Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: So beschleunigen Sie den Kreditorenprozess mit Künstlicher Intelligenz
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Lieferantenrechnungen machen fast 90 % der Ausgaben in Unternehmen aus, weshalb Transparenz und Kontrolle in der Rechnungsverarbeitung von entscheidender Bedeutung sind. Aber es bedeutet auch, dass schon kleinste Einsparungen eine große Wirkung entfalten und sich zu beeindruckenden Gesamtergebnissen summieren können.
Aus diesem Grund haben wir uns auf den Kreditorenprozess konzentriert, um der Kreditoren mit Hilfe von künstlicher Intelligenz erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen zu ermöglichen. Lesen Sie hier, welche Vorteile das für Finanzabteilungen bietet.
Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Unter Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung versteht man den Einsatz von Technologie und Softwarelösungen zur Rationalisierung und Optimierung des gesamten Prozesses der Verwaltung und Zahlung von Rechnungen. Dabei geht es um die Automatisierung von Aufgaben wie Datenextraktion, Rechnungsvalidierung, Genehmigungsworkflows und Zahlungsabwicklung.
Durch die Eliminierung manueller, zeitaufwändiger Prozesse können Unternehmen eine höhere Effizienz erzielen, Fehler reduzieren, die Kontrolle und Transparenz ihrer Finanzvorgänge verbessern und letztendlich wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung spielt in modernen Finanzabteilungen eine zentrale Rolle. Sie ermöglicht es ihnen, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren und gleichzeitig Genauigkeit und Compliance in ihren täglichen Abläufen sicherzustellen.
Die Kosten eines traditionellen Accounts Payable-Prozesses
Seit Jahrzehnten träumen Buchhalter vom „Straight Through Processing“. Eine Welt, in der der gesamte Prozess der Kreditorenbuchhaltung (auf Englisch: Accounts Payable (AP) Process) – von der Erstbestellung bis zur Rechnungsbegleichung – reibungslos, effizient und so automatisiert wie möglich abläuft. Digitale Transformation – für viele Finanzabteilungen leider noch eine Utopie.
Für die meisten Finanzteams bleibt die tägliche Arbeit jedoch ein administrativer Arbeit: Scannen, Verbuchen, Zuordnen und Genehmigen von Papierrechnungen, wann immer sie von verschiedenen Lieferanten eintreffen, und endloses Eingeben von Bestellnummern und Kosten in Buchhaltungssoftware.
All diese Schritte kosten Unternehmen Zeit und Geld.
Die Umfrage von Ardent Partners aus dem Jahr 2021 zeigt, dass:
- 60 % der Unternehmen haben mit langen Genehmigungszeiten für Rechnungen und Zahlungen zu kämpfen
- Die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Rechnung beträgt 10 Tage
- 22 % der Zeit der Kreditorenbuchhalter wird mit der Bearbeitung von Lieferantenanfragen verbracht
- Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung betragen 10,89 $
Andere Studien zeigen, dass 84 % der Zeit einer durchschnittlichen Mitarbeiterin in der Kreditorenbuchhaltung mit manuellen Prozessen verbracht wird und fast ein Viertel – 22 % – der Rechnungen Ausnahmen auslösen, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
Obwohl dies von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist, sind die zeitaufwändigsten Schritte traditioneller Finanzprozesse das Extrahieren der Rechnungsinformationen, die manuelle Dateneingabe , sowie die Fehlerbeseitigung, das Genehmigen von Rechnungen und Zahlungen und schlussendlich die Verwaltung von Lieferanten – und Bankdaten.
Was ist die Lösung?
Automatisierte AP bzw. Kreditorenbuchhaltungslösungen gibt es schon seit einiger Zeit, aber den meisten fehlen ein oder mehrere wichtige Elemente in diesem Prozess.
Einige AP-Automatisierungssoftwares funktionieren gut als eigenständige Lösungen, integrieren aber nicht gut mit ERP-Systemen und anderen Softwarelösungen von Drittanbietern. Andere Automatisierungslösungen für die Finanzadministration verbinden alle richtigen Datenströme, benötigen aber noch zu viel menschlichen Input, um gewisse Prozessschritte zu überprüfen und zu genehmigen.
Wir bei Yokoy glauben, dass die Lösung keine einzelnes innovative Tool ist, sondern eine Reihe von miteinander verbundenen Innovationen – die richtigen Technologien, die auf die richtige Weise verbunden sind.
Deshalb haben wir diese kurze Guideline zusammengestellt, um näher darauf einzugehen, worum es bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geht, welche Technologien beteiligt sind und wie wir sie anwenden, um Ihren AP-Prozess schneller und reibungsloser zu gestalten.
