Effizientes Reisekostenmanagement: Empfehlungen für den gesamten Prozess rund um Dienstreisen
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Co-founder und CCO, Yokoy
Die vergangenen Jahre haben im Geschäftsreisesegment erhebliche Veränderungen mit sich gebracht. Die größte Auswirkung hatte natürlich die Covid-Pandemie, die die Reisepläne von Unternehmen auf der ganzen Welt durchkreuzte.
Darüber hinaus gibt es aber viele weitere interne und externe Faktoren , die Geschäftsreisen heute komplizierter machen als früher.
In diesem Artikel legen wir da, wie Unternehmen Dienstreisen effizienter gestalten und dabei den Prozess der Reisekostenabrechnungen vereinfachen können.
Herausforderungen im Reisekostenmanagement und
Zeitraubende Verwaltungsaufgaben
In vielen mittelständischen bis großen Unternehmen ist es immer noch üblich, dass Mitarbeiter ihre Papierbelege scannen, Spesenabrechnungen von Hand erstellen und dann lange auf die Rückerstattung ihrer Spesen warten müssen.
Auf der anderen Seite sitzen die Finanzabteilung, die jede einzelne Spesenabrechnung manuell hinsichtlich der Ansprüche auf Rückerstattung prüfen müssen. Ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess. Hinzu kommt, dass Unternehmen oft keinen vollständigen Überblick über alle Ausgaben, die ihren Mitarbeitern während einer Reise entstehen, da das Reporting oft erst am Monatsende erfolgt.
In einer von Forrester Consulting durchgeführten Umfrage gaben 30 % der Befragten an, dass T&E-Verwaltungsaufgaben in ihrem Unternehmen überwiegend oder vollständig manuell sind, was zu Belastungen für Mitarbeiter, Management und Buchhaltung führt.
Darüber hinaus zeigt die Umfrage, dass die Situation durch unzureichende Integrationen zwischen den verschiedenen Reise-Tools, Reisekostenmanagementsystem und dem eingesetzen ERP-System weiter verkompliziert wird. Dies macht den T&E-Prozess langwierig und ineffizient, wobei der End-to-End-Prozess durchschnittlich 13,6 Stunden pro Belegbuchung dauert.
Schlechte Benutzererfahrung
Im T&E-Management vieler Unternehmen ist weiter eine veraltete Reisekostenlösung mit schlechter Benutzerfreundlichkeit in Betrieb. So werden für Mitarbeiter oft schon kleinste Aufgaben zu einer frustrierenden und zeitraubenden Aufgabe und führt mittelfristig dazu, dass die entsprechende Reisekostenmanagement-Software umgangen wird.
Für die Finanzadministration kritisch, da die Einhaltung von Reisekostenrichtlinien so schwieriger zu prüfen ist.
Zudem nutzen die meisten Mitarbeiter verschiedene Zahlungsmethoden – wie Firmenkreditkarten oder Bargeld – um Geschäftsausgaben zu tätigen. Unternehmen müssen über ein Reisekostensystem verfügen, das verschiedene Zahlungsweisen reflektieren, Währungsumrechnungen handhaben und lokale Vorschriften einhalten kann.
Erhöhtes Fehler- und Betrugsrisiko
Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig, was zu ungenauen Spesenabrechnungen und potenziellen Compliance-Verstößen führen kann.
Beispielsweise können Mitarbeiter versehentlich eine Quittung doppelt einreichen oder bei der Abrechnung ihrer Reisekosten einen falschen Betrag hinzufügen. Darüber hinaus haben Unternehmen oft spezifische Richtlinien in Bezug auf Geschäftsreisen und Spesenmanagement, wie z. B. Begrenzungen des Betrags, der für Mahlzeiten oder Unterkünfte ausgegeben werden kann.
Spesenbetrug ist schnell passiert. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter einen Teil des Taggeldes einbehält, anstatt es vollständig zu verwenden. Laufzettel, gefälschte Spesenbelege und ungenutzte Flugtickets sind weitere Formen des Reisebetrugs, von denen Unternehmen heute häufig betroffen sind.
Sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter diese Richtlinien einhalten, kann eine Herausforderung sein, und die Nichtbeachtung kann zu unnötigen Ausgaben und Compliance-Problemen führen.
Ineffiziente Reisekostenabrechnungen
Ineffiziente Prozesse bereiten Unternehmen große Kopfschmerzen, insbesondere denene mit hohem Reisevolumen und enormen Reisekosten. Ohne einen optimierten und effizienten Prozess wird das entsprechende Reporting schnell überwältigend, führt zu Fehlern und kann im Zweifelsfall viel Geld kosten.
Cloud-Lösungen, die alle relevanten Buchungen und Rückerstattungen im Kontext von Dienstreisen auf einer Plattform zentral zusammenführen, tragen wesentlich dazu bei, dass das Reisekostenmanagement reibungsloser verläuft.
Datenschutz und Privatsphäre
Da sensible Finanzinformationen und personenbezogene Daten oftmals auch an Plattformen von Drittanbietern weitergegeben werden müssen, ist es essenziell den Datenschutz zu gewährleisten. Dazu gehört sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur auf die Informationen zugreifen können, für die sie die entsprechende Freigabe haben und dass alle Daten anonymisiert gespeichert und übertragen werden.
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Die Zukunft des Reisekostenmanagements
Nach massiven Einbrüchen durch die Pandemie erholen sich Geschäftsreisen endlich wieder. Makroökonomische Herausforderungen verlangsamen jedoch den Aufholeffekt und zwingen Finanz- und Travel Manager, Kosten zu senken, indem sie Geschäftsreisen einschränken.
Wie also ziehen einige Unternehmen mehr Wert aus Geschäftsreisen als andere?
So beheben Sie ein ineffizientes T&E-Verwaltungsprogramm
Glücklicherweise gibt es Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um ein ineffizientes T&E-Managementprogramm zu beheben und den Gesamtprozess zu verbessern.
1. Gehen Sie ganzheitlich vor und bauen Sie einen integrierten Prozess auf
Die Ineffizienz bei T&E-Managementprogramm resultiert oft aus dem unzusammenhängenden Gesamtprozess, der durch Daten- und Systemsilos verschiedener Systeme verursacht wird. Um dies zu beheben, sollten Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz zur Prozessoptimierung.
Dazu gehört neben der Verwaltung von Reisekosten auch die Konsolidierung aller relevanter Geschäftsausgaben auf einer einzigen zentralen Ausgabenmanagementsoftware.
Indem alle Prozessschritte in einem zentralen Tool zusammengeführt werden, können Unternehmen einen nahtlosen Datenfluss erzielen und auf Knopfdruck alle relevanten Transaktionsdaten abrufen.
2. Definineren Sie klare Reiserichtlinien
Der nächste Schritt zur Behebung eines ineffizienten T&E-Managementprogramms besteht darin, klare Reiserichtlinien und Richtlinien festzulegen. Dies bietet einen Rahmen für die Verwaltung von Reisekosten und trägt dazu bei, die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -vorschriften sicherzustellen.
Klare Reiserichtlinien müssen alle Aspekte einer Reisebuchung abdecken. Welche Ausgabenkategorien sind zulässig? Wie hoch ist das Spesenlimit? Welche Dokumente und Belege müssen eingereicht werden? Wie läuft das Erstattungsverfahren ab? Wer darf Reisekosten und Spesen freigeben?
Um wirksam zu sein, sollten diese Richtlinien allen Mitarbeitern klar kommuniziert und im gesamten Unternehmen konsequent durchgesetzt werden. Dies kann die Bereitstellung von Schulungen oder Ressourcen beinhalten, um den Mitarbeitern zu helfen, die Richtlinien und Richtlinien zu verstehen, sowie die Verwendung von Software, die die Einhaltung durch integrierte Regeln erzwingt.
