Wie KI Unternehmen bei der Bekämpfung von Rechnungs- und Ausgabenverstößen unterstützt
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Die Risiken der Ausgaben- und Rechnungsverarbeitung
Bei allen Ausgaben, sei es für Geschäftsreisen oder Unternehmensbedarf wie Waren oder Dienstleistungen , wird jedes Finanzteam eine Überprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass :
- Die Ausgaben im Rahmen der Unternehmenspolitik sind
- Es sich um eine echte Transaktion und nicht um einen Betrugsversuch handelt
- Alle externen Vorschriften werden beachtet
Die Kosten einer Fehlentscheidung können erheblich sein.
So kann beispielsweise die Nichteinhaltung von Steuervorschriften in Bezug auf den Rechnungsinhalt erhebliche Geldstrafen nach sich ziehen.
Unternehmensrichtlinien sollen sicherstellen, dass das Finanzteam die Kontrolle über die Ausgaben behält, während den Mitarbeitern genügend Freiraum für schnelles und autonomes Arbeiten gelassen wird. Wenn jeder Cent über das Finanzteam laufen müsste, würden Transaktionen sehr lange dauern und hohe Kosten für das Finanzpersonal mit sich bringen.
Aber das ist nicht alles: Es gibt noch viele andere Risiken, darunter potenzielle Cashflow-Probleme und ungenaue Finanzberichte. In regulierten Branchen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen kann ein Unternehmen durch Verstöße gegen die Vorschriften sogar den Verlust seiner Betriebsgenehmigung oder Zulassung riskieren.
Manuelle Verarbeitung kann zu Fehlern führen
In jedem Unternehmen kommt es zu menschlichen Fehlern. Tatsächlich sind einige der bekanntesten Fälle von Nichteinhaltung der Vorschriften auf menschliches Versagen zurückzuführen.
Das bedeutet nicht, dass böswillige Aktivitäten vorliegen, aber es ist Fakt, dass in jedem Prozess menschlichem Versagen vorkommt, nicht zuletzt, wenn Teams täglich repititive Aufgaben , wie die Überprüfung von Rechnungen, ausführen..
Es gibt auch ein Kostenelement zu berücksichtigen. Die manuelle Bearbeitung kann für CFOs einen enormen Mehraufwand bedeuten, da mehrere Mitarbeiter beschäftigt werden müssen, um Rechnungen und Spesenabrechnungen effizient zu prüfen und zur Zahlung freizugeben.
Ein Kunde von Yokoy, Crisp – ein reiner App-Supermarkt in den Niederlanden – beschäftigte zahlreiche Studenten, um alle eingehenden Rechnungen zu überprüfen, alle Posten zu kodieren und die Richtigkeit der Angaben sicherzustellen. . Die Geschichte von Crisp können Sie hier nachlesen.
Sie sind sicherlich nicht das einzige Unternehmen sein, das dies tut!
Willkommen beim intelligenten Ausgabenmanagement
Jahrzehntelang war das Ausgabenmanagement ein weitgehend manueller – und etwas fehleranfälliger – Prozess.
Die technologischen Fortschritte der 1980er bis 2010er Jahre führten zu einer gewissen Digitalisierung, da OCR die effiziente Erfassung von Finanzdokumenten ermöglichte und die Automatisierung von Roboterprozessen (RPA) eine grundlegende Automatisierung einfacher Aufgaben wie Datenexporte ermöglichte.
Diese frühen Technologien erforderten jedoch viele manuelle Eingaben und waren fehleranfällig.
Mit den Fortschritten in der KI steht den Finanzverantwortlichen heute eine neue Technologie zur Verfügung, die sie bei der effizienten und effektiven Überwachung von Unternehmensausgaben, gesetzlichen Vorschriften und Betrug erfolgreich unterstützt.
KI im Ausgabenmanagement bezieht sich auf die Verwendung von Algorithmen des maschinellen Lernens, der natürlichen Sprachverarbeitung (NLP) und der Datenanalyse, um Prozesse zur Verfolgung und Verwaltung von Unternehmensausgaben zu automatisieren und zu verbessern.
