Unwesentliche Ausgaben meistern: Ein Leitfaden für diskretionäre Ausgaben
- Last updated: Oktober 10, 2023
- Spend management, Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Ein häufiges Missverständnis über diskretionäre Ausgaben ist die Annahme, dass diese immer entbehrlich seien. Dies bedeutet, dass Sie diskretionäre Ausgaben reduzieren können, ohne die Konsequenzen zu berücksichtigen.
Die Realität ist differenzierter.
Ermessensausgaben umfassen Kosten, die optional sind und bei Bedarf gekürzt werden können. Allerdings sind sie längst nicht in allen Szenarien verzichtbar.
Lassen Sie uns tiefer in dieses Thema eintauchen, um zu erfahren, wann es ratsam ist, diese Ausgaben zu reduzieren, und um alternative Lösungen für ein effektives Geschäftsausgabenmanagement zu erkunden.
Was sind Ermessenskosten?
Ermessensausgaben, auch nicht wesentliche Ausgaben genannt, beziehen sich auf die Kosten, die einem Unternehmen freiwillig entstehen.
Hierbei handelt es sich um Ausgaben, die nicht direkt mit dem Kerngeschäft des Unternehmens verbunden sind. Sie umfassen verschiedene Bereiche wie Marketing, Investitionen, Firmenabonnements, Reisen, Teamvergünstigungen und Büroverbesserungen.
Branding-Kampagnen oder Werbekampagnen sind beispielsweise nicht per se „wesentlich“. Ein Unternehmen kann durchaus überleben, ohne für Werbung zu bezahlen. Allerdings kommen solche Investitionen der Organisation sowohl auf lange als auch auf kurze Sicht zugute, sodass „unwesentliche“ oder diskretionäre Ausgaben nicht bedeuten, dass sie unwichtig sind.
Nachdem dies nun klar ist, wollen wir sehen, was als wesentliche Ausgaben gilt.
Unterschied zwischen diskretionären Ausgaben und wesentlichen Ausgaben
Um die Bedeutung diskretionärer Ausgaben zu verstehen, ist es wichtig, sie von wesentlichen Ausgaben zu unterscheiden.
Wesentliche Ausgaben stellen, wie der Name schon sagt, Kosten dar, die für das Überleben und das ordnungsgemäße Funktionieren oder Wohlergehen eines Unternehmens unerlässlich sind. Dazu gehören Kosten wie Miete, Nebenkosten und Mitarbeitergehälter.
Im Gegensatz dazu sind diskretionäre oder nicht wesentliche Ausgaben optional und können bei Bedarf gekürzt oder ganz gestrichen werden.
Bevor Sie gehen …
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Beispiele für freiwillige Ausgaben
Um ein klares Bild von diskretionären Artikeln zu vermitteln, sehen wir uns einige gängige Kategorien an:
Marketingkosten
Marketing ist ein grundlegender Aspekt jedes Unternehmens. Das für Marketingkampagnen, Werbung und Verkaufsförderungsmaßnahmen bereitgestellte Budget gilt jedoch als diskretionäres Budget. Finanzexperten müssen den ROI von Marketingausgaben sorgfältig bewerten.
Einige Beispiele für diskretionäre Marketingausgaben sind:
- Werbung
- Begleitmaterialien wie Visitenkarten, Poster und Flyer
- Teilnahme an Veranstaltungen – sei es die Teilnahme oder Ausrichtung von Veranstaltungen
- Video Produktion
- Agentur- und Freelancer-Gebühren
- Öffentlichkeitsarbeit, einschließlich Verteilung von Pressemitteilungen
Bitte beachten Sie, dass bestimmte Marketingausgaben für das Geschäftswachstum von entscheidender Bedeutung sind. Eine wahllose Kürzung kann die Umsatzgenerierung und Marktpräsenz beeinträchtigen. Der Schlüssel liegt darin, diese Ausgaben zu optimieren, anstatt sie vollständig zu eliminieren.
Investitionen
Die Investition in verschiedene Unternehmen, Aktien oder Anleihen ist eine freiwillige Ausgabe. Es ist wichtig, eine klar definierte Anlagestrategie zu haben, um sicherzustellen, dass diese Ausgaben mit Ihren finanziellen Zielen übereinstimmen.
Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, über eine klar definierte Anlagestrategie zu verfügen, um sicherzustellen, dass diese Ausgaben mit Ihren finanziellen Zielen übereinstimmen. Einige Beispiele sind:
- Aktien
- Fesseln
- Immobilie
- Kryptowährungen
- Rohstoffe
Firmenabonnements
Abonnements für Dienste und Software können einen erheblichen Kostenfaktor darstellen. Die Bewertung der Notwendigkeit und Kosteneffizienz jedes Abonnements ist von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Beispiele für Abonnements, die ein Unternehmen verwenden könnte:
- Softwaredienstleistungen
- Cloud-Speicher- und Webhosting-Dienste
- Branchenspezifische Software
- Marktforschungstools
Reisekosten
Geschäftsreisen sind ein üblicher, diskretionärer Kostenfaktor.
