Welche Firmenkarte sollten Kleinunternehmen wählen?

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Oskar Duberg

Ein kluges Ausgabenmanagement ist das A und O – für kleine Unternehmen gilt das erst recht. Ein konsequenter und effizienter Umgang mit Geldmitteln schafft nämlich die Grundlage für schnelleres Wachstum und höhere Belastbarkeit in finanziellen Fragen. Studien deuten aber darauf hin, dass rund 53 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) Schwierigkeiten haben, sich mit genügend Finanzierung einzudecken. Das macht sie anfällig für unplanmäßige Cashflow-Einschnitte, genauso ergeben sich Komplikationen, wenn expandiert werden soll.

 

Obwohl das die Finanzierung deutlich vereinfachen würde, haben nur 28 Prozent der KMU Zugang zu Firmenkarten. Daraus ergibt sich speziell hier eine erhebliche Lücke in Bezug auf Finanzmittel. 25 Prozent der KMU bekunden bereits starkes Interesse an der Nutzung von Firmenkreditkarten: Sie sind sich über die potenziellen Vorteile im Klaren, die sich für die Verwaltung von Ausgaben und den größeren finanziellen Spielraum ergeben.

Table of Contents

Welche Vorteile Ausgabenmanagement und Firmenkarten für kleine Unternehmen bieten

Die Einführung klarer Prozesse für die Ausgabenverwaltung und der Einsatz smarter Geschäftskarten schaffen für Existenzgründer und kleine Unternehmen vielfältige Vorteile. Durch diese Instrumente können finanzielle Abläufe optimiert und die damit verbundenen Risiken minimiert werden. Ergebnis: Sie können Ihr Unternehmen so aufstellen, dass ein nachhaltiges Wachstum in einem hart umkämpften Markt erzielt werden kann. Um welche Vorteile es sich in erster Linie handelt? Da wären zum Beispiel diese hier:

 

Höhere Effizienz

Tools zur Ausgabenverwaltung automatisieren mühselige manuelle Aufgaben, wodurch die Teammitglieder Zeit gewinnen, die für strategisch wichtige Tätigkeiten genutzt werden kann – also diejenigen, die auch tatsächlich das Geschäftswachstum fördern. Einfachere Prozesse helfen Unternehmen dabei, Ihren Betrieb effizienter und effektiver zu gestalten.

 

Mehr Autonomie für die Belegschaft

Mitarbeiterkarten ermöglichen es Ihrem Team, im Rahmen festgelegter Ausgabenlimits eigenständig Einkäufe zu tätigen. Das beschleunigt Entscheidungen und fördert eine Kultur von Vertrauen und Verantwortung. Außerdem vermeiden Sie so die umständliche Erstattung von Spesen und Geschäftsausgaben, die von Mitarbeitenden aus eigener Tasche bezahlt wurden. Anstatt die Rückzahlungen individuell zu prüfen, können Kleinunternehmer den Karteninhabern erlauben, über Firmenkreditkarten oder entsprechende Debitkarten einzukaufen.

 

Zeitersparnis

Individuell anpassbare Freigabeprozesse in Ausgabenmanagementsystemen sparen Zeit, indem die Genehmigung von Transaktionen vereinfacht wird. Dann werden Zahlungen nämlich umgehend freigegeben, ohne dass Kontrolle und finanzielle Transparenz darunter leiden.

 

Übersicht über die Finanzen

Der Einsatz von Business Cards und Ausgabenmanagement-Tools hilft Unternehmen, einen klaren Überblick über ihre Finanzen zu behalten – und das in Echtzeit. Durch die durchgängige Überwachung von Ausgaben und Cashflow können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und ihre finanziellen Strategien bei Bedarf anpassen.

 

Weniger Fehler

Leider wird durch das manuelle Bearbeiten von Finanztransaktionen das Risiko kostspieliger Fehler erhöht. Was man dagegen tun kann? Prozesse automatisieren und Prüfungsmechanismen durch ein System zur Ausgabenverwaltung einführen. Das senkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern – und da dadurch weniger Unstimmigkeiten entstehen, sparen Sie effektiv Zeit und Geld.

 

Datengestützte Entscheidungsfindung

Der Zugang zu Echtzeitdaten aus einer Ausgabenmanagement-Plattform hilft, etwaige Potenziale und Risiken aufdecken. Durch die Analyse von Ausgabenmustern und -trends kann jedes Unternehmen erkennen, wo Optimierungen möglich sind und Ressourcen besser zugewiesen werden können. Im Endergebnis steigt so die Rentabilität.

 

Verbesserte Compliance

Eine solide Ausgabenmanagement-Software sorgt für eine bessere Compliance. Dabei helfen Funktionen zur Durchsetzung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorschriften: Zentralisierte Ausgabendaten und automatisierte Prüfschritte stellen sicher, dass betriebliche und regulatorische Vorgaben stets eingehalten werden. Die Gefahr von Strafzahlungen und unliebsamen Steuerprüfungen sinkt.

