Van $ 456.000 verloren/jaar tot volledige uitgavencontrole: drie procesveranderingen die u vandaag kunt doorvoeren
- Last updated: juni 3, 2023
- Finance transformation, Spend management
Co-founder & CFO, Yokoy
In de huidige economische context, met een piek van de inflatie en een dreigende recessie, staan bedrijven – vooral hun financiële afdelingen – onder druk om de kosten te beheersen en onnodige uitgaven te verminderen.
De snelste manier om dit te doen, is door verborgen kosten te identificeren – niets nieuws hier, maar vaak blijkt deze taak een grotere uitdaging te zijn dan zou moeten.
Gezien de vooruitgang op het gebied van technologie voor uitgavenbeheer, zou je verwachten dat bedrijven bovenop hun uitgaven zitten.
Maar de waarheid is dat zelfs organisaties die hun financiële afdelingen jaren geleden volledig hebben gedigitaliseerd, nog steeds geen volledig inzicht hebben in hun uitgaven. En dit maakt het vrijwel onmogelijk om nauwkeurig en tijdig te berekenen hoeveel geld ze verliezen, waar en waarom.
Aangezien real-time gegevens essentieel zijn voor elk bedrijf in een snel veranderende omgeving, hoeven besluitvormers niet te wachten tot het einde van de maand of het kwartaal om ongeplande geldstromen te ontdekken. Dus hier zijn drie hefbomen die u vandaag kunt gebruiken om het lekken te stoppen en de controle over uw uitgaven terug te krijgen.
De zwarte doos van bedrijfsuitgaven
We hebben de afgelopen jaren met honderden middelgrote en grote bedrijven van over de hele wereld gewerkt en we weten dat de meest voorkomende oorzaken van klachten over kostenbeheersingsonderwerpen zijn:
- Ontbrekende controle over zakelijke kaartuitgaven en afhandeling van actieve kaarten,
- Geen inzicht in bestedingspatronen zoals uitgavenoverzichten van leveranciers of kosten voor dienstreizen,
- Niet-opgevraagde belastingaangiftes, vaak voortkomend uit een gebrek aan kennis als het gaat om internationale wet- en regelgeving,
- Dubbele facturen of declaraties veroorzaakt door menselijke fouten en/of fraude,
- Inefficiënte manieren van werken die de tijd van het personeel verspillen en dus het bedrijf geld kosten.
In een kleine organisatie kunnen dergelijke uitgaven en inefficiënties onopgemerkt blijven, en de mogelijke belastingaangiften kunnen te onbeduidend zijn om de moeite waard te zijn.
Maar op grote schaal, in bedrijven met honderden of duizenden werknemers en miljoenen aan uitgaven, lopen deze kosten snel op, en wat vandaag geïsoleerd lijkt op een lage kostenuitgave, kan gemakkelijk – en stilletjes – veranderen in een verlies van $ 456.000 per jaar.
Dus hoe voorkom je dat dit gebeurt? Het korte antwoord is end-to-end zichtbaarheid.
Drie procesveranderingen voor totale zichtbaarheid en controle over uitgaven
"Zelfs organisaties die hun financiële afdelingen jaren geleden volledig hebben gedigitaliseerd, hebben nog steeds geen volledig inzicht in hun uitgaven."
Wanneer klanten ons benaderen en zeggen dat ze geen inzicht hebben in hun bedrijfsuitgaven, bedoelen ze niet noodzakelijkerwijs gegevens.
Op dezelfde manier betekent een gebrek aan controle zelden een gebrek aan beleid. In feite gebruiken de meeste van onze klanten een mechanisme voor het verzamelen en rapporteren van gegevens en hebben ze een reeks beleidsregels opgesteld wanneer ze zich tot ons wenden.
Wat ze meestal missen, is een realtime overzicht van hun uitgaven en processen, evenals realtime controles en geautomatiseerde handhaving om beleidsschendingen te voorkomen.
Zonder deze is het proces nogal reactief en is er geen echte manier om te weten of er budgetlekken optreden of bonnen en facturen vast komen te zitten in goedkeuringsstromen.
Als dit u bekend in de oren klinkt, kunt u het volgende doen om volledig inzicht te krijgen in de uitgaven van uw bedrijf en te voorkomen dat verborgen kosten uw budget opslokken.
1. Centraliseer operaties en datastromen
Breng uw uitgaven, facturen, kaartbetalingen en belastingteruggaven onder één dak door zowel uw processen als uw datastromen te centraliseren in één end-to-end platform. Dit fungeert als uw enige bron van waarheid voor al uw bedrijfsuitgaven.
Vanuit procesoogpunt elimineert dit knelpunten door uw team een centrale cockpit te bieden voor alle operaties, en zorgt het voor een betere governance, aangezien alle workflows, regels en beperkingen in één platform zijn ingebouwd.
Met Yokoy kunt u bijvoorbeeld uitgaven – inclusief kaartbetalingen – heel nauwkeurig volgen, op één centrale plek en in realtime, zodat u snel kunt reageren door opties zoals onmiddellijke bevriezing of limietwijzigingen voor bepaalde kaarten die bij leveranciers zijn gedeponeerd.
