Kreditorenbuchhaltung für CFOs: Das sollten Sie wissen
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Dank des technologischen Fortschritts hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen Forderungen bezahlen, in den letzten Jahrzehnten stark verändert. Der Versand von Rechnungen per E-Mail hat die Arbeit enorm vereinfacht, da das Scannen für die digitale Archivierung heute nur noch bei Rechnungen in Papierform erforderlich ist.
Dennoch gibt es noch immer einige zeitaufwändige Methoden in der Kreditorenbuchhaltung, die sich hartnäckig zu halten scheinen: Die manuelle Eingabe von Daten für jede Rechnung ist arbeitsintensiv und anfällig für menschliche Fehler. Dennoch halten viele Unternehmen an traditionellen Verfahrensweisen in der Finanzbuchhaltung fest, die viel händische Arbeit erfordern.
Jedes Business weiß: Eine gründliche Prüfung der Richtigkeit von Rechnungen erfordert den Abgleich mit Bestellungen und Wareneingangsscheinen, was ohne digitale Hilfe mit akribischer Detailarbeit einhergeht. Diesem Prozess folgen Genehmigungen, die oft physisch oder per E-Mail erfolgen, was wiederum zu vermeidbaren Engpässen und Verzögerungen beim Zahlungsprozess führt. Bei der Zahlungsabwicklung werden möglicherweise sogar noch manuell eingegebene Überweisungen getätigt.
Die Aufbewahrung und das Abrufen von Dokumenten erfolgt in physischen Ablagesystemen oder digitalen Ordnern, was das Auffinden und die effiziente Verwaltung von Unterlagen erschwert.
Und ganz ehrlich: Selbst den Besten rutscht manchmal etwas durch. Fehler bei der manuellen Bearbeitung, Kontierung und Freigabe können dazu führen, dass ein Unternehmen Geld verliert, Unstimmigkeiten in der Buchhaltung entstehen oder gar wichtige Beziehungen zu Lieferanten gefährdet werden. Sie tun also gut daran, den gesamten Prozess der Kreditorenbuchhaltung auf den Prüfstand zu stellen, um Zeit und Geld zu sparen. Wir haben nützliche Tipps zusammengestellt, die für jedes Unternehmen funktionieren.
Was ist Kreditorenbuchhaltung?
Der Begriff „Kreditorenbuchhaltung“ bezieht sich auf die unmittelbaren finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens gegenüber Lieferanten und Verkäufern für gelieferte Waren oder Dienstleistungen. Dies umfasst wichtige Schritte, angefangen bei der Prüfung der Eingangsrechnungen. Durch den Abgleich von Bestellungen und Lieferscheinen wird sichergestellt, dass die fakturierten Artikel mit den erhaltenen Waren übereinstimmen.
Anschließend werden die Rechnungen von den zuständigen Abteilungen oder dem zuständigen Personal genehmigt, sodass offene Posten geschlossen werden können. Nach der Genehmigung leitet die Kreditorenbuchhaltung den Zahlungsprozess ein und schließt den Zyklus mit der Auszahlung der Mittel, um die finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens gegenüber seinen Lieferanten zu erfüllen.
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Es ist keine Schande, es zuzugeben: Die Terminologie in der Buchhaltung kann manchmal ein wenig kompliziert formuliert sein. Deshalb möchten wir Ihnen die Unterschiede zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung aufzeigen, um mögliche Unsicherheiten auszuräumen. Wie bereits erwähnt, umfasst die Kreditorenbuchhaltung den Eingang von Rechnungen, die Rechnungsprüfung, das Einholen von erforderlichen Genehmigungen, die Bearbeitung von Zahlungen an Lieferanten und die Verfolgung von Finanztransaktionen.
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen hingegen umfassen das Geld, das Ihnen Ihre Kunden für auf Kredit geleistete Waren oder Dienstleistungen schulden. Die Debitorenbuchhaltung beginnt also damit, dass Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen, was Sie für sie geliefert oder geleistet haben.
