Digitale Rechnung: Format verstehen und nutzen
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Für jeden Finanzprofi, der sein Geschäft erfolgreich führen möchte, gehört die effiziente Verwaltung von Rechnungen zu den wichtigsten Aufgaben. Warum? Ganz einfach: Der Übergang von konventionellen Papierrechnungen zu digitalen Formaten kann die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung erheblich verbessern. Digitale Rechnungen ermöglichen eine übersichtlichere und besser strukturierte Finanzverwaltung. Durch strukturierte Formate können Sie Arbeitsabläufe erheblich optimieren und für Echtzeit-Updates und höchste Genauigkeit bei der Finanzberichterstattung sorgen.
Definition von digitalen Rechnungen und E-Invoicing
E-Invoicing bezeichnet den automatisierten, elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen über standardisierte Formate und Protokolle. Ziel ist es, den Rechnungsprozess zu optimieren, indem die manuelle Dateneingabe entfällt, die Fehlerquote sinkt und die Geschwindigkeit der Transaktionen erhöht wird. Lösungen für elektronische Rechnungen ermöglichen die direkte Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Sie verbessern die Effizienz und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Digitale Rechnungen und elektronische Rechnungen unterscheiden sich grundlegend
Obwohl es sich bei digitalen und elektronischen Rechnungen um elektronische Rechnungsformate handelt, bestehen einige wesentliche Unterschiede. Am auffälligsten ist, dass digitale Rechnungen in der Regel in Formaten wie PDF, JPEG oder anderen Bilddateien vorliegen, die hauptsächlich für die manuelle Bearbeitung gedacht sind. Sie lassen sich problemlos auf einem Bildschirm anzeigen und ähneln oft herkömmlichen Papierrechnungen.
Elektronische Rechnungen hingegen sind für die automatische Verarbeitung durch Computer ohne manuelle Eingriffe optimiert. Sie werden in der Regel in standardisierten, strukturierten Datenformaten wie XML, UBL (Universal Business Language) oder EDI (Electronic Data Interchange) bereitgestellt.
Obwohl sie elektronisch gespeichert und übertragen werden, erfordern digitale Rechnungen häufig eine manuelle Bearbeitung. So müssen die Rechnungsdaten manuell in ein Buchhaltungssystem übertragen werden. Da elektronische Rechnungen mit standardisierten Datenformaten arbeiten, lassen sie sich automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeiten. Durch diese Automatisierung wird die manuelle Dateneingabe reduziert, die Fehlerquote minimiert und der Rechnungsstellungsprozess beschleunigt.
Zur automatischen Verarbeitung digitaler Rechnungen wird häufig die OCR-Technologie genutzt. Bei der optischen Zeichenerkennung (OCR) wird das Dokument gescannt, und die Textdaten werden extrahiert, sodass sie in die Software für die Buchhaltung importiert werden können. Allerdings sind bei der OCR-Technologie häufig noch manuelle Korrekturen und Überprüfungen erforderlich.
Elektronische Rechnungen vereinfachen die direkte Integration der Rechnungssysteme von Lieferanten und Käufern. Das bedeutet, dass eine elektronische Rechnung vom System des Lieferanten generiert und direkt in das System des Käufers importiert werden kann, wodurch eine nahtlose und effiziente Abwicklung der Transaktion ermöglicht wird.
Digitale Formate für Rechnungen: Pflicht für moderne Unternehmen
Bei der Entscheidung, welche Art der Rechnungsstellung am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, empfiehlt es sich, die verschiedenen Formate in Betracht zu ziehen. Im Folgenden finden Sie einige digitale Formate und einige E-Rechnungsformate:
Digitale Rechnungsformate
PDF (Portable Document Format): Bei PDF handelt es sich um ein weit verbreitetes Dateiformat, das die Formatierung des Originaldokuments beibehält und auf jedem beliebigen Gerät mit einem PDF-Reader angezeigt werden kann. Dieses Format wird häufig für den Versand von Rechnungen per E-Mail verwendet, da es sich einfach erstellen, anzeigen und drucken lässt. Allerdings ist eine manuelle Dateneingabe erforderlich, sofern keine OCR-Software verwendet wird.
DOC (Microsoft Word-Dokument): DOC ist ein auf Text basierendes Dokumentformat, das von Microsoft Word erstellt wird und Tabellen, Bilder und Rich-Text-Formatierung enthalten kann. Manchmal wird es verwendet, um Rechnungen in einem bearbeitbaren Format zu erstellen und zu teilen. Es kann jedoch leicht geändert werden, ist nicht sonderlich sicher und muss manuell bearbeitet werden.
JPG (JPEG-Bild): Dieses Format wird gelegentlich verwendet, wenn eine Rechnung eingescannt wird oder eine schnelle Kopie einer Rechnung benötigt wird. JPG-Dateien lassen sich auf jedem beliebigen Gerät anzeigen, bieten jedoch eine schlechte Qualität für Textdokumente. Sie sind nicht durchsuchbar und erfordern OCR zur Datenextraktion.
