E-Rechnung 2025: Das müssen Sie wissen
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Da verbindliche Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung nun in mehreren Ländern auf den Weg gebracht oder bereits in Kraft sind, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen können, um finanzielle und betriebliche Störungen zu vermeiden. Ganz gleich, ob Sie als AP-Manager oder CFO tätig sind: Es ist ratsam, sich über die neuen Mandate und den Übergang von Papierrechnungen zu fortschrittlichen elektronischen Formaten auf dem Laufenden zu halten, falls Sie dies noch nicht getan haben. Darüber hinaus ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um sich über die aktuellsten regulatorischen Änderungen einen Überblick zu verschaffen.
In diesem Artikel werden die Komplexitäten, die GoBD-konforme Rechnungen in elektronischer Form mit sich bringen, untersucht. Außerdem schauen wir uns gemeinsam die wichtigsten Anforderungen, Vorteile, Herausforderungen und umsetzbaren Schritte an, um einen nahtlosen und effizienten Übergang zu gewährleisten.
E-Invoicing-Mandate 2025 im Überblick
Regierungen weltweit, insbesondere innerhalb der Europäischen Union, setzen derzeit die elektronische Rechnungsstellung durch, um die Einhaltung von Steuervorschriften zu verbessern, die Transparenz zu erhöhen und Betrügern einen Riegel vorzuschieben. So schreiben beispielsweise das deutsche E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung des Bundes seit 2017 den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen für Bundeskunden vor. Die neuen Regelungen verlangen nun, dass alle B2B-Transaktionen seit 2025 ebenfalls diesen Anforderungen entsprechen. Andere EU-Länder folgen diesem Beispiel, wobei Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) zum Standard für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung wird.
Zu den Ländern, die PEPPOL nutzen, gehören Österreich, Belgien, Kroatien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Island, Irland, Italien, Luxemburg, Litauen, die Niederlande, Norwegen, Polen, Schweden und das Vereinigte Königreich.
Obwohl manche Länder wie das Vereinigte Königreich die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen noch nicht vorgeschrieben haben, prüfen viele Regierungen aktiv die Möglichkeit einer Umsetzung. Anfang 2025 leitete zum Beispiel die britische Regierung eine Untersuchung ein, um die Vorteile und Herausforderungen einer breiteren Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu untersuchen. Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen mit öffentlichen Einrichtungen vorgeschrieben. Unternehmen, die mit europäischen Unternehmen zusammenarbeiten, müssen jedoch darauf vorbereitet sein, die EU-Vorschriften einzuhalten, nach denen die elektronische Rechnungsstellung in mehreren Ländern bereits obligatorisch ist.
Die von der Europäischen Kommission vorgeschlagene Initiative ViDA (VAT in the Digital Age, zu Deutsch: Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) ist eine weitere wichtige regulatorische Neuerung im Umsatzsteuergesetz, die darauf abzielt, die Anforderungen an die digitale Berichterstattung zu vereinheitlichen und die Interoperabilität zwischen den EU-Mitgliedstaaten zu fördern. Diese Initiative wird sich auf grenzüberschreitende B2B-Transaktionen auswirken und einen standardisierten Ansatz für die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung von Steuervorschriften gewährleisten.
Warum Unternehmen sich jetzt anpassen müssen
Doch was passiert, wenn Unternehmen die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung nicht einhalten? Dies kann zu rechtlichen Sanktionen, betrieblichen Ineffizienzen und finanziellen Verlusten führen. Aus diesem Grund empfehlen wir Unternehmen, proaktiv Softwarelösungen zum Versand und Empfang von E-Rechnungen einzuführen, um in Zukunft reibungslose Rechnungsstellungsprozesse zu gewährleisten.
Über die Einhaltung von Vorschriften hinaus bietet die Einführung der E-Rechnungspflicht Kosteneinsparungen durch die Reduzierung der Verarbeitung in Papierform, die Senkung der Verwaltungskosten und die Verbesserung der Datengenauigkeit in der Finanzberichterstattung. Da maschinenlesbare Rechnungsformate zur Norm werden, können Unternehmen mit einer schnelleren Abstimmung und verbesserten Entscheidungsmöglichkeiten rechnen. Dies hilft ihnen, ihre Zeit effizienter zu nutzen.
Einhaltung von Fristen und drohende Strafen
Mittlerweile müssen in Deutschland tätige Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Das Bundesfinanzministerium sagt hierzu in ihren FAQ: „Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen verpflichtenden E-Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.“
Noch bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller allerdings auch dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann auch eine Papierrechnung verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E‑Rechnung (zum Beispiel als E-Mail mit einer PDF-Datei) kann jedoch – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.