Zu den wichtigsten KI-Anwendungen im Ausgabenmanagement gehören
- Automatisierte Datenerfassung
KI kann automatisch relevante Daten aus Rechnungen, Quittungen und anderen Dokumenten extrahieren, was manuelle Dateneingabefehler reduziert und Zeit spart. - Ausgaben-Kategorisierung
KI-Algorithmen können Ausgaben genau kategorisieren und sicherstellen, dass alle Ausgaben korrekt den entsprechenden Budgetkategorien zugewiesen werden. - Erkennung von Anomalien
KI kann ungewöhnliche Ausgabenmuster oder Anomalien erkennen, die auf Betrug oder Richtlinienverstöße hinweisen können. - Überwachung der Einhaltung
KI kann Transaktionen kontinuierlich auf die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften überwachen. - Predictive Analytics
KI kann zukünftige Ausgabentrends auf der Grundlage historischer Daten vorhersagen und hilft Unternehmen bei der effektiven Planung und Budgetierung.
KI-gestützte Prüfung von Rechnungen und Ausgaben
Die KI-gestützte Überprüfung nutzt Algorithmen, um Rechnungen und Ausgaben automatisch zu prüfen und zu validieren und so ihre Richtigkeit und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -vorschriften sicherzustellen.
Und so funktioniert es:
1. Erfassen: Automatisierte Datenextraktion
KI-Systeme bauen auf der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) auf, indem sie die Datenerfassung aus einem Dokument verbessern, egal ob es sich um eine Quittung für eine Ausgabe oder eine Rechnung eines Lieferanten handelt. Während OCR lediglich den Inhalt des Dokuments in ein digitales Format überträgt, versteht KI das erwartete Format und die Struktur des Dokuments und kann die Daten beim Extrahieren genau strukturieren.
Fehlen Daten, die die KI erwartet – zum Beispiel die Adresse eines Lieferanten auf einer Rechnung oder eine falsche IBAN – kann sie diese Informationen automatisch ergänzen, da sie aus Hunderttausenden von Rechnungen gelernt hat, auf die sie trainiert wurde.
Die genaue und strukturierte Erfassung der Daten bildet die Grundlage für eine präzise Überprüfung. Dadurch verfügt die KI über einen wiederholbaren, strukturierten Datensatz , den sie mit historischen Mustern vergleichen kann: Im Gegensatz zu älteren Technologien, die Daten nur nach vorgefertigten und fest codierten Vorlagen strukturieren, kann die KI genauer und flexibler arbeiten.
2. Überprüfen: Eine forensische Befragung im Handumdrehen
Da die Daten in einem Standardformat strukturiert sind, kann die KI jeden Datenpunkt auf einer Rechnung oder einem Beleg sofort analysieren. Die schiere Verarbeitungsleistung und Geschwindigkeit der KI im Vergleich zur menschlichen Überprüfung ermöglicht es neuen Technologien, die Daten in nur wenigen Sekunden anhand nahezu unendlicher Kriterien zu überprüfen.
Sie kann zum Beispiel frühere Rechnungen desselben Lieferanten vergleichen, um sicherzustellen, dass die Rechnung echt ist. Sie kann die Rechnung mit einer ganzen Reihe von Unternehmensrichtlinien abgleichen, von Ausgabenlimits bis hin zu Lieferantenüberwachungslisten und allem, was dazwischen liegt. Sie kann Bestellungen und Wareneingänge im System sofort mit Rechnungen abgleichen. Was auch immer Sie an Kontrollen und Abgleichungen einrichten müssen, KI kann so geschult werden, dass sie diese effektiv und effizienter als jeder Mensch durchführen kann.
Durch die Analyse von Ausgabenmustern im gesamten Unternehmen macht eine speziell für das Ausgabenmanagement ausgebildete KI die manuelle Dateneingabe überflüssig. Sieist in der Lage, Duplikate, Richtlinienverstöße und potenziellen Betrug zu erkennen und verdächtige Rechnungen oder Ausgaben sofort an die richtigen Personen weiterzuleiten.
