Firmenkreditkarten: Prepaid, Debit, Kredit – Welche ist die richtige?
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Co-founder & CMO, Yokoy
Mitarbeiter müssen für Spesen in die eigene Tasche greifen? Die Abrechnung zieht sich endlos hin? Die Finanzabteilung muss mal wieder allen hinterherlaufen und landet am Ende mit einer Handvoll zerknitterter, unleserlicher Belege?
All das spricht dafür, Mitarbeitern eine Geschäftskreditkarte zur Verfügung zu stellen, doch welche ist die sicherste, günstigste und flexibelste Variante?
Arten von Firmenkarten
Heutzutage empfiehlt es sich, nicht nur Außendienstmitarbeiter mit Firmenkarten auszustatten, sondern auch alle, die Spesen abrechnen. Dabei kann es sich durchaus um das gesamte Team handeln: Softwareabonnements, Geschäftsessen und vielleicht sogar Home-Office-Ausstattung werden mit Firmengeldern bezahlt.
Bei alledem ist es für das Unternehmen wichtig, den Überblick über die Zahlungen zu behalten. Manche Karten eignen sich besser als Firmenkarten als andere.
Debitkarte
Die Debitkarte ist das beliebteste Zahlungsmittel im privaten Bereich. Der Unterschied zur Kreditkarte liegt in der Art der Abbuchung: Während die Debitkarte die Buchungen direkt vom Bankkonto abbucht und das Konto zeitnah belastet, erfolgt die Abbuchung bei der Kreditkarte in regelmäßigen Abständen, beispielsweise einmal im Monat.
Debitkarten sind für Firmenkarten nur bedingt geeignet, da die klassischen Maestro-Debitkarten selten für Online-Zahlungen verwendet werden, die für Flüge oder Software-Abonnements benötigt werden. Andererseits ist das Betrugsrisiko sehr gering, da die verfügbaren Budgets vorab genehmigt werden und Transaktionen in Echtzeit verfolgt werden können.
Kreditkarte
Die Geschäftskreditkarte ist weithin bekannt. Das ist sehr praktisch, da Mitarbeiter sowohl vor Ort als auch online bezahlen können. Sie werden auch häufig zur Bestätigung von Reservierungen verwendet.
Allerdings bergen sie ein höheres Betrugsrisiko als Debit- oder Prepaidkarten, nicht nur durch Dritte, sondern auch durch die eigenen Mitarbeiter. Ein weiterer Minuspunkt ist die monatliche Abrechnung, die zeitliche Verzögerung macht die Rückforderung privater Ausgaben kostspielig und umständlich.
Virtuelle Karten
Immer mehr Unternehmen greifen für geschäftliche Zahlungen auf virtuelle Karten (auch Einweg- oder manchmal auch Wegwerfkarten genannt) zurück. Für Zahlungen im Internet ist dies eine sichere und praktische Alternative. Für die Zahlung werden dann einfach die relevanten Kartendaten angezeigt, ohne dass eine physische Karte ausgestellt werden muss.
Unternehmen können virtuelle Karten entweder für bestimmte Zahlungen nutzen oder bestimmte Personen zur Nutzung ermächtigen. In beiden Fällen kann das Unternehmen über Einschränkungen entscheiden, etwa über die Gültigkeitsdauer, die Ausgabegrenze oder den Ort und Zeitraum der Nutzung.
Intelligente Firmenkarten
Yokoy bietet sowohl virtuelle als auch physische Karten an, um den Nutzern größtmögliche Flexibilität zu bieten. Unsere Karten sind „intelligent“, da sie vollständig in unsere Ausgabenverwaltungssoftware integriert sind und so zu echten digitalen Tools werden.
Aber wie unterscheiden sich intelligente Firmenkarten von normalen Firmenkarten?
Intelligente Firmenkarten ermöglichen Unternehmen eine höhere Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter. Durch die Anzeige von Transaktionen und Kartenaktivitäten in Echtzeit auf einem benutzerfreundlichen Dashboard können Unternehmen ihr Ausgabeverhalten genau überwachen. Dieses Maß an Transparenz ermöglicht es Finanzteams, nicht autorisierte oder nicht konforme Ausgaben schnell zu erkennen und diese umgehend zu beheben.
Darüber hinaus bieten intelligente Firmenkarten die Flexibilität, spezifische Ausgabenlimits für Mitarbeiter festzulegen und so die Höhe, den Ort und den Zeitpunkt der Ausgaben festzulegen.
Diese detaillierte Kontrolle ermöglicht es Unternehmen, ihre Budgets fest im Griff zu behalten, Mehrausgaben einzudämmen und die Finanzdisziplin im gesamten Unternehmen sicherzustellen.
