Wie Einzelhändler die Herausforderungen der AP-Automatisierung meistern
- Last updated: August 31, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
Effizientes Rechnungsmanagement ist für Einzelhandelsunternehmen eine geschäftskritische Komponente, wenn man bedenkt, wie groß die Menge an Transaktionen ist, die sie täglich verarbeiten, und wie viele Rabatte, Werbeaktionen und besondere Preisanpassungen in ihren Rechnungen berücksichtigt werden müssen.
Aktuelle Daten zeigen, dass die Rechnungsverwaltungslandschaft im Einzelhandel erhebliche Herausforderungen mit sich bringt. 20 bis 30 Prozent aller Rechnungen erfordern immer noch eine manuelle Bearbeitung, was zu fehleranfälligen Praktiken, langsamer Rechnungsverarbeitung und Verzögerungen bei Lieferantenzahlungen führt.
Die Auswirkungen einer ineffizienten Rechnungsverwaltung werden durch Dateninkonsistenzen noch verschärft.
Einzelhändler kämpfen mit der mangelnden Standardisierung von Lieferantenrechnungsdaten, Rechnungen und Bestellungen, die schwer lesbar sind, sowie mit zunehmend unterschiedlichen Rechnungsformaten und Anforderungen von Herstellern, Lieferanten und Partnern. Diese Vielfalt erschwert die automatisierte Datenextraktion und -verarbeitung und beeinträchtigt die Fähigkeit der Einzelhändler, ihre Rechnungen effizient zu verwalten.
Doch inmitten dieser Herausforderungen gibt es einen Lichtblick in Form der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP). Einzelhändler, die Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung einsetzen, verzeichnen bemerkenswerte Verbesserungen bei der Effizienz ihrer Rechnungsverarbeitung, indem sie die für die Bearbeitung von Rechnungen benötigte Zeit verkürzen, Fehler und manuelle Nachverfolgungen minimieren und die allgemeine Datengenauigkeit verbessern.
In diesem Artikel befassen wir uns mit der dynamischen Landschaft des Rechnungsmanagements im Einzelhandel und untersuchen, wie Einzelhändler diese Herausforderungen direkt angehen, indem sie die neuesten Technologien nutzen, um ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu transformieren.
Herausforderungen bei der Rechnungsverwaltung im Einzelhandel
Einzelhändler sind in einer schnelllebigen Branche tätig, in der es entscheidend ist, schnell auf neue Produkttrends zu reagieren, um die Anforderungen der Verbraucher zu erfüllen und exzellenten Service zu bieten. Während viel Wert auf die Verbesserung von Front-End-Prozessen gelegt wird, um das Kundenerlebnis zu verbessern, übersehen Einzelhändler häufig die Bedeutung der Optimierung von Back-End-Prozessen, wie z. B. der Kreditorenbuchhaltung (AP).
Tatsächlich sehen wir bei unseren Kunden, dass es vielen Unternehmen oft an einem umfassenden Überblick über die Gesamtkosten im Rechnungsprozess mangelt. Wenn sie sich also an uns wenden, wissen sie nicht genau, wie viel Geld sie aufgrund ineffektiver Kreditorenbuchhaltungssysteme verlieren.
Normalerweise helfen wir ihnen dabei, ihre direkten und indirekten Kosten zu quantifizieren und den ROI des Wechsels zu einer Lösung wie Yokoy zu berechnen. Auf das Thema Kapitalrendite werde ich hier nicht näher eingehen, da wir bereits im vorherigen Artikel darüber gesprochen haben. Doch werfen wir einen Blick auf die direkten und indirekten finanziellen Verluste, die den Einzelhändlern entstehen.
DIREKTE UND INDIREKTE KOSTENTREIBER IM EINZELHANDEL
Die Verwaltung der Direktausgaben stellt Einzelhändler vor große Herausforderungen, insbesondere bei der Handhabung umfangreicher Produktlisten mit großen Lagerbeständen. Die manuelle Zuordnung von Rechnungen zu bestimmten Produktdetails wie Geschmack, Farbe und Größe ist äußerst komplex, zeitaufwändig und fehleranfällig.
Direkte finanzielle Verluste können dadurch entstehen, dass doppelte oder betrügerische Rechnungen nicht erkannt werden, was zu doppelten Zahlungen führt, oder aus Dateneingabefehlern, die zu Überzahlungen oder der Zahlung des falschen Lieferanten oder der falschen Rechnung führen. Fehlende Zahlungsbedingungen können zusätzlich zu angespannten Lieferantenbeziehungen zum Verlust von Skonti bei vorzeitiger Zahlung führen.