Bevor Sie gehen …

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Erste Schritte beim Ausgabenmanagement

Um die Prioritäten Ihres Unternehmens zu verstehen, sollten Sie immer zunächst Anforderungen und Ziele definieren. Wie sehen Ihre finanziellen Ambitionen aus? Vor welchen Herausforderungen stehen Sie aktuell beim Verwalten Ihrer Geldflüsse? Anhand dieser Antworten lässt sich ein Auswahlprozess gestalten. Die von Ihnen gefundene Lösung sollte schließlich den Prioritäten und langfristigen Perspektiven Ihres Unternehmens entsprechen.

 

Der nächste Schritt ist die Prüfung Ihrer üblichen Ausgaben. Konkret: Sammeln Sie Erkenntnisse darüber, über welche Zahlungsmittel Transaktionen normalerweise ausgeführt werden – etwa Überweisungen über Ihr Geschäftskonto. Und auch darüber, wie diese Ausgaben erfasst und ausgewertet werden. Was sind die gängigsten Ausgabenkategorien? Wie häufig kommen sie vor? Je besser Sie Ihre Ausgabenmuster kennen, desto eher können Sie Verbesserungen in Gang setzen – denn Sie werden wissen, welche Features und Kontrollmechanismen für Ihre zukünftige Lösung besonders wichtig sind.

 

Hohe Effizienz ist für Finance-Teams maßgeblich, wenn Aufgaben schnell und präzise erledigt werden sollen. Überlegen Sie also, wie Prozesse so gestrafft werden können, dass Zeit gespart wird und manuelle Aufwände sinken. Ist es möglich, repetitive Aufgaben wie Dateneingabe und Freigabeabläufe zu automatisieren? Tools und Lösungen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Finance-Teams verbessern, können Ressourcen freisetzen, die an anderer Stelle dringend benötigt werden.

 

Dann ist es soweit: Sie suchen nach einer Ausgabenmanagement-Software mit den Funktionen, die sich für Ihren Betrieb als wesentlich herausgestellt haben. Sie können sich etwa auf die Automatisierung der Nachverfolgung und Berichterstattung konzentrieren, auf anpassbare Freigabe-Workflows, Datenanalysen in Echtzeit, eine solide Integration mit Buchhaltungssystemen – und natürlich auf verlässliche Sicherheitsmaßnahmen. Aber auch Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit an künftige Anforderungen können entscheidende Faktoren sein; schließlich soll die gewählte Lösung mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und langfristig effektiv bleiben.

 

Unser Tipp: Informieren Sie sich über die verfügbaren Optionen und erkunden Sie verschiedene Anbieter und Lösungen. Setzen Sie sich mit den wichtigsten Marktteilnehmern im Bereich der Ausgabenmanagement-Software auseinander – und damit, was diese auszeichnet. Das Sammeln von Informationen und der Vergleich von Stärken und Schwächen wird Ihnen dabei helfen, eine belastbare Entscheidung zu treffen.

Angebote und Geschäftsbedingungen vergleichen

Bei der Auswahl einer Software sollten Sie nicht nur die Vertragskonditionen und Gebühren prüfen. Stattdessen sollte das gesamte Leistungsangebot bewertet werden: Wie sehen die Geschäftsbedingungen aus, etwa Laufzeiten und Kündigungsfristen? Gibt es versteckte Transaktionsgebühren oder zusätzliche Kosten, die auf Sie zukommen? Punkte wie Skalierbarkeit, Zukunftssicherheit und Auswirkungen auf Ihre sonstigen Bemühungen rund um Ausgaben, Spesen und Cashflow-Management können helfen, die tatsächliche Kosteneffizienz jeder Option zu beurteilen.

 

Unternehmenskarten sind zwar ein wichtiger Bestandteil, aber eben doch nur eine Komponente des Gesamtkonzepts. Bei der Auswahl von Zahlungskarten muss also berücksichtigt werden, wie sie sich in die übergeordnete Strategie einfügen. Das bedeutet: Nicht nur die Kosten, sondern auch die Funktionen, Vorteile und Einsparpotenziale (durch Cashback, einen hohen Kreditrahmen und verlängerte Zahlungsziele) gilt es zu bewerten. Die beste Geschäftskreditkarte? Das ist die, die mit den finanziellen Zielen Ihres Unternehmens in Einklang steht und die Leistung des Ausgabenmanagements insgesamt verbessert. Eine pauschale Antwort gibt es hier nicht.

