Dollar pro Jahr summieren.

 

Wie kann man solche Verluste verhindern? Die kurze Antwort lautet: End-to-End-Transparenz.

Drei Prozessänderungen für vollständige Transparenz und Ausgabenkontrolle

"Selbst Unternehmen, die ihre Finanzabteilungen schon vor Jahren vollständig digitalisiert haben, haben immer noch keinen vollständigen Überblick über ihre Ausgaben."

Wenn Kunden an uns herantreten und sagen, dass sie keinen Einblick in ihre Unternehmensausgaben haben, meinen sie nicht unbedingt die Daten.

Genauso bedeutet ein Mangel an Kontrolle selten einen Mangel an Richtlinien. Tatsächlich nutzen die meisten unserer Kunden irgendeinen Mechanismus zur Datenerfassung und Berichterstattung und haben bereits eine Reihe von Richtlinien umgesetzt, wenn sie sich an uns wenden.

Was ihnen in der Regel fehlt, ist ein Echtzeit-Überblick über ihre Ausgaben und Prozesse sowie Echtzeit-Kontrollen und die automatisierte Durchsetzung bestehender Richtlinien.

Denn ohne solche Maßnahmen ist der Prozess eher reaktiv, und es gibt keine wirkliche Möglichkeit zu erkennen, ob Budgets überschritten werden oder Belege und Rechnungen in den Genehmigungsverfahren stecken bleiben. 

 

Kommt Ihnen das bekannt vor? Hier erfahren Sie, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um einen vollständigen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens zu erhalten und zu verhindern, dass versteckte Kosten Ihr Budget aufzehren.

1. Prozesse und Datenströmen zentralisieren

Bringen Sie Ihre Ausgaben, Rechnungen, Kartenzahlungen und Steuererstattungen unter ein Dach, indem Sie sowohl Ihre Prozesse als auch Ihre Datenströme in einer End-to-End-Plattform zentralisieren. Sie wird als single source of truth“  für alle Ihre Unternehmensausgaben dienen. 

Ihrem Team wird ein zentrales Cockpit für alle Vorgänge zur Verfügung gestellt wodurch Arbeitsabläufe zusammengeführt und vereinheitlicht werden. Dadurch eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten, die Einhaltung von Regeln, Richtlinien und Einschränkungen durchzusetzen und zu kontrollieren.

Mit Yokoy können Sie zum Beispiel Ausgaben – einschließlich Kartenzahlungen – detailliert nachverfolgen, und zwar an einem zentralen Ort und in Echtzeit. Ihre Handlungsfähigkeit wird insofern gesteigert, als dass Sie durch das sofortige Einfrieren von Firmenkarten oder Änderungen von Limits hinterlegter Karten bei Lieferanten jederzeit eingreifen können.

 

Indem Sie nur ein System anstelle mehrer Einzellösungen verwenden, minimieren Sie die Anzahl notewendiger Software-Integrationen, welche für eine durchgängige Automatisierung erforderlich wären. Außerdem spart Ihr Team bei jeder Nutzung Zeit, da der Wechsel zwischen den Systemen für Datenprüfungen und Ausgabengenehmigungen entfällt.

 

Und schlussendlich sorgt eine zentrale Plattform für alle Ihre Daten nicht nur für eine bessere Übersicht, sondern auch für eine bessere Datenqualität und vereinfachte Exporte, insbesondere bei Verwendung offener APIs für Integrationen.

2. Eliminieren Sie mit KI Fehler und versteckte Kosten

Sobald Ihre Zahlungen in einer einzigen Plattform zusammengeführt sind, können Sie die Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz einsetzen, um Ihren gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu automatisieren.

Bei Yokoy beispielsweise nutzen wir KI, um die Logik der meisten Schritte zu automatisieren, von der Belegprüfung und dem Abgleich mit Kartentransaktionen bis hin zur Rechnungsverarbeitung und Mehrwertsteuerrückforderung.

KI übernimmt auch die Compliance-Prüfungen für interne und externe Richtlinien, indem sie Duplikate und Ausreißer identifiziert und nicht genehmigte Zahlungen in Echtzeit markiert. Auf diese Weise erreichen wir Effizienzgewinne, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.

