Finden Sie die E-Invoicing-Software, die optimal zu Ihrem Unternehmen passt
- Last updated:
- Blog
Sie kennen die Situation: Rechtliche Vorschriften ändern sich permanent, zudem unterscheiden sich die Regeln noch von Land zu Land – das bedeutet für Ihr Finanzteam viel Aufwand, um alle Anforderungen zu erfüllen. Daher ist die Auswahl einer geeigneten E-Invoicing-Software entscheidend, um komplexe globale Richtlinien zu erfüllen und die Finanzabläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren.
Bei der Auswahl der Software spielen verschiedene Parameter eine große Rolle. Zu den Funktionen, auf die Sie Wert legen sollten, zählt unter anderem die Unterstützung verschiedener Dateiformate. Ebenso wichtig sind eine automatische Verifizierung und Compliance-Funktionen, um den jeweils aktuellen gesetzlichen Bestimmungen in Echtzeit zu entsprechen, sowie eine nahtlose Integration in ERP- und HRIS-Systeme, sodass ein reibungsloser Informationsfluss und effiziente Arbeitsprozesse möglich sind.
Ebenfalls von zentraler Bedeutung für eine leistungsstarke E-Invoicing-Software sind erweiterte Analysefunktionen. Sie ermöglichen detaillierte Einblicke sowie anpassbare Kriterien zur Überprüfung des Rechnungsmanagements und zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe. Durch die Implementierung einer geeigneten Lösung können Sie Fehlerquellen reduzieren, Verarbeitungszeiten verkürzen und das Risiko von nicht konformen Rechnungen minimieren. Der Wechsel von Papierrechnungen und konventionellen Abläufen hin zu einem intelligenten E-Invoicing-Prozess ermöglicht Ihnen Kosteneinsparungen sowie mehr Effizienz.
Um die beste E-Invoicing-Software für Ihr Unternehmen zu finden, ermitteln Sie zunächst Ihre Anforderungen in Bezug auf die Rechnungsformate, Compliance-Vorgaben sowie die erforderlichen Integrationsmöglichkeiten. Zusätzlich zu diesen Kriterien empfiehlt sich, die Softwareoptionen auch hinsichtlich der Gesamtbetriebskosten zu bewerten, einschließlich der Kosten für Implementierung, Schulung und laufende Wartung.
Informieren Sie sich zudem zum Kundendienst und zu Schulungsangeboten, um einen reibungslosen Übergang und eine effektive Nutzung der Software zu gewährleisten. Mit der richtigen E-Invoicing-Plattform können Finanzleiter und Kreditorenbuchhalter Geschäftsprozesse aufsetzen, die den länderspezifischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
Was leistet eine E-Invoicing-Software – und weshalb ist sie notwendig?
Eine leistungsfähige E-Invoicing-Software verändert das Finanzmanagement in Ihrem Unternehmen von Grund auf. Die elektronische Rechnungsstellung ist in vielen Ländern ohnehin für die öffentliche Auftragsvergabe vorgeschrieben. Darüber hinaus ist sie für große Unternehmen und KMU gleichermaßen von Vorteil, da sie den Rechnungsprozess automatisiert, die Einhaltung unterschiedlicher globaler Vorschriften gewährleistet und manuelle Fehler sowie administrative Kosten erheblich reduziert. Unternehmen, die ein hohes Rechnungsvolumen bewältigen oder in mehreren Ländern tätig sind, profitieren mit der elektronischen Rechnungsstellung von den optimierten und effizienten Prozessen.
Lassen Sie sich nicht von verschiedenen Begrifflichkeiten verwirren – es gibt zwar zahlreiche digitale Tools für die Rechnungsverwaltung, doch die Vorschriften für E-Invoicing differieren sehr stark. Die Regularien geben unter anderem das spezifische Format vor, in dem Rechnungen erstellt werden, sowie die Elemente, die eine Rechnung enthalten muss, damit sie den rechtlichen Standards entspricht.
Stellen Sie daher sicher, dass Sie sich für eine vollwertige E-Invoicing-Software entscheiden – und nicht nur für ein digitales Tool zum Rechnungsmanagement, das lediglich Rechnungen in ein digitales Format umwandelt, ohne die E-Invoicing-Vorschriften zu erfüllen.