Bevor Sie gehen …
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Kreditorenbuchhaltung in Kürze
Um zusammenzufassen, worum es bei der Kreditorenbuchhaltung wirklich geht, gliedern wir sie in die folgenden Schlüsselschritte:
Rechnungsbearbeitung
Überprüfung der Richtigkeit von offenen Rechnungen und Lieferungen
Verwaltung der offenen Posten
Genehmigungen einholen
Zahlungen tätigen
Zahlungsverpflichtungen im Blick behalten
Dieser komplexe Arbeitsablauf erfordert zweifelsohne Präzision und den Blick fürs große Ganze, um Unstimmigkeiten und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.
Typische Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Genehmigungen und Zahlungen ist Detailarbeit. Jeder der folgenden Aspekte in der Kreditorenbuchhaltung erfordert daher effiziente und effektive Lösungen für einen reibungslosen Betrieb:
Rechnungsfreigabeprozess
Wenn der Genehmigungsprozess für eine einzelne Rechnung länger dauert, belastet dies möglicherweise die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten und Anbietern. Besser ist es, wenn alle Zahnräder bei der Freigabe von Rechnungen optimal ineinander greifen.
Bearbeitung von Rechnungen
Manuelle Dateneingabe und Buchhaltungsprozesse, die auf Papier stattfinden, sind mittlerweile veraltete Methoden. Sie verlängern nicht nur die Bearbeitungszeiten, sondern führen häufig auch zu Ungenauigkeiten in der Buchhaltung, die auch die Liquiditätsplanung beeinflussen können. Ihr Business wird zudem anfällig für betrügerische Aktivitäten, da Details wie falsch berechnete Rabatte, ein inkorrekter Rechnungsbetrag oder eine überhöhte Reisekostenabrechnung nicht auffallen.
Verspätete Zahlungen / Fälligkeitstermine / Verzugsgebühren
Verspätete Zahlungen sind mehr als nur eine Unannehmlichkeit – sie verursachen Mahngebühren, die sich im Laufe der Zeit erheblich summieren und den Cashflow beeinträchtigen können. Daher ist es am besten, die anstehenden Zahlungsfristen stets im Auge zu behalten und nach Möglichkeit Daueraufträge einzurichten.
Doppelte Zahlungen
Die Komplexität von manuellen Buchführungssystemen kann zu Doppelzahlungen führen.
Interne Kontrollen
ie Gewährleistung interner Kontrollen innerhalb der Buchhaltungsabteilung ist von größter Bedeutung. Im Jahr 2022 meldeten in der EU ansässige Unternehmen Schäden in Höhe von 1,77 Milliarden Euro – das hat der jährliche PIF-Report der Europäischen Kommission ergeben.
Die Einhaltung der sich ständig weiterentwickelnden gesetzlichen Anforderungen ist eine Herausforderung für sich. Die Einhaltung von Steuergesetzen, Buchhaltungsstandards und Branchenvorschriften erfordert akribische Detailarbeit und bindet oft erhebliche Ressourcen. Glücklicherweise gibt es smarte Möglichkeiten, um die Prozesse deutlich zu beschleunigen.
Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung optimieren – so geht’s
Durch die Integration von Software und Automatisierungen hat der Kreditorenprozess einen bemerkenswerten Wandel erfahren und die Entwicklung schreitet weiter rasant voran. Rechnungen werden inzwischen meist digital empfangen und mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz automatisch erfasst, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt. Intelligente KI-Technologie ist in der Lage, die Bearbeitungszeit erheblich zu verkürzen und die Fehlerquote auf weniger als 1 % zu senken. Aber es gibt noch mehr, was Sie tun können. Hier ist eine Liste für Sie.
Mögliche Prozessoptimierungen
Führen Sie standardisierte Verfahren für den Rechnungseingang, die Validierung, den Genehmigungsworkflow und die Zahlungsabwicklung ein. So können neue und wiederkehrende Fehler minimiert werden.
Zentralisieren Sie die eingehenden Rechnungen und ihre Verwaltung über eine digitale Plattform, auf der Stammdaten, Bankverbindungen und Belege hinterlegt werden. Dadurch wird die Bearbeitung erleichtert, manuelle Arbeit für das Team reduziert und die Transparenz des gesamten Rechnungsprozesses verbessert. Zudem ist die korrekte Archivierung der Eingangsrechnungen an einem zentral ansteuerbaren Ort praktisch und GoBD-konform – insbesondere für große Unternehmen ist dies eine echte Entlastung.
