Warum intelligente Firmenkarten ein Muss für Unternehmen sind
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Digitaler Zahlungsverkehr hat eine massive Transformation durchlaufen, und die traditionelle Firmenkreditkarte oder Debitkarte ist dabei keine Ausnahme. Aber die eigentliche Frage ist, sind intelligente Firmenkarten wirklich “smart” oder nur ein nettes Feature?
Kreditkarten sind seit Langem ein wertvolles Instrument für Unternehmen, um das Beschaffungswesen (Procurement) und die Ausgabenverwaltung im Griff zu behalten.
Herkömmliche Kreditkarten geraten jedoch schnell an ihre Grenzen. Sie bieten nur begrenzte Einblicke in die Transaktionen von Mitarbeitern, das erst zu Ende des Monats abrufbar sind, und beschränkte Möglichkeiten für individuelle Limits einzelner Abteilungen oder Angestellte bieten.
Nun aber gibt es Smart Corporate Cards – Mit Echtzeiteinblicken und vollständiger Transparenz über alle Unternehmensausgaben Trotz der offensichtlichen Vorteile bleiben einige Unternehmen skeptisch gegenüber dem Hype um smarte Firmenkarten.
Aber angesichts von Untersuchungen von Allied Market Research, die den jährlichen Wert des Smartcard-Marktes bis 2027 auf über 15,57 Milliarden US-Dollar prognostizieren, ist es schwer zu leugnen, dass diese bargeldlose Zahlungsmethode an Dynamik gewinnt.
Sind smarte Firmenkarten also wirklich ein Muss für Firmenkunden?
Was ist eine intelligente Firmenkarte?
Businesscards gibt es schon lange, aber es wird immer deutlicher, dass sie für die Ansprüche der modernen Geschäftswelt dringend neu gedacht werden müssen. Im Vergleich zu einer traditionellen Girocard oder Firmenkreditkarte greifen Smart Corporate Cards auf die Fähigkeiten von künstlicher Intelligenz zurück.
Auf der einfachsten Ebene ermöglicht eine Smart Corporate Card einem Benutzer, Zahlungen mit Debitkarte , Kreditkarte – oder Prepaid-Zahlungen durchzuführen – genau wie mit einer herkömmlichen Firmenkarte. Smarte Firmenkarten sind jedoch sind zusätzlich in die entsprechende Finanzsoftware integriert und ermöglichen eine neue Form der Kontrolle.
Zu diesen Funktionen gehören verbesserte Sicherheits- und Kontrollmaßnahmen, Ausgabenmanagement in Echtzeit, 3D-Secure, automatisierte Buchhaltung und Berichterstattung sowie eine optimierte Benutzererfahrung im Onlinebanking für Karteninhaber.
Intelligente Firmenkarte verwenden häufig fortschrittliche Technologien wie maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz und Datenanalyse, um diese erweiterten Funktionen anzubieten.
Durch die Nutzung dieser Technologien helfen Smart Corporate Cards Unternehmen, ihre Geschäftsausgaben effizienter zu verwalten, Betrugsfälle wie z.B. bei Spesen zu reduzieren und wertvolle Einblicke in ihre Geschäftsausgaben zu gewinnen.
Was sind die Vorteile einer intelligenten Firmenkarte?
Smart Corporate Cards können mit individuelle Kartenlimits bzw. Verfügungsrahmen für bestimmte Zahlungen, Mitarbeiter oder ganze Unternehmensabteilungen konfiguriert werden.
Darüber hinaus lassen sie sich vollständig in Finanzsoftware wie die Ausgabenmanagement-Lösung von Yokoy integrieren und ermöglichen so eine nahtlose Finanzautomatisierung. Dank dieser Integration wird jede Transaktion mit einer Smart Corporate Card direkt in Yokoy eingespeist, sodass Sie sie mit wenigen Klicks verfolgen können.