Der Einsatz einer Software für die elektronische Rechnungsstellung ist ein entscheidender Schritt, um durch Automatisierung manuelle Arbeitsschritte in der Kreditorenbuchhaltung zu reduzieren, eine nahtlose Integration in ERP- und Finanzsysteme zu ermöglichen sowie Analysen in Echtzeit für eine fundierte Entscheidungsfindung bereitzustellen. Eine gute Software minimiert das Risiko nicht konformer Transaktionen, verbessert die Effizienz der Betriebsabläufe und unterstützt Ihr Cashflow-Management.
Welche Funktionen sollte eine E-Invoicing-Software aufweisen?
Eine gute E-Invoicing-Software zeichnet sich durch eine Vielzahl intelligenter Funktionen aus. Damit bildet sie eine umfassende und effiziente Lösung, die den vielfältigen Anforderungen eines modernen Unternehmens gerecht wird. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte, auf die Sie achten sollten:
Akzeptanz mehrerer Formate
Die Software Ihrer Wahl sollte Rechnungen in verschiedenen Formaten wie PDF, XML und EDI verarbeiten können, damit sie mit verschiedenen Anbietern und Kunden kompatibel ist.
Yokoys Lösung: Unsere Plattform unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten und ermöglicht so die reibungslose Verarbeitung von Rechnungen.
Optimierung aller Rechnungsprozesse
Ein E-Invoicing-System sollte alle Aspekte des Rechnungsprozesses automatisieren, von der Erfassung der Daten bis hin zur Überprüfung, Genehmigung und Zahlungsanweisung.
Yokoys Lösung: Yokoy automatisiert den gesamten Arbeitsablauf, einschließlich der Erfassung, Validierung und Autorisierung von Rechnungen. Dies schafft mehr Effizienz und vermeidet typische Fehler.
Automatisierte Erfassung
Das System sollte die Daten jeder Rechnung automatisch verarbeiten und erfassen können. Einige Anbieter verwenden Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), um Daten zu erkennen, während andere Lösungen inzwischen auf KI setzen, um eine höhere Genauigkeit bei der Verarbeitung von Rechnungen in unterschiedlichen Formaten zu erreichen.
Yokoys Lösung: Yokoy kombiniert OCR mit KI, um die Daten einer Rechnung nicht nur zu erfassen, sondern auch zu verstehen, zu strukturieren und in den richtigen Kontext zu setzen. Dabei werden fehlende Felder identifiziert und Daten aus anderen Quellen wie dem ERP-System hinzugefügt, um die Daten zu vervollständigen.
Benutzerfreundliche Steuerelemente
Gute Software zeichnet sich durch intuitive Steuerelemente aus, die es Finanzleitern ermöglichen, Regeln und Arbeitsabläufe ohne umfangreiche IT-Unterstützung zu verwalten. Auf diese Weise lassen sich veränderte Richtlinien schnell auf das eigene Unternehmen übertragen.
Yokoys Lösung: Die Benutzeroberfläche von Yokoy ist intuitiv gestaltet und ermöglicht es Finanzteams, Richtlinien auf einfache Weise zu aktualisieren, Workflows zu verwalten und Anpassungen in den Buchhaltungssystemen vorzunehmen, ohne dass ein IT-Eingriff erforderlich ist. Dies spart Zeit, senkt die Kosten und schafft Sicherheit – ein Vorteil nicht nur für kleine und mittlere Unternehmen, die besonders effizient arbeiten möchten.
Individuell anpassbare Arbeitsabläufe
Eine intelligente Software sollte anpassbare Workflows bieten, die auf spezifische Anforderungen und Prozesse unterschiedlicher Unternehmen maßgeschneidert werden können.
Yokoys Lösung: Yokoy ermöglicht es, Workflows gemäß den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens anzupassen, sodass der Rechnungsprozess perfekt auf die betrieblichen Abläufe abgestimmt ist. Dafür steht ein eigens entwickelter, einfach zu bedienender No-Code-Workflow-Builder zur Verfügung.
Integration in ERP und HRIS
Eine effektive Software für die elektronische Rechnungsstellung sollte sich nahtlos in ERP- (Enterprise Resource Planning) und HRIS-Systeme (Human Resource Information System) integrieren lassen, um einen durchgängigen Informationsfluss und effiziente Prozesse zu gewährleisten.
