Accounts Payable Software voor wereldwijde ondernemingen: essentiële functies en te vermijden fouten
- Laatst bijgewerkt:
- Blog
Co-founder & CCO, Yokoy
Ik praat met veel bedrijven die op de markt zijn voor software voor debiteurenadministratie, en keer op keer hoor ik dezelfde angsten en misvattingen over AP-oplossingen.
Dus ik dacht dat het de moeite waard was om dit artikel te schrijven om kort uit te leggen wat AP-software zou moeten doen voor wereldwijde ondernemingen, en hoe je ervoor kunt zorgen dat je geen oplossing koopt die al te ingewikkeld is of geen oplossing biedt voor jouw specifieke uitdagingen.
Als mede-oprichter van Yokoy ben ik natuurlijk bevooroordeeld, en het is zeer waarschijnlijk dat de pijnpunten van bedrijf tot bedrijf zullen verschillen.
Door ons werk met meer dan 600 middelgrote en grote ondernemingen hebben we echter een uitgebreid inzicht gekregen in de knelpunten in een traditioneel crediteurenproces en de belangrijkste vragen die bedrijven stellen bij de aanschaf van een AP-automatiseringsoplossing.
Dus ik zal mijn best doen om dit praktisch en inzichtelijk te houden, zodat u een weloverwogen koopbeslissing kunt nemen.
Laten we er meteen in duiken.
Waar u op moet letten bij software voor debiteurenadministratie
AP-software is er niet in één formaat dat aan alle behoeften voldoet. Over het algemeen zijn crediteurenoplossingen echter ontworpen om de stappen in het P2P- of AP-proces te automatiseren, van het vastleggen en verwerken van facturen tot het matchen met PO’s en goederenontvangsten, goedkeuring en leveranciersbetaling.
Bij het overwegen van de aanschaf en implementatie van een AP-automatiseringsoplossing is het dus essentieel om te focussen op de belangrijkste kenmerken die de meest voorkomende uitdagingen binnen het procure-to-pay (P2P) of crediteurenproces effectief aanpakken. Deze functionaliteiten zorgen ervoor dat de software gemeenschappelijke obstakels met succes kan aanpakken en overwinnen, wat leidt tot een vlottere en efficiëntere workflow.
Houd er nu rekening mee dat ik me richt op AP-oplossingen voor grote, internationale ondernemingen. Als u op zoek bent naar een tool voor factuurautomatisering voor een klein bedrijf, zijn deze criteria mogelijk niet direct van toepassing.
Geautomatiseerde factuurvastlegging en ondersteuning voor e-facturering
Mogelijkheden voor factuurbeheer, samen met ondersteuning voor e-facturering, is een cruciale functie in software voor debiteurenadministratie van ondernemingen. Het gaat verder dan alleen het beheren van facturen en omvat de automatisering van het vastleggen van facturen, waardoor een naadloos en efficiënt betalingsproces wordt gegarandeerd.
Het eerste criterium waarnaar moet worden gezocht, is dus de mogelijkheid om met verschillende factuurformaten om te gaan. Leveranciers kunnen facturen verzenden in PDF-, XML- of EDI-indeling. Een robuuste AP-software zou al deze zaken aan moeten kunnen, en moet zorgen voor flexibiliteit en aanpassingsvermogen aan de behoeften van verschillende leveranciers.
Op dezelfde manier is de mogelijkheid om factuurgegevens automatisch vast te leggen cruciaal voor grote ondernemingen.
Met deze functie kan de software automatisch factuurgegevens uit verschillende bronnen vastleggen, zoals e-mailbijlagen, gescande documenten of elektronische factureringsportalen. Het vermindert de behoefte aan handmatige gegevensinvoer, minimaliseert fouten en versnelt de gehele factuurverwerkingsworkflow.
Geautomatiseerde factuurverwerking
De volgende functionaliteit waarnaar moet worden gezocht, is de automatisering van de gehele factuurverwerkingsworkflow, van het vastleggen van factuurgegevens tot goedkeuringen en betalingen. Automatisering kan handmatige gegevensinvoer aanzienlijk verminderen, fouten minimaliseren en verwerkingstijden versnellen.
Hoewel de technologie van het ene AP-platform tot het andere kan verschillen, is onze aanbeveling om een leverancier te kiezen die vertrouwt op AI-gestuurde automatisering, in plaats van een leverancier die bijvoorbeeld RPA gebruikt.
