Efficiënt beheer van reiskosten: aanbevelingen voor de reis, tijdens de reis en na de reis
- Last updated: juni 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
De afgelopen jaren hebben grote veranderingen met zich meegebracht in het zakenreissegment. De grootste impact was zeker de Covid-pandemie, die de reisplannen van bedrijven over de hele wereld in de war gooide.
Maar daarnaast zijn er andere factoren – zowel externe als interne – die het beheer van zakenreizen uitdagender maken dan vroeger.
In dit artikel onderzoeken we enkele van de belangrijkste stappen die bedrijven kunnen nemen om een inefficiënt T&E-beheerprogramma op te lossen en meer efficiëntie, nauwkeurigheid en controle over hun reiskosten te bereiken.
Belangrijkste uitdagingen in reis- en onkostenbeheer
Tijdrovende administratieve taken
In veel middelgrote tot grote bedrijven is het nog steeds gebruikelijk dat werknemers hun papieren bonnen verzamelen, onkostennota’s met de hand opstellen en vervolgens lang moeten wachten op terugbetaling.
De financiële afdeling daarentegen moet elke onkostendeclaratie handmatig controleren – een foutgevoelig proces. Daarnaast hebben bedrijven vaak geen volledig overzicht van alle uitgaven die hun medewerkers tijdens een reis maken, omdat de rapportage vaak aan het einde van de maand wordt gedaan.
In een onderzoek uitgevoerd door Forrester Consulting verklaarde 30% van de respondenten dat T&E-beheertaken overwegend of volledig handmatig zijn in hun organisatie, waardoor werknemers, management en boekhouding onder druk komen te staan.
Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat de situatie wordt verergerd door het gebrek aan integratie tussen reistools, declaratietools en andere systemen. Dit maakt het T&E-proces langdurig en inefficiënt, waarbij het end-to-end-proces gemiddeld 13,6 uur per rit in beslag neemt.
Slechte gebruikerservaring
Een andere veelvoorkomende uitdaging bij T&E-beheer is het gebruik van verouderde en omslachtige reis- en onkostenbeheersystemen, die een slechte gebruikerservaring bieden. Dit kan ertoe leiden dat werknemers gefrustreerd raken en de hulpmiddelen voor reiskosten omzeilen, wat leidt tot niet-naleving van het bedrijfsbeleid.
Bovendien kan van werknemers worden verlangd dat ze verschillende betaalmethoden gebruiken, zoals creditcards of contant geld, om hun onkosten te betalen, onkosten in verschillende valuta te beheren en te voldoen aan buitenlandse regelgeving.
Bedrijven moeten beschikken over een systeem dat valutaomrekeningen aankan en voldoet aan lokale regelgeving, zonder de rapportage van zakelijke reiskosten voor werknemers al te ingewikkeld te maken.
Verhoogd risico op fouten en fraude
Handmatige gegevensinvoer is foutgevoelig, wat kan leiden tot onnauwkeurige onkostendeclaraties en mogelijke nalevingsproblemen.
Zo kunnen medewerkers per ongeluk twee keer een bon inleveren, of het verkeerde bedrag optellen bij het declareren van hun reiskosten. Daarnaast hebben bedrijven vaak een specifiek beleid met betrekking tot zakenreizen en onkostenbeheer, zoals limieten op het bedrag dat kan worden besteed aan maaltijden of accommodatie.
Onkostenfraude kan gemakkelijk voorkomen als werknemers bijvoorbeeld besluiten een deel van hun dagvergoeding in eigen zak te steken, in plaats van hun dagvergoedingen volledig te gebruiken. Milleage opvulling, nep-uitgaven en ongebruikte vliegtickets zijn andere vormen van reisfraude waar bedrijven vandaag de dag vaak mee te maken hebben.
Ervoor zorgen dat alle werknemers zich aan dit beleid houden, kan een uitdaging zijn, en als u dit niet doet, kan dit leiden tot onnodige kosten en nalevingsproblemen.
Inefficiënte onkostendeclaratie
Inefficiënte onkostendeclaraties kunnen een groot probleem zijn voor bedrijven, met name voor bedrijven met werknemers die vaak reizen en onkosten maken. Zonder een gestroomlijnd proces kan rapportage snel overweldigend worden, wat leidt tot fouten, discrepanties en zelfs financiële verliezen.
Om nauwkeurig en tijdig onkostenbeheer te garanderen, moeten bedrijven een efficiënt systeem implementeren dat alle relevante gegevens kan vastleggen en gedetailleerde rapporten kan verstrekken voor boekhoudkundige en vergoedingsdoeleinden.
