Automatisierung mit Impact: Wie UMB das Spesenmanagement neu denkt
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Als führender IT-Dienstleister der Schweiz steht UMB für innovative Lösungen – und für ein klares Motto: „UMB – creating time“.
Mit 15 Standorten , 14 in der Schweiz und einer in Spanien, unterstützt das Unternehmen seine Kunden dabei, Prozesse zu optimieren und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Aber auch intern ist Effizienz der Schlüssel. Nur ein Bereich hinkte dieser Vision hinterher: das Spesenmanagement.
Zeitverlust und fehlender Überblick: Warum manuelle Prozesse nicht mehr ausreichten
Vor der Einführung von Yokoy war die Spesenabwicklung bei UMB ein durch und durch manueller Prozess: Mitarbeitende reichten physische Belege ein, die anschließend durch die Finanzabteilung geprüft und einzeln verbucht wurden.
Mit über 100 im Umlauf befindlichen Firmenkreditkarten nahm das Transaktionsvolumen stetig zu – und mit ihm der Aufwand. Ohne automatisierte Abläufe fehlte dem Finanzteam der Überblick und die nötige Transparenz. Eine Nachverfolgung in Echtzeit war kaum möglich, wodurch es zunehmend schwerfiel, Ausgabenmuster frühzeitig zu erkennen und Entwicklungen systematisch zu steuern.
Auch in Sachen Compliance stieß das Team an seine Grenzen. Ohne integrierte Genehmigungsabläufe oder automatisierte Regelprüfungen ließen sich Verstöße nur mühsam manuell identifiziert werden – häufig erst im Nachhinein.
Um diese Herausforderungen zu adressieren und operationale Risiken zu minimieren, entschied sich UMB für einen automatisierten Ansatz.
Papierfrei, regelkonform, effizient: UMBs neues Setup
Im Jahr 2020 entschied sich UMB für die Einführung von Yokoy Expense, um den gesamten Spesenprozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Eine zentrale Anforderung war die nahtlose Integration in die bestehende Finanzlandschaft, um eine präzise und automatische Verbuchung zu gewährleisten. „Im Idealfall greifen wir nur ein, wenn etwas nicht durchgeht“, erklärt Mersiha Fazli, Buchhalterin bei UMB.
Heute laden Mitarbeitende ihre Belege einfach digital hoch. Yokoys KI scannt, kategorisiert und leitet jede Ausgabe automatisch entlang vordefinierter Regeln durch das System. „Wenn ein Beleg nicht den Vorgaben entspricht, meldet Yokoy das sofort“, sagt Fazli. Manuelle Eingriffe sind zur Ausnahme geworden.
„Wir behalten sämtliche Ausgaben jederzeit im Blick – ganz ohne zusätzlichen manuellen Aufwand“, ergänzt sie.
Weniger Aufwand, mehr Effizienz: So gewinnt UMB Zeit für das Wesentliche
Seit dem Go-live mit Yokoy ist bei UMB vieles einfacher geworden. Manuelle Aufgaben wurden weitgehend durch intelligente Automatisierung ersetzt. Spesen werden zügig verarbeitet, die Mehrwertsteuerrückforderung läuft reibungslos, und Unregelmäßigkeiten werden erkannt, bevor sie zum Problem werden.
Dank weniger Routineaufgaben kann sich das Finanzteam nun auf das Wesentliche konzentrieren: Ausnahmen frühzeitig erkennen, Prozesse optimieren und das Unternehmen mit fundierten Finanzanalysen unterstützen.
„Dank Yokoy konnten wir manuelle Prozesse abschaffen und wirklich anfangen, Zeit zu schaffen – ganz im Sinne unseres Firmenversprechens“, so Fazli.
Blick nach vorn: Digitalisierung mit Perspektive
UMB denkt schon weiter: 2026 steht ein grosser ERP-Wechsel an und mit ihm neue Möglichkeiten, KI und Automatisierung im Finanzbereich weiter auszubauen.
Schon heute stellt das Team die Weichen für Skalierbarkeit, Zukunftsfähigkeit und nachhaltiges Wachstum.