Eine effiziente Verwaltung der Reisekosten kann sich erheblich auf das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens auswirken. Hier einige Beispiele für nicht unbedingt notwendige Reisekosten:
- Flugpreis
- Unterkünfte
- Mahlzeiten und Essen gehen
- Transport
- Konferenzen und Messen
- Unterhaltung für Kunden und Mitarbeiter
- Reiseversicherung
Daedalean verwaltet Reisekosten mit Yokoy & Travelperk
„Yokoy und Travelperk haben uns die End-to-End- Automatisierung des Reisekostenmanagements ermöglicht. Heute buchen unsere Mitarbeiter ganz einfach Reisen in TravelPerk, und alle Daten werden in Echtzeit an Yokoy gesendet, wo alle Compliance-Prüfungen und die Mehrwertsteuer-Validierung automatisch durchgeführt werden.“
Yvonne Gross, VP of Finance & Operations, Daedalean
Teamvorteile
Teamvergünstigungen und Büroverbesserungen fallen in den Ermessensaufwand. Beispielsweise fällt das Anbieten von Vergünstigungen für Mitarbeiter wie Mitgliedschaften im Fitnessstudio oder Wellness-Programmen in die Kategorie „Ermessensspielraum“.
Auch wenn sie nicht unbedingt notwendig sind, tragen sie doch zur Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter bei. Die Vernachlässigung dieser Ausgaben kann zu einer verminderten Arbeitsmoral und niedrigeren Bindungsquoten führen.
Hier sind weitere Beispiele für Teamvorteile, bei denen es sich nicht um wesentliche Ausgaben handelt:
- Mitgliedschaften im Fitnessstudio und Wellnessprogramme
- Leistungen der Krankenversicherung
- Bildungsunterstützung und Zertifizierungen
- Transportsubventionen
- Mitarbeiteranerkennungsprogramme
Auch hier ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen der Mitarbeiterzufriedenheit und dem Geldbetrag zu finden, der in solche Vergünstigungen fließt, bevor man sich entscheidet, mehr zu investieren oder die Kosten dieser Ausgabenkategorie zu senken.
Büroverbesserungen
Die Modernisierung der Büroumgebung und Infrastruktur erfolgt nach eigenem Ermessen. Allerdings können diese Verbesserungen die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, sodass sich die Investition lohnt.
Beispiele für wesentliche Ausgaben
Wie bereits erwähnt, gelten bestimmte Ausgaben wie Miete, Mitarbeitergehälter und bestimmte Versicherungsprämien als wesentlich. Gesetzliche Verpflichtungen erfordern die regelmäßige Zahlung dieser Ausgaben jeden Monat, sodass diese als Pflichtausgaben gelten.
Die Nichteinhaltung dieser finanziellen Verpflichtungen könnte schwerwiegende Folgen haben, einschließlich rechtlicher Schritte, Geldstrafen oder sogar die Notwendigkeit, den Geschäftsbetrieb ganz einzustellen.
Zu diesen Betriebskosten zählen:
- Steuern
- Gehälter der Mitarbeiter
- Rückzahlung von Schulden, einschließlich Darlehen und Hypotheken
- Miete und Inventar
- Stromrechnungen
- Software, die für das Funktionieren des Unternehmens unerlässlich ist
- Notwendige Hardware
Diese Beispiele veranschaulichen die Vielfalt der diskretionären Ausgaben, mit denen Finanzfachleute in ihren Rollen konfrontiert sein können, und unterstreichen die Bedeutung des strategischen Managements in jeder Kategorie.
Yokoy Expense
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So verwalten Sie diskretionäre Ausgaben effektiv
Die effektive Verwaltung diskretionärer Ausgaben ist für die Aufrechterhaltung der Finanzkontrolle und die Optimierung der Ressourcenallokation von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Richtlinien, die Ihnen helfen, diskretionäre Ausgaben effizient zu verwalten:
1. Erstellen Sie klare Budgets
Erstellen Sie klar definierte Budgets, die zwischen wesentlichen und diskretionären Ausgaben unterscheiden. Weisen Sie jeder diskretionären Kategorie bestimmte Beträge zu und legen Sie klare Ausgabengrenzen fest. Dieser proaktive Ansatz gewährleistet Kostenkontrolle und Verantwortlichkeit.
2. Führen Sie regelmäßige Ausgabenüberprüfungen durch
Überprüfen Sie die diskretionären Ausgaben regelmäßig, idealerweise monatlich oder vierteljährlich. Dadurch können Sie Bereiche identifizieren, in denen Kosteneinsparungen erzielt werden können. Suchen Sie nach überflüssigen oder nicht ausgelasteten Ausgaben und erwägen Sie deren Beseitigung oder Reduzierung.
