Wie Sherpany mit Yokoy das Spesenmanagement standardisierte und optimierte
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Co-founder und CMO, Yokoy
Sherpany wurde 2011 mit der Vision gegründet, eine Welt zu schaffen, in der jedes Meeting zählt.
Heute ist das Unternehmen europäischer Marktführer für agile Meeting-Management-Software und hilft über 5500 Geschäftsführer*innen dabei, die Produktivität ihrer Meetings zu steigern. Das in Privatbesitz befindliche und preisgekrönte Unternehmen beschäftigt über 100 Mitarbeiter in sechs Niederlassungen in ganz Europa.
Yokoy ist stolz, Sherpany als Kundin zu haben. Aus diesem Grund haben wir kürzlich die Finanzchefin von Sherpany, Tania Thiebach, gebeten, ihre Erfahrungen mit Yokoy mit uns zu teilen.
Ein Interview mit Tania Thiebach, CFO, Sherpany
Erzähl uns mehr über Sherpany! Was macht ihr genau?
Sherpany bietet eine sichere Governance-Software an, die in Unternehmen effektive Prozesse fördert und eine agile Sitzungskultur etabliert. Dadurch erzielen Unternehmen Ersparnisse in der Zeit, verbessern so ihre Kosteneffizienz und gewähren zeitlich Compliance, wodurch Risiken minimiert werden.
Wie habt ihr den ganzen Spesenprozess vor Yokoy gehandhabt?
Der Spesenprozess war im Vorfeld nicht automatisiert. Es wurde zum Teil mit Spreadsheets gearbeitet, zum Teil ist auch ein anderes Spesentool verwendet worden. Dank Yokoy haben wir die Prozesse nun vereinheitlicht und verschlankt. Das Team liebt das Tool.
Wie seid ihr auf Yokoy aufmerksam geworden?
Auf Yokoy ist Sherpany hauptsächlich aufmerksam geworden, weil ich bereits in meinem früheren Job mit dem Tool gearbeitet habe und damals stolzer zweiter Kunde gewesen bin. Yokoy hat mich von Anfang an zum einem durch das technische Setup, zum anderen durch das serviceorientierte Team beeindruckt.
Wie hilft dir Yokoy in deinen täglichen Arbeiten als CFO?
Yokoy ermöglicht einen vereinfachten Spesenprozess, hilft durch die Analytics Möglichkeiten die Ausgaben schneller und effizienter zu kontrollieren zu können und bringt massive Zeitersparnisse durch die automatisierte Verbuchung und die Anbindung an das Accounting Tool.
In der Vergangenheit war unser Spesenprozess manuell und nahm viel Zeit in Anspruch. Wir haben Excel benutzt und andere Spesentools ausprobiert, aber wir waren nicht wirklich zufrieden.
Dank Yokoy konnten wir die Prozesse nun standardisieren und automatisieren. Yokoy’s künstliche Intelligenz erledigt wirklich den grössten Teil der Arbeit, was uns Zeit spart und zusätzliche Sicherheit bei der Betrugsaufdeckung bietet, die wir vorher nicht hatten. Die ganze Firma liebt das Tool.
Gibt es ein paar spezifische Challenges oder Spezialfälle, die ihr in eurer Firma habt wenn es um Spesen geht?
Aufgrund Sherpany’s internationalem Setup waren die Prozesse sehr unübersichtlich und uneinheitlich. Zudem gibt es aktuell noch in jedem Land ein unterschiedliches Accounting System, wodurch die Spesenverarbeitung vor Yokoy viel zeitaufwendiger war.
Kannst du dich an einen besonderen Yokoy a-ha Moment erinnern?
Yes! Viele Spesentools bieten einen Snapshot an – aber bei Yokoy funktioniert dieser sehr schnell und zuverlässig.
Was würdest du anderen Unternehmen raten die Yokoy in Betracht ziehen?
Prüft die Schwachstellen in den bisherigen Spesen Prozessen, angefangen von der Teils aufwendigen und unzuverlässigen Spesenerfassung bis hin zur automatisierten Verbuchung.
Yokoy bietet Integrationen in die gebräuchlichsten Accounting und ERP Systemen bereits an. In dem Kontext ist darum zu checken, ob bereits eine Integration an das vorhandene Accounting /ERP System vorhanden ist. Auch die Möglichkeit, die Yokoy Kreditkarte in den Prozess einzubinden, kann viele Vorteile bringen.
Warum hast du dich letzten Endes für Yokoy entschieden? Was hat dich überzeugt?
Serviceorientiertes Team, Schweizer Start-up, durchdachtes Produkt, welches den Anforderungen an ein Expense Tool der nächsten Generation gerecht wird.
Wie hast du Yokoy deinem Team schmackhaft gemacht?
Gar nicht – mein Team hat eine Demoversion vom Yokoy gesehen und die Vereinfachungen verglichen zum bisherigen Spesenprozess waren direkt offensichtlich!
Was steht als nächstes an bei Sherpany?
Sherpany ist im Bereich Agiles Meeting Management bereits Marktführer in der Schweiz. Nächste Ziele sind für uns strategisch wichtige Märkte wie vor allem Deutschland, aber auch Italien und Frankreich zu erobern. Hier sind wir auf gutem Weg, unsere Marktanteile zu steigern. Unsere Mission ist es, dass jeder Leader in Deutschland Sherpany getestet hat.
Was begeistert dich am meisten wenn du an die Zukunft von Finance denkst?
Ich bin überzeugt, dass die Digitalisierung weiter Einzug in alle Departements von Firmen halten wird. Die aktuelle Covid-19 Situation wird diesen Prozess noch beschleunigen. Dies gilt auch für Finance Bereich. Hierdurch werden neue Aufgabenfelder und Blickwinkel entstehen, was ich sehr spannend finde. Finance in der Zukunft wird sich stark verändern und mehr als Service Provider fungieren.