3. Verwenden Sie intelligente Firmenkarten und spezielle Reisekostensoftware
Smart Corporate Cards und Lodge Cards bieten Organisationen eine bessere Kontrolle über Mitarbeiterausgaben, einen größeren Einblick in die Ausgaben für Reisekosten und -ausgaben, erweiterte Datenanalysefunktionen, ein optimiertes Ausgabenmanagement und gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit.
Darüber hinaus machen sie Papierbelege überflüssig und können als virtuelle Karten oder typische Firmenkarten ausgegeben werden. Für solche Karten können mit wenigen Klicks bestimmten Ausgabenlimits und Händlerkategorien definiert werde. Ausgabentrends und Ausreißer lassen sich zudem schnell identifizieren.
Die Verwendung von Smart Corporate Cards hilft Unternehmen, die Verwaltung zu vereinfachen und den Spesenmanagementprozess zu rationalisieren, indem sie die Datenerfassung und -berichterstattung automatisieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Lodge-Karten erfordert die Ausgabe und Verfolgung von Smartcards nur sehr wenig menschliches Eingreifen.
In Kombination mit Ausgabenverwaltungssoftware wie Yokoy sind solche Karten leistungsstarke Tools zur vollständigen Automatisierung des Reisekostenverwaltungsprozesses von Anfang bis Ende. Wir werden dies im letzten Abschnitt des Artikels behandeln.
4. Überwachen Sie Reiserichtlinien mit Künstlicher Intelligenz
KI-Technologie kann helfen, Richtlinienverstöße im T&E-Management zu verhindern. Mit Yokoy können Unternehmen durch Echtzeit-Benachrichtigungen und automatische Workflows potenziell betrügerische Aktivitäten erkennen und minimieren.
Die Automatisierung kann auch Fehler reduzieren und den Erstattungsprozess beschleunigen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die festgelegten Richtlinien befolgen und Mehrausgaben minimiert werden.
5. Entfernen Sie System- und Datensilos durch Integrationen
Wir haben das bereits erwähnt, aber isolierte Systeme können zu Dateninkonsistenzen und Ungenauigkeiten führen.
Durch die Konsolidierung aller Aspekte des Reise- und Spesenmanagementprozesses auf einer Plattform können Unternehmen sicherstellen, dass alle Daten aktuell und korrekt sind und alle Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Informationen haben.
Dies kann die Sichtbarkeit und Kontrolle der Reiseausgaben verbessern, das Fehlerrisiko verringern und den Gesamtprozess vereinfachen.
Um einen nahtlosen Datenfluss und eine genaue Nachverfolgung zu gewährleisten, sollten Unternehmen ihre T&E-Management-Tools in ihre Finanzsysteme und andere relevante Plattformen integrieren. Diese Integration trägt dazu bei, dass alle Daten aktuell und korrekt sind und alle Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Informationen haben.
Der ideale Reisekostenmanagement-Prozess
Um ihre Geschäftstätigkeit in einem herausfordernden Marktumfeld zukunftssicher zu machen, benötigen Unternehmen einen durchgängigen Reise- und Kostenmanagementprozess, der allen Beteiligten ein nahtloses Erlebnis bietet – genauso wie die Buchung einer Privatreise.
Die Spesenmanagementlösung von Yokoy erfüllt diesen Bedarf, indem sie einen vollständig automatisierten Prozess ermöglicht. Durch Partnerschaften mit Travel-Management-Lösungen wie TravelPerk hilft unsere Plattform Unternehmen dabei, alle Reisekosten in einem Tool zu zentralisieren, um die Kostenverfolgung und -berichterstattung zu vereinfachen.
Vor Reiseantritt: Eine Smart Lodge Card für alle geschäftlichen Ausgaben
Um Geschäftsreisen zu rationalisieren, benötigen Unternehmen bereits vor Reiseantritt eine integrierte T&E-Lösung. Eine solche Lösung erhöht nicht nur den Komfort des Reisenden, sondern minimiert auch Verwaltungsaufgaben und bietet gleichzeitig transparente Buchungs- und Ausgabeninformationen.