Diese Kombination aus Datenzentralisierung, KI-gestützter Governance und Automatisierung hilft den Kunden, nicht Ausgabenanomalien und Einsparpotenziale zu identifizieren. Zudem dienen die gewonnen Daten als Entscheidungsgrundlage  für Preisverhandlungen mit Lieferanten.

Durch den Einsatz von Yokoy Analytics sind Kunden in der Lage, ungewöhnliche Muster in ihren Ausgaben zu erkennen – zum Beispiel versteckte Erhöhungen der Materialkosten eines Zulieferes. Sobald Regeln implementiert und benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe eingerichtet sind, wird das Risiko von Budgetlecks erheblich reduziert.

3. Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Während KI Ihnen hilft, Geld zu sparen, weil sie versteckte Kosten aufdeckt und nicht genehmigte Ausgaben verhindert, sparen die Prozessautomatisierung und benutzerfreundliche Genehmigungsabläufe Ihrem Team viel. Zeit.

Letztendlich bedeutet aber auch das wieder ine Ersparnis, denn die mauelle Verarbeitung eines einzigen Belegs kann Sie rund 60 Dollar kosten.

"Durch Automatisierung eliminieren unsere Kunden 80 % ihrer Rechnungsbearbeitungsaufgaben und sparen so 300 Tage pro Jahr an manueller Arbeit."

Bei den meisten Tools müssen MitarbeiterInnen eine Quittung abfotografieren, sie in das Kostenmanagementsystem hochladen und die Daten manuell in die entsprechenden Felder eintragen. Danach schaltet das Finanzteam in den Prüf- und Genehmigungsmodus: Wenn die Ausgabe mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt und genehmigt wird, muss das Finanzteam herausfinden, auf welches Konto sie zu buchen, welche Mehrwertsteuer zurückzufordern, und wo der Beleg zu archivieren ist. 

All dies kostet viel Zeit: GBTA-Daten zeigen, dass Unternehmen für jede zu bearbeitende Spesenabrechnung 20 Minuten aufwenden. Darüber hinaus enthält fast ein Fünftel (19 %) der Spesenabrechnungen Fehler, was zusätzliche 18 Minuten – und 52 Dollar – für die Korrektur der Spesenabrechnung bedeutet. 

Durch die Automatisierung dieses Prozesses können Sie bei einem durchschnittlichen Volumen von 50.000 verarbeiteten Berichten 3.000 Stunden an manueller Arbeit und damit fast 500.000 $ pro Jahr einsparen. 

Und das gilt auch für die Rechnungsverarbeitung. Bei Yokoy beispielsweise übernimmt KI den Abgleich der Rechnungspositionen mit den Bestellpositionen und die Überprüfung mit den Quittungsformularen.

 

Durch Automatisierung eliminieren unsere Kunden 80 % ihrer Rechnungsbearbeitungsaufgaben und sparen so 300 Tage pro Jahr an manueller Arbeit.

Wir haben diese Prozessänderungen sowie die Vorteile der Transformation Ihres Ausgabenmanagements im folgenden Webinar behandelt.

Webinar

Für CFOs: Der Blueprint für die Transformation des Ausgabenmanagements

In diesem Webinar zeigen wir Ihnen das Konzept, mit dem unsere Kunden ihr Ausgabenmanagement von Anfang bis Ende rationalisieren und volle Transparenz und Kontrolle über ihre Geschäftsausgaben erlangen.

Fazit

Wir bei Yokoy verändern die Art und Weise, wie Unternehmensausgaben verwaltet werden. Wir entwickeln eine Zukunft, in der Unternehmen ihr Geld sicher, effizient und regelkonform verwalten – mit so wenig menschlichen Eingriffen wie nötig. Wir setzen auf die Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz und Automatisierung.

 

Wenn Sie wissen möchten, wie viel Geld Sie jährlich durch ineffiziente und manuelle Prozesse verlieren, dann probieren Sie unseren Rechner aus!

 

Oder sprechen Sie mit einem unserer Experten – wir schauen uns gerne gemeinsam mit Ihnen Ihre Ausgangssituation an oder erläutern Ihnen das Ergbeniss Ihrere individuellen Berechnung!

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