We hebben het onderwerp in dit artikel behandeld, dus ik zal nu niet te veel in detail treden, maar in principe is OCR-technologie essentieel voor het omzetten van gescande of op afbeeldingen gebaseerde facturen in machineleesbare tekst. Het stelt de software in staat om relevante informatie zoals factuurnummers, bedragen, vervaldatums en leveranciersgegevens nauwkeurig te extraheren.
OCR verbetert de nauwkeurigheid van gegevens en elimineert handmatige gegevensextractie, dus uw favoriete AP-tool moet deze subset van AI-technologie gebruiken om de factuurverwerkingstijd te verkorten.
Houd er echter rekening mee dat OCR uitdagingen kan tegenkomen bij het omgaan met ongestructureerde gegevens die geen duidelijke organisatie of vooraf gedefinieerde patronen bevatten. Voor het verwerken en extraheren van inzichten uit zeer ongestructureerde gegevens, komt geavanceerde AI-technologie om de hoek kijken.
Dus als u meer wilt automatiseren dan alleen processtappen, en machines ook de ‘logica’ van uw AP-proces wilt laten overnemen, moet u investeren in software die gebruikmaakt van AI-gestuurde automatisering.
AI maakt uitgebreidere data-extractie en categorisering mogelijk, wat bijzonder nuttig is, vooral in grote ondernemingen waar de AP-afdeling duizenden facturen, inkooporders en goederenontvangsten per maand verwerkt.
Geautomatiseerde matching van facturen, inkooporders en goederenontvangsten
Nadat de factuur is verwerkt, moet deze worden gematcht met PO’s en goederenontvangsten. In kleine en zelfs middelgrote bedrijven kan deze stap handmatig of gedeeltelijk geautomatiseerd worden uitgevoerd. Maar op grote schaal heeft u AI-gestuurde automatisering nodig voor een efficiënt en foutloos proces.
Het matchen van inkooporders omvat het vergelijken van facturen met inkooporders en bonnen, om ervoor te zorgen dat de artikelen overeenkomen en om dubbele betalingen of het betalen voor goederen die niet zijn geleverd, te voorkomen.
Voor een robuuste functionaliteit voor het matchen van facturen moet u op zoek gaan naar een AP-platform dat zorgt voor een naadloze integratie met inkoop- en ERP-systemen, voor geautomatiseerde overdracht van PO-gegevens. Ook moet de 2- of 3-way matching worden geautomatiseerd en moeten mismatches en discrepanties door de software in realtime worden gedetecteerd.
In het geval van mismatches moet de AP-automatiseringssoftware robuuste uitzonderingsverwerkingsmogelijkheden bieden voor efficiënt beheer van uitzonderingen en om betalingsachterstanden te voorkomen. Idealiter zou uw AP-team op elk moment de status van het factuurmatchingproces moeten kunnen zien. Realtime zichtbaarheid zorgt ervoor dat knelpunten tijdig worden opgelost.
Geautomatiseerde factuurgoedkeuring via aanpasbare workflows
Een efficiënte en configureerbare factuurgoedkeuringsworkflow is essentieel voor bedrijven met complexe goedkeuringsprocessen. Workflow- en goedkeuringsautomatiseringsmogelijkheden vergemakkelijken de gestroomlijnde routering en goedkeuring van facturen, verkorten de factuurverwerkingstijd en versnellen leveranciersbetalingen.
Zakelijke factuurbeheer- of AP-automatiseringssoftware moet dus voorzien in aanpasbare goedkeuringshiërarchieën met meerdere goedkeuringsniveaus, geautomatiseerde routering op basis van vooraf gedefinieerde regels en rollen, en real-time notificaties voor openstaande facturen.
Voor bepaalde factuurbedragen of -categorieën is bijvoorbeeld mogelijk goedkeuring van specifieke personen of afdelingen vereist. Automatisering zorgt ervoor dat facturen naar de juiste goedkeurders worden geleid, waardoor handmatige tussenkomst en mogelijke knelpunten worden verminderd.
Tegelijkertijd moeten AP-oplossingen zorgen voor naleving van interne controles, beveiligingsprotocollen en wettelijke vereisten. Dit omvat het instellen van bestedingslimieten, het bewaken van bestedingspatronen en het controleren of facturen voldoen aan vastgestelde richtlijnen. Naleving van interne controles is essentieel om financiële transparantie te behouden en ongeoorloofde of frauduleuze activiteiten te voorkomen.
Naadloze integraties met ERP-, inkoop- en documentbeheersystemen
Een goed geïntegreerde crediteurenadministratie-oplossing zorgt ervoor dat data naadloos vloeit tussen de AP-software en de ERP- of boekhoudsystemen.