Darüber hinaus gilt:
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027.
Ein EDI-Verfahren, das nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine E‑Rechnung erfüllt, kann noch bis Ende 2027 verwendet werden.
Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.
Die Nichteinhaltung dieser Compliance-Anforderungen kann zu erheblichen Geldstrafen führen. Die Strafen bei Nichteinhaltung variieren je nach Gerichtsbarkeit, können aber Geldbußen oder Beschränkungen für B2B-Transaktionen umfassen. Darüber hinaus verstärken die europäischen Steuerbehörden die Durchsetzung, sodass die Einhaltung der Vorschriften für Unternehmen zu einer entscheidenden Priorität wird.
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6 Herausforderungen bei der Rechnungsautomatisierung und wie man sie meistert
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gelten als Gemeinkosten. CFOs widmen dem Rechnungsmanagementprozess möglicherweise zu wenig Aufmerksamkeit, da sie annehmen, er laufe von selbst. Tatsächlich ist es jedoch oftmals der Fall, dass Ihnen ein umfassender Überblick über Ihre Kreditorenbuchhaltung und über die Gesamtkosten, die Ihr Unternehmen für den Rechnungsprozess aufbringt, fehlt.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO
Wie die elektronische Rechnungsstellung die Finanzabläufe verändern wird
Man kann mit Sicherheit sagen, dass die Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse haben wird, insbesondere für kleine Unternehmen. Obwohl es zahlreiche Vorteile gibt, sollten Sie bedenken, dass einige Herausforderungen Ihren täglichen Betrieb beeinträchtigen könnten.
Vorteile
Schnellere Verarbeitung: Die elektronische Rechnungsstellung beschleunigt den Datenaustausch und die elektronische Verarbeitung, reduziert Verzögerungen und verbessert den Cashflow. Digitale Rechnungen ermöglichen automatisierte Arbeitsabläufe, mit denen sich Genehmigungszyklen verkürzen und die Zahlungseffizienz verbessern lassen.
Weniger Betrug: Automatisierung und strukturierte Datenformate erhöhen die Sicherheit und verhindern Betrug. Standardisierte Rechnungen im XML-Format gewährleisten die Rückverfolgbarkeit und verringern das Risiko von Rechnungsmanipulationen und Steuerbetrug.
Höhere Genauigkeit: Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe dank einer maschinenlesbaren XML-Datei werden Fehler reduziert und die Datenkonsistenz gewährleistet. Unternehmen können also die Genauigkeit ihrer Finanzreports verbessern und die Einhaltung von Steuervorschriften vereinfachen, indem sie das ZUGFeRD-Format oder andere strukturierte Datenformate wie XRechnung und PEPPOL BIS nutzen.
Herausforderungen
Integration in bestehende Finanzsysteme: Unternehmen müssen eine nahtlose Kompatibilität mit ERP- und Buchhaltungssoftware sicherstellen. Die Implementierung neuer Rechnungssysteme kann Investitionen in die IT-Infrastruktur und Mitarbeiterschulungen erfordern.
Anpassung an lokale Anforderungen: Die Einhaltung von Vorschriften variiert je nach Rechtsordnung und erfordert flexible Lösungen, die unterschiedliche Steuerbehörden und Vorschriften berücksichtigen. Unternehmen müssen sich über die sich weiterentwickelnden gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung auf dem Laufenden halten und ihre Rechnungsprozesse entsprechend anpassen.
Archivierung und Prüfungsbereitschaft: E-Rechnungen müssen zu Prüfungszwecken in einem GoBD-konformen digitalen Format gespeichert werden. Unternehmen müssen geeignete Archivierungsverfahren einrichten, um die Anforderungen der Steuerbehörden zu erfüllen und die langfristige Zugänglichkeit sicherzustellen.
Schritte für den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025
Die Übergangsfristen für die elektronische Rechnungsstellung dienen dazu, eine sorgfältige Planung und einen strukturierten Ansatz zu gewährleisten, damit die Einhaltung von Vorschriften und die betriebliche Effizienz sichergestellt ist. Firmen müssen daher neue Technologien einführen und ihre internen Prozesse an die gesetzlichen Anforderungen anpassen. Aber lassen Sie sich nicht einschüchtern: Durch eine proaktive Haltung kann Ihr Business Risiken mindern, Arbeitsabläufe vereinfachen und die Vorteile der Automatisierung voll ausschöpfen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte für einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025.