Die Yokoy Smart Lodge Card ist eine virtuelle Karte, die beim Reisebüro hinterlegt ist und vom Travel Manager oder von den Mitarbeitern zur gemeinsamen Buchung ihrer Geschäftsreisen verwendet werden kann.
Smart ist die Lodge Card nicht nur durch vollautomatische Datenimporte in Echtzeit: Auch die Abrechnung funktioniert ohne manuellen Eingriff. Rechnungen gehen zentral ein und können automatisch mit Buchungen abgeglichen und verbucht werden.
Dies reduziert den Verwaltungsaufwand für Antragsteller und Genehmigende und macht den Spesenabrechnungsprozess äußerst unkompliziert: Mitarbeiter müssen keine Vorauszahlungen für kostspielige Ausgabenposten wie Flüge oder Hotels mehr leisten. Zudem müssen die entsprechenden Rechnungen nicht mehr manuell eingereicht werden, was zu einem reibungsloseren Reiseerlebnis führt.
Die Karte kommt auch den Finanzteams zugute, da sie ihnen einen vollständigen Überblick über die Ausgaben vor der Reise bietet und es ihnen ermöglicht, Mehrausgaben zu vermeiden und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien durchzusetzen.
Nachfolgend erfahren Sie mehr über die Smart Lodge Card.
Yokoy Smart Lodge Card
Eine Karte für alle Reisebuchungen
Bezahlen Sie sicher für alle Flüge, Bahnreisen, Hotels und andere Reisedienstleistungen mit einer zentralen Smart Lodge Card. Keine Transaktionsgebühren, keine Fremdwährungsgebühren, keine Kartengebühren.
On-Trip: Smarte Firmenkarten für Flexibilität
Um Zahlungsprozesse zu vereinfachen und den organisatorischen Aufwand während einer Geschäftsreise zu minimieren, müssen Zahlungslösungen komfortabel zu bedienen sein.
Die Smart Corporate Cards von Yokoy sind eine hervorragende Lösung, die sowohl in physischer als auch in virtueller Form erhältlich ist. Diese Karten ermöglichen die direkte Erfassung der während einer Fahrt anfallenden Ausgaben auf der Plattform und minimieren den Verwaltungsaufwand.
Mit den Smart Corporate Cards können die Mitarbeiter unterwegs ihre Ausgaben tätigen und die Rechnungen direkt über die mobile App einreichen. Die Transaktion wird über die Yokoy Plattform direkt gematched, sodass kein manueller Eingriff durch die Finanzabteilung oder das Reisemanagement erforderlich ist.
Darüber hinaus erübrigen diese Karten die Notwendigkeit für Reisende, Kosten für Dienstreisen aus eigener Tasche vorzustrecken, da die Ausgaben direkt über das hinterlegte Budget getätigt werden können.
Nachfolgend erfahren Sie mehr über unsere intelligente Firmekarten.
Intelligente Firmenkarten
Intelligent bezahlen
Mit den intelligenten Firmenkarten von Yokoy vereinfachen Sie Ihre Kartenadministration und behalten in Echtzeit den Überblick sowie die volle Kontrolle über Geschäftsausgaben weltweit.
Post-Trip: Vollautomatisches Reporting
Um den Verwaltungsaufwand zu minimieren und die Abwicklung einer Geschäftsreise zu beschleunigen, ist ein hochautomatisiertes Reise- und Spesenverwaltungssystem notwendig.
Yokoy bietet automatisierte Ausgabenverwaltung basierend auf KI-Technologie, mit der in nur drei Sekunden eine Spesenabrechnung erstellt und auf Ausreißer geprüft werden kann. Genehmigte Ausgaben werden dann automatisch an die Buchhaltungssoftware übertragen, sodass kein manueller Eingriff erforderlich ist.
Darüber hinaus unterstützt das Analytics-Modul von Yokoy Unternehmen bei der Identifizierung von Ausgabenmustern und -trends sowie potenziellen Kosteneinsparungen. Unsere Plattform ermöglicht eine einfache Kostenanalyse für bestimmte Zeiträume, wobei personalisierte und umfassende Datensätze auslesbar sind.
Nächste Schritte
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Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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