3. Autorisieren: Jederzeit den richtigen Arbeitsablauf sicherstellen
Der letzte Schritt nach der Prüfung einer Rechnung ist die Zahlungsfreigabe. Die meisten Unternehmen haben hier mehrere Arbeitsabläufe, die von der Art der Ausgaben abhängen und in der Regel für das jeweilige Unternehmen spezifisch sind.
Sie können z. B. beschließen, dass monatlich, vierteljährlich oder jährlich wiederkehrende Zahlungen wie Web-Domain-Hosting, Abonnements bei Fachverbänden oder Rechnungen von Versorgungsunternehmen automatisch und ohne Genehmigungskette zur Zahlung angewiesen werden.
In anderen Fällen, wie z. B. bei Ausgaben von Mitarbeitern, die unter die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens fallen, ist möglicherweise die Genehmigung eines Vorgesetzten erforderlich, bevor die Ausgaben freigegeben werden können.
Dann gibt es noch die komplexeren Fälle – Ausgaben, die einen bestimmten Wert überschreiten oder mit bestimmten Anbietern getätigt werden, die mehr als zwei Augen benötigen, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden.
Dies manuell zu tun, ist sehr komplex. Sie müssen jede Regel und jedes Kriterium kennen, jede Ausgabe und jede Rechnung beurteilen und sie dann durch die richtigen Genehmigungen leiten.
Hier kann eine bestimmte Art der KI – die präskriptive KI – helfen.
Die präskriptive KI ist eine Art von KI, die in der Lage ist, die nächste richtige Maßnahme zu empfehlen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Sie unterscheidet sich von der prädiktiven KI, die Vorhersagen trifft (z. B. die Vorhersage, dass eine Transaktion betrügerisch ist), indem sie den nächsten Schritt bei der Durchführung der weiteren Aktion unternimmt.
Bei der intelligenten Ausgabenverwaltung kann prädiktive KI jede Ausgabe und Rechnung durch die richtige Genehmigungskette und den passenden Workflow leiten, um sie zu genehmigen. Sie teilen der KI mit, wie Ihre Arbeitsabläufe aussehen, und sie passt sich in Echtzeit an die Ergebnisse der Überprüfungsphase an, um Rechnungen und Ausgaben durch den korrekten Workflow zu leiten.
Dadurch wird sichergestellt, dass jede Ausgabe innerhalb des Unternehmens den richtigen Arbeitsablauf durchläuft, um genehmigt und bezahlt zu werden. Dies beschleunigt die Verarbeitung und fungiert als zweite Kontrollstelle gegen Nichteinhaltung oder Betrug, da die richtigen Personen zur Überprüfung der relevanten Transaktionen hinzugezogen werden.
Die Auswirkungen von KI-gestütztem Ausgabenmanagement
Unternehmen, die KI-gestützte Ausgabemanagementsysteme nutzen, sehen bereits erhebliche Vorteile. Eine Deloitte-Studie hat ergeben, dass der Einsatz von KI für das Risikomanagement die Zahl der Fehlalarme um 43 % senken und die Genauigkeit um 37 % erhöhen kann. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer verbesserten betrieblichen Effizienz.
Wir bei Yokoy arbeiten mit Finanzteams weltweit zusammen, um sie beim Eintritt in das intelligente Zeitalter zu unterstützen, indem wir KI in ihr Ausgabenmanagementprogramm integrieren.
Wie zum Beispiel bei On Running, wo 90 % der Mitarbeiterausgaben jetzt automatisch verarbeitet werden und die Kosten für die Verarbeitung im ersten Jahr durch intelligentes Ausgabenmanagement um 79 % gesenkt wurden.
Beim Schweizer Versicherer GVB sparte das Finanzteam rund 300 Stunden pro Jahr ein, indem es KI zur Erfassung, Prüfung und Autorisierung von Rechnungen über Yokoy einsetzte.
KI-gestütztes Ausgabenmanagement eröffnet Finanzteams auf der ganzen Welt neue Möglichkeiten, die Einhaltung von Vorschriften zu verwalten, Betrug zu verhindern und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken.
BBuchen Sie noch heute einen Demo-Termin um zu erfahren, wie Sie Yokoy’s KI-gestützte Überprüfung in Ihrem Finanzteam einsetzen können.