Dit kan het gebruik van digitale tools inhouden, zoals software voor onkostenbeheer, waarmee veel van de handmatige processen die verband houden met onkostendeclaraties kunnen worden geautomatiseerd.
Gebrek aan zichtbaarheid en controle
Een van de grootste uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het beheren van reizen en onkosten, is het gebrek aan zichtbaarheid en controle over zakelijke uitgaven.
Veel bedrijven gebruiken verschillende systemen voor verschillende aspecten van reis- en onkostenbeheer, zoals het boeken van reizen, het indienen van onkostendeclaraties en het verwerken van vergoedingen.
Dit kan leiden tot verzuilde gegevens, ineffectieve workflows en goedkeuringsprocessen, en een gebrek aan zichtbaarheid, waardoor het moeilijk wordt om een volledig overzicht van de uitgaven te krijgen.
Zonder goed inzicht kunnen bedrijven hun uitgaven niet nauwkeurig volgen en potentiële kostenbesparende mogelijkheden identificeren. Bovendien kan het gebrek aan controle ertoe leiden dat werknemers ongeoorloofde aankopen doen of hun bestedingslimiet overschrijden.
Behoud van veiligheid en privacy
Tot slot, aangezien gevoelige financiële informatie wordt gedeeld en opgeslagen, is het essentieel voor bedrijven om veiligheid en privacy te handhaven. Dit houdt ook in dat werknemers alleen toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben en dat alle gegevens veilig worden opgeslagen en verzonden.
White paper
De toekomst van reis- en onkostenbeheer
Na een enorme inzinking als gevolg van de pandemie is het zakenreizen zich eindelijk aan het herstellen. De macro-economische uitdagingen halen ons echter langzaam in en dwingen financiële en reismanagers om kosten te besparen door zakenreizen te beperken.
Hoe halen sommige bedrijven meer waarde uit zakenreizen dan andere?
Hoe een inefficiënt T&E-beheerprogramma te repareren
Gelukkig zijn er stappen die bedrijven kunnen nemen om een inefficiënt T&E-beheerprogramma op te lossen en het algehele proces te verbeteren.
1. Kies voor een holistische benadering en bouw een geïntegreerd proces op
Een inefficiënt T&E-beheerprogramma komt vaak voort uit een onsamenhangend proces dat wordt veroorzaakt door data- en systeemsilo’s. Om dit op te lossen, moeten bedrijven een holistische benadering hanteren en het hele T&E-proces van begin tot eind in overweging nemen.
Dit omvat het evalueren van alles, van reisboekingen tot onkostendeclaraties en vergoedingen, en het consolideren van alle zakelijke uitgaven in één centraal platform voor uitgavenbeheer.
Door alle processtappen in één centrale tool samen te brengen, kunnen bedrijven een naadloze gegevensstroom, nauwkeurige tracking en efficiënte workflows voor onkostenbeheer realiseren, terwijl inefficiënties en verbetermogelijkheden in het hele proces gemakkelijk worden geïdentificeerd.
2. Stel een duidelijk reisbeleid en richtlijnen op
De volgende stap bij het oplossen van een inefficiënt T&E-beheerprogramma is het opstellen van een duidelijk reisbeleid en richtlijnen. Dit biedt een raamwerk voor het beheer van reiskosten en helpt ervoor te zorgen dat het bedrijfsbeleid en de regelgeving worden nageleefd.
Een duidelijk reisbeleid moet een reeks onderwerpen behandelen, waaronder reisboekingsprocedures, toegestane uitgaven, bestedingslimieten, terugbetalingsprocedures en meer.
Door duidelijke richtlijnen op te stellen voor hoe werknemers hun reizen moeten boeken en beheren, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat alle uitgaven worden verantwoord en dat werknemers hun budget niet overschrijden of ongepaste uitgaven indienen.
Om effectief te zijn, moeten deze beleidslijnen duidelijk worden gecommuniceerd aan alle werknemers en consistent worden gehandhaafd in de hele organisatie.
Dit kan betrekking hebben op het bieden van training of middelen om werknemers te helpen het beleid en de richtlijnen te begrijpen, evenals het gebruik van software die naleving afdwingt door middel van ingebouwde regels.
3. Gebruik slimme bedrijfskaarten en speciale software voor reiskosten
Slimme bedrijfskaarten en hotelkaarten bieden organisaties betere controle over personeelskosten, meer inzicht in T&E-uitgaven, verbeterde mogelijkheden voor gegevensanalyse, gestroomlijnd onkostenbeheer en verbeterde werknemerstevredenheid.
