Plan für die weltweite Implementierung einer Ausgabenmanagement-Lösung
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Senior Implementation Manager, Yokoy
Das primäre Ziel der Implementierungsprojekte von Yokoy ist die Sicherstellung des Kundenerfolgs. Dies erfordert einen kollaborativen Ansatz, bei dem wir gemeinsam mit unseren Kunden spezifische Geschäftsziele definieren, bevor wir eine globale Spend-Management-Lösung einführen.
Durch die Festlegung von Erfolgskennzahlen, die an diesen Zielen ausgerichtet sind, und die Sicherstellung der Ausrichtung der Stakeholder während des gesamten Implementierungsprozesses verkürzen wir die Zeit bis zur Wertschöpfung für unsere Kunden.
Durch unsere Arbeit mit über 600 globalen Kunden, von mittelständischen Unternehmen bis hin zu Großkonzernen, haben wir unser eigenes Framework für die Umgestaltung des Ausgabenmanagementprozesses entwickelt.
Unser Ansatz geht auf die allgemeinen Herausforderungen eines traditionellen Prozesses ein und beugt gleichzeitig den Problemen vor, mit denen Organisationen am häufigsten konfrontiert sind, die Initiativen zur Finanztransformation durchführen. Die vier Säulen dieses Rahmenwerks sind:
- Transformationsstrategie,
- Tech-Architektur im Einklang mit der Strategie,
- Blueprint für die Implementierung und schrittweise globale Einführung,
- Unterstützung beim Änderungsmanagement, einschließlich Hypercare nach der Implementierung.
In diesem Artikel werde ich unseren allgemeinen Implementierungsplan detailliert beschreiben, damit Sie wissen, was Sie erwartet, wenn Sie Yokoy als Ihren Anbieter von Ausgabenmanagement-Software wählen.
Unser Ansatz zur Implementierung von Ausgabenmanagement-Software
Obwohl wir großen Wert auf einen flexiblen Ansatz bei der Implementierung legen, verfügen wir über einen bewährten Entwurf, der als Best-Practice-Leitfaden dient.
Unser Plan für die Implementierung und den schrittweisen Rollout ist eine sorgfältig ausgearbeitete Roadmap, die einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang zum neuen System gewährleistet, unabhängig von der Komplexität und dem Umfang des Projekts.
Da wir mit großen globalen Organisationen mit mehreren Niederlassungen in verschiedenen Regionen zusammenarbeiten, empfehlen wir im Allgemeinen eine schrittweise Einführung, bei der zunächst ein oder mehrere Länder live gehen. Dies sorgt für einen schnelleren Go-Live-Termin und hilft uns, die Einrichtung vor der weiteren Einführung zu optimieren.
Unten sehen Sie einen Beispiel-Implementierungsplan. Der genaue Projektzeitplan kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren, abhängig von der Anzahl der Einheiten und der Komplexität bestehender Systeme und Prozesse. Unser allgemeiner Ansatz umfasst vier Hauptphasen:
– Projektvorbereitung,
– Implementierungsphase,
– Aktivierungsphase,
– Bereitstellung und Go-Live, gefolgt von Support nach der Implementierung.
Schauen wir uns jede dieser Phasen genauer an, um zu sehen, was sie mit sich bringen.
Phase 1: Projektvorbereitung
Sobald der Verkaufsprozess abgeschlossen ist, wird sich ein engagierter Implementierungsmanager mit Ihnen in Verbindung setzen, um Sie durch das gesamte Projekt zu begleiten.
Anschließend erfassen wir alle Ihre Anforderungen, lernen Ihr aktuelles Setup und den gewünschten Endzustand genauer kennen und vereinbaren einen Projektzeitplan. In dieser Phase lernt auch Ihr Team unser Produkt kennen und wir starten offiziell das Transformationsprojekt.
Phase 2: Lösungsimplementierung
Dies ist der ressourcen- und zeitintensivste Schritt. In dieser Phase stellen wir sicher, dass alle Geschäftsanforderungen klar sind, alle Voraussetzungen vorhanden sind, und beginnen mit der technischen Einrichtung, einschließlich der Konfiguration eines Yokoy-Sandbox-Kontos mit allen erforderlichen Integrationen.