Yokoys Lösung: Yokoy bietet umfassende Möglichkeiten zur Integration in die wichtigsten ERP- und HRIS-Systeme und ermöglicht so den direkten Informationsaustausch sowie eine höhere Effizienz im gesamten Unternehmen.
Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und E-Invoicing-Vorschriften
Jede gute E-Invoicing-Software sollte das Risiko verringern, dass interne Unternehmensrichtlinien und externe E-Invoicing-Vorschriften, die sich je nach Region und Branche unterscheiden, verletzt werden.
Yokoys Lösung: Unser System ist so konzipiert, dass es gängige internationale Standards (zum Beispiel PEPPOL) und Vorgaben für die digitale Rechnungsstellung erfüllt, aber auch an spezifische Unternehmensrichtlinien angepasst werden kann, um umfassende Compliance zu gewährleisten.
Analyse von Daten in Echtzeit
Die Software sollte Funktionen zur Datenanalyse in Echtzeit umfassen, damit Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen können. Dazu zählen eine präskriptive KI (Vorschläge für Maßnahmen) sowie eine prädiktive KI (Prognosen für zukünftige Trends).
Yokoys Lösung: Yokoy nutzt die cloudbasierte Analyse von Daten in Echtzeit mit präskriptiver und prädiktiver KI, um verwertbare Erkenntnisse und Prognosen bereitzustellen. Diese unterstützen Ihr Unternehmen dabei, das Rechnungsmanagement und die Finanzplanung zu optimieren.
So finden Sie die richtige E-Invoicing-Software
Damit die Software die Anforderungen Ihres Unternehmens möglichst gut und umfassend erfüllt, sind mehrere zentrale Eigenschaften zu bewerten. Hier folgt eine detaillierte Übersicht zu diesen Faktoren und der Umsetzung in der E-Invoicing-Software von Yokoy.
KI-gestützte Automatisierung
Die ausgewählte Software sollte auf Künstliche Intelligenz zurückgreifen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, manuelle Eingaben zu reduzieren und hohe Genauigkeit sicherzustellen – beispielsweise bei der automatischen Datenerfassung, -validierung und Fehlererkennung.
Die E-Invoicing-Plattform von Yokoy nutzt fortschrittliche KI-Algorithmen, mit denen die Verarbeitung von Rechnungen nahezu vollständig automatisiert werden kann.
Zu den KI-gesteuerten Funktionen gehören eine intelligente Datenerfassung, eine Validierung anhand früherer Daten und Compliance-Regeln sowie die Erkennung von Anomalien, um Fehler und Betrugsfälle zu verhindern. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand im Vergleich zu einer manuellen Verarbeitung erheblich.
Benutzerfreundlichkeit
Ihre E-Invoicing-Software sollte über eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche verfügen. Dazu tragen ein unkomplizierter Zugriff auf wichtige Funktionen sowie individuell anpassbare Steuerelemente bei.
Die Benutzeroberfläche von Yokoy ermöglicht dank eines intuitiven Layouts und benutzerfreundlicher Steuerelemente eine unkomplizierte Bedienung. Ihre Mitarbeiter in der Finanzabteilung können Rechnungen abrufen und verwalten, Aufgaben und Verantwortlichkeiten anpassen oder Berichte erstellen, ohne dass dafür eine umfassende Schulung oder IT-Unterstützung erforderlich ist.
Flexibilität
Ihre Software sollte flexible Funktionen bieten, die sich an verschiedene Geschäftsanforderungen anpassen lassen – einschließlich benutzerdefinierter Workflows, der Unterstützung verschiedener Währungen und der Fähigkeit, unterschiedliche Formate für Rechnungen zu verarbeiten.
Yokoy verfügt über äußerst flexible Funktionen, sodass Unternehmen die Arbeitsabläufe für ihre spezifischen Anforderungen optimieren können. Die Plattform unterstützt mehrere Währungen und Rechnungsformate und ist somit für unterschiedliche Geschäftsmodelle und international tätige Unternehmen geeignet.