Deze gestroomlijnde integratie elimineert gegevenssilo’s, minimaliseert het risico op handmatige fouten tijdens gegevensoverdracht en stelt alle afdelingen in staat toegang te krijgen tot up-to-date financiële informatie. Een dergelijke synchronisatie bevordert efficiënte samenwerking en optimaliseert besluitvormingsprocessen in de hele organisatie.
Omdat factuurverwerking vaak gepaard gaat met het verwerken van talloze documenten, zoals kwitanties, contracten en ondersteunende documenten, zorgt een AP-software met naadloze integratie met documentbeheersystemen voor de gecentraliseerde opslag van alle relevante facturen en bijbehorende bestanden.
Deze gecentraliseerde opslagplaats zorgt voor gemakkelijke toegang tot eerdere facturen, waardoor ze snel kunnen worden teruggevonden tijdens audits en nalevingscontroles. Doordat alle documenten veilig zijn opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn, kunnen bedrijven moeiteloos een uitgebreide audittrail bijhouden, wat de financiële rapportage vereenvoudigt en de transparantie vergroot.
API-eerste platform
Dit aspect wordt vaak over het hoofd gezien, maar flexibele API’s maken interconnectiviteit mogelijk. Deze interconnectiviteit stelt bedrijven in staat om te schalen en zich aan te passen aan veranderende behoeften, waardoor ze het volledige potentieel van hun crediteurenoplossing kunnen benutten.
Een API-first platform zorgt voor naadloze integratie met verschillende systemen zonder gebonden te zijn aan een specifieke leverancier of eigen oplossing. Door een API-first-benadering toe te passen, kunnen bedrijven de AP-software aanpassen en integreren met hun bestaande tech-stack, waardoor de functionaliteit en flexibiliteit van het hele ecosysteem wordt uitgebreid.
Realtime tracking- en rapportagemogelijkheden
Realtime tracking stelt bedrijven in staat om de voortgang van facturen en betalingen onmiddellijk te volgen. Terwijl facturen door de goedkeuringsworkflow gaan, hebben belanghebbenden op elk moment toegang tot up-to-date statusupdates, waardoor vertragingen worden verminderd en snellere verwerkingstijden worden bevorderd.
Deze real-time zichtbaarheid stelt financiële teams in staat om potentiële knelpunten of problemen vroegtijdig te identificeren, waardoor tijdige interventies en een vlottere factuurverwerking mogelijk zijn. Door een real-time overzicht te hebben van de AP-processen, kunnen bedrijven hun financiële activiteiten beter onder controle houden en de algehele flexibiliteit verbeteren.
Gegevensbeveiliging en naleving
Gegevensbeveiliging is een topprioriteit bij het omgaan met financiële informatie. Om gevoelige financiële gegevens te beschermen, is het cruciaal om een AP-oplossing te kiezen die robuuste gegevensversleuteling biedt, voldoet aan industriestandaarden en strikte toegangscontroles toepast.
De automatiseringssoftware voor de crediteurenadministratie moet bescherming bieden tegen datalekken, ongeoorloofde toegang en mogelijke cyberdreigingen. Naleving van brancheregelgeving en gegevensbeschermingswetten, zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), zorgt ervoor dat de omgang met financiële gegevens voldoet aan de vereiste normen en voorkomt juridische en reputatierisico’s.
Gebruiksgemak op verschillende apparaten
De software moet een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface hebben om onboarding en dagelijks gebruik gemakkelijk te maken voor uw teamleden. Complexe en ingewikkelde interfaces kunnen tot weerstand leiden en adoptie belemmeren.
In de snelle zakelijke omgeving van vandaag is de mogelijkheid om facturen op mobiele apparaten te openen en te verwerken cruciaal. Zoek naar software die mobiele apps of responsieve webtoegang biedt.
Ondersteuning voor meerdere entiteiten voor schaalbaarheid
Naarmate bedrijven groeien en evolueren, moet de software voor de crediteurenadministratie mee kunnen groeien met de expansie van het bedrijf. Dit omvat het afhandelen van grotere factuurvolumes, het ondersteunen van extra entiteiten of dochterondernemingen en het accommoderen van groeiende leveranciersnetwerken.
AP-software op ondernemingsniveau moet dus ondersteuning voor meerdere entiteiten bieden, waardoor gecentraliseerd beheer van crediteurenprocessen over verschillende filialen of locaties mogelijk wordt. Schaalbaarheid zorgt ervoor dat de AP-oplossing effectief en efficiënt blijft, ook als de organisatie flink groeit en verandert.