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Automatisierte Rechnungs-verarbeitung
Konsolidieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung, um Eingangsrechnungen in großem Umfang zu verwalten und pünktlich zu bezahlen – mit der KI-gestützten Lösung von Yokoy.
Welche Schritte der Rechnungsverarbeitung können automatisiert werden?
Durch die Automatisierung dieser Schritte können Unternehmen die Effizienz deutlich steigern, Fehler reduzieren, die Transparenz verbessern und ihren gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess optimieren.
- Abgleich von Bestellungen (PO): Automatisiert den Abgleich von Rechnungen mit entsprechenden Bestellungen, sorgt für Genauigkeit und reduziert den manuellen Aufwand.
- Datenextraktion: Automatische Extraktion kritischer Daten aus Rechnungen, wie Lieferanteninformationen, Rechnungsnummern und Einzelpostendetails.
- Rechnungsvalidierung: Automatisierte Validierung von Rechnungen anhand vordefinierter Regeln und Richtlinien, um Fehler oder Unstimmigkeiten zu identifizieren.
- Genehmigungsworkflows: Implementierung automatisierter Genehmigungsworkflows auf der Grundlage vordefinierter Regeln, Weiterleitung von Rechnungen an die entsprechenden Genehmiger basierend auf Faktoren wie dem Rechnungsbetrag.
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So nutzen Sie die Rechnungsabgleichstechnologie, um Ihre Prozesseffizienz zu verbessern
Erfahren Sie, wie die Rechnungsabgleichstechnologie den 2- und 3-Wege-Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen automatisiert und so einen effizienten Kreditorenbuchhaltungsprozess ermöglicht.
Mauro Spadaro,
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- Dateneingabe: Automatisierung des Dateneingabeprozesses, einschließlich der Eingabe von Rechnungsdetails in das Buchhaltungs- oder ERP-System, wodurch manuelle Dateneingabefehler reduziert werden.
- Rechnungscodierung: Automatische Zuweisung von Hauptbuchcodes oder Kostenstellen zu Rechnungen basierend auf vordefinierten Regeln.
- Erkennung doppelter Rechnungen: Identifizieren und kennzeichnen Sie doppelte Rechnungen, um Überzahlungen zu verhindern.
- Zahlungsabwicklung: Optimierung der Zahlungsabwicklung, einschließlich der Erstellung von Zahlungsdateien, der Ausgabe von Zahlungen und dem Abgleich von Zahlungen mit Rechnungen.
- Berichte und Analysen: Nutzung der Automatisierung zur Erstellung von Berichten und Durchführung von Datenanalysen, um Einblicke in die Leistung und Trends der Kreditorenbuchhaltung zu gewinnen.
- Compliance und Audit-Trail: Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften durch die Führung eines automatisierten Audit-Trails aller AP-Aktivitäten und -Transaktionen.
- Dokumentenverwaltung: Automatisierung der Speicherung und des Abrufs von Dokumenten im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung, wie Rechnungen, Quittungen und Bestellungen.
- Ausnahmebehandlung: Implementierung automatisierter Workflows zur effizienten Behandlung von Ausnahmen, wie z. B. nicht standardmäßigen Rechnungen oder Unstimmigkeiten.
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So automatisieren Sie Ihre Rechnungsfreigabe-Workflows mit Yokoy
Ein gut strukturierter Rechnungsgenehmigungsworkflow sorgt für Genauigkeit, Compliance und Transparenz im Zahlungsprozess. So kann Yokoy helfen.
Mauro Spadaro,
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Gib hier deine Überschrift ein
Das Erteilen einer Bestellung (in Englisch: Purchase Order (PO)) klingt einfach genug, aber es gibt keine 1:1-Übereinstimmung zwischen der durchschnittlichen Bestellung und der Rechnung des Lieferanten.
Eine Bestellung kann mehrere Leistungen dieses Lieferanten umfassen, wobei jede Rechnung einen Teil „abbeißt“, und es können mehrere Bestellungen mit einem einzigen Lieferanten im Spiel sein.
Selbst wenn die Bestellnummer auf der Rechnung eindeutig ist, kostet es immer noch Zeit, diese in ein Buchhaltungssystem einzugeben. Und die Verarbeitung erfordert noch viele weitere Schritte: Beispielsweise können je nach Rechnungssumme unterschiedliche Genehmiger erforderlich sein.
Es gibt auch eine Vielzahl anderer Daten, die überprüft und gegengeprüft werden müssen: Liefertermine, die Artikelnummer pro Palette oder abgerechnete Stunden sowie die enorme Aufgabe, sicherzustellen, dass das, wofür Sie bezahlen, auch tatsächlich geliefert wurde.
