Transformationskräfte im Ausgabenmanagement: Vorläufige Erkenntnisse enthüllen die Triebkräfte hinter dem Wandel
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Co-founder & CMO, Yokoy
Während sich die Finanzlandschaft stetig weiter entwickelt, verändert sich der Bereich des Ausgabenmanagements gerade besonders stark.
Im Bestreben nach Effizienz, Transparenz und Kostenoptimierung erkennen Unternehmen zunehmend die Notwendigkeit, ihre Herangehensweise an die Verwaltung von Geschäftsausgaben anzupassen.
Um fundierte Einblicke in die entscheidenden Faktoren dieses Wandels zu gewinnen, haben wir uns an Finanzexperten aus verschiedenen Branchen, Regionen und Unternehmensgrößen gewendet. Wir freuen uns, Ihnen einige erste Erkenntnisse präsentieren zu können.
Diese anfänglichen Erkenntnisse ermöglichen einen Einblick in den aktuellen Stand des Ausgabenmanagements und helfen uns dabei, die Trends, Herausforderungen und Chancen besser zu verstehen, die die Zukunft des Ausgabenmanagements prägen werden.
Lassen Sie uns eintauchen.
Status Quo der Finanztransformation - Vorläufige Erkenntnisse
Es überrascht nicht, dass die Mehrheit der Befragten angibt, dass sich ihr Unternehmen derzeit in einer Phase der Digitalisierung befindet, in der Daten in digitalem Format vorliegen (50 %) oder Prozesse automatisiert sind, aber Systeme und Daten isoliert sind (13,6 %). 4,5 % der Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen Digitalisierungsprojekte durchgeführt und ihre Prozesse gestrafft haben. Allerdings werden die Daten werden immer noch reaktiv und nicht vollumfänglich genutzt.
Nur 4 % der Befragten haben ihre digitale Transformation noch nicht in Angriff genommen – ein Ergebnis, das mit früheren Branchenberichten übereinstimmt. Nur 13,6 % der Befragten gaben an, dass sie ihre Finanzfunktion vollständig transformiert haben, wobei CFOs und CEOs die Initiativen anführen.
Doch wer steht an der Spitze dieses Wandels?
Die Vorreiter – diejenigen, die ihre Finanzabteilung vollständig umgestellt haben – gehören zu den Unternehmen aus dem Bereich Unternehmensdienstleistungen und Technologie (14 %), gefolgt vom Einzelhandel und der Konsumgüterindustrie (4 %). Am anderen Ende des Spektrums sind die Automobilbranche, das Baugewerbe sowie der Sport- und Bildungssektor die Branchen, in denen der Wandel am wenigsten fortgeschritten ist.
Interessant ist, dass vor allem CFOs und CEOs quer über alle Branchen die treibenden Kräfte hinter den Transformationsprojekten im Finanzbereich sind. Leiter der Finanz- und Buchhaltungsabteilungen sind weitere Promotoren Die gleichen Entscheidungsträger sind auch den Evaluationsphasen und Entscheidungsprozessen beim Kauf neuer Software beteiligt, wobei CFOs und Finanzleiter von den meisten (57 %) unserer Befragten genannt wurden.
Abteilungen wie die IT-Abteilung (33 %), die Personalabteilung (24 %) oder das Reisemanagement (5 %) werden aufgrund ihres Fachwissens sowohl in mittelgroßen als auch in großen globalen Unternehmen hinzugezogen, obwohl in globalen Unternehmen mit mehreren Niederlassungen auch andere Rollen wie der Chief Operating Officer (9,5 %) und der Leiter der digitalen Transformation (5 %) an den Entscheidungen über den Softwarekauf beteiligt sind.
Finanzprozesse, immer noch stark manuell geprägt
Apropos Software: Die meisten Befragten gaben an, dass sie derzeit eine Mischung aus manuellen und digitalen Prozessen verwenden (57 %) oder sich auf Excel verlassen (48 %). 29 % der Befragten haben eine spezielle Lösung für das Ausgabenmanagement im Einsatz, und 14 % nutzen auch eine Software für die Rechnungsbearbeitung.
Es ist nicht überraschend, dass Unternehmen eine Mischung aus digitalisierten und manuellen Prozessen nutzen. Was jedoch auffällt, ist, dass manuelle Schritte nach wie vor in verschiedenen Branchen weit verbreitet sind, selbst in Unternehmen, die über digitale Daten verfügen. Aufgrund dieser Fragmentierung bleibt das volle Potenzial der Automatisierung und Datenanalyse größtenteils ungenutzt, obwohl es eigentlich zur Verfügung steht.
In Unternehmen, die weiterhin auf manuelle Verfahren setzen, stellen ineffiziente Prozesse (31,5 %), mangelnde Transparenz und Kontrolle über Ausgaben (21 %), zeitaufwändige Berichterstattung und Prüfung (18 %) sowie die Einhaltung von Vorschriften (13 %) die größten Herausforderungen für Finanzexperten dar.