Bovendien maken ze papieren bonnen overbodig en kunnen ze worden uitgegeven als virtuele kaarten of typische bedrijfskaarten. Deze kaarten kunnen worden geprogrammeerd met specifieke bestedingslimieten en handelaarscategorieën, en ze kunnen transactiegegevens genereren die kunnen worden geanalyseerd om bestedingstrends en uitschieters te identificeren.
Het gebruik van slimme bedrijfskaarten helpt bedrijven de administratie te vereenvoudigen en het onkostenbeheerproces te stroomlijnen door het vastleggen en rapporteren van gegevens te automatiseren. In tegenstelling tot traditionele logekaarten, vereist het uitgeven en volgen van smartcards heel weinig menselijke tussenkomst.
In combinatie met software voor uitgavenbeheer, zoals Yokoy, zijn dergelijke kaarten krachtige hulpmiddelen om het reiskostenbeheerproces van begin tot eind volledig te automatiseren. We behandelen dit in het laatste deel van het artikel.
Webinar
Waarom je slimme bedrijfskaarten nodig hebt
Welke voordelen bieden slimme bedrijfskaarten? En hoe kun je er in de praktijk voordeel uit halen?
4. Dwing compliance met AI en automatisering af
Zelfs met duidelijk beleid en duidelijke richtlijnen kan niet-naleving nog steeds voorkomen. Om een inefficiënt T&E-beheerprogramma op te lossen, moeten bedrijven naleving afdwingen met behulp van technologie.
Door AI aangedreven automatisering kan niet alleen helpen bij het verminderen van fouten, het vereenvoudigen van workflows en het versnellen van het terugbetalingsproces, maar kan ook beleidsschendingen voorkomen door fouten, uitschieters en mogelijk frauduleuze activiteiten in realtime te identificeren.
Dit kan ertoe bijdragen dat alle werknemers het beleid en de richtlijnen van het bedrijf volgen en dat te hoge uitgaven tot een minimum worden beperkt.
Met Yokoy kunnen beheerders bijvoorbeeld in realtime meldingen ontvangen wanneer een forfaitair bedrag wordt overschreden of wanneer een ingediende kwitantie een duplicaat is.
Items zoals alcoholische dranken kunnen ook automatisch worden gedetecteerd door AI-technologie, en specifieke workflows of pre-goedkeuringsstromen kunnen automatisch worden geactiveerd wanneer beleidsschendingen plaatsvinden.
5. Verwijder systeem- en gegevenssilo's door middel van integraties
We hebben dit al genoemd, maar geïsoleerde systemen kunnen leiden tot gegevensinconsistenties en onnauwkeurigheden.
Door alle aspecten van het reis- en onkostenbeheerproces in één platform te consolideren, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat alle gegevens up-to-date en nauwkeurig zijn en dat alle werknemers toegang hebben tot dezelfde informatie.
Dit kan de zichtbaarheid en controle over reisuitgaven verbeteren, het risico op fouten verkleinen en het algehele proces vereenvoudigen.
Om een naadloze gegevensstroom en nauwkeurige tracking te garanderen, moeten bedrijven hun T&E-beheertools integreren met hun financiële systemen en andere relevante platforms. Deze integratie helpt ervoor te zorgen dat alle gegevens up-to-date en nauwkeurig zijn en dat alle medewerkers toegang hebben tot dezelfde informatie.
6. Bewaak en analyseer uitgaven in realtime
Ten slotte kan het regelmatig monitoren van reiskosten bedrijven helpen bij het identificeren van verbeterpunten en kostenbesparende mogelijkheden.
Door reis- en onkostengegevens te analyseren, kunnen bedrijven patronen identificeren, zoals gebieden waar te hoge uitgaven voorkomen, of categorieën waar onkostenbeleid voortdurend verkeerd wordt geïnterpreteerd, en strategieën ontwikkelen om deze problemen aan te pakken en hun reisuitgaven te optimaliseren.
Samengevat vereist het oplossen van een inefficiënt zakenreisbeheerprogramma een holistische aanpak, waarbij een duidelijk beleid wordt opgesteld, silo’s worden verwijderd, naleving wordt afgedwongen en uitgaven worden gecontroleerd en geanalyseerd.
Dus hoe ziet een volledig geoptimaliseerd reiskostenbeheerproces eruit?
Het ideale beheerproces voor reiskosten
Om hun activiteiten in een uitdagende marktomgeving toekomstbestendig te maken, hebben bedrijven een end-to-end reis- en onkostenbeheerproces nodig dat alle belanghebbenden een naadloze ervaring biedt – net als het boeken van een privéreis.
