Den tatsächlichen Impact von Geschäftsreisen verstehen
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Dienstreisen sind ein wichtiger Bestandteil unserer Geschäftswelt. Wichtige persönliche Treffen, nach denen wir uns in Zeiten der Corona-Pandemie gesehnt haben, wirken sich in der Regel positiv auf Geschäftsbeziehungen aus. Für Mitarbeiter gibt es aber auch einige Fallstricke zu beachten: Man denke an unerwartete Last-Minute-Buchungen, Verstöße gegen Geschäftsreiserichtlinien und den CO₂-Fußabdruck, den Flüge hinterlassen. Angesichts der noch zunehmenden Bedeutung von ESG-Vorschriften (Environmental, Social and Governance) in den kommenden Jahren stehen Entscheidungsträger im Finanzbereich vor der Herausforderung, diese komplexen Faktoren im Buchungsprozess zu berücksichtigen.
Viele Unternehmen unterschätzen die finanziellen und ökologischen Auswirkungen globaler Geschäftsreisen und kommen damit ihrer selbst zum Ziel gesetzten Sorgfaltspflicht nicht ausreichend nach. Der Fokus liegt oft auf der Reisekostenabrechnung, während die Emissionen durch Transport und Unterkunft stillschweigend zunehmen. Dies wiederum schadet dem Planeten und möglicherweise auch dem Ruf der Firma. Die Vereinbarkeit von Reisekosten mit Nachhaltigkeitszielen und der Einhaltung von Vorschriften ist daher zu einer echten Herausforderung geworden.
Dieser Artikel befasst sich mit den versteckten Kosten von Geschäftsreisen, wie ein smartes Reisemanagement mit Ihren Nachhaltigkeitsinitiativen in Einklang gebracht werden kann und wie Technologie das Ganze vereinfacht. Schauen wir uns an, wie wir Ihre Geschäftsreisen besser gestalten können.
Die Auswirkungen von Geschäftsreisen verstehen
Geschäftsreisen sind ein starker Wachstumstreiber und der Schlüssel zu starken Beziehungen, aber ihre wahren Auswirkungen werden oft übersehen. Neben den offensichtlichen Kosten sollte man sich auch mit den finanziellen und ökologischen Challenges auseinandersetzen – die erkennen viele Unternehmen jedoch erst allmählich. Der Klimawandel und sich ständig ändernde Vorschriften sind wesentliche Themen, an denen jeder Travel Manager seine Business-Reisestrategien ausrichten sollte.
Finanzieller Impact
Beim Budgeting von Geschäftsreisen sollte man auch stets folgende Aspekte berücksichtigen:
Stornierungen und kurzfristige Änderungen: Unvorhersehbare Umstände, von Flugunterbrechungen bis hin zu abgesagten Besprechungen, können zu zusätzlichen Kosten oder teuren Umbuchungen führen. Beispielsweise sind Last-Minute-Buchungen im Vergleich zu im Voraus geplanten Reisen oft teurer – ebenso wie bei Privatreisen.
Verstöße gegen die Spesenrichtlinie: Mitarbeiter, die unbeabsichtigt oder wissentlich entgegen der geltenden Reiserichtlinien des Unternehmens buchen, um z. B. Wellness-Behandlungen in Anspruch zu nehmen, können die Reisekosten in die Höhe treiben. Ohne strenge Kontrollen sind diese Verstöße schwer zu verhindern.
Versteckte Reisekosten: Zusatzkosten wie Gepäckgebühren, Flughafentransfers und anderen Nebenleistungen unterwegs oder am Zielort bleiben bei größeren Geschäftsreisen oft unbemerkt. Sie können jedoch erhebliche Auswirkungen auf das Budget haben, wenn sie nicht ordnungsgemäß erfasst und verwaltet werden.
Impact auf die Umwelt
Die Auswirkungen globaler Geschäftsreisen auf die Umwelt sind erheblich, wobei CO₂-Emissionen heute ein zentrales Anliegen von Unternehmen sind, die Nachhaltigkeitsziele erreichen wollen.