Diese Phase endet mit einem Abnahmetest, um sicherzustellen, dass alles Ihren Wünschen entspricht. Sobald die Einrichtung genehmigt ist, treten wir in die dritte Phase des Projekts ein.
Phase 3: Kundenaktivierung
In dieser Phase nutzt Ihr Team das System und erhält eine ausführliche Live-Schulung von Yokoy’s Academy sowie Schulungsleitfäden und Videomaterial zum Selbststudium. Parallel dazu bereitet unser Implementierungsteam die Produktionsumgebung für den Go-Live vor.
Nachfolgend erfahren Sie mehr über die Schulungen und Dienstleistungen unseres Academy-Teams.
Yokoy Academy
Die Yokoy Academy bietet Live-Schulungen und selbstgeführte Schulungen, die Ihnen dabei helfen, ein Yokoy-Experte zu werden und das volle Selbstvertrauen für die Einführung von Endbenutzerschulungen in Ihrem Unternehmen zu gewinnen.
Phase 4: Bereitstellung und Hypercare
Schließlich sind Sie während der Bereitstellungsphase bereit, mit Yokoy live zu gehen. Diese Phase umfasst dedizierten Support für einen Monat nach dem Go-Live: Ein Schritt, den wir Hypercare nennen.
Bei Yokoy sind wir nicht kundenorientiert: Wir sind kundenbesessen.
Bei allem, was wir tun, von der Art und Weise, wie wir unsere Plattform entwickeln, über die Gestaltung unseres Produkts bis hin zur Entwicklung unserer Schulungs- und Supportdienste, geschieht alles mit großer Sorgfalt für den Endkunden – Sie!
Da Sie uns so wichtig sind, unterstützen wir Sie einen ganzen Monat nach dem Go-Live bei der operativen Live-Nutzung unserer Plattform. Dies ist die sogenannte Hypercare-Phase, in der wir sicherstellen, dass Sie wissen, wie Sie die Plattform vollständig nutzen, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, und wir stellen sicher, dass alle Prozesse innerhalb von Yokoy reibungslos ablaufen.
Hypercare beginnt direkt nach der Implementierungsphase und bietet nicht nur technischen Support bei Fehlern, Vorfällen oder ähnlichen Fällen, sondern auch Zugang zu produktbezogenen Fragen und Unterstützung durch das Yokoy’s Academy-Team.
Während Ihrer gesamten Yokoy-Reise unterstützt Sie die Akademie mit hochwertigen Schulungsmaterialien und von Lehrern geleiteten Kursen, damit Sie die Nutzung unserer Plattform wirklich meistern können. Gleichzeitig erhalten Sie Zugriff auf exklusive Schulungsvideos sowie detaillierte Handbücher und Schulungspläne, sodass Sie den Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen bei Bedarf erweitern können.
Und natürlich bieten wir als vertrauenswürdige Partner kontinuierlichen Support und eine dedizierte Kontoverwaltung nach der Implementierung an, um Ihre Zufriedenheit sicherzustellen und Ihnen zu ermöglichen, das volle Potenzial der Ausgabenverwaltungssuite von Yokoy auszuschöpfen.
Nächste Schritte
Wenn Sie mehr über unser Finanztransformations-Framework erfahren möchten, werfen Sie einen Blick auf das Whitepaper unten. Und schon sind Sie bereit für den nächsten Schritt bei uns: Vereinbaren Sie ein Gespräch mit einem unserer Vertriebskollegen. Gerne schauen sie sich Ihre spezifischen Anforderungen an, um zu sehen, ob wir gut zueinander passen!
Whitepaper
Transformation des Ausgabenmanagements im KI-Zeitalter: Ein Framework
Im heutigen Marktumfeld, in dem Unternehmen mit zunehmender Komplexität und wachsendem Wettbewerb konfrontiert sind, reicht es nicht aus, den Status quo zu wahren. Unser Whitepaper zeigt Ihnen den Weg zu einem erfolgreichen Umgang mit den Herausforderungen der modernen Finanzwelt.
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