Bovendien vermindert het gebruik van één systeem in plaats van meerdere puntoplossingen het aantal integraties dat nodig is voor end-to-end-automatisering en bespaart uw team tijd doordat het niet meer nodig is om tussen systemen te schakelen voor gegevenscontroles en onkostengoedkeuringen.
Ten slotte zorgt één centraal platform voor al je data niet alleen voor betere zichtbaarheid, maar ook voor schonere data en eenvoudigere exports, vooral bij gebruik van open API’s voor integraties.
2. Elimineer fouten en verborgen kosten met AI
Zodra al uw betalingen op één enkel platform zijn gecentraliseerd, kunt u AI gebruiken om de logica van uw proces van begin tot eind te automatiseren.
Bij Yokoy gebruiken we bijvoorbeeld AI om de logica van de meeste stappen te automatiseren, van ontvangstcontrole en afstemming met kaarttransacties tot factuurverwerking en btw-teruggave.
AI neemt ook de nalevingscontroles voor intern en extern beleid over, door duplicaten en uitschieters te identificeren en twijfelachtige facturen of onkosten in realtime te signaleren. Op deze manier bereiken we efficiëntie zonder concessies te doen aan de veiligheid.
Het is deze combinatie van datacentralisatie en door AI aangedreven governance en automatisering die klanten helpt om niet-conforme artikelen te identificeren en potentieel te besparen, terwijl het als basis dient voor inkoop om mogelijk betere tarieven te bedingen met leveranciers.
Door Yokoy Analytics te gebruiken, kunnen klanten ongebruikelijke patronen in hun uitgaven ontdekken, bijvoorbeeld verborgen verhogingen van materiaalkosten voor een leverancier. Zodra regels zijn geïmplementeerd en aangepaste goedkeuringsstromen zijn opgezet, kan het risico op budgetlekken aanzienlijk worden verkleind.
3. Verhoog de efficiëntie door automatisering
Terwijl AI u helpt geld te besparen door verborgen kosten bloot te leggen en te zorgen voor governance over belastingrisico’s en processtromen, bespaart de automatisering van processtappen door middel van workflows uw team tijd door hen te helpen efficiënter te werken.
Uiteindelijk vertaalt dit zich ook in besparingen, aangezien een enkele bon u ongeveer $ 60 kan kosten om te verwerken.
"Door automatisering elimineren onze klanten 80% van hun factuurverwerkingstaken, waardoor ze 300 dagen per jaar aan handmatig werk besparen."
Als we bijvoorbeeld kijken naar het onkostenproces, moeten werknemers bij de meeste tools een foto maken van een ontvangstbewijs, deze uploaden naar het onkostenbeheersysteem en de gegevens handmatig toevoegen aan de daarvoor bestemde velden.
Van daaruit gaat het financiële team over op controle- en goedkeuringsmodus: als de uitgave in overeenstemming is met het bedrijfsbeleid en wordt goedgekeurd, moet uw financiële team uitzoeken op welke rekening deze moet worden geboekt, welke btw moet worden teruggevorderd en waar deze moet worden gearchiveerd .
Dit alles kost veel tijd: uit GBTA-gegevens blijkt dat bedrijven 20 minuten kwijt zijn aan elke onkostendeclaratie die moet worden verwerkt. Bovendien bevat bijna een vijfde (19%) van de onkostendeclaraties fouten, en dit voegt 18 minuten extra – en $ 52 – toe aan het corrigeren van de onkostendeclaratie.
Door dit proces te automatiseren, kunt u 3.000 uur handmatig werk en bijna $ 500.000/jaar besparen, voor een gemiddeld volume van 50.000 verwerkte rapporten. En dat geldt ook voor de factuurverwerking.
Met Yokoy neemt AI bijvoorbeeld het matchen van factuurregelitems met PO-regelitems en het controleren aan de hand van formulieren voor goede ontvangsten over. Door automatisering elimineren onze klanten 80% van hun factuurverwerkingstaken, waardoor ze 300 dagen per jaar aan handmatig werk besparen voor een gemiddeld volume van 60.000 verwerkte facturen.
We hebben deze procesveranderingen, evenals de voordelen van het transformeren van uw uitgavenbeheer, behandeld in het onderstaande webinar.
Webinar
De CFO-blueprint voor uitgavenbeheer
Leer hoe je een holistisch beeld krijgt van je uitgavenbeheerproces om eenvoudig inefficiënties te identificeren, activiteiten te stroomlijnen om systeem- en gegevenssilo’s te verwijderen en realtime analyses te gebruiken om risico’s te elimineren, kosten te beheersen en vooruit te plannen.
Volgende stappen
Bij Yokoy transformeren we de manier waarop bedrijfsuitgaven worden beheerd. We bouwen aan een toekomst waarin bedrijven hun geld veilig, efficiënt en compliant beheren, met zo min mogelijk menselijke tussenkomst, door te vertrouwen op AI en automatisering.
We willen je graag aan boord hebben!
Dus als u wilt zien hoeveel geld u jaarlijks verliest, probeer dan hier onze ROI-calculator of neem contact op met ons team – we kijken graag naar uw specifieke situatie en lopen met u door uw potentiële besparingen!
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.