Mogelijkheden voor meerdere valuta's en talen
Voor bedrijven die wereldwijd actief zijn, zijn multi-valuta- en taalmogelijkheden onmisbare functies in software voor crediteurenadministratie. De oplossing moet facturen en betalingen in verschillende valuta afhandelen, wisselkoersberekeningen ondersteunen en internationale transacties vergemakkelijken.
Bovendien maakt meertalige ondersteuning vlotte communicatie en samenwerking met verkopers en leveranciers over de hele wereld mogelijk, ongeacht taalbarrières. Deze mogelijkheden stroomlijnen grensoverschrijdende financiële operaties en zorgen voor nauwkeurigheid en efficiëntie bij het beheer van betalingen en financiële gegevens in verschillende regio’s.
Functies voor belasting- en regelgevingsnaleving
Om te voldoen aan belastingregelgeving en vereisten voor financiële rapportage, moet de AP-software specifieke functies voor belasting- en regelnaleving bevatten. Dit omvat geautomatiseerde belastingberekeningen, naleving van landspecifieke belastingcodes en de mogelijkheid om met verschillende belastingjurisdicties om te gaan.
Het AP-platform moet ook belastingrapporten en audittrajecten genereren, waardoor belastinggerelateerde compliance en audits worden vergemakkelijkt. Door deze functies te integreren, kunnen bedrijven erop vertrouwen dat hun financiële processen in overeenstemming zijn met relevante belastingwetten en -regelgeving, waardoor de risico’s van niet-naleving worden beperkt.
Onboarding-programma, klantenondersteuning en training
Een betrouwbare leverancier van crediteurensoftware moet een gestructureerd en goed gedefinieerd onboarding-programma voor nieuwe klanten aanbieden. Het onboardingproces moet organisaties begeleiden bij de implementatie van de software en zorgen voor een soepele overgang en naadloze integratie met bestaande systemen.
Een goed ontworpen onboarding-programma bevat duidelijke mijlpalen, tijdlijnen en een aangewezen aanspreekpunt om eventuele vragen of zorgen te beantwoorden. Door een uitgebreid onboardingproces te hebben, kunnen bedrijven de nieuwe AP-oplossing snel omarmen en de voordelen ervan maximaliseren.
Ook zijn adequate trainingsbronnen van vitaal belang om ervoor te zorgen dat gebruikers het volledige potentieel van de crediteurensoftware kunnen benutten. De gekozen leverancier moet uitgebreid trainingsmateriaal aanbieden, inclusief gebruikershandleidingen, tutorials en videodemonstraties, om een grondig begrip van de functionaliteiten van de software te vergemakkelijken.
Veelvoorkomende misvattingen en fouten bij het kopen van AP-software
Laten we nu eens kijken naar enkele veelvoorkomende fouten die u moet vermijden bij het kopen en implementeren van software voor debiteurenadministratie.
- Specifieke behoeften over het hoofd zien: Elk bedrijf heeft unieke AP-uitdagingen. Vermijd het kiezen van een one-size-fits-all oplossing en identificeer in plaats daarvan de specifieke pijnpunten in uw AP-proces om een oplossing te vinden die aan die behoeften voldoet.
- Integratiecompatibiliteit negeren: het niet beoordelen van de compatibiliteit van de software met uw bestaande systemen kan leiden tot gegevenssilo’s en handmatige oplossingen. Kies een oplossing die naadloos integreert met uw huidige installatie.
- Het belang van gegevensbeveiliging onderschatten: datalekken kunnen catastrofaal zijn voor uw bedrijf. Doe geen concessies aan gegevensbeveiligingsfuncties bij het selecteren van AP-software.
- Vallen voor flitsende functies: hoewel geavanceerde functies aantrekkelijk kunnen zijn, richt u zich op de functionaliteiten die aansluiten bij uw vereisten. Investeren in onnodige functies kan uw workflow bemoeilijken en de kosten opdrijven.
- Uitsluitend focussen op prijs en waarde op lange termijn negeren: een AP-oplossing kiezen uitsluitend op basis van de initiële kosten kan een kostbare vergissing zijn. Een goedkopere software mist mogelijk kritieke functies, robuuste ondersteuning of toekomstige schaalbaarheid, wat leidt tot inefficiëntie en beperkte waarde op de lange termijn. Het is essentieel om de algehele waarde van de software en de potentiële ROI in overweging te nemen om een weloverwogen beslissing te nemen.
- Schaalbaarheid en toekomstige behoeften negeren: Als er geen rekening wordt gehouden met schaalbaarheid, kan dat later leiden tot dure migraties of softwarevervangingen.
