Hoe retailers uitdagingen op het gebied van AP-automatisering aanpakken
- Laatst bijgewerkt: juli 25, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
Efficiënt factuurbeheer is een essentiële component voor detailhandelbedrijven, gezien het duizelingwekkende aantal transacties dat ze dagelijks verwerken, samen met de veelheid aan kortingen, promoties en speciale prijsaanpassingen die op hun facturen moeten worden verwerkt.
Uit recente gegevens blijkt dat het factuurbeheerlandschap in de detailhandel voor grote uitdagingen zorgt. 20 tot 30 procent van alle facturen moet nog steeds handmatig worden afgehandeld, wat leidt tot foutgevoelige praktijken, trage factuurverwerking en vertragingen bij betalingen aan leveranciers.
De impact van inefficiënt factuurbeheer wordt nog verergerd door gegevensinconsistenties.
Retailers worstelen met het gebrek aan standaardisatie van factuurgegevens van leveranciers, facturen en inkooporders die moeilijk te lezen zijn, evenals met steeds diverser wordende factuurformaten en vereisten van fabrikanten, leveranciers en partners.
Deze diversiteit bemoeilijkt de geautomatiseerde gegevensextractie en -verwerking, waardoor retailers hun facturen niet efficiënt kunnen beheren.
Temidden van deze uitdagingen is er echter een zilveren randje in de vorm van Accounts Payable (AP) automatisering. Retailers die AP-automatiseringsoplossingen gebruiken, zijn getuige van opmerkelijke verbeteringen in de efficiëntie van hun factuurverwerking, waardoor de tijd die nodig is om facturen te verwerken wordt verminderd, fouten en handmatige follow-ups worden geminimaliseerd en de algehele gegevensnauwkeurigheid wordt verbeterd.
In dit artikel gaan we dieper in op het dynamische landschap van factuurbeheer in de detailhandel en onderzoeken we hoe retailers deze uitdagingen het hoofd bieden door gebruik te maken van de nieuwste technologieën om hun crediteurenprocessen te transformeren.
Uitdagingen op het gebied van factuurbeheer in de detailhandel
Retailers zijn actief in een snel veranderende branche waarin snel reageren op nieuwe producttrends van cruciaal belang is om aan de eisen van de consument te voldoen en uitstekende service te bieden. Hoewel er veel aandacht wordt besteed aan het verbeteren van front-endprocessen om de klantervaring te verbeteren, zien retailers vaak het belang over van het optimaliseren van back-endprocessen, zoals crediteurenadministratie (AP).
Sterker nog, wat wij zien bij onze klanten is dat het bij veel bedrijven vaak ontbreekt aan een totaaloverzicht van de totale kosten in het facturatieproces. Dus als ze contact met ons opnemen, hebben ze geen duidelijk beeld van hoeveel geld ze verliezen door ineffectieve crediteurenadministraties.
Wat we gewoonlijk doen, is hen helpen hun directe en indirecte kosten te kwantificeren en de ROI te berekenen van de overstap naar een oplossing als Yokoy. Ik zal hier niet ingaan op het onderwerp rendement op investering, zoals we er in het vorige artikel over hebben besproken.
Maar laten we even stilstaan bij de directe en indirecte financiële verliezen die detailhandelaren treffen.
DIRECTE EN INDIRECTE KOSTENDRIJVERS IN DE RETAIL
Het beheren van directe uitgaven vormt een grote uitdaging voor retailers, vooral bij het omgaan met uitgebreide productlijsten met grote voorraden. Het handmatig koppelen van facturen aan specifieke productdetails, zoals smaak, kleur en maat, is uiterst complex, tijdrovend en foutgevoelig.
Directe financiële verliezen kunnen het gevolg zijn van het niet identificeren van dubbele of frauduleuze facturen, wat leidt tot dubbele betalingen, of van fouten bij het invoeren van gegevens, wat leidt tot te hoge betalingen of het betalen van de verkeerde leverancier of factuur. Ontbrekende betalingstermijnen kunnen leiden tot het verlies van kortingen voor vervroegde betaling, bovenop gespannen leveranciersrelaties.
Bovendien kan er geld verloren gaan bij het omgaan met internationale leveranciers, vanwege fluctuerende wisselkoersen en het omgaan met meerdere belastingregels of het voldoen aan uiteenlopende factureringsvereisten.