CO₂-Emissionen durch Flüge: Flugreisen tragen erheblich zu den globalen CO₂-Emissionen bei. Insbesondere Langstreckenflüge verursachen große Mengen an Treibhausgasen und sind damit einer der umweltschädlichsten Aspekte von Geschäftsreisen.
Unterkunft und Transport vor Ort: Hotels verursachen Emissionen durch den Energieverbrauch für Heizung, Kühlung und Beleuchtung. Auch Transportmittel vor Ort wie Mietwagen oder Taxis können zur CO₂-Gesamtbilanz beitragen.
Indirekte ESG-Herausforderungen: Die Reisegewohnheiten von Unternehmen werden zunehmend auch von Stakeholdern unter die Lupe genommen. Firmen, die ihre Umweltauswirkungen nicht angehen, riskieren einen Imageschaden und laufen Gefahr, gesetzliche Vorschriften nicht einhalten zu können.
Finanzielle und ökologische Kosten im Blick behalten
Es kann von Vorteil sein, die finanziellen und ökologischen Kosten direkt gemeinsam zu tracken.
Finanzen tracken: Umfassende Tracking-Systeme sind unerlässlich, um jeden Aspekt der Reisekosten zu erfassen. Dazu gehören Flug- und Unterbringungskosten, aber auch Nebenkosten und Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen. Durch die Echtzeit-Insights in diese Kosten können Finanzteams auch die Einhaltung von Firmenvorschriften durchsetzen und Reisebudgets immer weiter optimieren.
CO₂-Tracking: Eine genaue Nachverfolgung der CO₂-Emissionen von Flügen, Unterkünften und anderen reisebezogenen Aktivitäten ist für Unternehmen, die ihre ESG-Ziele erreichen wollen, von entscheidender Bedeutung. Hierfür sind spezielle Tools erforderlich, mit denen Emissionsdaten berechnet und mit Nachhaltigkeitszielen abgeglichen werden können.
Integrierte Lösungen: Durch die Nutzung fortschrittlicher Plattformen, die Reisemanagement, Ausgabenmanagement und CO₂-Tracking kombinieren, kann ein ganzheitlicher Überblick über die finanziellen und ökologischen Auswirkungen gewonnen werden. Diese Lösungen ermöglichen es Firmen, Ineffizienzen zu erkennen, die Einhaltung von ESG-Vorschriften sicherzustellen und fundierte Entscheidungen über zukünftige Reisen zu treffen.
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Effizientes Reisekostenmanagement: Empfehlungen für den gesamten Prozess rund um Dienstreisen
Wichtige Schritte, die Sie unternehmen können, um einen ineffizienten T&E-Managementprozess zu beheben und eine höhere Effizienz und Kontrolle über die Reisekosten zu erreichen.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
ESG-Vorgaben und ihre Auswirkungen auf das Reisemanagement
Nachhaltigkeitsvorschriften wie die Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (Corporate Sustainability Reporting Directive, kurz CSRD) verändern das Reisemanagement von Unternehmen. Unternehmen müssen nun ESG-Kennzahlen in ihre Reportings integrieren, um regelkonform und wettbewerbsfähig zu bleiben.
CSRD (Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen): Die CSRD schreibt eine detaillierte Berichterstattung über Kohlenstoffemissionen und andere Nachhaltigkeitsmetriken vor, was sich sowohl auf große Organisationen als auch auf kleine und mittlere Unternehmen (KMU) auswirkt. Für Reisen bedeutet dies, dass die Emissionen von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln unter Einhaltung der Europäischen Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung (auch ESRS genannt) erfasst werden müssen.
Compliance-Herausforderungen: Die gemeinsame Erfassung von Finanz- und CO₂-Kennzahlen kann Finanzteams überfordern. Dies kann zu Schwierigkeiten bei der Einhaltung der geltenden Vorschriften führen.