ROI-calculator
Bereken uw besparing
Hoeveel kunt u jaarlijks besparen als u Yokoy kiest als uw suite voor uitgavenbeheer? Onze ROI-calculator helpt u het rendement op uw investering te kwantificeren, zodat u een solide pleidooi kunt bouwen voor financiële transformatie.
Over het algemeen is het van cruciaal belang om de realiteit van software voor crediteurenadministratie en het AP-proces te begrijpen om weloverwogen beslissingen te nemen.
Nu u een goed begrip heeft van wat oplossingen voor crediteurenadministratie voor u zouden moeten doen, laten we even de tijd nemen om enkele veelvoorkomende misvattingen uit de weg te ruimen.
Veelvoorkomende misvattingen over debiteurentools
AP-software is alleen voor grote ondernemingen
Een veel voorkomende misvatting is dat software voor crediteurenadministratie exclusief is ontworpen voor grote ondernemingen met uitgebreide financiële operaties. In werkelijkheid kan AP-software bedrijven van elke omvang ten goede komen. Zelfs kleine en middelgrote bedrijven kunnen hun AP-processen stroomlijnen, handmatige taken verminderen en de efficiëntie verbeteren met behulp van AP-software.
Hulpmiddelen voor de crediteurenadministratie elimineren de noodzaak van menselijke tussenkomst
Sommige mensen denken ten onrechte dat het implementeren van AP-software betekent dat menselijke betrokkenheid volledig wordt vervangen. Hoewel AP-software verschillende taken automatiseert, neemt de behoefte aan menselijk toezicht en besluitvorming niet weg. Menselijke betrokkenheid is nog steeds noodzakelijk voor het verifiëren van facturen, het oplossen van uitzonderingen, het afhandelen van leveranciersrelaties en strategische financiële planning.
AP-software is gecompliceerd en moeilijk te implementeren
Een andere misvatting is dat AP-software te complex en uitdagend is om te implementeren. Moderne AP-softwareoplossingen zijn ontworpen met gebruiksvriendelijkheid in het achterhoofd. Veel softwareleveranciers bieden gebruiksvriendelijke interfaces, naadloze integratie met bestaande systemen en uitgebreide training en ondersteuning om een soepel implementatieproces te garanderen.
AP-software is niet kosteneffectief
Sommige bedrijven vermijden het gebruik van AP-software omdat ze denken dat het duur en niet kosteneffectief is. De voordelen van dergelijke platforms wegen echter vaak op tegen de initiële investering. De software kan tijd besparen, fouten verminderen, relaties met leveranciers verbeteren en compliance verbeteren, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen op de lange termijn en operationele efficiëntie.
Het AP-proces vereist geen automatisering
Sommige organisaties onderschatten de complexiteit van het AP-proces en gaan ervan uit dat handmatige methoden voldoende zijn. Ze denken misschien dat het automatiseren van AP-taken niet nodig is.
Naarmate bedrijven echter groeien en transactievolumes toenemen, worden handmatige AP-processen gevoelig voor fouten, inefficiënties en vertraagde betalingen. Het implementeren van AP-software kan het proces optimaliseren en de nauwkeurigheid en productiviteit verbeteren.
Door deze factoren in overweging te nemen en veelgemaakte fouten te vermijden, kunt u een weloverwogen beslissing nemen bij het kiezen van software voor debiteurenadministratie die past bij de behoeften van uw bedrijf en de efficiëntie van uw financiële activiteiten maximaliseert.
Volgende stappen
Om het aankoopproces van AP-software te starten, beoordeelt u uw lopende rekeningenbetalingsprocessen en identificeert u pijnpunten en verbeterpunten.
Maak vervolgens een lijst met essentiële kenmerken en functionaliteiten die deze uitdagingen effectief zouden aanpakken. Vergeet niet de belangrijkste belanghebbenden van uw financiële, inkoop- en IT-afdelingen te betrekken bij het evaluatieproces.
Houd ten slotte rekening met de waarde op lange termijn en het potentiële investeringsrendement bij het kiezen van een AP-oplossing. Met de juiste software voor crediteurenadministratie kan uw organisatie de toekomst van financieel beheer omarmen, AP-processen optimaliseren en voorop blijven lopen in het dynamische zakelijke landschap van vandaag.
Als je klaar bent om te beginnen, boek dan hieronder een demo. De uitgavenbeheersuite van Yokoy kan u ondersteunen bij het volledig automatiseren van uw crediteurenproces, met de kracht van AI.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.