Vom Engpass zum Wachstumstreiber: Wie SkyCell sein Spesenmanagement skaliert
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SkyCell setzt neue Maßstäbe in der Pharma-Logistik: Mit innovativen, temperaturkontrollierten Containern sorgt das Schweizer Unternehmen für den sicheren Transport empfindlicher Medikamente weltweit. Doch während die Lieferketten reibungslos und hochmodern funktionierten, konnte das Finanzmanagement mit dem schnellen Wachstum nicht Schritt halten.
Die Herausforderung: Hoher Aufwand und fehlende Skalierbarkeit
Vor der Einführung von Yokoy war die Spesenabrechnung ein aufwendiges Unterfangen. Der hohe administrative Aufwand belastete sowohl die Mitarbeitenden als auch das Finanzteam und sorgte auf beiden Seiten für Frust. Mitarbeiter mussten ihre Spesen manuell in Excel-Listen eintragen, Belege sammeln und zur Überprüfung einreichen. Das Finanzteam wiederum kontrollierte jede einzelne Abrechnung – ein mühsamer, zeitraubender Prozess. Fehlerhafte Abrechnungen führten zu Verzögerungen, sodass Mitarbeitende oft wochenlang auf ihre Erstattung warten mussten.
Auf den zahlreichen Messen und Veranstaltungen, die SkyCell jährlich besucht, fielen hohe Spesenbeträge an, deren manuelle Verarbeitung immer wieder zu Engpässen führte. Besonders problematisch war dabei die fehlende Transparenz, da oft unklar war, in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Spesenabrechnung befand oder wo sie feststeckte. „Ein Mitarbeiter musste fast ausschließlich mit der Spesenabrechnung beschäftigt sein. Wäre Yokoy nicht eingeführt worden, hätten wir heute eine Person im Team, die nur diese Aufgabe übernimmt“, erinnert sich Reza Motavalli, Teamlead Accounting bei SkyCell.
Zusätzliche Komplexität brachte die internationale Struktur von SkyCell. Jedes Land hat eigene steuerliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen, wodurch Spesenprozesse schwer vereinheitlicht werden konnten.
Die Lösung: Automatisierung, Skalierbarkeit und transparente Prozesse
Um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, suchte SkyCell nach einer Lösung, die sowohl benutzerfreundlich als auch skalierbar ist und sich nahtlos in bestehende
Systeme integrieren lässt. Die Entscheidung fiel auf Yokoy, da die Plattform genau diese Anforderungen erfüllte.
Mitarbeiter laden ihre Belege nun einfach hoch, während die KI von Yokoy automatisch die Daten erkennt, kategorisiert und mit dem ERP-System synchronisiert. Der Freigabeprozess läuft nun schneller und reibungsloser, während der administrative Aufwand für Mitarbeitende und das Finanzteam erheblich reduziert wurde. „Das ist mit Abstand der größte Vorteil von Yokoy für unsere Mitarbeitenden. Der Zeitaufwand für das Einreichen von Spesen wurde massiv reduziert“, so Motavalli.
Die Herausforderungen durch internationale Standorte gehören der Vergangenheit an. Yokoy ermöglicht es, länderspezifische Richtlinien und Freigabeprozesse flexibel im System zu hinterlegen. Dadurch werden Compliance-Vorgaben automatisch berücksichtigt und manuelle Prüfungen minimiert. Neue Standorte lassen sich reibungslos integrieren, ohne dass zusätzlicher administrativer Aufwand entsteht. „Unsere Expense Policy ist in Yokoy hinterlegt. Sobald eine Spesenabrechnung außerhalb der Richtlinien liegt, sehen wir das sofort und können entsprechend reagieren. Das macht das System enorm benutzerfreundlich“, sagt Reza Motavalli.
Dank der Analytics-Funktion von Yokoy hat das Finanzteam nun jederzeit eine vollständige Übersicht über alle Spesenströme. Trends und Auffälligkeiten können frühzeitig erkannt werden, sodass gezielt nachjustiert werden kann. Die Transparenz hat nicht nur das Finanzteam entlastet, sondern auch für eine optimierte Budgetplanung gesorgt.
Der spürbare Erfolg: €117.000 jährlich eingespart
Die Einführung von Yokoy hat SkyCell erhebliche Vorteile gebracht. Neben der neugewonnenen Transparenz, der Skalierbarkeit des Systems und der verkürzten Bearbeitungszeiten sprechen auch die Zahlen für sich.
Durch die Automatisierung gewinnt SkyCell jährlich 250 Arbeitsstunden und spart € 117.000 – wertvolle Ressourcen, die nun für strategische Projekte und Prozessoptimierung genutzt werden. Auch die Mitarbeitenden profitieren von der Vereinfachung: Wo sie früher mühsam Excel-Tabellen ausfüllen und Belege zusammensuchen mussten, erledigt Yokoy heute den Großteil der Arbeit für sie.
SkyCell steht für smarte, moderne Lösungen – und das jetzt auch in der Finanzabteilung. Mit Yokoy hat das Unternehmen nicht nur eine akute Herausforderung gelöst, sondern sein Finanzmanagement auf ein neues Level gehoben. Was früher ein Engpass war, ist heute ein Wettbewerbsvorteil. „Wir brauchten eine Lösung, die mit unserem Wachstum Schritt hält. Yokoy tut genau das.“