Im Vergleich dazu nennen Unternehmen, die bereits eine Umstellung vorgenommen haben, die schlechte Integration zwischen den Tools (26 %), eine mangelhaft durchgeführte Implementierung (21 %), mangelnde Akzeptanz seitens der Belegschaft (21 %), fehlende Fähigkeiten innerhalb ihres Teams (21 %) und unzureichende Anleitung durch den Anbieter (15 %) als ihre größten Herausforderungen nach der Implementierung.
Dies zeigt, wie wichtig es ist, einen Anbieter zu wählen, der sowohl kleinere als auch globale Projekte mit komplexen Implementierungsanforderungen leitet und auch nach der Implementierung Unterstützung und Schulungen anbietet.
Was treibt die Umgestaltung der Ausgabenmanagementprozesse voran?
Unsere vorläufigen Daten zeigen, dass ineffiziente Prozesse (71,4 %), zeitaufwändige Berichterstattung und Prüfungen (57 %), mangelnde Transparenz der Ausgaben (52,4 %) und die schlechte Benutzerfreundlichkeit bestehender Lösungen (38 %) unabhängig von Branche und Unternehmensgröße die Hauptgründe für Veränderungen sind.
Interessanterweise unterscheiden sich die Gründe für Transformationsprojekte in Großunternehmen etwas von denen in mittelgroßen Unternehmen.
In globalen Unternehmen werden die meisten Projekte aufgrund von Ineffizienz (37,5 %), schlechter Nutzbarkeit oder Skalierbarkeit der bestehenden Lösungen (25 %), mangelnder Transparenz (19 %) und einer fragmentierten IT-Landschaft mit isolierten Datenströmen (12,5 %) initiiert.
Hingegen sind in mittelständischen Unternehmen die größten Treiber für die Umstellung des Ausgabenmanagements ineffiziente Prozesse (59 %), mangelnde Transparenz der Ausgabenmuster (18 %), schlechte Nutzbarkeit und Skalierbarkeit der aktuellen Lösung (9 %) sowie Compliance (9 %).
Bei Unternehmen, die noch nicht mit der Umstellung begonnen haben, werden als Hauptgründe die zufriedenstellende Leistung der vorhandenen Lösungen (45,5 %), die Priorisierung von ERP-Projekten (27 %) sowie fehlendes Budget (9 %) und Know-how (9 %) genannt. Diese Gründe sind in allen Unternehmensgrößen und Branchen ähnlich.
Benutzerfreundlichkeit von Finanztools wird immer wichtiger
Betrachtet man abschließend den Nutzen, den Unternehmen von Projekten zur Umgestaltung des Finanzwesens erhoffen, so nannten die meisten unserer Befragten betriebliche Effizienz (90,5 %), höhere Mitarbeiterzufriedenheit (71 %), verbesserte Ausgabenkontrolle (62 %) und einfachere Berichterstattung (52,4 %) als Hauptvorteile.
Dies deckt sich mit unseren allgemeinen Beobachtungen und zeigt erneut, dass es in der Branche einen Trend zu stärker nutzerorientierten Tools gibt.
Ältere Finanzsoftware ist allgemein bekannt für ihre Komplexität und mangelnde Benutzerfreundlichkeit. Dies erklärt die wachsende Nachfrage nach modernen Lösungen, bei denen intuitive Schnittstellen und nahtlose Benutzererfahrungen im Vordergrund stehen.
Schlussfolgerung
Dies ist erst der Anfang des Gesprächs, und wir laden Sie ein, uns Ihre Erkenntnisse mitzuteilen, indem Sie an unserer nachstehenden Umfrage teilnehmen.
*Die vorläufigen Daten stammen aus verschiedenen Schlüsselsektoren, darunter Fertigung, Baugewerbe, Automobilindustrie, Einzelhandel, Technologie/Software, Unternehmensdienstleistungen, Finanzdienstleistungen/Banken, Sport, Bildung sowie Marketing und Werbung.
Die Teilnehmer der Umfrage repräsentieren verschiedene Abteilungen wie Finanzen, Reisemanagement, Lösungen, Lieferung, Betrieb und IT und umfassen auch Führungskräfte der oberen Führungsebene. Von den Befragten haben 52 % eine leitende Position als Leiter, Direktor, VP oder C-Level-Führungskraft inne. Die befragten Unternehmen sind in der DACH-Region, den Niederlanden, Spanien, Portugal und dem Vereinigten Königreich ansässig. Hinsichtlich der Unternehmensgröße stammen diese ersten Erkenntnisse von kleinen Unternehmen (26 %), mittelständischen Unternehmen (43 %) und Großunternehmen (31 %).
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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