Darüber hinaus können beim Umgang mit internationalen Lieferanten Geldverluste aufgrund schwankender Wechselkurse und der Auseinandersetzung mit mehreren Steuervorschriften oder der Einhaltung unterschiedlicher Rechnungsanforderungen entstehen.
Was die indirekten Kosten betrifft, so sind diese meist das Ergebnis zeitaufwändiger, manueller Prozesse, die zu einer langsamen Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen, einer ineffizienten Weiterleitung von Rechnungen zwischen Genehmigern, Fehlern, die von Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung manuell überprüft werden müssen, usw. führen.
Nachdem dies nun klar ist, wollen wir sehen, wie Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wie Yokoy, die auf künstlicher Intelligenz basiert, Einzelhändlern dabei helfen kann, die häufigsten Herausforderungen bei der Rechnungsverwaltung zu bewältigen.
Zeitaufwändige manuelle Prozesse
Obwohl die meisten Einzelhändler über eine digitale Lösung zur Verwaltung ihrer Bestände verfügen, bleiben sowohl papierbasierte Prozesse als auch teilweise automatisierte Kreditorenbuchhaltungsprozesse eine große Herausforderung für den Einzelhandel.
Da die Mitarbeiter damit beauftragt sind, eine große Menge an Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen manuell einzugeben, zu verwalten und zu verarbeiten, beeinträchtigt der mühsame Charakter dieser Aufgaben die Gesamtproduktivität. Dies wird besonders deutlich, wenn es um die Feinheiten des Importgeschäfts geht, bei dem die Buchhaltung auch Frachtkosten und Zölle für im Ausland gekaufte Waren erfassen muss, um den genauen Einkaufspreis zu ermitteln.
Das AP-Team verwaltet und verarbeitet eine große Menge an Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, was mühsam und zeitaufwändig ist – insbesondere, wenn das Ganze manuell erledigt wird. Wenn kein Automatisierungssystem vorhanden ist, steigt das Risiko von Dateneingabefehlern erheblich, was Einzelhändler sowohl Zeit als auch Geld kostet.
Ist das Unternehmen im Importgeschäft tätig, muss die Buchhaltung zusätzlich die Frachtkosten und Zölle der im Ausland gekauften Waren erfassen, um den genauen Einkaufspreis zu ermitteln. Solche Aufgaben könnten von der Prozessautomatisierung profitieren.
WIE MAN DIESE HERAUSFORDERUNG BEWÄLTIGEN KANN
Führende Einzelhändler setzen auf moderne Cloud-Lösungen, um ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess – einschließlich der durchgängigen Rechnungsverarbeitung – vollständig zu automatisieren.
Papierrechnungen werden gescannt oder über Web- und mobile Apps auf entsprechende Plattformen hochgeladen. Die Daten werden automatisch extrahiert und den jeweiligen Buchungskategorien zugeordnet, sodass keine manuellen Aufzeichnungen oder Tabellenkalkulationen erforderlich sind, die zu Unstimmigkeiten führen.
Dies reduziert den Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung enorm und rationalisiert die Erfassung, Extraktion, den Abgleich und die Genehmigung von Rechnungen. Darüber hinaus sorgt es für qualitativ hochwertige und korrekte Buchungen, da das Risiko menschlicher Fehler stark reduziert wird.
Ungenaue oder unvollständige Daten
Manuelle Dateneingabe und fehlende Standardprozesse bei der Rechnungserfassung führen zu falschen oder unvollständigen Daten – insbesondere wenn Papierbelege und Excel-Tabellen den Prozess begleiten.
Wir haben viele Einzelhandelskunden, die sich für die Implementierung von Yokoy entschieden haben, weil ihre bisherigen Lösungen nicht in der Lage waren, komplexe Rechnungen mit vielen Einzelposten zu verarbeiten oder Bestellungen ohne manuelles Eingreifen zu erkennen.
Auch wenn es kontraintuitiv klingen mag, können teilweise automatisierte Kreditorenbuchhaltungsprozesse mehr schaden als nützen. Wenn die Rechnungserkennung nicht korrekt ist oder der Drei-Wege-Abgleich nicht automatisiert werden kann, muss das Kreditorenbuchhaltungsteam diese Aufgaben immer noch manuell erledigen, und das sind die datenintensivsten Schritte.
Tatsächlich berichten fast 63 % der Einzelhandelsunternehmen, dass sie bei ihren Kreditorenbuchhaltungsvorgängen aufgrund manueller Eingaben und fehlender standardisierter Prozesse auf Probleme mit der Datengenauigkeit stoßen. Diese Ungenauigkeiten führen zu Zahlungsverzögerungen, beschädigten Lieferantenbeziehungen und Schwierigkeiten beim Abgleich von Finanzunterlagen.