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Worauf Sie bei Ihrer Firmenkarte achten sollten

Bei der Auswahl einer unternehmenseigenen Karte empfehlen wir, von Anfang an gewisse Faktoren zu berücksichtigen – schließlich sollte die Business Card Ihren ganz individuellen Anforderungen entsprechen, heute wie morgen:

 

Arten von Geschäftskarten: Es ist wichtig, die verschiedenen Arten von Firmenkarten zu kennen, die von Zahlungsdienstleistern und Finanzinstituten angeboten werden. Handelt es sich um Prepaid-Karten, Charge-Karten, Debitkarten oder herkömmliche Firmenkreditkarten? Welche Netzwerke werden für die Karten verwendet: Visa, Mastercard oder American Express? Gibt es Gold-Karten mit Zusatzleistungen für Businesskunden?

 

Erkundigen Sie sich außerdem, ob virtuelle Karten verfügbar sind. Diese bieten bei Online-Zahlungen mehr Sicherheit und Flexibilität, so dass auch freie Mitarbeiter bzw. Freiberufler bei Bedarf eine eigene, aufladbare Zahlungskarte erhalten können. Feste Mitarbeiter können dagegen die Vorteile einer eigenen Kreditkarte genießen, ohne sie mit dem gesamten Team teilen zu müssen. Dank Google Pay, Apple Pay & Co. sind physische Karten oft vernachlässigbar.

 

Bedingungen und Konditionen: Prüfen Sie sorgfältig die AGB, Gebühren und Fristen der einzelnen Businesskreditkarten und -debitkarten. Haben einige Angebote höhere Zinssätze als andere? Welche Grundgebühr bzw. Jahresgebühr wird verlangt? Gibt es Vergünstigungen wie Prämien, Cashback- und Bonusprogramme? Wie gründlich prüft der Anbieter die Kreditwürdigkeit – spielt die frühere Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens oder Ihr persönlicher Bonitätsscore (z. B. Schufa) für den Kartenaussteller eine Rolle? Wenn Sie diese Details kennen, können Sie Nutzen und Kosteneffizienz der Karten besser beurteilen.

 

Integration in Ausgabenmanagement-Lösungen: Im Idealfall sind Firmenkarten in ein ganzheitliches Ausgabenmanagement-System integriert. Das ermöglicht das Nachverfolgen und Verwalten der durch Mitarbeitende getätigten Ausgaben und bietet darüber hinaus einen umfassenden Überblick über die Unternehmensausgaben. Prüfen Sie außerdem, ob die Karten mit bestehenden Lösungen verknüpft werden können – so haben Sie Ihr Kartenkonto stets im Blick.

 

Vereinfachung und Automatisierung: Wie kann die gewählte Lösung die Arbeit Ihres Finance-Teams vereinfachen und automatisieren? Können Abgleiche, Berichte und Freigaben automatisiert werden? Besonders nützlich sind Funktionen, die Prozesse straffen, Zeit sparen und manuelle Fehler reduzieren.

 

Einsparpotenziale: Eine solide Lösung kann bares Geld sparen, etwa, indem sie Ihre Ausgaben in Echtzeit abbildet, Richtlinien durchsetzt oder Rabatte auf geschäftliche Zahlungen oder Geschäftsreisen bietet. Sobald Sie hier einen konkreten Return on Investment (ROI) ermittelt haben, lässt sich die Einführung der Lösung weitaus einfacher rechtfertigen.

 

Anpassbarkeit an Ihre Bedürfnisse: Beurteilen Sie, inwieweit das Ausgabenmanagement-Tool an die spezifischen Anforderungen Ihres Betriebs angepasst werden kann. Können die Kartenlimits der Mitarbeitenden, die Freigabeabläufe und die Spesenabrechnung bei Dienstreisen so eingestellt werden, dass sie mit Ihren Vorschriften übereinstimmen? Hohe Flexibilität sorgt dafür, dass die von Ihnen gewählte Lösung ihrer Rolle auch in Zukunft gerecht wird.

 

Skalierbarkeit: Achten Sie darauf, wie skalierbar die Lösung ist – vor allem, wenn Ihr Unternehmen mit hohem Wachstum oder weiteren Expansionen rechnet. Kann die Lösung ein höheres Transaktionsvolumen, zusätzliche Nutzer oder neue Geschäftsbereiche bewältigen? Nur dann können Sie sich auf Ihr Ausgabenmanagement verlassen, wenn sich Ihr Business weiterentwickelt, auch über Deutschland hinaus.