Mit diesen erweiterten Funktionen werden intelligente Firmenkarten zu wertvollen Werkzeugen zur Verbesserung des Finanzmanagements und zur Optimierung der Ausgabenkontrolle.
Nachfolgend erfahren Sie mehr über Yokoys Smartcards für Mitarbeiter.
Webinar
Warum Sie intelligente Firmenkarten brauchen
Intelligente Bezahlkarten machen der klassischen Firmenkreditkarte zunehmend Konkurrenz. Welche Vorteile bieten intelligente Firmenkarten? Und wie profitieren Sie in der Praxis davon?
Herausforderungen, die durch intelligente Firmenkarten gelöst werden
Intelligente Firmenkarten bieten dank ihrer erweiterten Funktionen und Fähigkeiten mehrere Vorteile gegenüber herkömmlichen Firmenkarten.
Im Kern funktioniert eine Smart-Firmenkarte wie eine herkömmliche Firmenkarte und ermöglicht es Benutzern, Zahlungen per Debit-, Kredit- oder Prepaid-Methode durchzuführen. Was Smart-Corporate-Cards jedoch auszeichnet, ist ihre Integration in Finanzsoftware und die Bereitstellung datengesteuerter Erkenntnisse.
Im Wesentlichen stellt eine Smart-Firmenkarte eine zeitgemäße Weiterentwicklung herkömmlicher Firmenkreditkarten dar und bietet eine Vielzahl erweiterter Funktionen und Möglichkeiten. Diese Verbesserungen umfassen verbesserte Sicherheitsmaßnahmen, strenge Kontrolloptionen, Echtzeit-Ausgabenverfolgung und -verwaltung, automatisierte Buchhaltung und Berichterstattung sowie ein nahtloses Benutzererlebnis für Karteninhaber.
Betrugsprävention
Intelligente Unternehmenskarten nutzen erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Tokenisierung und biometrische Authentifizierung, um das Risiko betrügerischer Transaktionen zu verringern und einen besseren Schutz vor unbefugter Nutzung zu bieten.
Kostenverwaltung in Echtzeit
Durch die Integration in Finanzsoftware bieten intelligente Firmenkarten Echtzeit-Updates zu Transaktionen, sodass Unternehmen Ausgaben effektiver überwachen und verwalten können, sobald sie anfallen.
Automatisierte Buchhaltung und Berichterstattung
Intelligente Firmenkarten automatisieren die Kategorisierung von Ausgaben und erstellen detaillierte Berichte, was den Buchhaltungsprozess vereinfacht und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in der Finanzberichterstattung verringert.
Ausgabenkontrolle
Unternehmen können individuelle Ausgabenlimits für Smart-Corporate-Cards für bestimmte Zahlungen, Mitarbeiter oder Abteilungen festlegen und so eine bessere Kontrolle über die Unternehmensausgaben und die Budgetverwaltung gewährleisten.
Datengesteuerte Erkenntnisse
Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und Datenanalysen liefern intelligente Firmenkarten wertvolle Einblicke in Ausgabemuster und -trends und ermöglichen es Unternehmen, datengesteuerte Entscheidungen zur Optimierung ihrer Finanzstrategien zu treffen.
Benutzerfreundliche Erfahrung
Intelligente Firmenkarten verfügen über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die den Karteninhabern ein nahtloses Erlebnis bietet und die Zufriedenheit der Mitarbeiter bei der Verwaltung ihrer Ausgaben erhöht.
Mobile Erreichbarkeit
Viele Smart-Firmenkarten verfügen über mobile Apps, die es Karteninhabern ermöglichen, unterwegs auf ihre Konten zuzugreifen, Ausgaben zu verfolgen und ihre Karten zu verwalten, was den Komfort und die Zugänglichkeit erhöht.
Durch die Bewältigung dieser Herausforderungen ermöglichen intelligente Firmenkarten Unternehmen, ihre Finanzen effizienter zu verwalten, das Betrugsrisiko zu reduzieren und wertvolle Erkenntnisse für eine bessere finanzielle Entscheidungsfindung zu gewinnen.
Nächste Schritte
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass intelligente Firmenkarten eine transformative Lösung für die Herausforderungen bieten, mit denen Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Finanzprozesse konfrontiert sind. Mit verbesserten Sicherheitsmaßnahmen, Echtzeit-Ausgabenverwaltung, automatisierter Buchhaltung und datengesteuerten Erkenntnissen rationalisieren diese modernen Karten den Betrieb und bieten wertvolle Vorteile gegenüber herkömmlichen Firmenkarten.
Um das volle Potenzial von Smart-Corporate-Karten kennenzulernen und die positiven Auswirkungen zu erleben, die sie auf Ihr Unternehmen haben können, laden wir Sie ein, unten eine Demo zu buchen.
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