Darüber hinaus werden Transaktionen auf Ihrem Geschäftskonto automatisch mit gespeicherten Belegen abgeglichen. Ihr Finanzteam ist also in der Lage, die volle Kontrolle über das gesamte Unternehmensausgaben zu behalten.
Erhöhte Ausgabenkontrolle
Smart Corporate Cards bieten Unternehmen mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter. Transaktionen und Karten werden übersichtlich auf einem Dashboard angezeigt, sodass Unternehmen die Ausgabenaktivitäten in Echtzeit überwachen können. Dies ermöglicht es Finanzteams, nicht autorisierte oder nicht konforme Ausgaben leicht zu identifizieren und sofort Maßnahmen zu ergreifen.
Smart Corporate Cards bieten auch die Möglichkeit, Grenzen festzulegen, wie viel Geld Mitarbeiter ausgeben dürfen, sowie wo und wann sie es ausgeben können. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Budgets strenger zu kontrollieren und zu hohe Ausgaben zu vermeiden.
Umsetzbare Datenerkenntnisse
Smarte Firmenkarte sammeln Transaktionsdaten, die verwendet werden können, um Einblicke in die Ausgabenmuster von Abteilungen und Mitarbeitern zu erhalten. Diese Daten spiegeln sich automatisch im Spesenmanagement-Tool wider, sodass Ineffizienzen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung in Echtzeit leicht erkannt werden können.
Wenn die Daten beispielsweise zeigen, dass eine bestimmte Abteilung ständig zu viel für Reisekosten ausgibt, können Unternehmen strengere Ausgabenkontrollen durchsetzen, indem sie die Limits oder Genehmigungsabläufe anpassen.
Intelligente Firmenkarte können Unternehmen auch dabei helfen, ihren Cashflow und ihre Finanzlage besser zu verstehen, sodass sie fundiertere Entscheidungen über zukünftige Ausgaben treffen können.
Reduzierte Arbeitsbelastung
Der automatische Abgleich von Transaktionen und Belegen ist ein großer Vorteil von Smart Corporate Cards. Mitarbeiter müssen beispielsweise Papierbelege für ihre Geschäftsreisen nicht mehr manuell nachverfolgen, da alle Transaktionen automatisch im Spesenabrechnungstool sichtbar sind.
Das spart den Mitarbeitern nicht nur Zeit und Mühe, sondern entlastet auch das Finanzteam. Die Abstimmung von Transaktionen und Spesenabrechnungen erfolgt in Echtzeit mithilfe von KI, sodass das Finanzteam keine Zeit verschwenden muss, um Ausgaben und Belege manuell abzugleichen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben schneller und effizienter zu verarbeiten.
Kostenreduktion
Mit Smart Corporate Cards können Unternehmen Ausgabenlimits für ihre Mitarbeiter festlegen. Dies ermöglicht ihnen, ihre Budgets strenger zu kontrollieren und zu hohe Ausgaben zu vermeiden. Durch die Begrenzung des Betrags, den Mitarbeiter ausgeben können und wo und wann sie ihn ausgeben können, können Unternehmen unnötige Ausgaben reduzieren und sicherstellen, dass ihre Mittel effektiv verwendet werden.
Smart Corporate Cards bieten auch die Möglichkeit, Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen, sodass Unternehmen potenzielle Ausgabenüberschreitungen z.B. bei Dienstreisen erkennen können, bevor sie zu einem Problem werden. Insgesamt hilft dies Unternehmen, ihre Ausgaben zu reduzieren und ihre Ausgaben zu optimieren.
Verbesserte Sicherheit
Intelligente Firmenkarte bieten erhöhte Sicherheitsfunktionen wie Transaktionsüberwachung in Echtzeit, sofortige Warnungen bei verdächtigen Transaktionen und die Möglichkeit, Karten im Falle von Betrug oder Verlust schnell zu sperren und zu entsperren.
Diese Funktionen tragen dazu bei, betrügerische Aktivitäten zu verhindern, das Diebstahlrisiko zu verringern und die finanziellen Vermögenswerte des Unternehmens zu schützen.
