Warum die KI-gesteuerte Transformation des Finanzwesens mit dem Ausgabenmanagement beginnt
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Co-founder & CEO, Yokoy
Wenn wir uns ansehen, wie Unternehmen Geld ausgeben, geschieht dies hauptsächlich über drei Prozesse: P2P, T&E und Gehaltsabrechnung. Davon wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung von der Personalabteilung abgewickelt, daher werde ich in diesem Artikel nicht darauf eingehen. Die beiden anderen Prozesse – Procure-to-Pay und Reise- und Spesenmanagement – bilden das, was wir Ausgabenmanagement nennen.
Wenn wir uns den Prozess des Ausgabenmanagements genauer ansehen, ist es leicht zu verstehen, warum Unternehmen die Modernisierung ihres Ansatzes so lange vernachlässigt haben. Sowohl P2P als auch T&E sind komplex und umfassen oft mehrere Systeme und Vorgänge. Und bei beiden Prozessen geht direkt oder indirekt Geld verloren.
- Direkt durch Zahlungen aus eigener Tasche, nicht eingeforderte Steuern, verpasste Lieferantenrabatte, unnötige Werkzeuge, die Teil komplexer Technologiepakete sind, oder Bußgelder aufgrund von Compliance-Verstößen.
- Indirekt durch ineffiziente Arbeitsabläufe, sich wiederholende manuelle Aufgaben und fragmentierte Prozesse, die durch unzusammenhängende Tech-Stacks verursacht werden.
Angesichts der erheblichen Cashflows ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, vollständige Transparenz und Kontrolle über den gesamten Ausgabenverwaltungsprozess zu erhalten. Doch trotz der Verfügbarkeit von Punktlösungen und Digitalisierungs- und Automatisierungsbemühungen bleiben diese beiden Prozesse anfällig für Fehler, Ineffizienzen, finanzielle Verluste und Compliance-Probleme.
Selbst in Unternehmen, die einen hohen Fokus auf die Nutzung von Technologie im gesamten Unternehmen legen, ist die Optimierung der Ausgabenverwaltungspraktiken oft ein vergessener Aspekt der gesamten digitalen Transformation der Finanzfunktion.
Jetzt spüren Unternehmen die Auswirkungen der Vernachlässigung ihres Ausgabenmanagementprozesses, da der Wettbewerb um Talente immer härter wird und KI-Technologien die Arbeitsweise von Branchen verändern.
Warum haben Unternehmen diese Prozesse so lange vernachlässigt?
Denn um diese Komplexität zu bewältigen, insbesondere bei der Verwaltung von Ausgaben über Regionen und Währungen hinweg, reichen Technologien wie Automatisierung nicht aus. Schauen wir uns zur Verdeutlichung die typischen Herausforderungen eines traditionellen Ausgabenverwaltungsprozesses genauer an.
Herausforderungen eines traditionellen Ausgabenverwaltungsprozesses
Einige der typischen Schritte im P2P-Prozess, wie die Kaufanfrage, die Verhandlung von Preisen, das Lesen und Verstehen einer Rechnung oder das Abgleichen und Validieren von Rechnungen basierend auf Unternehmens- und Ländervorschriften, können ohne KI nicht vollständig automatisiert werden.
Darüber hinaus kann der alleinige Einsatz von Automatisierung mehr Probleme verursachen als lösen, da diese Technologie allein menschliche Fehler nicht verhindern oder durch solche Fehler verursachte Abweichungen und Nacharbeiten reduzieren kann.
Daher kann die Automatisierung im P2P-Prozess einige Aufgaben übernehmen, beispielsweise das Senden einer Bestellung an einen Lieferanten, das Extrahieren von Rechnungsdaten oder das Autorisieren einer Rechnung auf der Grundlage automatischer Genehmigungsabläufe. Um jedoch sowohl die Schritte als auch die Logik des Procure-to-Pay-Prozesses vollständig zu automatisieren, ist der Einsatz von KI zwingend erforderlich.
Gleiches gilt für das Reise- und Spesenmanagement. Schauen wir uns den typischen T&E-Prozess an, um zu verstehen, was Automatisierung leisten kann und was nicht und warum der Weg in die Zukunft darin besteht, KI in den Prozess zu integrieren.
Während Spesengenehmigungen oder die Berechnung und Ausstellung von Tages- und Kilometerpauschalen auf der Grundlage einer Reise automatisiert werden können, erfordert die Verarbeitung und Extraktion einer Spesenquittung, der Abgleich von Spesen mit Kartentransaktionen oder die Erkennung von Richtlinienverstößen in Echtzeit mehr als nur Automatisierung.
In beiden Prozessen kann die Automatisierung den Finanzteams also nur bis zu einem gewissen Punkt helfen. Technologien wie RPA können sich beispielsweise nicht um die Ausnahmebehandlung kümmern und nicht konforme und potenziell betrügerische Aktivitäten nicht erkennen.
Wenn also ausschließlich Automatisierung zum Einsatz kommt, liegt die Logik des Prozesses beim Menschen und das wahre Potenzial der Transformation wird verfehlt.