Implementieren Sie automatisierte Workflows, um den Genehmigungsprozess für alle beteiligten Teammitglieder zu verschlanken. Mit vordefinierten Regeln und Routing können Arbeitsabläufe verkürzt werden, wodurch typische Probleme, Engpässe und Bearbeitungszeiten der Vergangenheit angehören.
Entwickeln Sie klare Kommunikationskanäle mit Lieferanten, um den Prozess der Rechnungsstellung zu optimieren.
Ermutigen Sie Ihre Lieferanten, digitale Rechnungen einzureichen und verhandeln Sie günstige Zahlungsbedingungen sowie Skonti, um Forderungen schneller zu bearbeiten und die Bindung zu Geschäftspartnern zu stärken.
Die cloudbasierte Speicherung hat die Verwaltung von Dokumenten revolutioniert. Die Technologie ermöglicht den einfachen Zugriff, das Abrufen und die sichere Speicherung von Unterlagen von jedem Ort der Welt aus. Darüber hinaus erleichtert die Speicherung aller Informationen an einem zentralen Ort datengestützte Einblicke und Berichte, so dass Ihr Finanzteam fundierte Geschäftsentscheidungen für die Zukunft des Unternehmens treffen kann.
Blogartikel
6 Herausforderungen bei der Rechnungsautomatisierung und wie man sie meistert
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gelten als Gemeinkosten. CFOs widmen dem Rechnungsmanagementprozess möglicherweise zu wenig Aufmerksamkeit, da sie annehmen, er laufe von selbst. Tatsächlich ist es jedoch oftmals der Fall, dass Ihnen ein umfassender Überblick über Ihre Kreditorenbuchhaltung und über die Gesamtkosten, die Ihr Unternehmen für den Rechnungsprozess aufbringt, fehlt.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO
Kreditorenbuchhaltung automatisieren
Eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung ist ein wahrer Segen für jedes Unternehmen. Denn Ihr Team kann dadurch Rechnungen mühelos mit vorliegenden Bestellungen und Belegen abgleichen. Und es kommt noch besser: Die Technologie weist auf Unstimmigkeiten hin, die überprüft werden müssen, und sorgt für Genauigkeit und Compliance. Durch die Digitalisierung von Genehmigungsabläufen ermöglichen Sie einfache Freigaben und verkürzen die Bearbeitungszeit von Wochen auf Tage. Das senkt die Kosten und optimiert den Echtzeit-Einblick in den Rechnungsstatus.
Nutzen Sie KI-Technologie, um Daten aus Rechnungen automatisch zu erfassen. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, während gleichzeitig Fehler reduziert und der Validierungsprozess beschleunigt wird.
Implementieren Sie automatisierte Systeme, die Rechnungen mit Bestellungen und Belegen abgleichen, um Zeit und Geld zu sparen. Die automatisierte Validierung gewährleistet Genauigkeit und schiebt betrügerischen Aktivitäten einen Riegel vor.
Führen Sie elektronische Zahlungssysteme ein, die sich in die Buchhaltungssoftware integrieren lassen. Automatisierte Zahlungen straffen den Zahlungsprozess, verringern den manuellen Aufwand und ermöglichen rechtzeitige Abrechnungen, wodurch Säumnisgebühren und Ärger mit Lieferanten vermieden werden.
Implementieren Sie Reporting-Tools, die Echtzeit-Insights in die Kreditorenbuchhaltung bieten. Die Analyse von Daten hinsichtlich Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten und Zahlungstrends ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen und eine optimierte Entscheidungsfindung.
Der herkömmliche Kreditorenbuchhaltungsprozess für 100 Rechnungen kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen und geht selten ohne Flüchtigkeitsfehler einher. Mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung lässt sich das gleiche Arbeitspensum in wenigen Tagen bewältigen – bei minimaler Fehlerquote und vollständiger Transparenz während des gesamten Prozesses. Dieser Paradigmenwechsel von manuellen, papierbasierten Prozessen hin zu automatisierten Workflows steigert nicht nur die Effizienz und Genauigkeit, sondern ermöglicht auch erhebliche Kosteneinsparungen und operative Flexibilität in Unternehmen jeder Größe.
