Bearbeitungszeit verringert: CH Media hebt sein Spesenmanagement mit Yokoy auf ein neues Level
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Head of Customer Success, Yokoy
CH Media ist das führende Medienunternehmen der Deutschschweiz. Mit rund 1‘800 Mitarbeitenden an über 30 Standorten in 13 Kantonen sowie mehr als 70 Medienmarken in Print, TV, Radio und Online bietet das Unternehmen aufklärenden Journalismus und begeisternde Unterhaltung.
Weniger Papier, mehr Automatisierung
Aufgrund der großen Zahl von Mitarbeitenden und der hohen Komplexität im vielfältigen Medienunternehmen gestaltete sich die Bewältigung des Spesenvolumens für die Payrollabteilung von CH Media zunehmend herausfordernd. Aline Scheidegger, die seit August 2020 als Junior Payroll Specialist im Unternehmen tätig ist, erinnert sich: „Früher haben wir die Spesenbelege via interne Post oder E-Mail erhalten. Die manuelle Bearbeitung war enorm zeitaufwendig.“
Die Verzögerungen waren erheblich: Vom Einreichen der Spesen bis zur Bearbeitung dauerte es ein bis zwei Wochen. Dieser Prozess beanspruchte wertvolle Ressourcen. „Es war dringend nötig, einen digitalen Prozess einzuführen, der schnelle und unkomplizierte Genehmigungen ermöglicht und den Papierbedarf reduziert“ ergänzt Patrick Aregger, Head of Payroll bei CH Media.
CH Media benötigte eine Lösung, die Fehler minimieren und den Ablauf sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Payrollteam reibungsloser gestalten würde. „Wir brauchten ein System, das einfach zu bedienen und intuitiv ist. Der gesamte Prozess musste schneller werden, und wir wollten den Administrationsaufwand reduzieren“, so Aline Scheidegger.
Vereinfachte Abläufe sparen Zeit
Nach eingehender Prüfung verschiedener Optionen entschied sich CH Media für Yokoy. Dank der reibungslosen Integration mit dem bestehenden ERP-System SAP konnte das Payrollteam schnell und ohne längere Unterbrechungen des Tagesgeschäfts auf das neue System umsteigen.
Mit Yokoy wurden die bisherigen manuellen Prozesse durch ein vollständig digitales Zero-Touch-System abgelöst. Das bedeutet: Mitarbeitende reichen ihre Spesenbelege jetzt einfach digital ein, und Yokoys KI übernimmt das Scannen, Kategorisieren und die automatische Compliance-Prüfung. Die Papierflut und die manuellen Dateneingaben sind damit Geschichte. „Mit Yokoy müssen wir die Spesenabrechnungen nur noch final prüfen. Das System macht uns auf mögliche Anomalien aufmerksam, und die Genehmigungen laufen viel schneller ab“, erklärt Aline Scheidegger.
Die vereinfachten Abläufe bringen der Payrollabteilung erhebliche Zeitersparnisse. „Ich erhalte sofort eine Benachrichtigung, wenn etwas nicht den Spesenrichtlinien entspricht. Ich muss die Richtlinien nicht jedes Mal erneut durchgehen, was mir eine Menge Arbeit erspart,“ erläutert Patrick Aregger.
Neben der Spesenverwaltung setzt CH Media auch auf Yokoy Pay, die Firmenkartenlösung von Yokoy. Mitarbeitende können unkompliziert ihre Firmenkarte verwenden, alle Ausgaben werden automatisch synchronisiert, sodass das Finanzteam die Ausgaben stets im Blick hat.
Der Erfolg: Effizienzsteigerung
Die Einführung von Yokoy brachte sofort spürbare Ergebnisse. CH Media konnte die Bearbeitungszeit erheblich verkürzen, sodass Spesen jetzt im Schnitt in nur 6 Tagen abgewickelt werden – eine deutliche Verbesserung zum vorherigen Prozess. „Der Effizienzsprung war enorm – was früher Wochen dauerte, dauert jetzt nur noch wenige Tage, und das Risiko von Fehlern ist erheblich gesunken“, bemerkt Patrick Aregger.
„Yokoy hat unsere Arbeitsweise wirklich verändert.“