3. Priorisieren Sie die Ausgaben nach Wirkung
Priorisieren Sie diskretionäre Ausgaben basierend auf ihrer Auswirkung auf die Ziele und Ziele Ihres Unternehmens. Konzentrieren Sie sich auf Investitionen oder Strategien, die erheblich zum Umsatzwachstum oder zu Kosteneinsparungen beitragen. Nicht alle diskretionären Ausgaben haben das gleiche Gewicht.
4. Verwenden Sie eine Ausgabenverwaltungssoftware
Nutzen Sie Automatisierungs- und KI-gesteuerte Lösungen, um Ihr Ausgaben- oder Spesenmanagement zu optimieren. Diese Technologien können dazu beitragen, diskretionäre Ausgaben effektiver zu verfolgen, zu melden und zu kontrollieren, manuelle Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.
Bevor Sie ein Tool zur Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben auswählen:
- Definieren Sie Ihre Anforderungen: Identifizieren Sie Ihre spezifischen Anforderungen an Spesenmanagement-Software. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Skalierbarkeit, Integration in bestehende Systeme, mobile Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit.
- Forschungslösungen: Entdecken Sie verschiedene auf dem Markt verfügbare Optionen für Spesenverwaltungssoftware. Suchen Sie nach Benutzerbewertungen, fordern Sie Demos an und bewerten Sie deren Funktionen anhand Ihrer Anforderungen.
- Erwägen Sie Integrationen: Stellen Sie sicher, dass sich die Software nahtlos in Buchhaltungs- und Finanzsysteme integrieren lässt, um den Kostenverwaltungsprozess effizienter zu gestalten.
- Erstellen Sie klare Ausgabenrichtlinien: Entwickeln Sie klare und umfassende Ausgabenrichtlinien. In diesen Richtlinien sollten die zulässigen Ausgaben, Genehmigungsabläufe und Dokumentationsanforderungen detailliert beschrieben werden.
Wenn Sie bereit sind, diesen Schritt zu wagen, haben wir im folgenden Artikel ausführlich auf das Thema der Auswahl der richtigen Spesenmanagement-Software eingegangen.
5. Einbindung der Mitarbeiter
Informieren Sie Ihr Team über die Bedeutung der Verwaltung diskretionärer Ausgaben und beziehen Sie es in Initiativen zur Kosteneinsparung ein.
Sensibilisieren Sie für die finanziellen Ziele des Unternehmens und ermutigen Sie die Mitarbeiter, Bereiche zu identifizieren, in denen diskretionäre Ausgaben reduziert oder optimiert werden können. Fördern Sie kostenbewusstes Verhalten durch Anerkennung oder Belohnungen.
Dies kann zu gewissenhafteren Ausgabenentscheidungen auf allen Ebenen der Organisation führen.
6. Lieferantenverhandlungen
Verhandeln Sie mit Anbietern und Dienstleistern über bessere Konditionen. Entdecken Sie Möglichkeiten für Mengenrabatte, Vertragsverlängerungen oder alternative Preisstrukturen. Die Reduzierung der Kosten für Abonnements und Dienste kann sich erheblich auf Ihre diskretionären Ausgaben auswirken.
7. ROI-Analyse
Führen Sie für jede diskretionäre Ausgabe eine Return-on-Investment-Analyse (ROI) durch. Bewerten Sie, welchen Beitrag diese Investitionen zum Unternehmensergebnis leisten. Wenn sich eine Ausgabe nicht eindeutig auszahlt, sollten Sie erwägen, diese Ressourcen produktiveren Bereichen zuzuweisen.
Für eine schnelle Einschätzung Ihres Einsparpotenzials können Sie unseren ROI-Rechner unten ausprobieren.
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Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial
Unser ROI-Rechner hilft Ihnen, Ihre Investitionsrendite zu quantifizieren, damit Sie eine solide Entscheidungsgrundlage schaffen können.
8. Benchmarking
Vergleichen Sie Ihre diskretionären Ausgaben mit Branchenstandards oder Mitbewerbern. Dies liefert Kontext und hilft dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie in kritischen Bereichen möglicherweise zu viel oder zu wenig investieren.
Durch die Befolgung dieser Strategien können Sie diskretionäre Ausgaben effektiv verwalten, Verschwendung reduzieren und sicherstellen, dass Ressourcen Bereichen zugewiesen werden, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Nächste Schritte
Die falsche Vorstellung, dass diskretionäre Ausgaben immer entbehrlich sind, kann für Unternehmen schädlich sein. Obwohl sie Flexibilität bieten, sind sie nicht ohne Bedeutung.
Bei einem effektiven Kostenmanagement geht es darum, ein Gleichgewicht zwischen Kostenkontrolle und der Unterstützung von Wachstum, Mitarbeiterzufriedenheit und langfristiger finanzieller Gesundheit zu finden.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, den folgenden Artikel zu lesen.
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Thomas Inhelder,
CFO bei Yokoy
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