Wir sehen dies deutlich in Unternehmen, die etablierte Lösungen nutzen, die einige der sich wiederholenden, manuellen Schritte übernehmen können, aber nicht in der Lage sind, das „Denken“ zu übernehmen und Vorgänge auszuführen, die KI leisten kann.
Um nur einige Beispiele zu nennen: In einem herkömmlichen Reisekostenabrechnungsprozess, bei dem eine Mischung aus Automatisierung und manuellen Schritten zum Einsatz kommt, betragen die Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Spesenabrechnung 58 US-Dollar.
Etablierte Reise- und Spesensysteme sowie isolierte Lösungen, die nur Teile des Prozesses abwickeln, können diese Kosten auf 20 US-Dollar pro Bericht senken. Unsere Kunden erleben jedoch weitaus deutlichere Kostensenkungen: Durch den Einsatz von KI-Technologie können sie die Kosten für die Bearbeitung einer Spesenabrechnung auf 1 US-Dollar pro Abrechnung senken.
Dies ist möglich, indem 88–90 % des Prozesses automatisiert werden und bei allen Schritten des T&E-Prozesses auf KI und Automatisierung zurückgegriffen wird. Die einzigen Bereiche, die ein menschliches Eingreifen erfordern, sind Ausnahmen und Randfälle.
Aber auch hier kann KI je nach den individuellen Einstellungen und Richtlinien Abhilfe schaffen. Während in einem herkömmlichen T&E-Prozess 19 % der Spesenabrechnungen Fehler enthalten, ist KI in der Lage, die meisten menschlichen Fehler zu eliminieren, indem das Lesen und Verarbeiten von Belegen sowie der Abgleich von Transaktionen und die Genehmigung von unternehmenskonformen Ausgaben vollständig automatisiert werden Politik.
KI-gestützte Operationen für autonome Finanzen
„Traditionell komplex und oft mit Ineffizienzen behaftet, kann das Ausgabenmanagement mit KI als Kern neu gedacht werden.“
Das Konzept einer autonomen Finanzabteilung mag wie eine ferne Vision erscheinen, doch für zukunftsorientierte Unternehmen wird es schnell zur Realität.
In einer autonomen Finanzfunktion werden Prozesse und Aktivitäten durch selbstlernende Technologien wie künstliche Intelligenz gesteuert und gesteuert. Dieser fortschrittliche Finanzansatz geht über die Automatisierung hinaus und bietet Echtzeit- und Vorhersageeinblicke, nahtlose Compliance und mehr Flexibilität bei Finanzstrategien.
In einer autonomen – und nicht nur automatisierten – Finanzfunktion arbeiten Menschen und KI Seite an Seite und jeder tut das, was er am besten kann. Während wir in das KI-Zeitalter eintreten, gibt es für Finanzteams keinen triftigen Grund, weiterhin Zeit mit Prozessen zu verschwenden, die vollständig von der Technologie übernommen werden können.
Führende Organisationen wissen das und ergreifen entschlossene Maßnahmen. 64 Prozent der CFOs glauben, dass autonome Finanzen der Weg in die Zukunft sind und priorisieren Investitionen in KI-gestützte Software.
Künstliche Intelligenz verändert den Finanzbetrieb und ermöglicht es Teams, manuelle, fehleranfällige Aufgaben hinter sich zu lassen und sich auf strategische Entscheidungen und Wertschöpfung zu konzentrieren. Und der Ausgabenverwaltungsprozess, der traditionell komplex und oft mit Ineffizienzen behaftet ist, ist der ideale Ausgangspunkt für diese Transformation, da er mit KI als Kern völlig neu konzipiert werden kann.
Das KI-gesteuerte Ausgabenmanagement führt ein neues Maß an Komplexität ein, indem es manuelle Aufgaben automatisiert, Muster im Ausgabeverhalten erkennt und umsetzbare Erkenntnisse liefert. Echtzeit-Datenanalysen ermöglichen es Finanzteams, schnell und präzise fundierte Entscheidungen zu treffen, was zu höheren Kosteneinsparungen, geringeren Compliance-Risiken und einer verbesserten Gesamtfinanzleistung führt.
Natürlich liegen die Hürden bei der Implementierung KI-basierter Lösungen in der Komplexität des Ausgabenmanagements und es ist eine differenzierte Entscheidungsfindung erforderlich. Da sich die Welt jedoch unwiderruflich in Richtung autonomer Finanzabläufe bewegt, müssen Unternehmen erkennen, dass KI die treibende Kraft ist, die diesen Wandel vorantreibt.
Durch den Einsatz KI-gestützter Technologien legen Finanzteams eine solide Grundlage für eine autonome Finanzzukunft und gewinnen die Freiheit, ihre Rollen neu zu definieren und so Innovationen und strategischen Wert für ihre Organisationen voranzutreiben.
Die Zukunft des Finanzwesens ist in greifbarer Nähe und alles beginnt mit einer visionären Einführung von KI im Ausgabenmanagement.
Checkliste
Checkliste: Voraussetzungen für eine erfolgreiche Finanztransformation
In diesem Whitepaper erörtern wir die wesentlichen Schritte für CFOs und Finanzleiter, um bewerten zu können, ob alle notwendigen Voraussetzungen für in ihrer Organisation gegeben sind, um digitale Transformationsprojekte anzustoßen.
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