Risiken bei Nichteinhaltung: Unternehmen, die die ESG-Berichtspflichten nicht erfüllen, riskieren Geldbußen, rechtliche Schritte und Reputationsschäden. Schlechte Nachhaltigkeitsleistungen können auch Stakeholder abschrecken und neue Geschäftsmöglichkeiten gefährden.
Kostenkontrolle behalten und gleichzeitig Nachhaltigkeitsziele erfüllen
Wir können Nachhaltigkeitsziele nicht einfach aufgeben, da sie immer wichtiger für die ganze Welt werden. Das bedeutet, dass Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen müssen, der finanzielle Kontrolle und ökologische Verantwortung miteinander verbindet.
Spesenmanagement
Durch die Umsetzung von Best Practices im Spesenmanagement und die Integration von Nachhaltigkeitsinitiativen in ihre Reisestrategien können Firmen Ressourcenverschwendung reduzieren, ESG-Ziele erfüllen und langfristiges Wachstum unterstützen – ohne dabei Komfort und die Zufriedenheit der Reisenden aufs Spiel zu setzen.
Reise- und Spesenrichtlinien: Klare Reiserichtlinien stellen sicher, dass die Mitarbeiter die zulässigen Ausgabenobergrenzen und -richtlinien verstehen. In den Richtlinien sollten zugelassene Reiseklassen, bevorzugte Unterkunftsanbieter und Erstattungsgrenzen festgelegt werden. Durch regelmäßige Aktualisierungen bleiben die Richtlinien auch bei sich ändernden Geschäftsanforderungen relevant.
Vorabgenehmigungsprozesse: Vorabgenehmigungen für Reisekosten verhindern unnötige Ausgaben. Automatisierte Tools können diesen Prozess weiter vereinfachen und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen.
Ausgabenverfolgung in Echtzeit: Das Tracken in Echtzeit bietet einen Überblick über die Reisekosten und hilft Finanzteams, Trends zu erkennen, Richtlinienverstöße zu verhindern und Budgets proaktiv anzupassen. Die Integration mit Firmenkreditkarten oder Buchungstools gewährleistet eine nahtlose Erfassung der Ausgaben.
Durchsetzung von Richtlinien dank Technologie: Der Einsatz fortschrittlicher Tools zur automatischen Durchsetzung von Richtlinien reduziert menschliche Fehler und stellt sicher, dass alle Reiseentscheidungen mit den Budgetvorgaben übereinstimmen. Durch die Verwendung von Firmenkreditkarten können Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, minimiert werden, während gleichzeitig ein hoher Reisestandard gewährleistet wird.
Nachhaltigkeit fördern
Die Integration von Nachhaltigkeitszielen in Reisestrategien ist nicht mehr nur ein Nice-to-have, da Firmen zunehmend unter Druck stehen, ihren CO₂-Fußabdruck zu reduzieren. Die Abstimmung der Reisekosten mit ESG-Initiativen stellt sicher, dass Unternehmen ihren Umweltverpflichtungen nachkommen, ohne die betriebliche Effizienz zu beeinträchtigen.
CO₂-Nachverfolgung: Unternehmen benötigen Tools zur Messung der Emissionen von Flügen, Hotels, Mietwagen etc. Genaue Daten ermöglichen es Firmen, ihre Umweltauswirkungen zu berechnen und diese Informationen in die ESG-Berichterstattung einzubeziehen.
Nachhaltige Reisemöglichkeiten: Wenn Mitarbeiter dazu ermutigt werden, nachhaltige Reisemöglichkeiten wie Direktflüge, öffentliche Verkehrsmittel oder umweltzertifizierte Hotels zu wählen, werden die Emissionen reduziert. Diese Entscheidungen sollten durch Richtlinien gefördert und durch integrierte Buchungstools unterstützt werden.
Partnerschaften mit nachhaltigen Anbietern: Durch die Zusammenarbeit mit Anbietern, die Nachhaltigkeit priorisieren – wie Fluggesellschaften, die nachhaltigen Flugkraftstoff (SAF) verwenden – wird das Reisemanagement mit Umweltzielen in Einklang gebracht.