WIE MAN DIESE HERAUSFORDERUNG BEWÄLTIGEN KANN
In einer von Levvel Research im Jahr 2021 durchgeführten Umfrage gaben 72 % der Befragten aus Einzelhandelsunternehmen an, dass die Einführung der AP-Automatisierung zu einer besseren Fehlererkennung und -behebung führt und dabei Zeit und Ressourcen spart.
Durch den Einsatz automatisierter Lösungen zur Texterkennung und Datenextraktion können Einzelhandelsunternehmen ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse auf ein neues Maß an Genauigkeit und Zuverlässigkeit heben. Die Vorteile einer solchen Technologie gehen über die Datenpräzision hinaus, da sie es Finanzteams ermöglichen, sich in einer zunehmend wettbewerbsintensiven Einzelhandelslandschaft auf strategische Initiativen, Lieferantenbeziehungsmanagement und allgemeines Wachstum zu konzentrieren.
Komplizierte Genehmigungsabläufe
Eine weitere große Herausforderung in der Kreditorenbuchhaltung für Einzelhändler ist die Genehmigung von Rechnungen, insbesondere wenn der Kreditorenbuchhaltungsprozess dezentralisiert ist.
Der Genehmigungsprozess im Einzelhandel ist oft komplex, insbesondere in globalen Organisationen mit unterschiedlichen Buchhaltungssystemen und Softwarelösungen. Dies kann zu längeren Bearbeitungszeiten, potenziellen Compliance-Problemen und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Rechnungen führen. Rechnungen, die mehrere Genehmigungsebenen erfordern, können sogar zwischen Systemen verloren gehen.
WIE MAN DIESE HERAUSFORDERUNG BEWÄLTIGEN KANN
Mit einer automatisierten Lösung können Sie unterschiedliche Genehmigungsabläufe für verschiedene Entitäten oder Rechnungstypen verwenden. Auch Rollen und Verantwortlichkeiten für alle am Genehmigungsprozess Beteiligten können einfach definiert werden. Dies verringert das Risiko doppelter oder widersprüchlicher Genehmigungen und minimiert Verzögerungen und Fehler.
Mangelnde Standardisierung
Verbraucher nutzen heutzutage verschiedene Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, mobile Zahlungen und Online-Zahlungsplattformen. Außerdem können Hersteller, Lieferanten und Partner unterschiedliche Rechnungsverarbeitungsprogramme, -formate und -anforderungen haben, was leicht zu Dateninkonsistenzen führt. Dies macht es schwierig, die erforderlichen Informationen automatisch zu extrahieren und zu verarbeiten.
WIE MAN DIESE HERAUSFORDERUNG BEWÄLTIGEN KANN
Automatisierte Software ermöglicht einheitliche Datenformate und eine reduzierte Anzahl nahtlos miteinander verbundener Softwarelösungen. Dadurch können Sie jedes Rechnungsformat lesen und Rechnungen über verschiedene Kanäle empfangen. Die Daten werden direkt in der Lösung verarbeitet und an das angeschlossene ERP-System gesendet. Auf diese Weise sind auch Echtzeitanalysen der Ausgaben und genauere Prognosen möglich.
Komplexe Datenschutzanforderungen
Rechnungen enthalten oft sensible Informationen wie Kunden- und Lieferantendaten, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Einzelhändler müssen den Datenschutz und die Datensicherheit gewährleisten und die gesetzlichen Anforderungen einhalten.
WIE MAN DIESE HERAUSFORDERUNG BEWÄLTIGEN KANN
Eine automatisierte Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit, alle gesetzlichen Richtlinien und Vorschriften zu konfigurieren. Die KI validiert jede Einreichung gemäß den Richtlinien des gesamten Unternehmens und auf rechtlicher Ebene. Dadurch ist automatischer Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet.
Nächste Schritte
Durch den Einsatz fortschrittlicher AP-Automatisierungssoftware, die auf künstlicher Intelligenz basiert, können Einzelhändler Herausforderungen im Zusammenhang mit manuellen Prozessen, ungenauen Daten, komplexen Genehmigungsabläufen, mangelnder Standardisierung und Datenschutzanforderungen bewältigen.
Die Implementierung solcher Lösungen kann Einzelhändler zweifellos an die Spitze der Branche bringen und das volle Potenzial ihrer Rechnungsverwaltungsprozesse ausschöpfen.
Wenn die oben genannten Herausforderungen Sie ansprechen und Sie sehen möchten, wie Yokoy Ihren Rechnungsverwaltungsprozess automatisieren kann, können Sie unten eine Demo buchen.
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