Es liegt in der Natur der Sache, dass Ausgabenmanagement-Prozesse die Wachstumsfähigkeit Ihres Unternehmens stark beeinträchtigen. Daher sollten Sie auf diese typischen Hindernisse im Workflow achten:

1. Mangelnde Ausgabentransparenz

Tatsache ist: Finanzteams brauchen einen optimalen Überblick über die täglichen Ausgaben eines Unternehmens. Mitarbeiterausgaben hier, Lieferantenkosten dort, dazu Reisekosten und der Bedarf an Büromaterial – all das kann sich schnell summieren und eine Menge Daten generieren, die ordnungsgemäß verwaltet werden müssen. Andernfalls kann es zu unüberlegten Ausgaben, doppelten Zahlungen oder anderen kostspieligen Fehlern wie internem oder externem Ausgabenbetrug kommen. Wenn Sie es vorziehen, sich auf fehleranfällige Papiermethoden oder Tabellenkalkulationen zu verlassen, um jeden Schritt Ihres Procure-to-Pay-Prozesses aufzuzeichnen, brauchen Sie eine detaillierte (und auch zeitaufwändige) Lösung, um anfallende Daten zu analysieren.

2. Ineffizienter Datenzugriff 

Jedes Unternehmen muss anerkennen: Eine Ausgabenmanagementlösung, die auf Papier basiert, führt zu einer ineffizienten Datenerfassung. Daher empfehlen wir, dass eine AP-Abteilung zumindest in der Lage sein sollte, vergangene Beschaffungsdaten einfach zu überprüfen, um die aktuellen Ausgaben zu überwachen und das zukünftige Wachstum zu prognostizieren. Dieser Ansatz hilft dabei, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. 

Manuelle Prozesse erschweren jedoch den Zugriff auf Daten, eine Gefahr, die mit dem Wachstum eines Unternehmens immer drängender wird. Wenn wichtige Analysen wie zum Beispiel Key Performance Indicators manuell verfolgt und berechnet werden müssen, müssen Sie bei den heutigen technologischen Möglichkeiten mehr Ressourcen opfern als nötig.

3. Optimierbare manuelle Prozesse 

Wenn Ihr Unternehmen in hohem Maße auf das Handling von Papierstapeln angewiesen ist, wissen Sie wahrscheinlich bereits: Sie müssen Daten mehrfach eingeben, um sie in verschiedenen Phasen der Beschaffungs- und Zahlungsprozesse für separate Finanzsysteme parat zu haben.

Das ist mühsam und birgt zudem ein hohes Risiko für manuelle Fehler und Engpässe, da Zahlungen oft einzeln überprüft und durch ineffiziente Weiterleitung an die jeweiligen Sachbearbeiter genehmigt werden müssen. 

4. Komplexe Compliance-Prozesse 

Audits müssen nicht nervenaufreibend sein, aber sie werden leicht zu einem großen Pain Point, wenn sich AP-Profis mit vollen Aktenschränken konfrontiert sehen. Selbst gut strukturierte Akten machen die Überprüfung von Beschaffungen zu einem mühsamen Prozess, da das Kreditorenbuchhaltungsteam alles akribisch mit den Rechnungs- und Wareneingängen abgleichen muss. 

5. Unzureichendes Lieferantenmanagement 

Ihre Konkurrenz hat wahrscheinlich bereits Maßnahmen ergriffen, um ihre jeweiligen Probleme zu lösen, denn viele Unternehmen haben es für notwendig befunden, ihre Ausgabenmanagement-Strategien zu überdenken – insbesondere seit dem KI-Boom. Der Verzicht auf eine robuste Softwarelösung für das Lieferantenmanagement könnte sich auf Ihr zukünftiges Business auswirken, da andere Ihnen bereits einen Schritt voraus sind. Mit einer Software, die zentralisierte Lieferanteninformationen enthält, können Sie alle aktuellen Kontakt- und Vertragsdaten erfassen.

6. Schwierigkeiten, sich an das Budget zu halten 

Unternehmen, die an einer veralteten Ausgabenverwaltung festhalten, haben wahrscheinlich auch ineffiziente Budgetprozesse. Warum? Firmen, die mit traditionellen Verwaltungstools arbeiten, legen ihre Budgets wahrscheinlich auf Grundlage von Vermutungen fest. Selbst ein gut kalkuliertes Vorjahresbudget ist oft schlechter als präzise Echtzeitdaten. Frische Dateneinblicke aus Ihrem automatisierten Ausgabenmanagementsystem könnten bessere Ergebnisse liefern und somit zu einer optimalen Budgetierung der Geschäftsausgaben führen.