Was Yokoy leisten kann: Ganzheitliches Ausgabenmanagement und Firmenkarten

Ein vereinfachtes Ausgabenmanagement ist nicht nur für große Unternehmen wichtig. Wenn ein kleines Unternehmen auf Wachstumskurs gebracht werden soll, kann genau das den Unterschied ausmachen. Wie Sie diese Herausforderung bewältigen? Yokoy bietet eine intuitive Ausgabenmanagement-Suite, mit der Sie Ihre Finanzprozesse modernisieren, Ihre Produktivität steigern und die Budgets im Griff behalten. So kann Yokoy helfen:

 

Die flexiblen API-Integrationen verbinden Ihre vorhandenen Finanztools und führen Rechnungen, Spesen und Kartenzahlungen in einer zentralen Plattform zusammen. So erscheint Ihr gesamtes Ausgabenmanagement wie aus einem Guss; Datensilos werden beseitigt, die Effizienz steigt.

 

Dank einer einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche und KI-gestützter Automatisierung ist es einfacher denn je, verschiedenste Arten von Ausgaben zu verwalten. Die künstliche Intelligenz von Yokoy automatisiert sich wiederholende Aufgaben, wodurch Zeit für strategische Initiativen und wachstumsorientierte Aufgaben frei wird. Außerdem ist die Plattform geräteübergreifend verfügbar: Dank der Mobile Apps können geschäftliche Ausgaben auch von unterwegs überblickt werden. Da manuelle Arbeiten entfallen und unübersichtliche Prozesse vermieden werden, nehmen administrative Tätigkeiten weitaus weniger Zeit in Anspruch. Nicht nur das: Klar definierte Benutzerrollen und individuelle Workflows stärken Governance und Compliance, während KI-gestützte Algorithmen in Eigenregie potenzielle Unstimmigkeiten erkennen und Mehrausgaben verhindern.

Bitpanda setzt auf die smarten Firmenkarten von Yokoy

„Wir haben uns für die Yokoy-Karte als unsere Firmenkarte entschieden, weil wir dank des Nullgebührenmodells nicht nur auf der Kostenseite eine optimale Lösung genießen, sondern uns gleichzeitig viel manuellen Verwaltungsaufwand ersparen können.“ Dadurch wird unser Ausgabenmanagement viel klarer und effizienter.“

Peter Grausgruber, former CFO Bitpanda

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Compliance und Sicherheitsmaßnahmen

Die in Yokoy integrierten Prüfschritte und Vorabgenehmigungen machen es besonders leicht, Unternehmensrichtlinien, Steuervorschriften sowie deutsche und internationale Gesetze einzuhalten. Darüber hinaus hält Yokoy die höchsten Sicherheitsstandards ein, einschließlich ISO-Zertifizierungen und GDPR-Konformität – so bleiben Ihre Daten jederzeit sicher und geschützt.

Wie Kleinunternehmen Ihre Geschäftsausgaben verwalten

Wir können hier noch so viel erzählen: Die Erfahrungen der Kunden mit Yokoy bestätigen, dass in der Praxis manuelle Arbeit reduziert und Finanzprozesse optimiert werden. Unternehmen aus verschiedensten Branchen konnten so bereits starke Ergebnisse erzielen.

 

Planted hat es als innovatives Foodtech-Startup zu internationaler Anerkennung gebracht. Damit ging ein besonders schnelles Wachstum einher. Das Verarbeiten von Ausgaben und Rechnungen über Ländergrenzen hinweg erwies sich jedoch als Herausforderung, als diese rapide Expansion in Gang kam. Manuelle Prozesse und bestehende Insellösungen waren kaum skalierbar und gefährdeten den Wachstumskurs von Planted.

Skalierbare Automatisierung dank Yokoy

Um hier rechtzeitig gegenzusteuern, setzte Planted auf die modulare Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy. Die flexible API-Integration ließ sich problemlos mit dem Techstack von Planted verbinden. Sie ist flexibel genug, um den immer weiter steigenden Anforderungen des Startups gerecht zu werden. Mit Yokoy konnte Planted mittlerweile Tausende von Rechnungen, Spesen und Kartentransaktionen automatisieren. In Folge konnte sich das Finance-Team wichtigeren Themen widmen. Dem nicht genug: Die KI-gestützte Plattform vereinfachte die Prozesse im Ausgabenmanagement enorm – Planted konnte dadurch neue Wachstumschancen ergreifen.

 

Mit Yokoy als Partner hat Planted einen belastbaren Nährboden geschaffen, auf dem die unternehmerische Vision gedeihen konnte: mit nachhaltigen Innovationen die Proteinerzeugung für immer zu verändern. Durch mühelos skalierbare Automatisierungen und ein voll integriertes Ausgabenmanagement ist das Schweizer Unternehmen nun bestens gerüstet, um sein weiteres Wachstum und die globale Expansion in Angriff zu nehmen.

 

Machen Sie sich selbst ein Bild, wie viel die Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy leisten kann. Buchen Sie noch heute eine Demo und entdecken Sie, wie Yokoy die Verwaltung von Rechnungen, Spesen und Geschäftskarten vereinfacht – damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Produktivität und Ihr Wachstum konzentrieren können.

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