Effiziente Finanzprozesse zur Unterstützung globaler Hilfseinsätze beim Österreichischen Roten Kreuz
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Seit seiner Gründung im Jahr 1880 ist das Österreichische Rote Kreuz das Herzstück der humanitären Hilfe in Österreich. Mit über 10.000 Mitarbeiter*innen und 75.000 Freiwilligen, die lebenswichtige Dienste leisten – von Katastrophenhilfe über Notfalltransporte bis hin zu humanitärer Unterstützung – berührt ihre Arbeit jedes Jahr unzählige Leben. Einsatzteams sind weltweit stationiert und stets bereit, rasch auf Krisen zu reagieren. Dafür benötigen sie direkten Zugang zu finanziellen Mitteln vor Ort, da selbst geringfügige Verzögerungen entscheidende Rückschläge bei lebensrettenden Einsätzen bedeuten können.
Administrative Hürden in einer wachsenden Hilfsorganisation
Die Finanzverwaltung einer solch komplexen, stetig expandierenden Organisation stellte das Österreichische Rote Kreuz vor erhebliche Herausforderungen. Das Finanzteam, das die Ausgaben von über 600 Mitarbeiter*innen – viele davon im internationalen Einsatz – verwaltet, sah sich mit einem stetig wachsenden Berg an Tabellen, Quittungen und manuellen Spesenabrechnungen konfrontiert. Alle, von Rettungssanitäter*innen bis hin zu ehrenamtlichen Helfer*innen, mussten Ausgaben in umständlichen Excel-Tabellen dokumentieren, was sich zunehmend als Hindernis erwies.
Das Team verbrachte unzählige Stunden mit der manuellen Verwaltung der Ausgaben – wertvolle Zeit, die besser in strategische Initiativen hätte investiert werden können, um direkt vor Ort Unterstützung zu leisten, sei es in der Ukraine, während der Covid-19-Pandemie oder an anderen Krisenherden, wo schnelle Hilfe dringend benötigt wurde. „Wir verbrachten unsere Zeit mit administrativen Aufgaben, anstatt uns auf unsere Mission zu konzentrieren“, erklärt Gabriela Loreth-Kurz, Leiterin des Finanzteams beim Österreichischen Roten Kreuz.
Als Nichtregierungsorganisation ist das Rote Kreuz zudem verpflichtet, höchste Standards der finanziellen Transparenz zu erfüllen. Das Vertrauen der Öffentlichkeit und der Spender*innen beruht auf einer klaren und nachvollziehbaren Dokumentation der eingesetzten Mittel. Diese Anforderung brachte das ohnehin stark belastete System noch weiter an seine Grenzen. Es war dringen erforderliche, eine Lösung zu finden, die die komplexen Anforderungen an Spesenmanagement, Compliance und Berichterstattung erfüllt und dabei Transparenz, Rechenschaftspflicht und den schnellen Zugang zu Mitteln für Teams in Krisengebieten sicherstellt.
Effizienzgewinn durch Yokoys End-to-End-Automatisierung
Um die Prozesse zu automatisieren, entschied sich das Österreichische Rote Kreuz für Yokoy und führte die Yokoy Expense- und Pay-Module ein, um die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben einfach und transparent zu gestalten.
Der gesamte Prozess, vom Hochladen der Quittungen bis zur abschließenden Genehmigung, ist nun vollständig automatisiert und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand des Finanzteams erheblich. Mitarbeiter*innen und Freiwillige laden ihre Belege direkt in das System hoch, wo die KI dann als Kontrollorgan fungiert, strenge Compliance-Vorgaben einhält, Anomalien erkennt und volle Transparenz bei jeder Transaktion gewährleistet.
Der Einsatz virtueller Karten von Yokoy macht die Ausgaben nicht nur nachverfolgbar und flexibel, sondern ermöglicht es auch, in Echtzeit auf die Bedürfnisse vor Ort zu reagieren. Jede Transaktion wird sofort erfasst, was dem Finanzteam jederzeit vollständige Einsicht und Kontrolle bietet, unabhängig davon, wo die Ausgaben getätigt werden.
Durch die nahtlose Integration von Yokoy in das ERP-System des Roten Kreuzes wird jede Ausgabe automatisch erfasst, was manuelle Fehler reduziert und wertvolle Zeit spart. Das Finanzteam hat nun auf Knopfdruck Zugriff auf detaillierte Berichte, was die Finanzberichterstattung erheblich vereinfacht.
Mehr Zeit und Ressourcen für globale humanitäre Einsätze
Die Implementierung von Yokoy führte zu unmittelbaren und spürbaren Verbesserungen. Prozesse, die früher Tage dauerten, werden nun dank der automatisierten Workflows von Yokoy in einem Bruchteil der Zeit erledigt. „Wir haben mehr Kapazität im Team geschaffen, die Zeit für administrative Aufgaben reduziert und können jetzt jeden Euro, der in der Organisation ausgegeben wird, nachverfolgen“, erklärt Gabriela Loreth-Kurz.
Die 70 im Umlauf befindlichen Yokoy-Karten geben den Mitarbeiter*innen vor Ort die Flexibilität, weltweit Transaktionen zu tätigen, und gewährleisten dabei volle finanzielle Transparenz. Die Einsatzteams des Roten Kreuzes können nun schneller agieren und darauf vertrauen, dass die benötigten finanziellen Mittel rechtzeitig zur Verfügung stehen.
Dank Yokoy wird die Mission des Roten Kreuzes, schnelle Hilfe zu leisten, nun durch effiziente und transparente Finanzprozesse unterstützt, sodass die Organisation ihre lebensrettende Arbeit mit weniger administrativen Hürden fortsetzen kann. „Wir müssen uns nicht mehr mit der Verwaltung von Spesen aufhalten“, fügt Frau Loreth-Kurz hinzu. „Jetzt können wir uns auf strategische Initiativen konzentrieren und unsere Mission sowie unsere Teams vor Ort noch besser unterstützen.“
