Zeit für Veränderung: Breitling modernisiert das Reise- und Spesenmanagement
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Head of Customer Success, Yokoy
Als der 140 Jahre alte Schweizer Uhrenhersteller Breitling sich dazu entschied, das Unternehmen zukunftsfähig zu machen, startete es ein Transformationsprojekt mit einer zentralen Frage im Blick– wo soll das Unternehmen an seinen Traditionen festzuhalten und wo modernisieren?
Für seine ikonischen Designs bedeutete das ein „retro modernes“ Update, das sorgfältig das Erbe mit den Anforderungen des heutigen Luxusmodemarkts abwog.
Aber an andere Stelle im Unternehmen war die klare Maxime: grundlegende Modernisierung.
Für Breitlings Finanzteam bedeutete der Transformationsauftrag, dass es kostspielige, manuelle und fehleranfällige transaktionale Prozesse, die nicht mehr zeitgemäß waren, grundlegend überdenken musste.
Herausforderung: Unzureichende Datenqualität verlangsamt Entscheidungsfindung
Breitlings herkömmliche Reise- und Spesenabwicklung setzte die Finanzteams unter hohen Arbeitsdruck und macht es notwendig, Entscheidungen auf unvollständiger und häufig veralteter Datenbasis zu treffen.
Mitarbeiter sammelten Papierbelege, füllten Excel-Tabellen aus und warteten dann wochenlang auf Validierung und Genehmigung durch einzelne Manager.
Dies führte dazu, dass die Finanzteams von Breitling mit unvollständigen Daten arbeiten mussten, die in einer unüberschaubaren Anzahl von Excel-Tabellen im gesamten Unternehmen verstreut waren und keinen Echtzeitüberblick über die Reisekostenausgaben ermöglichten.
Um als Finanzteam agiler arbeiten zu können und sich zukunftsorientierter positionieren zu können, wurde die Entscheidung schnell getroffen, den gesamten Reise- und Spesenprozess zu automatisieren und den Teams Echtzeit- sowie hochwertige Daten bereitzustellen.
Lösung: End-to-End-Automatisierung im Reisekostenmanagement
Breitling hat es stets verstanden, innovative Lösungen umzusetzen, um am Puls der Zeit zu bleiben, und vor allem langfristigen Erfolg sichern. Und so fiel die Wahl für Spesenmanagement auf Yokoy.
„Yokoy erfüllt alle unsere Anforderungen. Als äußerst innovative Lösung für wichtige Unternehmensprozesse verändert es signifikant die Rolle der Buchhaltung“, sagt Dr. Lars Kästle. „Yokoy tut genau das, was es soll, und integriert sich nahtlos mit allen gängigen Standardlösungen.“
Durch die Integration der KI-gestützten Spend Management Plattform von Yokoy mit dem Reisebuchungsanbieter TravelPerk hat das Team von Breitling jetzt eine End-to-End-Automatisierung des Reisekostenmanagements und genaue Daten über die Unternehmensausgaben in Echtzeit.
Heute sind alle Reiserichtlinien bei TravelPerk im System hinterlegt, und die Notwendigkeit manueller Freigaben oder zusätzlicher Kostenkontrollen entfällt. Yokoy übernimmt automatisch Import, Validierung und Verarbeitung aller Abrechnungen, was zu einem reibungslosen, digitalen und vollautomatisierten Prozess für das Reise- und Spesenmanagement führt.
"Wir haben jetzt eine einzige Quelle der Wahrheit mit unschlagbarer Datenqualität für den Prüfpfad. Mit Yokoy haben wir genau das Maß an Transparenz gefunden, das wir für zukunftsorientierte Geschäftsplanung und unser Controlling benötigen."
Der Effekt: Hervorragende Datenqualität für bessere Entscheidungen
Durch die Automatisierung von Reisen und Ausgaben mit Yokoy und Travelperk hat Breitling:
- Die Durchsetzung unternehmensinterner Reise- und Ausgabenrichtlinien verbessert
- Die Datenqualität für eine optimierte Entscheidungsfindung erhöht
- Jährlich Hunderte Arbeitsstunden eingespart, die zuvor mit der manuellen Verarbeitung und Genehmigung von Reisen und Ausgaben verbracht wurden.