Skalierbarkeit
Entscheiden Sie sich für eine Software, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann, zum Beispiel wenn die Zahl der Rechnungen zunimmt oder die Expansion an neuen Standorten geplant ist.
Yokoy ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen, und eignet sich daher ideal für mittelständische Unternehmen und große Unternehmen mit mehreren Standorten weltweit. Die Cloud-basierte Infrastruktur stellt sicher, dass hohe Datenmengen sicher verarbeitet und globale Abläufe effizient unterstützt werden können. Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit bleiben auch bei einer Expansion Ihres Unternehmens jederzeit erhalten.
Sicherheit
Sicherheit ist bei einer E-Invoicing-Software von höchster Bedeutung, um sensible Finanzdaten zu schützen und Betrug zu verhindern. Achten Sie auf Funktionen wie Verschlüsselung, Authentifizierung der Benutzer und die konsequente Einhaltung von Branchenstandards.
- Prävention von Rechnungsbetrug: Maßnahmen, um betrügerische Aktivitäten frühzeitig zu erkennen und zu verhindern, wie eine KI-gestützte Anomalieerkennung.
- Compliance: Einhaltung der relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
Yokoy legt großen Wert auf Sicherheit und setzt daher fortschrittliche Verschlüsselungsmethoden ein, um Daten während der Übermittlung und im Speichermodus zu schützen. Zur Plattform gehören zuverlässige Protokolle zur Authentifizierung von Benutzern sowie KI-gesteuerte Mechanismen zur Aufdeckung von Betrug. Darüber hinaus erfüllt Yokoy diverse internationale Standards und Vorschriften, sodass Ihre Rechnungsprozesse alle erforderlichen rechtlichen Anforderungen einhalten.
Yokoy – die ganzheitliche KI-gestützte Software zur Rechnungsverarbeitung
Bei Yokoy handelt es sich um eine fortschrittliche, KI-gestützte Software zur Rechnungsverarbeitung. Sie wurde entwickelt, um den gesamten Rechnungsprozess zu optimieren. Im Gegensatz zu Software, die allein der Erstellung von Rechnungen und Bestellungen dient, ist Yokoy darauf ausgelegt, eine durchgängige Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung zu ermöglichen.
Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionen von Yokoy vorgestellt. Sie helfen Ihrem Unternehmen dabei, Prozesse zu beschleunigen, Geld zu sparen und Vorschriften einzuhalten:
- KI-gestützte Automatisierung
- intelligente Datenerfassung
- automatisierte Überprüfung und Einhaltung von Vorschriften
- benutzerfreundliche Oberfläche
- anpassbare Workflows
- Integration in ERP- und PO-Systeme
- Skalierbarkeit
- erweiterte Sicherheit
- Analysen und Berichte in Echtzeit
Vorteile für Unternehmen, die Yokoy verwenden
- Schnellere Bearbeitungszeiten: Automatisierung und die intelligente Erfassung von Daten verkürzen den Zeitaufwand für die Bearbeitung jeder einzelnen Rechnung. Durch die nahtlose Integration in ERP- und PO-Systeme werden Verzögerungen aufgrund manueller Dateneingaben und -übertragungen ausgeschlossen.
- Kosteneinsparungen: Durch den geringeren manuellen Aufwand sinken die Kosten für die Rechnungsverarbeitung. Zudem geht aufgrund der KI-gestützen Validierung die Fehlerquote zurück, wodurch auch der Kostenaufwand für die Fehlerkorrektur und die Einhaltung von Vorschriften sinkt.
- Verbesserte Compliance: Automatisierte Compliance-Prüfungen stellen sicher, dass alle Rechnungen den geltenden Vorschriften und internen Richtlinien entsprechen. Überwachung und Berichterstattung in Echtzeit sorgen für Transparenz und bereiten Ihr Unternehmen auf Audits vor.
Nächste Schritte
Erfahren Sie, wie eine reibungslose, automatisierte Rechnungsverarbeitung Ihre Geschäftsprozesse verbessern kann. Überzeugen Sie sich selbst von der E-Invoicing-Software von Yokoy und optimieren Sie dauerhaft Ihre Abläufe bei der Rechnungsverarbeitung.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
Ähnliche Beiträge
Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, könnten die folgenden Ressourcen für Sie hilfreich sein.