Was diese Verwaltungsaufgaben eint: Sie wiederholen sich. Während sie für Menschen langweilig sind, sind sie ideal für Maschinen. Wenn eine Aufgabe tausendmal auf die gleiche Weise wiederholt wird, ist sie reif für die Automatisierung.
Das lösen wir bei Yokoy mit unserer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung. Unsere Software übernimmt den gesamten Rechnungsverarbeitungs- und Genehmigungsablauf und beschleunigt so den Kreditorenprozess.
Der erste Schritt zum Erfolg der AP-Automatisierung besteht darin, den Papierkram in das System zu bringen und den Prozess in Gang zu setzen. Und obwohl sich heutzutage nur noch wenige Unternehmen mit per Post erhaltenen Papierrechnungen befassen – oder Sie erhalten diese zumindest auch noch als PDF-Datei per E-Mail –, schafft die fehlende Standardisierung immer noch Hürden.
Eine PDF-Rechnung, die in ein Buchhaltungssystem hochgeladen wird, leidet unter vielen der gleichen Probleme wie ein Papierdokument: Sie ist nicht in maschinenlesbarer Form.
Wichtige Details wie die jeweilige Bestellnummer und Steuerinformationen können oben, unten, in einer Tabelle oder auf einer zweiten Seite stehen. Das manuelle Auslesen dieser Informationen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.
Um den Kreditorenprozess gleich zu Beginn zu verbessern, nutzt die Lösung von Yokoy eine Software-Zeichenerkennung. Informationen in einem PDF – wie der Name des Lieferanten, Rechnungsdaten, Bestelldaten und deren Summen und Zwischensummen – können erkannt und aus dem Dokument direkt in Ihre Buchhaltungssoftware übernommen werden.
Das ist nur der Anfang.
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Wie Yokoy KI zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung einsetzt
Die meisten Unternehmen verwenden festgelegte Formate für ihre Rechnungen. Sie unterscheiden sich von Firma zu Firma, aber im Laufe der Zeit werden die meisten Rechnungen aus einer einzigen Quelle ziemlich gleich aussehen und die Informationen auf die gleiche Weise angeordnet sein. Und das sind großartige Neuigkeiten, wenn Sie möchten, dass Software Bestellnummern und Daten aus einem Dokument heraussucht.
Die Automatisierung kann den manuellen Arbeitsaufwand um 60-90 % pro Dokument reduzieren. Um eine Automatisierung von 90 % zu erreichen, ist Software-Intelligenz, die durch KI erreicht wird, die wichtigste Zutat.
Kurz gesagt übernimmt die künstliche Intelligenz von Yokoy die folgenden Schritte:
- Die Rechnungserfassung – Rechnungen können in mehreren Formaten empfangen werden, von E-Rechnung bis hin zu PDF oder EDI
- Die Rechnungsverarbeitung – Die KI-Algorithmen „lesen“ die Rechnungsdaten und extrahieren alle notwendigen Informationen, um sie mit Bestellungen und Wareneingängen abzugleichen, zu kodieren und zu genehmigen.
- Die Rechnungsfreigabe-Workflows – Diese können vollständig automatisiert sein, oder Sie können sich für einen manuellen Eingriff entscheiden. Mit Yokoy können Sie Richtlinien- und Compliance-Prüfungen hinzufügen und automatisch Benachrichtigungen auslösen, wenn ein Richtlinienverstoß oder ein Fehler vorliegt – beispielsweise eine doppelte Rechnung oder ein Betrag, der das genehmigte Lieferantenbudget überschreitet.
- Die Rechnungsgenehmigung und der Export – Auch dieser Schritt kann automatisiert werden, da Yokoy über API und gebrauchsfertige Konnektoren nahtlos in ERP-Systeme integriert werden kann.
- Auch die Archivierung von Rechnungen kann in Yokoy erfolgen, da das System alle Dokumente digital speichert und so eine reibungslose Prüfung gewährleistet.
Dadurch werden die Procure-to-Pay- und Kreditorenbuchhaltungsprozesse erheblich vereinfacht, sodass Finanzteams ihre Arbeitsabläufe vollständig automatisieren und mehr Zeit gewinnen können, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
So sieht diese Automatisierung in der Praxis aus.
Durch die Erkennung der Datenformate, kann Yokoys KI-Software zur Kreditorenbuchhaltung „lernen“, was sie bedeuten und wohin sie gesendet werden sollten, und ist vollständig in die Rechnungsübermittlung integriert.
Dies führt zu einer automatisierten Rechnungserfassung mit weitaus geringerem Personalaufwand – was Ihren Arbeitsaufwand drastisch reduziert und praktisch alle durch manuelle Arbeit verursachten Fehler und Engpässe beseitigt. Die OCR-Technologie „liest“ die Daten und die KI strukturiert sie und fügt sie dem System hinzu, während die Codierung, der Abgleich und die Dublettenprüfung automatisch durchgeführt werden.