Kosten und Nachhaltigkeit im Gleichgewicht: Nachhaltige Optionen mögen zwar auf den ersten Blick teurer erscheinen, aber langfristige Vorteile wie geringere regulatorische Risiken, das Vertrauen der Stakeholder und die Einhaltung von ESG-Vorschriften machen sie zu lohnenden Investitionen. Unternehmen können ihre Kosten auch optimieren, indem sie nachhaltige Praktiken mit Mengenrabatten oder Vereinbarungen mit bevorzugten Lieferanten kombinieren.
Wie sich die Auswirkungen von Geschäftsreisen reduzieren lassen
Geschäftsreisen neu zu denken, ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um betriebliche Anforderungen mit Nachhaltigkeitszielen in Einklang zu bringen. Dies sind einige der wirkungsvollsten Aufgaben für die Zukunft.
Smarte Reiserichtlinien festlegen:
Öko-zertifizierte Hotels fördern und öffentliche Verkehrsmittel nutzen, um den CO₂-Fußabdruck zu minimieren.
Festlegung von Ausgabenobergrenzen für Flüge, Unterkunft und Verpflegung, um die Kosten im Auge zu behalten.
Verwendung von (virtuellen) Firmenkreditkarten und Einbeziehung von Maßnahmen zur Fürsorgepflicht, um die Sicherheit und den Komfort der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Verwendung flexibler Buchungstools:
Flexible Buchungstools vereinfachen die Reiseplanung und stellen gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicher.
Die Echtzeit-Transparenz ermöglicht es Managern oder Finanzteams, Buchungen zu überwachen.
Dynamische Umbuchungsoptionen reduzieren die Gebühren für Stornierungen oder kurzfristige Änderungen.
CO₂-Emissionen verfolgen und ausgleichen:
Die Verfolgung von Emissionen ist entscheidend, um die Umweltauswirkungen von Reisen zu verstehen.
Tools zur CO₂-Verfolgung verwenden, um die Emissionen von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln zu messen.
Emissionen kompensieren, indem Sie in Projekte wie Wiederaufforstung oder erneuerbare Energien investieren.
In nachhaltiges Reisen investieren:
Investitionen in nachhaltiges Reisen reduzieren die langfristigen Umweltauswirkungen.
Fluggesellschaften wählen, die SAF verwenden, und umweltfreundliche Hotels bevorzugen.
Mit Mietwagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln fahren, um die Emissionen bei der Anreise zu senken.
Videokonferenzen als Alternative in Betracht ziehen:
Videokonferenzen sind eine effektive Möglichkeit, unnötige Reisen zu ersetzen.
Fernarbeit und virtuelle Besprechungen können Kosten senken, Zeit sparen und Emissionen reduzieren.
Sie verbessern auch die Work-Life-Balance, indem Sie reisebedingten Stress und die Abwesenheit von zu Hause reduzieren.
Meinungsbeitrag
Compliance-Maximierung durch automatisierte Spesenabrechnung: wichtige Überlegungen
Die automatisierte Spesenabrechnung hat sich als eine Lösung durchgesetzt, die es Finanzteams ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben zu gewinnen. Außerdem können Automatisierung und moderne Lösung für die Abrechnung von Reisekosten enorm dabei helfen, Fehler und Betrug zu vermeiden und lokale Vorschriften einzuhalten.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO, Yokoy
Technologie vereinfacht das Reise- und Spesenmanagement
Sobald Technologie ins Spiel kommt, wird die Umgestaltung des Reise- und Spesenmanagements gleich viel einfacher. Moderne Tools erleichtern die Kostenkontrolle, helfen bei der Einhaltung von Vorschriften sowie beim Erreichen von Nachhaltigkeitszielen – und das ohne erhöhten Aufwand.
Plattformen wie Yokoy können Prozesse automatisieren und die nötigen Erkenntnisse liefern, um smarte und nachhaltigere Entscheidungen zu treffen.