Yokoy’s oplossing voor onkostenbeheer voorziet in deze behoefte door een volledig geautomatiseerd proces mogelijk te maken. Door partnerschappen met oplossingen voor reisbeheer, zoals TravelPerk, helpt ons platform bedrijven om alle reiskosten in één tool te centraliseren, voor eenvoudiger onkostenregistratie en rapportage.
Pre-trip: één smart lodge-kaart voor alle zakelijke uitgaven
Om zakenreizen te stroomlijnen, hebben bedrijven een geïntegreerde T&E-oplossing nodig, nog voordat de reis begint. Een dergelijke oplossing vergroot niet alleen het gemak van de reiziger, maar minimaliseert ook administratieve taken en biedt transparante boekings- en bestedingsinformatie.
De Yokoy Smart Lodge Card is een virtuele kaart die wordt opgeslagen bij het reisbureau en kan worden gebruikt door de reisprogrammamanager of door de medewerkers om hun zakenreizen collectief te boeken.
De Lodge Card is slim, niet alleen dankzij de volautomatische, real-time data-import: ook de facturatie werkt zonder handmatige tussenkomst. Facturen worden centraal ontvangen en kunnen automatisch worden afgestemd met boekingen en geboekt.
Dit vermindert de administratieve werklast voor zowel indieners als goedkeurders aanzienlijk en maakt het onkostendeclaratieproces uiterst eenvoudig: werknemers hoeven niet langer vooraf te betalen voor dure items zoals vluchten of hotels en vermijden het handmatig uploaden van facturen, wat leidt tot een vlottere reiservaring.
De kaart komt ook ten goede aan financiële teams, waardoor ze volledig inzicht krijgen in de uitgaven voorafgaand aan de reis en ze te hoge uitgaven kunnen voorkomen en naleving van het bedrijfsbeleid kunnen afdwingen.
Hieronder leest u meer over de Smart Lodge Card.
Yokoy Smart Lodge Card
Eén kaart voor al je reisboekingen
Betaal veilig voor vluchten, treinen, hotels en reisdiensten met één centrale Smart Lodge Card. Geen transactiekosten, geen wisselkosten, geen kaartkosten.
Op reis: slimme bedrijfskaarten voor flexibiliteit
Om betalingsprocessen te vereenvoudigen en de organisatorische inspanningen tijdens een zakenreis te minimaliseren, moeten betalingsoplossingen gemakkelijk in gebruik zijn.
Yokoy’s Smart Corporate Cards zijn een uitstekende oplossing die beschikbaar is in zowel fysieke als virtuele formaten. Deze kaarten vergemakkelijken de directe registratie van gemaakte kosten tijdens een rit op het platform, waardoor administratieve taken worden geminimaliseerd.
Werknemers kunnen de Smart Corporate Cards gebruiken om onderweg hun onkosten te betalen, en het systeem voegt ze automatisch toe aan het platform, waardoor handmatige tussenkomst van de financiële afdeling of het reismanagement overbodig wordt.
Bovendien hoeven reizigers met deze kaarten geen onkosten vooruit te betalen, en het geautomatiseerde boekingsproces bespaart bedrijfsmiddelen en vermindert het aantal fouten. De verstrekte transparante onkostengegevens zorgen voor meer zichtbaarheid van onkosten en bevorderen naleving.
Hieronder vindt u meer informatie over onze Smart Corporate Cards.
Yokoy Smart Corporate Cards
Betaal op een slimme manier
Vereenvoudig je kaartadministratie en krijg realtime inzicht in en controle over je wereldwijde uitgaven met de Smart Corporate Cards van Yokoy.
Post-trip: Fully automated reporting
Om de administratieve werklast te minimaliseren en de voltooiing van een zakenreis te bespoedigen, is een sterk geautomatiseerd reis- en onkostenbeheersysteem noodzakelijk.
Yokoy biedt een volledig geautomatiseerd systeem voor uitgavenbeheer, inclusief het boeken van btw. De AI-technologie genereert in slechts drie seconden een onkostendeclaratie, waardoor alleen een handmatige controle op uitschieters nodig is. Goedgekeurde uitgaven worden vervolgens automatisch overgedragen naar het financiële systeem, waardoor handmatige tussenkomst overbodig wordt.
Bovendien helpt Yokoy’s Analytics-module bedrijven bij het identificeren van uitgavenpatronen en trends en potentiële kostenbesparingen. Ons platform maakt eenvoudige onkostenanalyse voor specifieke periodes mogelijk, met gepersonaliseerde en algemene datasets beschikbaar voor maximale transparantie.
Volgende stappen
Als je meer wilt weten over de Yokoy-tool voor onkostenbeheer, of nieuwsgierig bent om onze volledige uitgavenbeheersuite in actie te zien, kun je hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.