1. Bewerten Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse
Unternehmen müssen ihre Rechnungsprozesse gründlich bewerten, um Compliance-Lücken und Ineffizienzen zu identifizieren. Es ist von entscheidender Bedeutung, die bestehenden Arbeitsabläufe zu verstehen und Bereiche zu ermitteln, die automatisiert werden müssen. Dazu gehört die Überprüfung von EDI-basierten Systemen, Rechnungsformaten und ausländischen Transaktionen.
2. Automatisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse
Automatisierung vereinfacht die Rechnungsvalidierung, Berichterstattung und Compliance. KI-gestützte Ausgabenmanagement-Lösungen vereinfachen die Rechnungsstellung, indem sie manuelle Eingriffe überflüssig machen und für Genauigkeit sorgen. Die automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen und Wareneingängen gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und minimiert Fehler.
3. Schulen Sie Ihr Finanzteam in neuen Rechnungsstandards
Finanzteams benötigen eine angemessene Schulung zu neuen Rechnungsformaten wie ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X und PEPPOL BIS. Das Verständnis der regulatorischen Anforderungen und Compliance-Verfahren hilft Unternehmen, kostspielige Fehler zu vermeiden. Darüber hinaus sollten in der Schulung die Berichtsstandards der Steuerbehörden behandelt werden, um sicherzustellen, dass Finanzteams Audits effektiv verwalten können.
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Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Prozessschritte und erste Schritte
Worum geht es bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung? Erfahren Sie, wie die KI-gestützte Rechnungsautomatisierung funktioniert und wie sie Ihnen dabei helfen kann, Zeit zu sparen, Risiken zu reduzieren und Ihre Sicht auf den Cashflow zu verbessern.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Wie Yokoy helfen kann
Sie legen die Regeln fest und Yokoy erledigt den Rest, indem das System die Daten auf der Rechnung mit Ihrem ERP abgleicht, sie auf Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften überprüft oder die Unternehmensrichtlinien checkt.
Unterstützung bei der elektronischen Rechnungsstellung
Yokoy unterstützt vollständig die Formate der elektronischen Rechnungsstellung, einschließlich ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X und PEPPOL BIS. Unternehmen können eine durchgängige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit einer einzigen Plattform für alle Anforderungen der neuen Rechnungsverarbeitung erfüllen.
Automatisierter Abgleich
Das KI-gestützte System von Yokoy gleicht Rechnungen automatisch mit Bestellungen, Wareneingängen und ERP-Daten ab. Es erkennt Anomalien in Echtzeit und weist Finanzteams auf potenzielle Probleme hin. Dadurch wird das Risiko betrügerischer Rechnungen reduziert und die Datengenauigkeit sichergestellt.
Nahtlose Integration
Yokoy lässt sich nahtlos in ERP- und Finanzsysteme integrieren, gewährleistet die Datengenauigkeit und ermöglicht reibungslose Rechnungsprozesse in verschiedenen Rechtsordnungen. Unternehmen können das Echtzeit-Tracking nutzen, um Einblicke in den Rechnungsstatus zu erhalten und Finanzvorgänge zu vereinfachen.
Echtzeit-Daten- und Compliance-Prüfungen
Yokoy ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Validierungsregeln festzulegen, um sicherzustellen, dass Rechnungen mit den Steuervorschriften und Unternehmensrichtlinien übereinstimmen. Das System führt Echtzeit-Compliance-Prüfungen durch und überprüft automatisch Rechnungsformate, Steuerdetails und die Einhaltung von Vorschriften.
Auch zukünftig sind Sie mit Yokoy gut aufgestellt, denn wir erweitern unsere Funktionen kontinuierlich, um sicherzustellen, dass Unternehmen bei regulatorischen Änderungen immer up-to-date sind. Zu den geplanten Updates gehören:
Extraktion von Anhängen aus E-Rechnungsdateien.
Unterstützung für das manuelle Hochladen von E-Rechnungen.
Import von E-Rechnungen über eine öffentliche API.
Nächste Schritte
Die Einführung der E-Rechnung hat also für inländische Unternehmen als Rechnungsempfänger und -sender viele Vorteile. Der Einsatz KI-gestützter Lösungen wie Yokoy vereinfacht den Übergang – und sich proaktiv auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung vorzubereiten, gewährleistet die Compliance und ermöglicht Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und Betrugsprävention. Unternehmen, die am Puls der Zeit arbeiten, müssen diese Gelegenheit ergreifen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und ihre Finanzabläufe zukunftssicher zu machen. Buchen Sie eine Demo, um zu erfahren, wie Yokoy Ihnen beim Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung helfen kann.
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