Yokoys KI-gestützte Plattform
Yokoy automatisiert den gesamten Spesenprozess, von der Belegerfassung bis zur Erstattung. Die KI-gestützten Funktionen von Yokoy erledigen die Spesenverfolgung sofort, reduzieren Fehler und sparen Zeit. Die Plattform setzt Reiserichtlinien in Echtzeit durch und kennzeichnet Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, um die Ausgaben im Auge zu behalten. Mit der Compliance-Berichterstattung für mehrere Unternehmen kann Ihr Finanzteam zudem Berichte erstellen, die den lokalen und globalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Squake-Integration
Squake verfolgt die CO₂-Emissionen von Flügen, Hotels und Transportmitteln in Echtzeit und gibt Ihnen so einen vollständigen Überblick über den Carbon-Footprint. Die Integration von Reisemanagement-Tools wie Travelperk und die Verfolgung von CO₂-Emissionen in die Spesenmanagement-Workflows von Yokoy erleichtert die Einhaltung von Vorschriften wie der CSRD erheblich. Gleichzeitig werden der Verwaltungsaufwand reduziert und Nachhaltigkeitsziele unterstützt.
Einheitliche Daten
Yokoy und Squake kombinieren Finanz- und Umweltdaten auf einer Plattform und geben Ihrem Finanzteam einen vollständigen Überblick über die Reisekosten und den CO₂-Fußabdruck. Diese einheitlichen Daten ermöglichen intelligentere Entscheidungen, wie z. B. die Zusammenlegung von Reisen, die Auswahl nachhaltiger Optionen oder die Förderung virtueller Meetings. Sie bringen auch die Finanzkontrolle mit den ESG-Zielen in Einklang und helfen Ihrem Unternehmen, Kosten und Emissionen gleichzeitig zu reduzieren.
Vorteile der Integration von Spesen- und CO₂-Management mit Yokoy
Yokoy vereinfacht Prozesse und liefert umsetzbare Erkenntnisse für das Management sowohl finanzieller als auch ökologischer Auswirkungen.
Vereinfachte Compliance in verschiedenen Ländern und Einheiten: Yokoy macht die Einhaltung von Finanz- und ESG-Vorschriften in verschiedenen Rechtsprechungen zu einer einfachen Aufgabe. Die einheitliche Plattform konsolidiert Daten, hilft beim Reporting und weist in Echtzeit auf nicht richtlinienkonforme Handlungen hin, wodurch Risiken der Non-Compliance reduziert werden.
Kostenoptimierung: Mit detaillierten Insights in die Reisekosten hilft Yokoy dabei, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren, wie z. B. die Zusammenlegung von Reisen, die Nutzung bevorzugter Reisemanagementunternehmen und die Durchsetzung von Richtlinien. Durch die Integration von Finanz- und CO₂-Daten kann Ihr Finanzteam intelligentere und nachhaltigere Entscheidungen zur Optimierung von Budgets treffen.
Nachhaltigkeitseinblicke: In Yokoy integrierte Tools zur CO₂-Nachverfolgung bieten Echtzeitdaten zu Emissionen von Flügen, Hotels und Transportmitteln. Diese Einblicke ermöglichen es Unternehmen, Reduktionsziele festzulegen, Emissionen effektiv auszugleichen und sich an Nachhaltigkeitsinitiativen auszurichten, um den sich weiterentwickelnden ESG-Anforderungen gerecht zu werden.
Transparenz und Rechenschaftspflicht: Die Yokoy-Plattform verfolgt Finanz- und Umweltkennzahlen in Echtzeit. Direkte Einblicke gewährleisten die Rechenschaftspflicht gegenüber den Interessengruppen der Firma, schaffen Vertrauen und etablieren das Unternehmen als führendes Unternehmen für verantwortungsvolles Geschäftsreisemanagement.
Nächste Schritte
Die Integration von Spesenmanagement und CO₂-Management mit Yokoy vereinfacht komplexe Prozesse und ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken, die Einhaltung von Vorschriften zu ermöglichen und nachhaltige, wirkungsvolle Entscheidungen zu treffen.
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