Das Interesse an der neuen Software ist ganz offensichtlich gross, und es hat sich – so lässt sich mit Google-Trends feststellen – im Verlauf der vergangenen Jahre stetig erhöht. Wer heute nach «Ausgabenverwaltung» googelt, tut dies, weil der Begriff Neuerungen verheisst, einen technischen Fortschritt ankündigt. 

Software-Lösungen für die Ausgabenverwaltung, so die Hoffnung, sollen nicht nur zurückliegende Geschäftsvorfälle sauber dokumentieren, sie sollen auch zukünftige Vorkommnisse positiv beeinflussen. Sie sollen – beispielsweise dank den Mitteln der künstlichen Intelligenz (KI) – den Aufwand für die Verwaltung von variablen Kosten reduzieren. 

Die Beratungsfirma McKinsey schätzt, dass die meisten Firmen durch Verbesserungen bei der Ausgabenverwaltung drei bis vier Prozent ihrer Ausgaben einsparen könnten.

Ausgabenlösungen sind eine neue Software-Kategorie. Das Problem, das diese Programme zu lösen versuchen, ist aber alt: Diese Probleme gehören zu den allerersten, mit den sich die Programmierer in den Anfangsjahren der kommerziellen Informatik – in den späten 1950er Jahren – beschäftigten. 

Wie die Einführung einer Enterprise Ressource Planning (ERP) Software eine Organisation in ihren Grundfesten erschüttert ohne aber nennenswerte Einsparungen zu ermöglichen, beschreibt die amerikanische Technikhistorikerin Rosalind Williams^[1] am Beispiel des Massachusetts Institute of Technology (MIT). 

Hier wurde zu Beginn der 1990er Jahre ein «Reengineering Project» gestartet mit der Absicht, das Management von Forschung und Lehre mit Hilfe einer Software von SAP effizienter zu gestalten. 

Dieses Informatik-Projekt ist erinnerungswürdig, nicht nur weil es gescheitert ist, sondern auch, weil das Scheitern hier, an dieser weltberühmten Universität, nicht der Technikfeindlichkeit der betroffenen Anwender angelastet werden kann. 

Die Probleme bei der Einführung von SAP R/3 am MIT zeigen, dass die Leistungsfähigkeit einer betriebswirtschaftlichen Software auch daran zu messen ist, wie gut sie sich in eine bestehende Umgebung einfügen kann.

Das Zürcher Fintech-Unternehmen Yokoy hat eine Ausgabenlösung entwickelt, die sich mit bescheidenem Aufwand an unternehmensspezifische Arbeitsabläufe anpassen lässt. Die Software ist als Cloud-basierte Integrationsplattform in der Lage, zwischen internen und externen Datensammlungen zu vermitteln und isolierte Geschäftsprozesse miteinander zu verknüpfen. 

Sie ist auch für den Informationsaustausch mit betriebswirtschaftlicher Standardsoftware vorbereitet: Unterstützt werden gängige Schnittstellen (REST-API und andere) und die Produkte vieler Anbieter wie MS Dynamics, Netsuite, SAP oder Sage. 

Der Schutz der Privatsphäre und die Sicherheit der Daten bleiben dabei stets gewährleistet.

Zur Frage „Was ist genau Ausgabenverwaltung oder Spend Management“ gibt unser Whitepaper mehr Auskunft.