Wie die mci group dank Yokoy 5.000 Arbeitsstunden einspart
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mci group ist ein weltweit führendes Unternehmen für Live- und digitale Kommunikation, das mit einem Netzwerk erstklassiger Agenturen Marken und Organisationen transformiert. Durch strategische Events, Kongresse und Marketinglösungen ermöglicht mci seinen Kunden, sich wirkungsvoll zu vernetzen und ihre Marke zu stärken.
Zeitfresser und Fehlerquelle: Warum mci eine neue Lösung benötigte
Die Planung und Umsetzung dieser Veranstaltungen erfordert eine präzise Budgetkontrolle – eine Herausforderung, die vor der Einführung von Yokoy mit erheblichen manuellen Aufwänden und zeitraubenden, fehleranfälligen Prozessen verbunden war.
Mitarbeitende, die häufig bis zu drei Wochen am Stück auf Reisen waren, mussten sämtliche Belege sammeln und manuell in Excel-Tabellen erfassen. Mit 160 Karteninhabern und rund 18.000 Kreditkartentransaktionen pro Jahr geriet das Finanzteam schnell an seine Grenzen.
Die Bearbeitung zog sich oft über ein bis zwei Monate hin. CFO Sebastien Hess erinnert sich: „Jeder einzelne Mitarbeitende benötigte im Schnitt zwei Stunden pro Monat für die Spesenerfassung und unser 9-köpfiges Finanzteam verbrachte rund 5.000 Stunden pro Jahr mit der Bearbeitung von Spesen. Unsere Prozesse bremsten uns regelrecht aus. Zudem bestand immer das Risiko, dass einzelne Ausgaben nicht korrekt in die Buchhaltung einflossen.“
Strategische Entscheidung: mci group setzt auf Yokoy und UBS
Auf der Suche nach einer schlanken, effizienten und automatisierten Lösung stieß mci group über seinen langjährigen Finanzpartner UBS auf Yokoy. Da UBS selbst keine Dashboards oder erweiterten digitalen Lösungen für das Spesenmanagement anbietet, empfahlen Sie Yokoy als strategischen Partner. Yokoy überzeugte durch seine direkte Anbindung an die UBS-Kreditkartenlösung sowie durch ein flexibles, nutzerbasiertes Preismodell, das optimal zu den Anforderungen von mci passte.
Mit Yokoy digitalisiert mci heute das gesamte Spesenmanagement. Mitarbeitende buchen Geschäftsreisen direkt mit ihrer UBS-Kreditkarte, während die KI von Yokoy Beträge, Mehrwertsteuer und relevante Daten automatisch erfasst. „Yokoy ermöglicht es uns, den gesamten Spesenprozess zu beschleunigen und sicherzustellen, dass alle Ausgaben präzise erfasst und den richtigen Budgets zugeordnet werden,“ so Hess.
Von Monaten auf Wochen: Die messbaren Erfolge mit Yokoy
Seit der Einführung von Yokoy hat sich das Spesenmanagement bei mci grundlegend verändert. Die Produktivität der Finanzabteilung stieg um beeindruckende 500 % im Kreditkartenmanagement, während sich die Bearbeitungszeit von Spesen durch die operativen Teams um 80 % verkürzte. Was früher einen Monat dauerte, dauert heute weniger als eine Woche. „Die Zeitersparnis ist enorm. Unsere Buchhaltungsprozesse für das Kreditkartenmanagement sind jetzt mehr als doppelt so schnell. Was einst ein langsamer und manueller Prozess war, ist heute eine präzise, effiziente und datengetriebene Lösung“, fasst Hess zusammen.
Neben einer deutlich verbesserten Datenqualität führt die Automatisierung auch zu konkreten Einsparungen durch die Erkennung von Ausgabenanomalien. Gleichzeitig reduziert die Prozessautomatisierung Kosten und hat es mci ermöglicht, eine Vollzeitstelle im Finanzteam einzusparen. Über die Optimierung eines ressourcenintensiven Prozesses hinaus hat mci die Grundlage für ein skalierbares und zukunftssicheres Finanzmanagement geschaffen
„Unser Management war anfangs skeptisch, aber heute sehen wir Yokoy als echten Game Changer“, fasst Hess zusammen. „Die Zeitersparnis und Effizienzsteigerung sprechen für sich.“
Mehr Datenintelligenz, mehr Transparenz, mehr Nachhaltigkeit: Wohin die Reise mit Yokoy geht
mci group plant, Yokoy weiter auszubauen und in zusätzlichen Bereichen einzusetzen. Ein großes Zukunftsthema bei mci ist Nachhaltigkeit. Derzeit untersuchen sie, wie KI-gestützte Analysen zur Erfassung des CO₂-Fußabdrucks von Geschäftsreisen beitragen können. In Zusammenarbeit mit Partnern wie TravelPerk wird geprüft, wie sich ESG-relevante Daten – etwa zur Wahl von Airlines oder Hotelketten – automatisch erfassen und auswerten lassen.
„Die Möglichkeit, den Carbon Footprint unserer Spesen zu tracken, ist eine unserer größten Herausforderungen für die Zukunft. Wenn wir KI nutzen können, um diese Daten direkt aus Rechnungen zu extrahieren, wäre das ein echter Durchbruch.“, schließt Sebastien Hess ab.