Verbesserte Compliance
Mit intelligenten Firmenkarten können Unternehmen Ausgabenrichtlinien durchsetzen und behördliche Anforderungen einfacher einhalten.
Die gesammelten Transaktionsdaten können zur Überwachung und Durchsetzung von Compliance-Richtlinien verwendet werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter kein Geld für nicht autorisierte oder nicht konforme Ausgaben ausgeben.
Meinungsbeitrag
Compliance-Maximierung durch automatisierte Spesenabrechnung: wichtige Überlegungen
Die automatisierte Spesenabrechnung hat sich als eine Lösung durchgesetzt, die es Finanzteams ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben zu gewinnen. Außerdem können Automatisierung und moderne Lösung für die Abrechnung von Reisekosten enorm dabei helfen, Fehler und Betrug zu vermeiden und lokale Vorschriften einzuhalten.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO, Yokoy
Schnelleres Ausgabenmanagement
Intelligente Firmenkarte automatisieren den Spesenverwaltungsprozess, sodass Mitarbeiter Ausgaben und Quittungen in Echtzeit einreichen können. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand des Finanzteams für die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen und beschleunigt den Erstattungsprozess.
Bessere Mitarbeitererfahrung
Mitarbeiterkarten bieten eine moderne, unkomplizierte Möglichkeit, Ausgaben zu verwalten, also sind sie nette Vorteile, wenn Sie Ihre Arbeitgebermarke attraktiver machen möchten.
Mit einer mobilen App können Mitarbeiter ihre Ausgabenaktivitäten einsehen, Quittungen einreichen und ihre Ausgaben unterwegs verwalten. Dies verbessert die allgemeine Mitarbeitererfahrung, was zu höherer Zufriedenheit und besseren Bindungsraten führt.
Insgesamt bieten Smart Corporate Cards Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, mit denen herkömmliche Firmenkreditkarten einfach nicht mithalten können.
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Verwaltung von Smart Cards und virtuellen Firmenkreditkarten
Ein weiterer großer Vorteil der smarten Firmenkarte ist der deutlich geringere Verwaltungsaufwand im Vergleich zu einer klassischen Firmenkarte.
Eine Integration in ein Tool wie Yokoy macht die Kartenverwaltung zu einem viel reibungsloseren Prozess. Jetzt haben Sie eine zentrale Anlaufstelle, an der Sie neue Karten ausstellen und verwalten können – alles mit wenigen Klicks.
Denken Sie nur einmal darüber nach: Ein Mitarbeiter verliert seine Karte oder sie wird gestohlen. Wie kommst du darauf, ihnen einen neuen zu besorgen?
Traditionell ist dies ein zeitraubender und langwieriger Prozess von der Sperrung der alten Karte über die Beantragung einer neuen Karte bis hin zum Erhalt und der Aktivierung.
Mit einer integrierten Smart Corporate Card hingegen haben Sie die volle Kontrolle. Sperren oder sperren Sie eine verloren gegangene Karte einfach per Knopfdruck. Sie können eine neue Karte ausstellen, ohne den ganzen Papierkram zu erledigen, Formulare auszudrucken und per Post zu versenden.
Wenn Sie noch mehr Flexibilität wünschen, können Sie virtuelle Firmenkarten nutzen, die Sie direkt auf den Telefonen Ihrer Mitarbeiter bereitstellen können. Diese kommen ohne Jahresgebühren, ohne Transaktionsgebühren und machen es einfach, alle Transaktionen an einem Ort zu zentralisieren. So erhalten sie in Sekundenschnelle Zugang zu einem genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Zahlungsmittel.
Ein Marketingkollege muss wiederkehrende Abonnementgebühren für verschiedene Tools bezahlen? Geben Sie ihm Zugriff auf eine virtuelle Karte. Es gab eine Planänderung und Ihre Vertriebsmitarbeiterin muss ihren Geschäftsflug umplanen? Geben Sie ihr Zugriff auf eine virtuelle Karte und erhöhen Sie vorübergehend die Ausgabenlimits.