Nachdem die Eröffnungsschritte erledigt sind, beginnt der Prozess der Rechnungsfreigabe – in jeder Phase des Prozesses gibt es eine Interaktion zwischen Daten und Kriterien, die eine bestimmte Vorgehensweise auslösen. Interaktion für Interaktion, Ausgabe für Ausgabe, folgt die Rechnung diesem Prozesspfad über Ihr Buchhaltungssystem und damit verbundenem ERP, was die Anwendung einer Reihe von Regeln an jedem Berührungspunkt erfordert.
Die Daten werden automatisch erfasst und basierend auf vordefinierten Regeln und kundenspezifischen Workflows freigegeben. Gleichzeitig vergleicht die KI-Engine von Yokoy alle erfassten Rechnungen, um Duplikate zu erkennen, und gewährleistet eine hohe Compliance während des PO-Matching-Schritts.
Das Ergebnis?
Vollständige Automatisierung und Kontrolle des gesamten Rechnungsverarbeitungsablaufs auf kostengünstige und revisionssichere Weise.
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Automatisierte Rechnungs-verarbeitung
Konsolidieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung, um Eingangsrechnungen in großem Umfang zu verwalten und pünktlich zu bezahlen – mit der KI-gestützten Lösung von Yokoy.
Vorteile der Automatisierung des Kreditorenprozesses
Aus dem oben Gesagten wird deutlich, dass die Automatisierung des Kreditorenprozesses nicht nur ein „nice to have“ ist: In einer Digital-First-Welt ist der Einsatz digitaler Lösungen zur Effizienzsteigerung des procure-to-pay (P2P) zwingend erforderlich.
Wenn wir uns die Hauptvorteile der Automatisierung des Kreditorenprozesses ansehen, sind die wichtigsten:
- Erhöhte Effizienz
Die Automatisierung reduziert die zeitaufwändigen manuellen Aufgaben im Kreditorenprozess wie Dateneingabe, Rechnungsbearbeitung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Organisationen die Effizienz steigern und den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Ausführung dieser Aufgaben reduzieren.
- Verbesserte Genauigkeit
Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig, was zu fehlerhaften Zahlungen, verspäteten Zahlungen oder verlorenen Rechnungen führen kann. Durch die Automatisierung des Kreditorenprozesses können Unternehmen die Genauigkeit verbessern und das Fehlerrisiko verringern.
- Schnellere Bearbeitungszeiten
Die Automatisierung des Kreditorenprozesses bietet Unternehmen eine verbesserte Finanzkontrolle und Transparenz. Durch die Automatisierung der Genehmigungsprozesses und den Echtzeitzugriff auf Finanzdaten können Unternehmen sicherstellen, dass Ausgaben gemäß den Richtlinien genehmigt und Rechnungen automatisch verfolgt und überwacht werden.
- Bessere Finanzkontrolle
Die Automatisierung des Kreditorenprozesses kann Unternehmen eine bessere Finanzkontrolle und Transparenz bieten. Durch die Automatisierung des Genehmigungsprozesses und den Echtzeitzugriff auf Transaktionsdaten in einem übersichtlichen Dashboard können Unternehmen sicherstellen, dass Ausgaben gemäß den Richtlinien genehmigt und Ausgaben effektiv verfolgt und überwacht werden.
- Einsparmaßnahmen
Die Automatisierung des Kreditorenprozesses kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen reduziert wird. Darüber hinaus kann die Automatisierung dazu beitragen, das Risiko von Fehlern und Betrug zu verringern, was kostspielige Audits, Bußgelder oder Rechtsanwaltskosten vermeidet.
Insgesamt kann die Automatisierung des Kreditorenprozesses Unternehmen dabei helfen, die Effizienz zu steigern, die Genauigkeit zu verbessern, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, die Finanzkontrolle zu verbessern und Kosten zu sparen.
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Mauro Spadaro,
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Nächste Schritte
Während viele unserer Kunden die Spesenautomatisierung für eine Revolution halten, ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung eher eine Evolution: Nehmen Sie das, was wir aus unserer Erfahrung mit der Spesenautomatisierung gelernt haben, und wenden Sie es auf die Kreditorenbuchhaltung an.
Durch Automatisierung und KI optimiert Yokoy den gesamten Kreditorenprozess und stellt folgendes sicher:
- Weniger Fehler und Ausnahmen,
- Schnellere Rechnungsbearbeitung und Genehmigungszeiten,
- Geringere Bearbeitungskosten,
- Vollständige Transparenz der Ausgaben und
- Verbesserte Cashflow-Prognose
Wenn Sie sehen möchten, was unsere Software für Sie tun kann, können Sie unten eine Demo buchen.
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