TIFF (Tagged Image File Format): TIFF ist ein hochwertiges Bildformat, das häufig für gescannte Dokumente im professionellen Umfeld verwendet wird, wenn eine hochwertige Bildaufbewahrung erforderlich ist. Zu den Nachteilen zählen die große Dateigröße, die Notwendigkeit einer OCR-Textextraktion und die fehlende Möglichkeit zur Bearbeitung.
E-Rechnungsformate
XML (Extensible Markup Language): Bei XML handelt es sich um ein flexibles, strukturiertes Datenformat, das von Computerprogrammen einfach gelesen und in verschiedene Systeme integriert werden kann. Da es sich sehr gut an individuelle Anforderungen anpassen lässt, wird es häufig für den elektronischen Datenaustausch (EDI) und in verschiedenen Geschäftsanwendungen eingesetzt. Die Einrichtung kann jedoch komplex sein und setzt die Vereinbarung von Standards voraus.
EDI (Electronic Data Interchange): EDI ist ein weiteres standardisiertes Format für den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Systemen. In den Bereichen Einzelhandel, Fertigung und Logistik ist diese Form des standardisierten Datenaustauschs weit verbreitet, da sie Fehler minimiert, die Verarbeitung beschleunigt und geschäftliche Beziehungen verbessert. Zu den Nachteilen dieses Formats zählen die hohen Kosten für die Einrichtung und die erforderlichen technischen Fachkenntnisse.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Dieses Hybridformat kombiniert PDF und XML und wird hauptsächlich in Deutschland verwendet. Mit ZUGFeRD können Sie die Vorteile von PDF und XML kombinieren und so die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erleichtern. Allerdings ist es außerhalb Deutschlands wenig verbreitet, außerdem sind Kenntnisse beider Formate erforderlich.
Facture X: Dieser europäische Standard für elektronische Rechnungsstellung kombiniert PDF und XML für eine doppelte Lesbarkeit, ähnlich wie ZUGFeRD. Er wird in der Europäischen Union verwendet, um die Standards für elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen. Allerdings ist die Einhaltung der EU-Standards erforderlich, zudem kann die Einrichtung komplex sein.
XRechnung: Hierbei handelt es sich um einen deutschen E-Invoicing-Standard für Rechnungen des öffentlichen Sektors auf XML-Basis. Rechnungen an öffentliche Einrichtungen in Deutschland sind zwingend in diesem Format zu erstellen, um die Anforderungen des öffentlichen Sektors zu erfüllen. Zu den Nachteilen zählen die spezifische Verwendung in Deutschland und die strengen Richtlinien, die einzuhalten sind.
Fatura PA: Dies ist ein italienischer E-Invoicing-Standard für die öffentliche Verwaltung. Er ist für Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Verwaltungen in Italien stellen, verpflichtend. Der Standard gewährleistet die Einhaltung der italienischen Anforderungen für den öffentlichen Sektor und fördert die Effizienz. Er ist jedoch auf Italien beschränkt, und die Einrichtung erfordert die Einhaltung lokaler Vorschriften.
Anforderung an digitale Rechnungen: Die wichtigsten Rechnungsdaten
Eine digitale Rechnung muss spezifische Informationen enthalten, sodass sie klar, rechtskonform und für den Rechnungssteller und den Empfänger zweckmäßig ist. Folgende Informationen sind unbedingt erforderlich:
- Name und Firmenanschrift des Rechnungsstellers
- Name und Firmenanschrift des Rechnungsempfängers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- eindeutige Rechnungsnummer
- das Rechnungsdatum
- das Datum, an dem die Waren bereitgestellt wurden
- Beschreibung der Waren, einschließlich der Menge
- Kosten, die pro Ware berechnet werden
- Gesamtkosten
- Umsatzsteuer
- Zahlungsbedingungen
Weitere Informationen können bei Bedarf hinzugefügt werden:
- Skonto
- Angebotsnummer, auf die sich die Rechnung bezieht
- Bestellnummer
- Lieferbedingungen
Machen Sie das Beste aus Ihren Daten – mit einer modernen Rechnungsverarbeitung
Als Finanzleiter wissen Sie, dass die Rechnungsbearbeitung eine wichtige, aber zeitaufwendige Aufgabe ist. Die Umstellung auf eine neue Art der Verarbeitung kann die Abläufe in Ihrem Unternehmen revolutionieren. Durch eine moderne Form der Rechnungsverarbeitung werden unstrukturierte Daten in strukturierte Daten umgewandelt, wodurch sich automatisierte Arbeitsabläufe ergeben und erhebliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen erzielt werden können.
Herkömmliche Rechnungen in Formaten wie PDF, Word-Dokumenten oder Bildern erfordern eine aufwändige manuelle Eingabe. Dies ist nicht nur arbeitsintensiv und fehleranfällig, sondern verlangsamt auch die Abläufe in der Finanzabteilung, was zu Verzögerungen bei Zahlungen und Berichten führen kann. E-Rechnungen in Formaten wie XML oder EDI ermöglichen den direkten Austausch von Rechnungsdaten auf Computerebene. Durch die Automatisierung entfällt die manuelle Eingabe, die Verarbeitung wird beschleunigt und Fehler werden reduziert.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen hat bereits viele Organisationen dabei unterstützt, ihre Arbeitsabläufe bei der Bearbeitung von Rechnungen zu optimieren und enorme Kosteneinsparungen zu erzielen. Untersuchungen haben gezeigt, dass elektronische Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen zwischen 60 und 80 Prozent einsparen können.
Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung auf einen Blick:
- Steigerung der Effizienz
- Ressourcenschonung (Arbeitskosten, papierlose Arbeit)
- Verbesserung des Cashflows durch schnellere Zahlungen und Skonti
- Verbesserung der Compliance und Sicherheit durch Einhaltung von Vorschriften und sichere Datenverarbeitung
- Optimierung des Datenmanagements durch zentralisierte Informationen und Echtzeit-Einblicke
So können Sie mit Yokoy und KI das digitale Rechnungsmanagement optimieren
Yokoy hebt das digitale Rechnungsmanagement mit seiner KI-gestützten Plattform auf ein neues Niveau. Die Tools sind darauf ausgelegt, den Kreditorenprozess zu optimieren und zu automatisieren. Durch den Einsatz fortschrittlicher KI-Technologie versetzt Yokoy Unternehmen in die Lage, unstrukturierte Rechnungsdaten in strukturierte, verwertbare Erkenntnisse zu verwandeln. Das führt zu erheblichen Steigerungen der Effizienz und Einsparungen bei den Kosten.
Automatisierte Datenerfassung und -extraktion
Yokoy nutzt KI, um die Erfassung von Rechnungsdaten aus verschiedenen Formaten, einschließlich papierbasierter Rechnungen, PDFs und E-Rechnungen, zu automatisieren. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, was die Fehlerquote senkt und Zeit spart. Unsere KI-gestützte optische Zeichenerkennung (OCR) sorgt für eine präzise Datenextraktion aus Rechnungsdokumenten und erfasst wichtige Details wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Daten und Beträge.
Intelligente Datenvalidierung und -verifizierung
Unsere Plattform führt eine intelligente Datenvalidierung durch, indem sie die extrahierten Daten mit zugehörigen Dokumenten wie Bestellungen und Lieferscheinen abgleicht. Dieser Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich stellt sicher, dass nur korrekte und autorisierte Zahlungen verarbeitet werden, und verringert so das Fehler- und Betrugsrisiko.
Automatisierte Genehmigungsabläufe
Mit Yokoy können Sie die Weiterleitung von Rechnungen durch angepasste Freigabeworkflows automatisieren. Sie können Rechnungen nach Zahlungsbedingungen und -beträgen priorisieren und Ausnahmen effizient an die zuständigen Teammitglieder weiterleiten. Dies beschleunigt den Freigabeprozess, gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und reduziert Zahlungsverzögerungen.
Betrugserkennung und Compliance
Die KI-Algorithmen von Yokoy überwachen fortlaufend Transaktionsmuster, um potenzielle Betrugsfälle zu erkennen und Anwender zu warnen. Die Plattform stellt die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sicher, indem sie regulatorische Anforderungen automatisch aktualisiert und umsetzt, was das Risiko von Verstößen und den damit verbundenen Strafen verringert.
Echtzeit-Analysen und -Berichte
Yokoy bietet Einblicke in das Ausgabeverhalten und die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Dies hilft Ihnen und Ihrem Team, datengestützte Entscheidungen zu treffen, Finanzstrategien zu optimieren und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren.
Nahtlose ERP-Integration
Yokoy lässt sich problemlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und aktualisiert Finanzdaten automatisch. Durch diese Integration werden die Genauigkeit und Pünktlichkeit der Berichterstattung verbessert, sodass ein einheitlicher Überblick über die Finanzabläufe im gesamten Unternehmen möglich ist.
Nächste Schritte
Der Wechsel von papierbasierten zu digitalen Rechnungen mit Yokoy wird Ihren Prozess der Kreditorenbuchhaltung durch die zentrale Verwaltung von Rechnungen und die nahtlose Integration in Ihre vorhandenen Buchhaltungstools grundlegend verändern. Die KI-gestützte OCR-Technologie von Yokoy macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, wodurch Fehler reduziert und die Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Automatisierte Freigabe-Workflows und Echtzeitanalysen steigern die Effizienz und führen zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen – während gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet wird und Ihr Unternehmen durch leistungsstarke Funktionen zur Betrugsaufdeckung unterstützt wird.
Durch die Implementierung der ganzheitlichen Lösung von Yokoy können Sie den vollen Wert Ihrer Daten ausschöpfen, indem Sie Echtzeitberichte erhalten, die eine fundiertere Entscheidungsfindung im Finanzbereich ermöglichen. Dieser Wechsel führt zu schnelleren Zahlungen, einem verbesserten Cashflow und einer Stärkung der Lieferantenbeziehungen.
Erleben Sie diese Vorteile aus erster Hand, indem Sie Yokoy im Rahmen einer Demo kennenlernen. Erfahren Sie, wie Sie ihre Prozesse zur Rechnungsbearbeitung umfassend optimieren können.
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