Wat indirecte kosten betreft, deze zijn meestal het resultaat van tijdrovende, handmatige processen die leiden tot trage verwerking van facturen en inkooporders, inefficiënte routering van facturen tussen goedkeurders, fouten die handmatig moeten worden gecontroleerd door AP-medewerkers, enzovoort.
Nu dit duidelijk is, laten we eens kijken hoe automatiseringssoftware voor crediteurenadministratie, zoals Yokoy, die vertrouwt op kunstmatige intelligentie, retailers kan helpen de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van factuurbeheer aan te pakken.
Tijdrovende handmatige processen
Hoewel de meeste detailhandelaren een digitale oplossing hebben voor het beheer van hun voorraad, blijven zowel op papier gebaseerde processen als gedeeltelijk geautomatiseerde AP-processen een grote uitdaging voor de detailhandel.
Met werknemers die de taak hebben om handmatig een grote hoeveelheid bestel-, facturerings- en betalingsinformatie in te voeren, te beheren en te verwerken, belemmert de vervelende aard van deze taken de algehele productiviteit.
Dit wordt met name duidelijk wanneer het gaat om de fijne kneepjes van importzaken, waar de boekhoudafdeling ook vrachtkosten en douanerechten moet registreren op goederen die in het buitenland zijn gekocht om de exacte aankoopkosten vast te stellen.
Het AP-team beheert en verwerkt een grote hoeveelheid bestel-, factuur- en betalingsinformatie, wat vervelend en tijdrovend is, vooral als het allemaal handmatig wordt gedaan. Als er geen automatiseringssysteem aanwezig is, neemt het risico op fouten bij het invoeren van gegevens aanzienlijk toe, wat retailers zowel tijd als geld kost.
Als het bedrijf actief is in de importsector, moet de boekhouding ook de vrachtkosten en douanerechten op de in het buitenland gekochte goederen registreren om de exacte aankoopprijs te bepalen. Dergelijke taken kunnen baat hebben bij procesautomatisering.
HOE DEZE UITDAGING AAN TE PAKKEN
Toonaangevende retailers vertrouwen op moderne cloudoplossingen om hun AP-beheerproces volledig te automatiseren, inclusief de end-to-end factuurverwerking.
Papieren facturen worden gescand of geüpload naar de juiste platforms via web- en mobiele apps, en de gegevens worden automatisch geëxtraheerd en toegewezen aan de respectievelijke boekingscategorieën, waardoor handmatige records of spreadsheets die discrepanties bevorderen, overbodig worden.
Dit vermindert de tijd die nodig is voor factuurverwerking enorm, waardoor het vastleggen, extraheren, matchen en goedkeuren van facturen wordt gestroomlijnd. Daarnaast zorgt het voor kwalitatieve en correcte boekingen, aangezien de kans op menselijke fouten sterk wordt verkleind.
Onnauwkeurige of onvolledige gegevens
Handmatige gegevensinvoer en het ontbreken van standaardprocessen bij het invoeren van facturen leiden tot onjuiste of onvolledige gegevens – vooral wanneer papieren bonnen en Excel-sheets het proces begeleiden.
We hebben veel retailklanten die besloten om Yokoy te implementeren omdat hun eerdere oplossingen niet in staat waren om complexe facturen met veel regelitems te verwerken of om inkooporders te herkennen zonder handmatige tussenkomst.
Hoewel het contra-intuïtief klinkt, kunnen gedeeltelijk geautomatiseerde crediteurenadministraties meer kwaad dan goed doen. Wanneer de factuurherkenning niet nauwkeurig is, of de drievoudige afstemming niet kan worden geautomatiseerd, moet het AP-team deze taken nog steeds handmatig uitvoeren, en dit zijn de meest gegevensintensieve stappen.
Sterker nog, bijna 63% van de retailbedrijven meldt problemen met de nauwkeurigheid van gegevens in hun AP-activiteiten als gevolg van handmatige invoer en het ontbreken van gestandaardiseerde processen. Deze onnauwkeurigheden leiden tot vertraagde betalingen, beschadigde leveranciersrelaties en problemen bij het afstemmen van financiële gegevens.