Nächste Schritte
Die smarten Rechnungsmanagement– und Procure-to-Pay-Lösungen von Yokoy werden Ihren Kreditorenprozess revolutionieren. Unsere Tools verschlanken die Arbeitsabläufe, reduzieren den manuellen Aufwand und optimieren die Genauigkeit. Das Ergebnis: mehr Effizienz, eine makellose Bilanz und nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit.
Rechnungsverwaltung mit Yokoy
Das Rechnungsmanagement von Yokoy setzt fortschrittliche KI-Technologie ein, um Rechnungsdaten automatisch zu erfassen. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und reduziert Fehler erheblich, was zu einer schnelleren Bezahlung führt. Darüber hinaus ermöglicht das System anpassbare Genehmigungsworkflows. Mit dieser Funktion können Rechnungen automatisch an die richtigen Teammitglieder in Ihrer Kreditorenabteilung zur Genehmigung weitergeleitet werden. Verabschieden Sie sich also von den typischen Engpässen und beschleunigen Sie den Genehmigungsprozess, während Sie gleichzeitig einen Echtzeit-Überblick über Ihren Rechnungsstatus erhalten!
Die Lösung von Yokoy vergleicht außerdem Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen und weist automatisch auf Unstimmigkeiten hin, die dann von der Kreditorenbuchhaltung überprüft werden können. Diese automatische Validierung stellt die Genauigkeit sicher und hilft, Unstimmigkeiten in kürzester Zeit zu beheben. Natürlich bietet das Yokoy Rechnungsmanagement kompetente Reporting-Tools, die in Echtzeit Einblicke in wichtige Kennzahlen der Kreditorenbuchhaltung geben. Die Analyse von Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten unterstützt Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Procure-to-pay-Lösung: Beschaffungsworkflows mit Yokoy optimieren
Mit unserer Procure-to-Pay-Lösung hat Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam Zugang zu einer zentralen Plattform, die alle Rechnungsformate verarbeiten kann. Die intelligente Positionskodierung von Yokoy nutzt künstliche Intelligenz, um jedem Rechnungsdokument automatisch Hauptbuchkontovorhersagen zuzuordnen. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern erhöht auch die Genauigkeit und macht Ihren Workflow effizienter.
Yokoy führt zudem einen umfassenden Zwei- und Drei-Wege-Rechnungsabgleich durch, indem es Ihre Beschaffungsdaten aus ERP-Systemen integriert. Durch die Erkennung von Anomalien in Echtzeit erkennen Sie sofort alle Unregelmäßigkeiten und können umgehend entsprechende Maßnahmen ergreifen. Yokoy automatisiert zudem Compliance-Prüfungen von Rechnungsdokumenten, prüft Duplikate und bestätigt, dass die Zahlungsdaten mit den aus Ihrem ERP-System importierten Informationen übereinstimmen. Diese automatisierte Validierung gewährleistet Genauigkeit und hilft, Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens einzuhalten.
Passen Sie Ihre Rechnungs-Workflows mühelos an: Definieren Sie Genehmigungen auf der Basis von Kostenträgern, Lieferanten oder Linienmanagern und legen Sie Regeln für Ausnahmen fest, ohne Governance-Probleme in Kauf zu nehmen. Yokoy ermöglicht es Ihnen, maßgeschneiderte Prozesse zu erstellen, die Ihren individuellen Geschäftsanforderungen entsprechen. Echtzeit-Ausgabenanalysen helfen Ihnen darüber hinaus, unkontrollierte Ausgaben und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren.
Sie haben mit Yokoy die Möglichkeit, mit sämtlichen Geräten auf Rechnungsdetails zuzugreifen. Das intuitive Design der Plattform gewährleistet eine optimale Benutzererfahrung – ob am Smartphone, auf dem Laptop oder unterwegs am Tablet. Doch damit nicht genug: Yokoy bietet passende Schnittstellen für die wichtigsten Beschaffungslösungen und ERP-Systeme. Unsere intuitive API beseitigt System- und Datensilos und erlaubt größtmögliche Flexibilität bei der nahtlosen Integration verschiedener Systeme auf Unternehmensebene. Dadurch lässt sich eine durchgängige Automatisierung über verschiedene Einheiten und geografische Standorte hinweg erreichen. Warum also noch warten, wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe schnell und unkompliziert optimieren können?
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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