Insgesamt bietet Ihnen eine virtuelle Firmenkarte alle Funktionen einer physischen Karte in – z.B. die Möglichkeit, individuelle Kartenlimits festzulegen, Integrationen in die Finanztools und Ihre Mitarbeiter können Reisekosten und Online-Einkäufe für Ihr Unternehmen jederzeit bargeldlos tätigen.
Smart Lodge-Karten
Bevor wir dies abschließen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen Smart Corporate Cards und Lodge Cards zu beachten.
Lodge-Karten werden verwendet, um Zahlungen für Geschäftsreisen zu automatisieren, und genau wie die anderen von Yokoy herausgegebenen Karten sind die Lodge-Karten ohne Devisengebühren, ohne Transaktionsgebühren und mit Cashback bei jeder Transaktion.
Der Abgleich von Reiserechnungen und Transaktionen erfolgt automatisch, und die Reisemanager oder das Finanzteam können alle Transaktionen in Echtzeit im Spesenverwaltungsmodul von Yokoy einsehen.
Wenn Sie also erwägen, Ihr Firmenkartenprogramm zu erweitern, kann es sinnvoll sein, sich nicht nur mit Einkaufskarten oder Mitarbeiterkarten, sondern auch mit Hüttenkarten zu befassen, um Ihr Reisekostenmanagement zu vereinfachen.
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Bezahlen Sie sicher für alle Flüge, Bahnreisen, Hotels und andere Reisedienstleistungen mit einer zentralen Smart Lodge Card. Keine Transaktionsgebühren, keine Fremdwährungsgebühren, keine Kartengebühren.
Auf dem Weg in eine automatisierte Zukunft
Der Übergang zu einer digitalen Zukunft des Zahlungsverkehrs ist in vollem Gange, und die Pandemie hat diese Transition noch beschleunigt.
Untersuchungen der Weltbank haben ergeben, dass die Pandemie einen großen Einfluss auf die Digitalisierung hatte. Mit Ausnahme von China haben mehr als 40 % der Erwachsenen, die mit Karte, Telefon oder über das Internet im Geschäft oder online bezahlt haben, dies zum ersten Mal seit Beginn der Pandemie getan.
In Indien haben mehr als 80 Millionen Erwachsene zum ersten Mal seit Beginn der Pandemie eine digitale Zahlung bei einem Händler getätigt. In China waren es über 100 Millionen Erwachsene.
Der Weg des Fortschritts ist klar und zeigt, dass Bargeld mehr und mehr durch kontaktlose Zahlmittel ersetzt wird. Virtuelle Geldbörsen, Reisedokumente und biometrische Daten werden für Privatpersonen und Unternehmen zur Norm. Sie bieten mehr Sicherheit, mehr Komfort, mehr Übersicht und weniger Kosten.
Eine Reihe von Faktoren wie die zunehmende Verbreitung von Smartphones, der wachsende Online-Einkauf und die Erleichterung des digitalen Zahlungsverkehrs sorgen für einen weiteren Anstieg.
Intelligente Firmenkarten sind nur eine Methode, mit der Unternehmen ein neues Maß an Ausgabenkontrolle erreichen, gleichzeitig die Effizienz steigern und den Arbeitsaufwand verringern können. Durch die reibungslose Integration in Analysesysteme lassen sich Betrugsfälle leicht erkennen und der Finanzprozess kann in Zukunft weiter verfeinert werden.
Nächste Schritte
Bei Yokoy wissen wir um dieses Potenzial und bieten intelligente Firmenkarten an, die direkt in unsere Gesamtlösung für das Ausgabenmanagement integriert sind und Ihnen die gesamte Finanzautomatisierung, den Komfort und die Kostenkontrolle bieten, die Sie von einer modernen Zahlungslösung erwarten können.
Wenn Sie sehen möchten, wie Sie unsere Karten in Ihre Spend-Management-Lösung integrieren können, buchen Sie unten eine Demo.
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