HOE DEZE UITDAGING AAN TE PAKKEN
In een onderzoek uitgevoerd door Levvel Research in 2021 erkende 72% van de respondenten van retailbedrijven dat het gebruik van AP-automatisering leidde tot betere foutdetectie en -oplossing, waardoor tijd en middelen in het proces werden bespaard.
Door geautomatiseerde oplossingen voor tekstherkenning en gegevensextractie te omarmen, kunnen detailhandelsbedrijven hun AP-processen naar een nieuw niveau van nauwkeurigheid en betrouwbaarheid tillen.
De voordelen van dergelijke technologie gaan verder dan gegevensprecisie, omdat ze financiële teams in staat stellen zich te concentreren op strategische initiatieven, relatiebeheer met leveranciers en algehele groei in een steeds competitiever retaillandschap.
Gecompliceerde goedkeuringsworkflows
Een andere grote AP-uitdaging voor retailers is de goedkeuring van facturen, vooral wanneer het AP-proces gedecentraliseerd is.
Het goedkeuringsproces in de detailhandel is vaak complex, vooral in wereldwijde organisaties met verschillende boekhoudsystemen en softwareoplossingen. Dit kan resulteren in langere verwerkingstijden, mogelijke nalevingsproblemen en moeilijkheden bij het volgen van facturen. Facturen die meerdere goedkeuringsniveaus vereisen, kunnen zelfs verloren gaan tussen systemen.
HOE DEZE UITDAGING AAN TE PAKKEN
Met een geautomatiseerde oplossing kun je verschillende goedkeuringsstromen gebruiken voor verschillende entiteiten of soorten facturen. Rollen en verantwoordelijkheden voor iedereen die betrokken is bij het goedkeuringsproces kunnen ook eenvoudig worden gedefinieerd. Dit vermindert het risico op dubbele of tegenstrijdige goedkeuringen en minimaliseert vertragingen en fouten.
Gebrek aan standaardisatie
Consumenten gebruiken tegenwoordig verschillende betaalmethoden zoals creditcards, mobiele betalingen en online betaalplatforms. Fabrikanten, leveranciers en partners kunnen ook verschillende factuurverwerkingsprogramma’s, formaten en vereisten hebben, wat gemakkelijk leidt tot inconsistenties in de gegevens. Dit maakt het moeilijk om de benodigde informatie automatisch te extraheren en te verwerken.
HOE DEZE UITDAGING AAN TE PAKKEN
Geautomatiseerde software maakt uniforme dataformaten en een beperkt aantal naadloos op elkaar aansluitende softwareoplossingen mogelijk. Hierdoor kunt u elk factuurformaat lezen en facturen ontvangen via verschillende kanalen. De gegevens worden direct in de oplossing verwerkt en naar het aangesloten ERP-systeem gestuurd.
Op deze manier zijn ook real-time analyses van uitgaven en nauwkeurigere prognoses mogelijk.
Complexe vereisten voor gegevensbescherming
Facturen bevatten vaak gevoelige informatie, zoals klant- en leveranciersgegevens, die beschermd moeten worden tegen ongeoorloofde toegang. Winkeliers moeten zorgen voor gegevensbescherming en gegevensbeveiliging en voldoen aan wettelijke vereisten.
HOE DEZE UITDAGING AAN TE PAKKEN
Een geautomatiseerde oplossing biedt u de mogelijkheid om alle wettelijke richtlijnen en voorschriften te configureren. De AI valideert elke inzending in overeenstemming met het beleid van het hele bedrijf en op juridisch niveau. Dit garandeert automatische gegevensbescherming en gegevensbeveiliging.
Volgende stappen
Door geavanceerde AP-automatiseringssoftware te omarmen die afhankelijk is van kunstmatige intelligentie, kunnen retailers uitdagingen overwinnen die te maken hebben met handmatige processen, onnauwkeurige gegevens, complexe goedkeuringsworkflows, gebrek aan standaardisatie en vereisten voor gegevensbescherming.
Het implementeren van dergelijke oplossingen kan retailers ongetwijfeld in de voorhoede van de branche plaatsen en het volledige potentieel van hun factuurbeheerprocessen ontsluiten.
Als bovenstaande uitdagingen u aanspreken en u wilt zien hoe Yokoy uw factuurbeheerproces kan automatiseren, kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.