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Ecovis automatisiert den gesamten Spesenprozess mit Yokoy

Last updated: Juni 4, 2023

Customer story, Reisekostenabrechnung und Spesenverwaltung

Melanie Gabriel

Co-founder und CMO, Yokoy

ECOVIS ist ein weltweit führendes Beratungsunternehmen mit Ursprung in Kontinentaleuropa.

Hat um die 8’500 Mitarbeitende, die in fast 80 Ländern tätig sind. Ecovis’ Beratungsschwerpunkt und Kernkompetenzen liegen in den Bereichen Steuerberatung, Rechnungslegung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung.

Die Tochtergesellschaft ECOVIS bietet das gesamte Leistungsspektrum der ECOVIS-Gruppe in der Schweiz an, von Steuer- und Rechtsberatung, Finanz- und Buchhaltungsdienstleistungen bis hin zur Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung. Vor kurzem trafen wir Marcel P. de Boni und sprachen mit ihm über seine Erfahrungen mit Yokoy.

Company overview

Binningen, Switzerland

3’000+ employees

Agribusiness

Yokoy Expense, Yokoy Pay

Ein Interview mit Marcel de Boni, Geschäftsführer, Ecovis

Wie habt ihr den ganzen Spesenprozess vor Yokoy gehandhabt?

Die Quittungen wurden physisch gespeichert und die Informationen manuell extrahiert und eingetippt. Alle zugehörigen Buchungsjournale wurden manuell in unserem ERP-System erfasst.

Wie seid ihr zu Yokoy gekommen? Wie darauf aufmerksam geworden?

Wir hatten über einen Geschäftskontakt von Yokoy gehört und stellten das neue Tool hinsichtlich seiner Rechtskonformität und Leistungsfähigkeit in Frage. Zu Unrecht. Wir haben bereits andere Expense-Tools getestet, aber Yokoy stellt dank der künstlichen Intelligenz und der gut durchdachten Einrichtung des Tools einen neuen Grad der Automatisierung dar.

Wie hilft dir Yokoy in deinen täglichen Arbeiten als Geschäftsleiter?

Yokoy ermöglicht fortschrittliche Verarbeitungsprozesse ohne unhandliche Spesenquittungen (Kleinformate, gefaltete, zerknitterte oder sich aufrollende Belege, verblasstes Thermopapier usw.). Durch die sofortige Erfassung der Spesenbelege mit dem Smartphone vor Ort fällt das Zusammensuchen der Spesenbelege am Monatsende weg und es fehlen kaum mehr Belege.

Gibt es ein paar spezifische Challenges oder Spezialfälle, die ihr in eurer Firma habt wenn es um Spesen geht?

Als Dienstleister für Rechnungswesen-, Steuer-, Rechts- und Unternehmensberatung wollen wir Vordenker in den Bereichen sein und unseren Kunden ein Vorbild sein.

Deshalb sind wir sehr wählerisch, wenn es um neue Tools geht, und testen und vergleichen diese daher intensiv. Yokoy wurde sowohl von Finanz- als auch von Technik-Profis entwickelt, was sich in der hohen Qualität des Produkts widerspiegelt.

Was würdest du anderen Unternehmen raten die Yokoy in Betracht ziehen?

Wir werden Yokoy auf jeden Fall unseren Kunden und damit auch anderen Unternehmen weiterempfehlen. Das hochleistungsfähige KI-Modul zusammen mit der intuitiven App macht Yokoy zum besten Spesen- und Firmenkreditkarten-Tool, das wir je gesehen haben.

Wie hast du Yokoy deinem Team schmackhaft gemacht?

Das hochleistungsfähige KI-Modul zusammen mit der intuitiven App macht Yokoy zum besten Spesen- und Firmenkreditkarten-Tool, das wir je gesehen haben.

Marcel de Boni, Geschäftsführer, Ecovis

Das war einfach: Yokoy automatisiert wirklich alle repetitiven Aufgaben, was ein grosser pain point ist. Mit Yokoy kannst du entweder ein Foto von einer Quittung machen, sie hochladen oder sogar einfach als E-Mail weiterleiten – Yokoy kümmert sich um den Rest.

Als Manager schaue ich mir nur noch Ausnahmen an, so dass ich nicht mehr jede einzelne Quittung und jede einzelne Reise überprüfen muss. Dasselbe gilt für das Finanzteam, nur Ausnahmen bei der Mehrwertsteuer werden manuell geprüft, der Rest geht direkt in unser ERP-System und wird dort korrekt verbucht.

Welche Auswirkungen hat Covid19 auf dich als Finanzverantwortlicher / Treuhänder? Und wie kann Technologie dir da helfen?

Die Einschränkungen durch Corona haben einen gewissen Schub in der Digitalisierung ausgelöst. Kunden und Mitarbeitende befassen sich nun noch etwas bewusster und konkreter mit der Thematik. Wir arbeiten darauf hin, dass Daten und Belege vermehrt digital und laufend an uns weitergeleitet werden.

Das erlaubt uns eine Automatisierung der Verarbeitung, einen ortsunabhängigen Zugriff und eine Reduktion der saisonalen Schwankungen im Arbeitsaufwand.